Erweiterte Finanzplanung und bessere Simulation bei Tetra Pak

Tetra Pak ist weltweiter Marktführer von Lösungen für das Verarbeiten und Verpacken von Lebensmitteln. In enger Zusammenarbeit mit seinen Kunden und Lieferanten bringt es sichere, innovative und umweltverträgliche Produkte auf den Markt, die den Anforderungen von hunderten Millionen Menschen in mehr als 160 Ländern gerecht werden. Das Unternehmen glaubt an eine verantwortungsvolle Führungsrolle in der Branche und an einen nachhaltigen Geschäftsansatz. Sein Versprechen "SCHÜTZT WAS GUT IST™" spiegelt seine Vision wider, Lebensmittel überall sicher und verfügbar zu machen.

Die Herausforderung: Veraltete, statische Prozesse im gesamten Finanzbereich optimieren

Tetra Pak war auf der Suche nach einer Lösung, die Excel-Tabellen und die statische Erfassung und Darstellung von Finanzdaten im Finanzbereich ablösen und die Prozesse beschleunigen sollte. Sergei Leschinsky, Director of Business Information Management bei Tetra Pak, bemerkt dazu:

„Eines der größten Probleme mit unserem alten System war der hohe Zeitaufwand für die Erstellung zusätzlicher Versionen unserer Finanzpläne.“

Die manuelle Handhabung von Tabellenkalkulationen nahm viel Zeit in Anspruch. So blieb nur wenig Zeit, den strategischen Wert der Planungsaktivitäten zu erhöhen.

Das Team von Tetra Pak benötigte ein Werkzeug, das agile Planungssimulationen im gesamten Finanzbereich ermöglicht. Die bisherigen Simulationen waren sehr langwierig und die Ergebnisse konnten der Dynamik und den hohen Anforderungen der modernen Märkte nicht mehr gerecht werden.

Auf der Suche nach einer Lösung, die die Finanzplanungskapazitäten beschleunigt und qualitativ verbessert, analysierte Tetra Pak den Markt und entschied sich für die Board Entscheidungsfindungsplattform. Für Board sprachen hohe Flexibilität, Transparenz und Effizienz. Gleichzeitig lassen sich mit Board alle Phasen des Finanzplanungsprozesses vereinfachen. Sergei Leschinsky kommentiert den Auswahlprozess wie folgt:

„Die Produktphilosophie von Board spiegelt unsere Bedürfnisse bei Tetra Pak wider, wie moderne Planung funktionieren sollte.“

Schnelle Implementierung von Board: Einhaltung interner Terminvorgaben

Nach dem Auswahlverfahren hatte das Tetra-Pak-Team eine strikte Zeitvorgabe von nur drei Monaten, um die erste Version der Board-basierten Finanzplanungslösung im Unternehmen zu implementieren. Dabei musste sichergestellt werden, dass das Board-Consulting-Team den Finanzplanungsansatz von Tetra Pak kannte (um den Onboarding-Prozess zu erleichtern) und sowohl das interne Projektteam als auch die Endbenutzer bei Tetra Pak die Plattform nutzen konnten.

Mit viel Engagement von beiden Seiten hat Tetra Pak die erste Phase des Projekts innerhalb des Zeitplans gestartet. Sergei Leschinsky sagt dazu:

"Es war eine echte Herausforderung. Aber die Flexibilität von Board ermöglicht es, die Sachen so zu tun, wie man sie tun möchte. Bei vielen Projekten wird man durch vordefinierte Funktionsbeschränkungen des Produkts aufgehalten und muss Workarounds, also nicht standardisierte Lösungen finden. Hier verliert man in der Regel viel Zeit. Bei Board war das nicht der Fall."

Die Flexibilität der Board-Plattform war für Tetra Pak eine wichtige Voraussetzung, um die zeitkritische Vorgabe zu meistern. Es ist immer schneller, eine Lösung zu entwickeln und zu implementieren, die die spezifischen Geschäftsanforderungen und internen Arbeitsprozesse vollständig abbildet, als Unternehmensprozesse an vorkonfigurierte Lösungen anzupassen.

Die Schulung des Projektteams bei Tetra Pak unter der Leitung von Board war in weniger als einer Woche abgeschlossen. Tetra Pak führte dann in nur wenigen Tagen seine eigene Endbenutzerschulung durch (zunächst mit dem Finanzteam) – und erlangte so schnell ein eigenes Verständnis davon, wie die Board-Plattform funktioniert und als Teil des Finanzplanungszyklus arbeitet. Sergei Leschinsky bemerkt:

„Wir haben [Board]-Berater genutzt, um das Tool zu erlernen und zu verstehen. Danach waren wir in der Lage, eigenständig in Board die Funktionen zu erstellen, die wir brauchten.“

Die erste Phase des Projekts wurde innerhalb der drei Monate abgeschlossen und Board als Teil des Finanzplanungsprozesses etabliert.

Die Board-Plattform: Ein äußerst flexibler Ansatz für Simulation und Finanzplanung

Board integriert Daten aus der gesamten Tetra-Pak-Organisation, einschließlich umfangreicher historischer Daten, die in anderen Systemen gespeichert sind. Es war sehr wichtig, diese Daten schnell und einfach zusammenzuführen und eine neue Analyseebene hinzuzufügen.

Der Finanzplanungsprozess von Tetra Pak beinhaltet die Erstellung eines rollierenden Plans. Einmal im Jahr werden mehrere Varianten dieses Plans erstellt (optimistisch, pessimistisch und realistisch), bevor er den Entscheidungsträgern zur Überprüfung, Änderung und Freigabe vorgelegt wird. Der endgültige Plan am Ende dieses Prozesses bildet die Grundlage für den Finanzplan des folgenden Jahres. Dieser fortlaufende Zyklus wurde bisher mit einer Kombination aus verknüpften Excel-Tabellen durchgeführt.

Während der Planungsprozess nach der Einführung von Board ähnlich blieb, war Tetra Pak daran gelegen, einen agileren Ansatz für Analysen und Was-wäre-wenn- Simulationen einzuführen.

Mit der Einführung von Board wurden die Excel-Tabellen ersetzt, die früher die Finanzplanung verlangsamten. Der eigentliche Prozess blieb im Wesentlichen gleich: Das Finanzteam erstellt mehrere Versionen eines Plans, die intern geprüft werden bevor die Entscheidungsträger sie bekommen, um letzte Änderungen vorzunehmen. Dann wird der offizielle Plan abgestimmt und veröffentlicht.

Im Rahmen dieses Zyklus kommt die wahre Stärke von Board zum Tragen: Die Auswirkungen verschiedener Szenarien zu simulieren und Was-wäre-wenn-Analysen durchzuführen. Sergei Leschinsky sagt über die Möglichkeiten der agilen Simulation:

„Das ist eine andere Dimension. Man kann schöne Prozesse und eine solide Logik hinter der Planung haben, aber wenn man nicht richtig simulieren kann – wenn man nicht verschiedene Annahmen treffen und die Ergebnisse dieser Annahmen vergleichen kann – hat das Endergebnis der Planung nur einen begrenzten Wert.“

So kann Tetra Pak als weltweit tätiges Unternehmen jetzt in Sekundenschnelle verschiedene Wechselkurse simulieren, um festzustellen, wie sich diese auf die Finanzergebnisse der kommenden Jahre auswirken könnten. Dies bedeutet, dass der Planungszyklus für das Unternehmen noch genauer und realistischer ist. Der Finanzbereich kann außerdem die verschiedenen Versionen, die er im Rahmen des Planungszyklus erstellt, an einer Stelle aktiv vergleichen. Dadurch bekommt Tetra Pak einen ganzheitlicheren Überblick über die pessimistischen, realistischen und optimistischen Pläne, die das Unternehmen jedes Jahr erstellt.

Vorteile für den Kunden: Bedarfsgerechte Planung

Board gibt den Finanzteams mehr Möglichkeiten in der Planung, so dass sie tagtäglich davon profitieren. Dabei haben sie die Flexibilität, so zu arbeiten, wie es für das Team am besten ist. Mit der Board-Plattform, die den Finanzplanungsprozess unterstützt, profitiert das Tetra-Pak-Team von verschiedenen Vorteilen:

Benutzerfreundlichkeit

Es geht viel Zeit verloren, wenn neue Systeme schwer einzuführen sind und es schwierig ist, alle Beteiligten an Bord zu holen. Bei Board ist das nicht der Fall – das System ist einfach zu bedienen, sowohl für Administratoren, Anwendungsdesigner als auch vor allem für die Kolleginnen und Kollegen im Finanzbereich, die Planzahlen eingeben, berechnen und analysieren.

Vollständiges Toolkit für die Planung

Board stellt alle Funktionalitäten zur Verfügung, die erforderlich sind, um Daten aufzunehmen und zu verknüpfen, Datenbanken zu erstellen und zu aktualisieren, die erforderlichen Berechnungen durchzuführen, Benutzerprofile und Datenzugriffsbeschränkungen einzurichten, sowie die Planzahlen in einer einzigen Umgebung einzugeben, zu präsentieren und zu analysieren.

Flexibilität des Datenmodells

Das Datenmodell mit Board ist sehr flexibel und leistungsfähig. Sergei Leschinsky stellt fest:

„Es gab nie eine Diskussion über Einschränkungen oder darüber, dass wir die Anzahl der Dimensionen reduzieren müssen. Das war nie ein Thema bei der Board-Einführung.“

So wurden schließlich viele Daten in Board hochgeladen und integriert (unter dem zusätzlichen Druck der internen Terminvorgaben).

„All dies wurde in zwei Monaten erledigt. Das ist für mich eine großartige Bestätigung dafür, dass Board einfach zu bedienen ist und im gesamten Unternehmen eingesetzt werden kann.“

Leistungsstarke Berechnung

Die "Rechenengine" von Board, wie Sergei Leschinsky es nennt, bietet eine multidimensionale Datenbank mit robusten Analyse-, Planungs- und Forecasting-Funktionen. Die Engine führt Simulationen durch und bewertet die verschiedenen Szenarien, die mit der Finanzplanung verbunden sind. Sergei Leschinsky sagt:

„Der ganze Prozess ist so agil. Wenn man eine Zahl ändert, sieht man sofort, was sich in der Tabelle oder dem Diagramm ändert.“

Das Team von Tetra Pak ist beeindruckt von der Leistung, die hinter den komplexen Berechnungen in Board steckt. Es ist nicht notwendig, Programmierkenntnisse zu besitzen oder komplizierte Formeln zusammenzustellen, um die Berechnungslogik zu erstellen.

Agile Simulation

Die für die Erstellung von Plänen erforderliche Flexibilität wurde zuvor durch den Mangel an Simulationsmöglichkeiten in der alten Excel-basierten Arbeitsweise behindert. Tetra Pak wollte die Möglichkeit haben, Simulationen schneller durchzuführen, um Szenarien zu testen und Pläne entsprechend anzupassen.

Sergei Leschinsky berichtet:

„Simulationen sind ein entscheidender Vorteil in einer sich verändernden Geschäftswelt. Verglichen mit unserer alten Arbeitsweise in der Excel-Umgebung ist es in Board so einfach, die verschiedenen Versionen zu erstellen und Simulationen durchzuführen.“

Dank Board profitiert Tetra Pak mehrfach:

• Schnellere und qualitativ bessere Entscheidungsfindung durch die Fähigkeit von Board, Was-wäre-wenn-Simulationen und -Analysen für alle wichtigen Finanzpläne durchzuführen.

• Geringerer Zeitaufwand für die Erstellung von Finanzplänen – vor allem beim Hinzufügen von Simulationen und Analysen zu den verschiedenen Versionen des Plans (die jetzt gleichzeitig in einer vergleichbaren Ansicht durchgeführt werden können).
• Höhere Agilität in der Planung durch die Kombination verschiedener Excel-Modelle in einem integrierten Geschäftsplan.
• Bessere Nachvollziehbarkeit des Finanzplanungsprozesses durch eine datengestützte Plattform, die Transparenz im gesamten Finanzbereich und einen Single-Point-of-Truth (SPoT) bietet.
• Weniger potenzielle Fehler, die häufig mit der Excel-basierten Planung zusammenhängen.
• Möglichkeit der schnellen Anpassung und Nutzung der Berechnungslogik über den gesamten Planungsprozess hinweg.

Sergei Leschinsky fasst die Vorteile, die Board für Tetra Pak bietet kurz und bündig zusammen:

„Volle Flexibilität – Sie können es so tun, wie Sie es sich vorstellen!“

Die Zukunft von Board bei Tetra Pak

Dank des flexiblen Charakters der Plattform lässt sich die Nutzung von Board im Unternehmen weiterentwickeln.

„Unser Hauptaugenmerk lag auf der Implementierung einer Lösung für unseren Finanzplanungsprozess. Aber als wir uns näher mit dem Programm befasst haben, war uns sofort klar, dass es sich nicht nur um ein Finanzplanungstool handelt, sondern um ein Tool, das die Entscheidungsfindung unterstützt – nicht nur im Finanzbereich, sondern in vielen weiteren Bereichen“,

erklärt Sergei Leschinsky. Und er fährt fort:

„Sobald Sie die Daten modellieren, sobald Sie die Logik und die Schritte, die Dimensionen und die Berechnungen identifizieren, können Sie Board für praktisch jeden Prozess in Ihrem Unternehmen einsetzen.

Wir sind sehr zufrieden mit dem Projekt. Ich persönlich würde Board weiterempfehlen, denn die Flexibilität und die Fähigkeit, bestimmte Geschäftsanforderungen vollständig abzudecken, ist das, was wir an der Lösung schätzen.“