Pan-europäische Planung und Reporting bei Toyota Motor Europe

Toyota Motor Europe (TME), mit Hauptsitz in Brüssel, ist ein Geschäftsbereich des japanischen multinationalen Automobilherstellers Toyota Motor Corporation. TME besteht aus mehreren Niederlassungen, 20 Logistikunternehmen, fünf europäischen Fertigungsbetrieben, die Fahrzeuge wie den Yaris, Corolla und C-HR produzieren, und 14 nationalen Marketing- und Vertriebsgesellschaften, die direkt mit Autohäusern zusammenarbeiten.

Die Herausforderung: Unflexible, Excel-basierte Finanzplanungen und Forecasts

2017 startetet TME ein Transformationsprojekt im Finanzbereich, um einen einheitlichen Ansatz für Planung, Forecasting und Reporting in der gesamten Unternehmensgruppe zu schaffen. Obwohl das Unternehmen bereits über ein ERP-System zur Verwaltung von Stammdaten verfügte, waren die Prozesse wenig standardisiert. Komplexe, Excel-basierte Planungen und Forecasts waren schwer zu pflegen und hatten nicht die nötige Flexibilität, um sie an veränderte Marktbedingungen anzupassen.

Ziel war ein einheitlicher Ansatz für Finanzplanung und Forecasts in allen 40 Unternehmen des Konzerns, so dass die Daten zur Konsolidierung einfach an die Muttergesellschaft in Japan übermittelt werden können.

Die Lösung: Eine einheitliche Plattform für alle Finanzplanungs-, Forecasting- und Reporting-Aktivitäten

Nach einem umfangreichen Proof of Concept (PoC), der eine Woche dauerte und an dem zahlreiche Stakeholder aus den Finanz- und Vertriebsteams beteiligt waren, entschied sich TME für die Entscheidungsfindungsplattform von Board, die Business Intelligence und Planung in einer einzigen, benutzerfreundlichen Umgebung vereint. Während des PoC wurde Board anhand zahlreicher Schlüsselelemente des TME-Anwendungsfalls getestet wie zum Beispiel die Standardisierung der GuV-Erstellung, die Abweichungsanalyse und andere Finanzplanungs- und Forecast-Aktivitäten. Einer der Hauptgründe für die Entscheidung zu Gunsten von Board war die Fähigkeit, den Anwendern eine einfache Dateneingabe zu ermöglichen. Ein Aspekt, der für den effizienten Ablauf des Prozesses entscheidend ist.

Board setzt auf dem ERP von TME und einem Data Warehouse auf und zieht sich aktuelle GuV-Daten von 40 Unternehmen nahezu in Echtzeit. Gleichzeitig sind die Benutzer verbunden und führen ihre Planungsaktivitäten durch. Jordan Rowley, Projektmanager bei TME, erklärt:

"Unser Data Warehouse holt sich die Daten live aus dem ERP. Sobald eine Buchung gemacht wurde, wird sie direkt abgeholt. Wir nutzen die „Concurrency-“Funktion von Board, um die Daten nahezu live aus unserem Data Warehouse zu ziehen. Im Moment lesen wir das Data Warehouse alle 30 Minuten aus."

Mit Board begann TME ein mehrphasiges Projekt über einen Zeitraum von drei Jahren, mit mehreren wichtigen Meilensteinen, die verschiedene Bereiche der Organisation betreffen. Jordan Rowley führt weiter aus:

"Wir haben sehr früh entschieden, dass wir nicht nur eine große Implementierung ganz am Ende des Projekts machen wollten. Wir haben das Projekt aufgeschlüsselt und in einem agilen Ansatz über einen Zeitraum von drei Jahren einen Teilbereich nach dem anderen entwickelt und in Betrieb genommen. Wir wollten frühzeitig Nutzen generieren und kontinuierlich von Board lernen, damit wir bessere und fundiertere Entscheidungen darüber treffen konnten, was wir im nächsten Schritt implementieren. Außerdem konnten wir so umfangreiches Feedback von den Anwendern – unseren Kunden – einholen. Einer der wichtigsten Punkte bei jeder Implementierung ist es, den Kunden zuzuhören und sicherzustellen, dass wir ihnen das bieten, was sie brauchen."

Der Zeitplan des Board-Projekts bei Toyota, vorgestellt auf dem Board Day 2020.

Da es sich bei Board um eine kundenspezifisch anpassbare Plattform und nicht um eine vordefinierte Lösung handelt, konnte TME diesen stufenweisen Ansatz problemlos verfolgen und schrittweise verschiedene Elemente der Gesamtlösung in den verschiedenen Geschäftsbereichen implementieren. Das Projekt begann im Jahr 2017, wie Jordan Rowley erzählt:

"Unser erster großer Meilenstein war die Implementierung des Budget- und Forecast-Prozesses für 21 Unternehmen. Dies beinhaltete sowohl Planungs- als auch Reporting-Elemente und war ein wirklich wichtiger Meilenstein für uns. Im Anschluss daran haben wir ein lokales GuV-Reporting und einen Allokationsprozess in Board implementiert, so dass wir bereit waren für den Jahresabschluss. Zuvor lief dieser Prozess über Excel und war sehr komplex. Daher wollten wir ihn so früh wie möglich in Board abbilden."

Das Projekt wurde mit der Erweiterung des lokalen GuV-Reportings auf die Konzern-GuV fortgesetzt, zusätzlich zur Abweichungsanalyse mit einem Multiwährungsansatz. TME hat dann die verschiedenen Aspekte der Lösung optimiert und verbessert. Dabei hat TME stets das Feedback der Nutzer berücksichtigt, um eine kontinuierliche Verbesserung zu erreichen.

"Neben der guten internen Zusammenarbeit innerhalb der verschiedenen Teams und Unternehmen haben wir sehr eng mit Board zusammengearbeitet. Wir haben viel vom Board-Team gelernt, und sie haben von uns gelernt. Es war eine für beide Seiten gewinnbringende Beziehung, die wir auch in Zukunft fortsetzen werden", sagt Jordan Rowley.

Der Kundennutzen: Größere Transparenz in Reporting und Planung, weniger manueller Aufwand und bessere Steuerbarkeit

Derzeit nutzen 750 Anwender das System, darunter Controller auf Konzernebene und lokaler Ebene, aber auch Mitarbeiter außerhalb des Finanzteams. Sie alle geben in Board Planungsdaten ein und erstellen sowie überprüfen Planungen und Forecasts mit einem standardisierten Ansatz. Diese Benutzer verteilen sich zu gleichen Teilen auf die TME-Zentralen, die Fertigungsbetriebe sowie die Marketing- und Vertriebsgesellschaften. Jordan Rowley erklärt:

„Wir haben viele Systeme und Einheiten. Daher ist der standardisierte Prozess, den wir implementiert haben, sehr wichtig für uns. Diese Standardisierung hat es uns ermöglicht, schnellere und effizientere Planungs- und Reporting-Zyklen einzuführen.“

Ein Großteil des Prozesses läuft nun automatisch ab, so dass sich die Mitarbeiter auf Analyse und Entscheidungsfindung konzentrieren können, anstatt Daten zu sammeln und abzugleichen.

"Wir haben jetzt ein vollständig automatisiertes Paket für das Konzern-Reporting mit automatischem Erfassungsprozess. Das ermöglicht es uns, den Fokus von der Datensammlung auf die Analyse zu verlagern. Zuvor hatten wir viele verschiedene Excel-Dateien und viele Daten mussten manuell erfasst werden. Board hat es uns ermöglicht, dieses Procedere abzuschaffen. Unsere Controller können nun den Großteil ihrer Zeit damit verbringen, die Daten zu analysieren und basierend auf fundierteren Geschäftsentscheidungen auf Entwicklungen zu reagieren", so Jordan Rowley weiter.

Detailliertes Reporting und Abweichungsanalyse

Abweichungsanalysen und dynamisches Reporting für das gesamte Jahr können jetzt in Board auf einfache Weise erstellt werden, wobei Daten nahezu in Echtzeit verarbeitet werden. Mehr als 40 KPIs wie z. B. Mix- und Wechselkursauswirkungen machen es einfach, die Zahlen von 40 Unternehmen zu verstehen. Eine Wechselkurssimulation ist ebenfalls vorhanden und bietet weitere Einblicke in den Prozess sowie die Möglichkeit, Schwankungen in bestimmten Währungen zu simulieren.

„Diese Funktionen werden in Kombination mit der GuV-Analyse verwendet, die in zwei Komponenten unterteilt ist. Wir haben zum einen die Profitabilitätsanalyse. Diese betrachtet die Profitabilität des Konzerns insgesamt in Bezug auf Fahrzeuge und Umsatzströme. Zum anderen haben wir ein spezifisches GuV-Reporting, das sehr detailliert heruntergebrochen werden kann“, sagt Jordan Rowley.

Außerhalb der GuV bietet Board eine viel größere Detailtiefe in den Reports, die es den Anwendern ermöglicht, die Daten aus mehreren Perspektiven zu betrachten. Jordan Rowley erläutert:

„Beim allgemeinen Reporting haben wir viele Optionen und große Flexibilität innerhalb des Systems. Wir können die Berichte aus einer Konzernperspektive betrachten. Dies geschieht überwiegend in unserer Konzernwährung, dem Euro. Aber wir können die Berichte auch aus einer lokalen Unternehmensperspektive betrachten, auf einer Mikroebene mit der lokalen Währung. Wir haben auch einen recht umfangreichen Verteilungsprozess innerhalb des Systems und ein Reporting für die Endanwender: Berichte, die von den Anwendern außerhalb des Finanzbereichs täglich genutzt werden. Der Soll-Ist-Vergleich ist für sie eine ziemlich wichtige Kennzahl, ebenso wie ihre Planungsdaten für Forecasts. In Board geben wir den Anwendern die Möglichkeit, in jedem ihrer Screens oder Berichte zu filtern und zusätzliche Parameter hinzuzufügen. So können sie, falls gewünscht, in tiefere Detailstufen vordringen."

Klare und transparente GuV-Erstellung

TME ist nun in der Lage, die Ergebnisse auf Unternehmens- und Konzernebene schnell in verschiedenen Dimensionen anzuzeigen. Dies schafft Transparenz und Verständnis über den tatsächlichen Beitrag jedes Produkts zum Endergebnis.

Eine Fünf-Jahres-Sicht der Investitionskosten (CAPEX)

Die Gap-Analyse wird zwischen zwei gewählten Szenarien durchgeführt und hilft zu verstehen, wo eventuelle Forecast- oder Planungskorrekturen stattfinden sollten. Sie wird vor allem für die Fertigungsbetriebe innerhalb des Konzerns genutzt. Darüber hinaus wurde für diese Unternehmen ein robuster CAPEX-Prozess implementiert, wie Jordan Rowley erklärt:

„Dies war ein Prozess, der einen Fünfjahresplan beinhaltet. Unsere Investitionsausgaben haben einen beträchtlichen Umfang. Das ist also etwas, das viel Planung erfordert. Deshalb brauchten wir einen umfassenden Prozess dafür.“

Interaktive Planung und Szenariomodellierung

Zusätzlich zum Reporting und der Analyse ermöglicht Board die schnelle und agile Erfassung mehrerer Szenarien und Versionen, um das Unternehmen bei der Planung und der effizienten Reaktion auf verschiedene Herausforderungen zu unterstützen. Mit Board verwaltet TME:

• Vorlagen für die Datenerfassung speziell für die verschiedenen Unternehmen und Prozesse
• Ein Forecast- und Zero-Based-Budgeting-Prozess, der in einigen Fällen treiberbasiert ist
• Planungssimulation durch Versionierung
• Echtzeit-Integration mit dem ERP-System, einschließlich Kreuzvalidierungsregeln für Daten
• Ein vierstufiger Workflow zur Steuerung des Planungsprozesses

„Für uns waren Vorlagen für eine schnelle und agile Erfassung der Daten sehr wichtig ", sagt Jordan Rowley. "Wir wollten keine umfangreichen, aufwendige Vorlagen, die die Benutzer zusätzlich belasten. Wir haben deshalb unternehmens- und prozessspezifische Erfassungsvorlagen implementiert, die für die Anwender einfach zu überblicken sind und auf ihrem Feedback basieren.“

Der eingebaute Workflow in der Board-Plattform, kombiniert mit einer leicht verständlichen Ampelanzeige für den Status, hat eine bessere Steuerung des gesamten Planungsprozesses ermöglicht.

„Wenn ein Benutzer eine Vorlage einreicht, durchläuft sie einen grundlegenden Workflow. Wir können die Einreichungen aller Vorlagen verfolgen. Das ist wichtig, weil wir über viele Vorlagen sprechen. Für einige Vorlagen haben wir einen treiberbasierten Ansatz: Hier werden die Daten auf der Basis von Stückkosten gesammelt und dann durch das Controlling-Team visualisiert und mit dem Produktionsvolumen multipliziert, um den Gesamtverbrauch für die Fabrik zu ermitteln.“

Die Möglichkeit, verschiedene Versionen in Board zu erstellen, hat die Häufigkeit der Forecasts erhöht.

„Wir haben in Board ausgiebig von der Versionierung Gebrauch gemacht, was in letzter Zeit sehr wichtig war. Wir haben eine erste Planung erstellt, die unter normalen Umständen die endgültige Planung geworden wäre. In der COVID-19-Situation ermöglichte uns Board, mehrere Versionen dieser Planung und mehrere Forecasts zu erstellen. Normalerweise hätten wir nur vierteljährliche Forecasts gehabt“, sagt Jordan Rowley.

Auch die Szenariomodellierung kann in Board sehr einfach durchgeführt werden, so dass die Benutzer fundiertere Entscheidungen auf der Grundlage der möglichen Auswirkungen verschiedener Entwicklungen treffen können. Derzeit sind 120 Szenario-Versionen im Einsatz, die wichtige finanzielle Erkenntnisse liefern.

"Wir haben in Board die Möglichkeit, beliebig viele verschiedene Szenarien zu vergleichen. Wir können also die Planung mit dem Ist-Zustand vergleichen, die diesjährige Planung mit dem Vorjahr, mehrere Versionen der Planung und so weiter", fährt Jordan Rowley fort.

Lessons Learned: Verstehen Sie Ihre Anforderungen und stellen Sie eine hohe Datenqualität sicher

Da nun das Ende des Transformationsprojekts fast erreicht ist, hat Jordan Rowley einige wichtige Empfehlungen für all diejenigen, die sich auf eine ähnliche Reise begeben:

„Das Wichtigste für uns war, die Anforderungen vollständig zu verstehen und zu dokumentieren, bevor wir mit der Entwicklung beginnen. Wir mussten an bestimmten Punkten des Prozesses nacharbeiten, weil wir die Anforderungen nicht vollständig verstanden hatten, bevor wir losgelegt haben.“

Eine weitere Lektion haben wir bei der Implementierung einer Planungsvorlage gelernt, die anfangs zu sehr auf die Buchhaltung ausgerichtet war:

„Wir haben versucht, das zu kopieren, was wir in Excel hatten, und es direkt in Board abzubilden. Wir haben sehr schnell gelernt, dass wir die Best Practices von Board anwenden müssen. Sie haben durch die Arbeit mit vielen Unternehmen und Kunden bereits viele Erfahrungen gesammelt. Davon haben wir ausgiebig profitiert.“

Der letzte Punkt betrifft die Datenqualität:

„Eigentlich sollte es selbstverständlich sein, aber es ist etwas, das wir auf die harte Tour gelernt haben: Datenqualität ist eine unabdingbare Voraussetzung für hochwertiges Reporting. Es ist eine Sache, Berichte innerhalb von Board zu definieren und zu erstellen. Aber wenn unsere Datenqualität nicht ausreichend und unternehmensweit einheitlich ist, kann das Reporting, das wir von Board erhalten, nicht dem erforderlichen Standard entsprechen. Das ist also etwas, woran wir hart gearbeitet haben und was wir, im Nachhinein betrachtet, schon vor der Implementierung hätten tun sollen", sagt Jordan Rowley abschließend.