Buckner International - Case Study

Dallas, TX, USA

Das Unternehmen

Buckner International ist ein global tätiges, gemeinnütziges Unternehmen, das sich um Menschen und Familien in allen Lebensabschnitten kümmert. Das Unternehmen wurde 1879 in Texas gegründet und hat sich seitdem kontinuierlich entwickelt. Es hat seinen Hauptsitz in Dallas und ist zudem an internationalen Standorten in Lateinamerika und Kenia vertreten. Buckner konzentriert sich auf den Schutz und die Aufrechterhaltung von Familien, sowie die Versorgung im Alter.

Die Herausforderung

Mit der Eröffnung weiterer Standorte im Ausland bekam das Team in Texas die Auswirkungen der manuellen Verwaltung der verschiedenen internationalen Finanzdatensysteme zu spüren. Die Finanz- und Operations-Teams arbeiteten mit unterschiedlichen Systemen, darunter QuickBooks und Excel, um wichtige Informationen über Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen aus den Niederlassungen in Lateinamerika und Kenia abzugleichen. Diese Finanzberichte enthalten detaillierte Informationen in lokaler Währung, die zeigen, wie die internationalen Standorte die Mittel verwenden, die vom Büro in Texas bereitgestellt werden.

Die Arbeit mit verschiedenen Systemen im Unternehmen erwies sich als nicht sehr effizient. Buckner beschloss, die internationalen Systeme und das US-System zu vereinheitlichen, um die Prozesse zu beschleunigen. Damit begann die Suche nach einer Softwareplattform, die alle Hauptbücher mit dem System in Dallas abgleicht und so für mehr finanzielle Transparenz und Kontrolle auf internationaler Ebene sorgt. Board gehörte zu den mehr als 20 verschiedenen Finanz- und Analysesystemen, die Buckner evaluiert hat. Buckner entschied sich schließlich für Board, weil es mit den bestehenden Buchhaltungssystemen kommunizieren kann, genau die geforderten Drill-Down-Funktionen bietet, über eine einfach zu bedienende Datenbank verfügt und sich mit anderen Systemen integrieren lässt. All dies reduziert den Schulungsaufwand und bewahrt Buckner davor, ein neues Buchhaltungssystem in allen internationalen Büros zu installieren und entsprechende Schulungen durchzuführen. Denn jedes Büro kann sein bevorzugtes lokales System verwenden, während Board daraus die benötigten Daten extrahiert und konsolidiert.

Die Lösung

Das maßgeschneiderte Budgetierungsmodul von Board ermöglicht es Buckner, alle benötigten Details über die internationalen Ausgaben und Kosten deutlich effizienter zusammenzuführen. Anstatt sechs verschiedene Budgets manuell zusammenzufassen und zu übersetzen, können die Mitarbeiter in Lateinamerika und Kenia ihre Budgets in einheitlicher Form an das US-Team übermitteln. Das beschleunigt den Analyse- und Entscheidungsprozess. Die Automatisierungsfunktionen der Plattform sorgen u.a. dafür, dass die Datenübertragung im Hintergrund zu geeigneten und festgelegten Zeiten abläuft.

"Durch Board habe ich die Daten in Echtzeit vorliegen", sagt Chris Cato, Director of Operational Excellence and Performance. "Das System wird täglich um 1 Uhr Nachts mit unseren internationalen Hauptbüchern synchronisiert und zieht die Finanzdaten in unsere Datenbank in den USA. Dadurch bekommen wir eine Abstimmung über alle Unternehmenskonten hinweg. Die aggregierten Daten werden mir in meiner Ansicht automatisch in US-Dollar angezeigt. Die Möglichkeit, zu sehen, was finanziell in den Büros der einzelnen Länder geschieht, hilft uns sehr, Erkenntnisse zu gewinnen und Entscheidungen zu treffen."

Nachdem Buckner die Vorteile von Board für das internationale Finanzmanagement erkannt hatte, entschied sich das Unternehmen, Board auch in sein Case Management System zu integrieren, welches die Wirksamkeit von Unternehmensprogrammen bewertet. Statt manuell Excel-Tabellen zu aktualisieren, kann das Team nun mit einem automatisierten Dashboard interagieren, das wichtige Kennzahlen zu Themen wie Veränderungen der Lebenssituation oder Pflege- und Adoptionsplatzierungen anzeigt.

Das Ergebnis

Buckner International verbesserte durch den Einsatz von Board die Benutzerfreundlichkeit und den Prozess der unternehmensweiten Finanzdatenverwaltung. Gleichzeitig reduzierte sich auch der Zeitaufwand für manuelle Tätigkeiten, die jetzt mit Board automatisiert durchgeführt werden. Aufgrund der Zeit, die Buckner früher damit verbringen musste, Daten manuell abzustimmen und Währungen in USD umzurechnen, schloss das Team in der Vergangenheit seine internationalen Bücher gegen Ende des Monats für den Vormonat. Das bedeutete, dass das Team 45 Tage oder mehr hinter dem Zeitpunkt zurücklag, an dem die Transaktionen tatsächlich stattgefunden hatten. Durch die Möglichkeit, in verschiedenen Sprachen und Währungen bis ins Detail auf Transaktionsebene zu drillen, bietet das System jetzt hingegen Echtzeit-Datengenauigkeit.

Chris Cato besuchte das Buckner-Büro in Guatemala und führte dort ein Board-Training mit dem Buchhaltungsteam durch. Bei der Betrachtung der Berichtsfunktionen zeigte er, wie schnell mit wenigen Klicks ein vollständiger Bericht erstellt werden konnte. Die Gruppe war angenehm überrascht zu sehen, wie einfach es war, in fünf Sekunden einen Bericht zu erstellen, der in der Vergangenheit zwei Tage Arbeit in Anspruch genommen hätte.