Case Study

Kreisverwaltung Pinneberg

Die Kreisverwaltung Pinneberg

Gemessen an seinen zurzeit über 304.000 Einwohnern ist der Kreis Pinneberg der größte Kreis Schleswig-Holsteins. Bezogen auf seine 664 km², bestehend aus 8 Städten und 41 Gemeinden, ist er Schleswig-Holsteins kleinster Kreis, in dem jedoch mehr als 10 % der Einwohner des Landes wohnen.

Die Kreisverwaltung Pinneberg hat sich im Laufe der letzten Jahre wie wohl kaum eine andere Kommunalverwaltung in Schleswig-Holstein dem sogenannten „Neuen Steuerungsmodell“ verschrieben. Das Steuerungskonzept des Kreises Pinneberg

  • benennt die für Planung und Analyse anzuwendenden betriebswirtschaftlichen Methoden und Instrumente.
  • legt die Informationsflüsse fest: Wer hat welche Informationen bereitzustellen, wie an wen weiterzuleiten, zur Kenntnis zu geben und zu nehmen?
  • beschreibt die finanzwirtschaftliche Planung und deren Ausführung.
  • legt fest, wie das Berichtswesen zu organisieren ist.
  • entscheidet und erläutert die Controllinginstitution und -organisation.
     

Verantwortliche der Planung und Steuerung sind die ehrenamtliche Selbstverwaltung (Kreistag, Hauptausschuss und Fachausschüsse) und die hauptamtliche Selbstverwaltung (Landrat, Bereichsleitungen, Fachdienstleitungen und das Referat Zentrale Steuerungsunterstützung).

 

Die Herausforderung

Das Rechnungswesen wurde in den letzten Jahren von Kameralistik vollständig auf Doppik (Doppik steht für die Doppelte Buchführung in Konten) umgestellt. Bis 2010 wiesen Kennzahlen, Controlling-Prozesse und -Systeme der Kreisverwaltung Pinneberg einige Schwächen auf. Berichts- und Planungsprozesse waren teils undefiniert, die Prozesstreue sehr niedrig. Es gab weder einen zentralen Datenpool, ein Berichtsportal noch eine Planungsanwendung. Es galt, den gesamten Berichtsprozess von der Erstellung bis zum Berichtsgespräch mit Politik und Führungskräften zu vereinfachen. Deswegen beabsichtigte der Kreis, sein Reporting sowie seine Budgetplanung neu aufzustellen. Erklärte Absicht hierbei war die Einführung einer Business Intelligence (BI)-Lösung, die Finanz- und Personaldaten, sowie Daten einzelner Fachverfahren aus der heterogenen Systemlandschaft zu aussagekräftigen Reports für verschiedene interne und externe Berichtsempfänger zusammenführt. Für Finanzrechnung, Ergebnisrechnung, Personal und Bilanzkennzahlen sollte ein flexibles, nutzerfreundliches Berichtswesen bereitgestellt werden.

Übergeordnetes Ziel war die sinnvolle Verbindung von Arbeiten mit papierlosen und papiergebundenen Dokumenten, um damit Kosten, Platz und Zeit zu sparen, Prozesse zu beschleunigen sowie die Auskunftsfähigkeit zu verbessern.

 

Die Board-Lösung

Zu Beginn des Auswahlverfahrens wurden anhand eines ausführlichen Proof of Concepts verschiedene BI-Systeme getestet. Hier konnte sich der Board-Partner linkFISH aufgrund seiner fachlichen Kompetenz und der Funktionalität des BI Toolkits Board gegen alle angetretenen Wettbewerber durchsetzen. 

Das „Projekt Delphi“ startete mit der Implementierung einer integrierten und effizienten Reporting-, Analyse- und Planungsplattform auf Basis von Board, welche die Daten verschiedener operativer Vorsysteme wie H&H/HKR, Komboss und Varial intelligent zusammenführt und Reports über verschiedene Sichtweisen adressatengerecht bereitstellt.

linkFISH implementierte innerhalb von acht Wochen ein Management Informationssystem für Finanzen, Haushalt, Personal und Liquiditätsprognosen, das auf die Bedürfnisse des Kreises Pinneberg und die Anforderungen der Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) maßgeschneidert wurde.

Mit Board werden nun zwei Zielgruppen erreicht: Führungskräfte, die auf fertige Berichte im neuen Management-Berichtsportal zugreifen und Controller, die sich über die fertigen Berichte hinaus mit den Analysefunktionen von Board programmierfrei eigene Berichte und Analysen erstellen. Bisher sind rund 50 Mitarbeiter/innen und Politiker/innen aktive Board-User, darunter Landrat, Fachbereichs- und Referatsleiter, Politiker, Planungsverantwortliche und Controller.

Inhalte des Management-Berichtsportals sind Ist- und Plandaten der Bereiche Finanzen (wie Ergebnisrechnung, Finanzrechnung, Aufträge und Investitionen), Personal (wie Stellenplan, Mitarbeiterzahl, Personalkosten), Bilanz und der Fachbericht des Jugendhilfe-Controllings (Fallzahlen, Entgelte, Kosten und Finanzen). Sämtliche Daten werden wöchentlich aktualisiert und ergänzt. Darüber hinaus wurde in Board der Liquiditätsprognoseprozess mit Eingabemasken, Workflow-Steuerung und Berichten realisiert.

In einem zweiten Schritt kam das Beteiligungscontrolling der Tochterfirmen der Kreisverwaltung mit vierteljährlichem Ist- und Plan-Datenbezug hinzu. Ein weiterer Ausbau der Anwendung um den Bereich Sozialcontrolling läuft aktuell.

 

Der Kundennutzen

Im Management-Berichtsportal stehen mit Board zielgruppenspezifische Berichte zur Verfügung, die sich dank Boards Analysemöglichkeiten noch tiefergehend, etwa mittels Drill-Down bis auf Detailebene auswerten lassen. Die zentrale Datenhaltung sorgt hierbei für jederzeit verfügbare, einheitliche Daten und reduziert die Fehleranfälligkeit auf ein Minimum. Zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten für Controller und so genannte Power User erlauben die eigenständige Erstellung von Ad-hoc-Analysen.

Dies spart Papier und sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter auf einen Klick sämtliche Zahlen parat hat – einheitlich und aktuell. Dank der neu geschaffenen Transparenz ist nun immer klar, welche Gelder wann zur Verfügung stehen. Mit Board wurden Berichts- und Planungsprozesse beschleunigt, manuelles Ein- und Übertragen von Daten für die Planung reduziert.