Canton Bern

Das Amt für Informatik und Organisation (KAIO) ist das Kompetenzzentrum für Informations- und Kommunikationstechnik (ICT) der Kantonsverwaltung. Mit standardisierten Dienstleistungen in den Bereichen Organisation, Sicherheit, Applikationen, Arbeitsplatz und Infrastruktur bietet es seinen Kunden eine bedarfsgerechte und sichere ICT-Grundversorgung. Das KAIO mit rund 110 Mitarbeitern ist Teil der Finanzdirektion des Kantons Bern. 

Die Herausforderung

Das Amt für Informatik und Organisation unterstützt die Kantonsverwaltung Bern in allen Belangen rund um Informations- und Kommunikationstechnik. Für das Reporting über Supportfälle, Verfügbarkeiten, Bezugsmengen und Kosten im gesamten Berner Kanton wurden Daten bisher mit viel Aufwand aus verschiedenen internen und externen Quellen zusammengetragen und dann wahlweise in MS Word, PowerPoint, Excel oder einem anderen Werkzeug bearbeitet. Abweichungen zwischen den einzelnen Berichten standen zum Leidwesen der Mitarbeiter auf der Tagesordnung und waren nur mühsam zu beheben.

Die manuell gefertigten Berichte wurden den Direktionen zur Verfügung gestellt – waren jedoch recht starr und erlaubten keine detaillierten weiterführenden Analysen oder Vergleiche. Außerdem mangelte es an Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Trends ließen sich ebenso wenig herauslesen.

Die Erstellung des Quartalsberichts stellte für uns bis dato ein sehr zeitintensives Unterfangen dar; Adhoc-Analysen waren eigentlich kaum denkbar. Unser Reporting war weder transparent noch flexibel“, erklärt Serge Lanz, der fachliche Leiter Key Account des KAIO. „Es lag für uns auf der Hand, dass wir eine professionelle Reportinglösung benötigen, mit der wir endlich einen Single Point of Truth und mehr Dynamik im Berichtswesen bekommen.

Für die Implementierung der neuen zentralen und einheitlichen Reportinglösung setzte sich das Amt zum Ziel:

• Zentrale Datenbasis
• Zentrales Reporting
• Zeitersparnis beim Erstellen und Veröffentlichen der Reports
• Mehr Transparenz und Beseitigung der Medienbrüche

Die Lösung

Nach einem Auswahlprozess mit verschiedenen Business Intelligence-Software-Produkten fiel die Wahl schließlich auf das Schweizer All-in-One-Toolkit Board. 

Das KAIO sah viele Vorteile in der programmierfreien Software:

• Schnittstelle zu Lieferantendaten mit vielen Konnektoren
• All-in-One-Ansatz
• Abbildung von Workflows
• Grafische Aufbereitung von Cockpits
• Drill-Down-Funktion nach Attributen
• Gute Datenbankdesign- und Reporting-möglichkeiten
• Web-Anwendung
• CI/CD-Kompatibilität
• MS Office Integration mit Ausgabe der Dokumente in Word, Excel, PowerPoint oder als PDF
• Druckmöglichkeiten
• Einfache und schnelle Implementierung
• Intuitive Bedienung
• Eigenständige Weiterentwicklung und Wartung der Anwendung durch das Projektteam

Nach nur zwei Tagen Training und zwei Wochen der Implementierung konnten die Mitarbeiter des KAIO bereits produktiv mit Board arbeiten.

Für den Rollout und für spätere Updates ist es sehr praktisch, dass wir Board über den Webbrowser nutzen,“ erklärt Serge Lanz.

In Board können alle Daten aus jeglichen Quellen zusammengeführt und von den Anwendern in Berichten oder Cockpits für alle Bereiche des KAIO wie Drucken, Voice, Netzwerk oder Applikationen übersichtlich dargestellt werden. Mit Hilfe eines Workflows mit Freigabeprozess wird die Qualität der Berichte überprüft und sichergestellt.

Dank des Self-Service-Charakters der Lösung sind auch spontane Detailanalysen jederzeit intuitiv möglich. Das ist insbesondere für die Kantonsverwaltung spannend, die nun eigenständig Berichte neben dem Standardreporting erstellen kann – ohne dabei auf die Unterstützung der IT angewiesen zu sein, bestätigt Sven Winter, Country Manager Schweiz bei Board.

Kundennutzen​

Die zentrale Reportinglösung bietet eine deutliche Zeitersparnis und viel mehr Transparenz und Flexibilität.