Case Study

L&Q Housing Association - Case Study

Effizienzsteigerung durch einen einheitlichen Ansatz zur Entscheidungsfindung


Ziel des Projektes

Ziel von L&Q Housing war es, den Aufwand für eine ganzheitliche Sicht auf das Unternehmen zu reduzieren, die finanziellen und betrieblichen Daten und Informationen aller 20 operativen Einheiten sowie zahlreicher Joint Ventures zu konsolidieren und die Eigenständigkeit bei Analyse und Reporting zu ermöglichen.

Das Unternehmen

L&Q, 1963 gegründet, ist eine führende Wohnungsbaugesellschaft in Großbritannien und einer der größten Wohnbauträger in London. L&Q betreibt den Bau qualitativ hochwertiger Gebäude, um unterschiedliche Ansprüche zu befriedigen und verschiedene Einkommensklassen anzusprechen. Darüber hinaus bietet L&Q eine Reihe weiterer Dienstleistungen für den Wohnungsbau an, darunter die Verwaltung von Immobilien und Investitionen für die Kommunen. Als Non-Profit-Organisation arbeitet L&Q mit über 90 lokalen Behörden zusammen und verwaltet über 90.000 Wohnungen in London und im Südosten des Landes. Es bietet erschwingliche Mietwohnungen und preiswerte Wohneigentumsprogramme an.

Die Herausforderungen des Projekts

L&Q arbeitet seit 2011 mit Board und hat die Lösung ständig weiterentwickelt, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Der anfängliche Umfang des Projekts wurde durch die Notwendigkeit einer alternativen Methode zur Erfassung von Daten und Informationen aus den Finanz-, Wohnungs-, Instandhaltungs- und Personalverwaltungssystemen des Unternehmens bestimmt. Ziel war es, einen unternehmensweiten Überblick über die Performance zu erhalten. Durch den Einsatz von Board konnten die Risiken beim Management der Daten und Informationen verringert werden.

Der bestehende Prozess, bei dem das IT-Team Daten aus mehreren Tabellenkalkulationen zusammenstellte, um monatlich ein Set von KPI-Berichten zu erstellen, war kostspielig und fehleranfällig. Zudem dauerte die Erstellung eines Sets im Durchschnitt eineinhalb Wochen. Ursprüngliches Ziel war es, einen BI-Ersatz für die vorhandenen Lösungen zu finden und die Abhängigkeit von den Hunderten von Tabellenkalkulationen zu beseitigen, die von Abteilung zu Abteilung übertragen wurden. Darüber hinaus sollte eine Echtzeit-Ansicht der Performance über interaktive Dashboards ermöglicht werden.

Ian Webster, Finance Strategy Manager bei L&Q erklärt:

Unsere beiden wichtigsten Sets von KPI-Berichten werden monatlich erstellt. Das 20 Seiten umfassende Executive Group and Board Set umfasst Maßnahmen wie Wachstum und finanzielle Performance (Kosten pro Einheit, Betriebsmargen usw.), Kundenzufriedenheit, Verkaufsleistung und Übergabestatistiken in Bezug auf Neubauten. Unser Operational Set umfasst 45 Seiten und enthält eine große Anzahl von KPIs wie Umsatz, Mieteinnahmen und Rückstände, Reparaturzeit und -qualität, Qualitätseinstufungen von Immobilien und Beschwerden. Beide Berichte beziehen Informationen aus unseren Finanz-, Wohnungs- und Instandhaltungsmanagementsystemen, Microsoft Dynamics CRM und anderen Quellen wie Kundenumfragen. Die manuelle Erstellung dieser gesammelten Berichte war naturgemäß äußerst zeitaufwändig.

Der Auswahlprozess

L&Q erkannte die Notwendigkeit einer effizienteren Arbeitsweise und einer zukunftssicheren Lösung und nutzte Gartner als Ausgangspunkt für die Analyse der verfügbaren Optionen. Nach einer detaillierten Betrachtung des Marktes, zu dem auch SAP BusinessObjects, Qlikview und Microstrategy gehörten, lud L&Q mehrere Anbieter ein, ihre Lösungen vorzustellen. Kernkriterien für die Bewertung waren die Geschwindigkeit, mit der die zukünftige Lösung die Daten und Informationen dem Unternehmen bereitstellen konnte, und die Fähigkeit, diese Daten und Informationen zuverlässig zu verwalten.

Als Non-Profit-Organisation in einem sich erholenden Wirtschaftsklima musste das Projektteam von L&Q als erste Maßnahme das Finanzteam dazu bringen, sich für das Projekt zu engagieren und sich daran zu beteiligen. Das Unternehmen wollte auch nicht alle Herausforderungen auf einmal angehen, sondern zielte eher darauf ab, in der frühen Umsetzungsphase einige schnelle Erfolge erzielen.

Einige Anbieter schlugen 18 Monate – 2 Jahre für den Projektaufbau vor, weil sie nicht in der Lage waren, eine schnelle Ausführung mit Enterprise-Grade-Fähigkeiten umzusetzen", berichtet Ian Webster. “Board hingegen lieferte einen POC, der sich durch eine schnelle Lieferung und eine leistungsstarke Funktionalität auszeichnete. Auch das Add-In für MS Office hat sich stark im Auswahlprozess ausgewirkt. Die Möglichkeit, diese vertraute Arbeitsumgebung zusammen mit dem übersichtlichen Look&Feel der neuen Lösung zu nutzen, hat uns gezeigt, dass wir unsere Teams leicht in der Verwendung der Software schulen und für die Lösung begeistern können. Wir entschieden uns, direkt zum Anbieter zu gehen, anstatt Consulting-Unternehmen dazwischen zu schalten. Dadurch konnten wir sehr schnell eine Beziehung zum Board-Team aufbauen, was für die Durchführung des Projekts einen echten Unterschied gemacht hat.

Das Projekt

Die erste Phase der Umsetzung war ein Erfolg und hat sich seither immer weiter verstärkt. Ian Webster erklärt dazu:

Unser IT-Team arbeitete eng mit Board zusammen, um das Projekt sehr schnell in Gang zu bringen. Wir hatten schon andere Systemimplementierungen durchgeführt und wussten daher, dass die enge Zusammenarbeit der Schlüssel zu einer erfolgreichen Einführung ist. Es waren aber nicht nur die Board-Experten vor Ort, die das Projekt vorangetrieben haben, sondern auch das technische Team hinter den Kulissen.

Die Implementierung verlief absolut reibungslos, wobei die Vorbereitung des internen Geschäftsprozesses länger dauerte als die Herstellung der Einsatzfähigkeit. Die Anfangsphase des Projekts dauerte ein paar Monate, aber wir konnten die Software sofort einsetzen und gleichzeitig unseren Rollout-Plan definieren. Es gibt jetzt geschulte Teams, die vorher nicht existierten und die Board täglich im gesamten Unternehmen einsetzen. Wir haben uns zunächst auf den Bereich der Gebäudeinstandhaltung konzentriert, da wir über 150 Millionen Pfund pro Jahr ausgeben, um die Immobilien auf dem neuesten Stand zu halten. Dazu setzen wir eine Kombination aus internen Teams und externen Auftragnehmern ein. Dabei spielt das Monitoring und die Überprüfung der Leistung eine wichtige Rolle, denn nur so können wir sicherstellen, dass unsere Ausgaben im Rahmen bleiben. Die Reise ist jedoch nie ganz abgeschlossen. Das Projekt wächst weiter, da wir Board in immer mehr Bereichen des Unternehmens einsetzen.

Die Vorteile

Der Einsatz von Board im gesamten Unternehmen wächst ständig. Aktuell nutzen bei L&Q 140 Power User in allen Abteilungen und über 600 gleichzeitige lite+ User die Board Plattform. Als Unternehmen mit einer starken Lernkultur haben die Mitarbeiter von L&Q die Software gerne ausgetestet. Nachdem L&Q nun seit mehreren Jahren Board nutzt, profitiert das Unternehmen von zahlreichen Vorteilen.

Die monatlichen Executive und Operational Report Sets, deren manuelle Zusammenstellung früher Wochen gedauert hat, werden jetzt in PowerPoint mit dem Microsoft Office Plug-in von Board erstellt. Das bedeutet, dass der gesamte Datensatz mit einem einzigen Klick aktualisiert wird", erklärt Ian Webster. "Das ist natürlich eine enorme Zeitersparnis. Wir konsolidieren jetzt auch die Finanzen von 20 operativen Einheiten mit Hilfe von Board, was die Erstellung von Jahresabschlüssen inkl. Kommentaren erleichtert. Auch unsere gesamte Bewertung der Liegenschaften erfolgt jetzt in Board, gespeist durch Daten von Keystone. Dadurch können wir den Cashflow und die Kapitalkosten für die Instandhaltung pro Einheit oder pro System über 30 Jahre lang leicht nachvollziehen."

L&Q nutzt diese Zahlen, um ihre 90.000 Immobilien regelmäßig zu überprüfen, die unteren 5 % genauer zu betrachten und rechtzeitig Entscheidungen über ihre Zukunft zu treffen.

Die Eigenständigkeit bei der Abfrage beliebiger Daten im gesamten Unternehmen ist ein weiterer wichtiger Vorteil, der die Abhängigkeit von der IT-Abteilung verringert. Die Zeitverschwendung durch Telefonanrufe von Kollegen im Finanzbereich mit der Bitte um Datenabfragen werden beseitigt und es wird sicherstellt, dass die Abteilungen stets die neuesten Daten und Informationen verwenden. Das Performance-Management-Team, das bisher Daten abfragen musste, um die für interne Präsentationen benötigten Detailinformationen zu finden, kann nun über die einfache Drag-and-Drop-Schnittstelle von Board interaktive Dashboards erstellen und so Daten sofort in nutzbare Informationen verwandeln. Ähnliche Vorteile genießen auch das Team für soziales Verhalten, das das Verhalten der Bewohner untersucht, und das Beschwerdeteam, das die Leistung des Instandhaltungsteams analysiert.

Wir widmen uns auch dem Bau neuer Häuser, arbeiten mit Bauunternehmern und anderen Wohnungsbaugesellschaften in Joint Ventures zusammen und teilen unsere Finanzen und Entwicklungserfahrung", fährt Ian Webster fort. “Wir bauen derzeit 2.500 neue Häuser pro Jahr mit dem Ziel, diese Zahl in naher Zukunft auf 10.000 zu erhöhen. Die interaktiven Dashboards von Board helfen uns dabei, wichtige KPIs dieser Maßnahmen in Echtzeit zu messen, wie z. B. Kosten, Fertigstellungs- und Übergaberaten oder Mängel.

Ian Webster rät anderen Unternehmen, die eine Entscheidungsfindungs-Software einführen möchten, zunächst zu verstehen, wo interne Veränderungen erforderlich sind. Dies sollte geschehen, bevor man sich mit der Auswahl der Anbieter befasst. L&Q ermittelte die Bedürfnisse und Anforderungen des gesamten Unternehmens sowohl aus abteilungs- als auch aus unternehmensweiter Sicht, um eine reibungslose Implementierung und Software-Einführung bei allen Anwendern zu gewährleisten.