Auf der Suche nach einer Optimierung seiner Planungsprozesse zur Unterstützung des Unternehmenswachstums wollte der Roboter- und Automatisierungsspezialist KUKA von Tabellenkalkulationen weg hin zu einer rollierenden Monatsplanung. Mit der Board Enterprise Planning Platform schuf KUKA einen vollständig integrierten S&OP-Prozess, der in jeder Phase vollständige Transparenz gewährleistet, die Zusammenarbeit zwischen Vertriebs- und Operativ-Teams fördert und den Prozess über Workflows unter Kontrolle hält.
Wir haben jetzt eine integrierte Planung, die sich wirklich sehen lassen kann. Wenn ich das mit anderen Firmen vergleiche, sind viele längst nicht so weit wie wir, was die strukturierte Verzahnung des Gesamtprozesses von der strategischen Planung über die Vertriebs- bis zur Produktionsplanung betrifft.
Mit Hauptsitz in Deutschland ist KUKA ein führender Hersteller von Industrierobotern und Automatisierungslösungen. Die Produkte sind darauf ausgelegt, die gesamte Produktionskette zu verbessern – von Schweiß- und Laserschneidprozessen über Lackierung bis hin zur Verpackung. Die vielseitigen Maschinen kommen in zahlreichen Branchen zum Einsatz, darunter Lebensmittelindustrie, Kunststoffproduktion, Metallbearbeitung, Gießereien, Elektronik, Medizintechnik und sogar im Entertainment.
KUKA erzielte 2019 einen Umsatz von rund 3,2 Milliarden Euro und beschäftigt über 14.000 Mitarbeiter.
Die Herausforderung: Aufbau eines unternehmensweiten, rollierenden Planungsprozesses zur Unterstützung des Wachstums
Auf Wachstumskurs zu bleiben erfordert nicht nur innovative Produktentwicklungen, sondern auch einen soliden Planungsprozess. Hier sah KUKA Optimierungspotenzial. Axel Flechtenmacher, damaliger Global Director Planning & Logistics bei KUKA, erklärt:
„Wir wollen unser Wachstum steuern, und dafür braucht es ein sehr präzises Expansionsmanagement, basierend auf kontinuierlicher und gründlicher Planung, die alle relevanten Abteilungen und Tochtergesellschaften umfasst. Unser Ziel war es daher, einen unternehmensweiten, kontinuierlichen, monatlichen Planungsprozess auf rollierender Basis zu etablieren.“
KUKA wollte außerdem seine Planungsorganisation umstrukturieren, indem die zukünftige Planung dezentralisiert und Workflows sowie Genehmigungshierarchien eingeführt werden.
Vor Projektbeginn führten die Abteilungen ihre Planungen isoliert mithilfe von Excel-Tabellen durch.
„Jede Abteilung reichte eine Excel-Tabelle mit eigenen Daten ein, und die Planung verbrachte Stunden damit, alles zusammenzuführen – ohne eine konsolidierte und verlässliche Datenbasis,“ sagt Axel.“Each department would submit an Excel spreadsheet with its own data, then Planning would spend hours patching it all together without any legitimate, consolidated database,“ says Axel.
Sebastian Brand, Head of Sales and Service Controlling bei KUKA, beschreibt die Anforderungen an eine neue Lösung:
„Mit dem Ziel, einen integrierten Sales & Operations Planning-Prozess einzuführen, wollten wir ein System, das den gesamten Prozess visualisiert – von der strategischen Planung über Finanzen und Vertrieb bis hin zur Produktionsplanung. Ziel war es, eine strukturierte, gemeinsame Datenbasis für Controlling, Vertrieb und Supply bereitzustellen – inklusive Eingabe- und Reportingfunktionen, um die Planungs- und Analyseanforderungen jeder Abteilung abzudecken.“
Das KUKA Controlling sollte mit der neuen Lösung Jahresendprognosen, eine rollierende Quartalsplanung und ein Dreijahresbudget erstellen.
„Wir wollten, dass das lokale Management die Eingaben innerhalb ihrer eigenen Gesellschaften plausibilisieren kann – beispielsweise, wie sich Auftragseingänge und Umsatzerwartungen im Vergleich zu Vorjahren entwickeln oder wie sich Preise nach Produktgruppen und Branchen verändern,“ erklärt Sebastian.
Die Vertriebs- und Supply-Chain-Teams sollten das S&OP-System nutzen, um einen Nachfrage- und Masterplan für die kommenden 12–18 Monate zu erstellen. Christina Stark, Global Demand Manager bei KUKA, schildert die Schwierigkeiten mit den bisherigen Systemen: Christina Stark, Global Demand Manager bei KUKA, erläutert die Herausforderungen, denen das Unternehmen mit seinen bestehenden Systemen gegenüberstand:
„Wir haben vorher SAP ERP zur Planung genutzt, aber das war für uns nicht modern genug und eher ein Hindernis. Die Eingabe- und Reportingmöglichkeiten waren zu zeitaufwendig und kompliziert. Wir wollten z. B. die Plausibilität der Vertriebs- und Bedarfsplanung in Bezug auf Schlüsselkunden, geplante Produktmischungen und mehr überprüfen.“
Darüber hinaus sollten Produktionsressourcen und historische Daten in die Planung integriert werden.
Die Lösung: Einheitliche Planung und Analyse
„Auf der Suche nach den richtigen Tools und Partnern haben wir praktisch jede standardisierte Planungslösung auf dem Markt geprüft. Uns wurde schnell klar, dass unsere Anforderungen zu spezifisch waren, da wir großen Wert auf analytische Funktionen legten. Schließlich erkannten wir, dass nur ein Business-Intelligence-Tool mit integrierten Planungsfunktionen unsere Anforderungen erfüllen konnte,“ so Axel.
Die Wahl fiel auf die Board Enterprise Planning Platform von Board International, die intelligente Planung, handlungsrelevante Einblicke und bessere Ergebnisse ermöglicht. Axel betont, dass nicht nur die Funktionalität ausschlaggebend war:
„Auch der Partner war entscheidend. Hier konnte Board uns überzeugen – sie entwickelten schnell eine Lösung für die in unserem Briefing genannten Fälle. Innerhalb kürzester Zeit präsentierte Board eine für uns optimale Lösung, sehr professionell. Außerdem zeigten sie deutlich, dass sie dieses Projekt unbedingt mit uns umsetzen wollten.“
Die Vorteile: Mehr Standardisierung, Kontrolle, Genauigkeit und Zusammenarbeit
Axel erläutert, dass Board seine Fähigkeiten direkt unter Beweis stellen konnte:
„Das Projekt begann im Juni 2012. Im Herbst wollten wir das neue Tool bereits zur Budgetplanung einsetzen – sicherlich die anspruchsvollste Planung für jedes Unternehmen.“
Die Budgetplanung ging wie geplant live und brachte dem Controlling spürbare Vorteile, wie Sebastian bestätigt:
„Früher schickten wir verschiedene Excel-Versionen um die Welt – die nie aktuell waren und nur schwer zusammenzuführen. Heute liegen alle Zahlen im System, in einem Format. Zum ersten Mal haben wir einen richtigen Workflow.“
Zusammen mit dem Eingabebildschirm der Planungsdaten erhalten die Vertriebsgesellschaften von KUKA nun vordefinierte Berichte, mit denen sie die Plausibilität ihrer Dateneingaben sofort überprüfen und die Planzahlen einfach mit den gespeicherten historischen Daten abgleichen können. Dadurch kann das Controlling-Team den Planungsstatus in jeder Genehmigungsphase verfolgen und überprüfen, in welcher Phase sich die Planung derzeit befindet. Das Controlling kann außerdem geplante Planungsobjekte anzeigen und analysieren, sobald sie in das System eingegeben wurden.
In einem weiteren Schritt wurde der Nachfrage- und Masterplan implementiert. Die Absatzplanung kann nach Überprüfung der Bedarfsplanungszahlen erfolgen. In dieser Phase werden die Daten detaillierter geplant, einem Produktionswerk zugewiesen und mit den verfügbaren Produktionsressourcen abgeglichen. Daraus ergibt sich ein Masterplan für Materialbeschaffung und Ressourcenplanung.
Im weiteren Verlauf werden im Rahmen von Teilprojekten ein integrierter Finanzplan und ein Personalplan erstellt.
„Wir haben nun einen standardisierten und ressourcensparenden Planungsprozess, der zur Unternehmensstrategie passt. Mit dem weltweit standardisierten, Board-basierten Workflow können wir den Status der Planungsergebnisse jederzeit prüfen und sehen, wo wir im Prozess stehen. Die Qualität, Genauigkeit und Transparenz der Planung haben sich deutlich verbessert, während der Arbeitsaufwand gesunken ist – insbesondere für das Controlling. Korrekturen erfolgen direkt im System und werden automatisch übernommen. Auch Report-Updates laufen automatisiert. Angesichts der aktuellen Herausforderungen in der Automobilindustrie ist diese Flexibilität unbezahlbar,“ erklärt Axel.
„Vertriebsleiter in den Einheiten können ihre Teams nun mit effektiven Prozessen und Tools führen. Wir können unsere Vertriebsplanung außerdem viel detaillierter visualisieren,“ ergänzt Sebastian.
Mit Board profitiert KUKA außerdem von einer unternehmensweiten Standarddatenbank, wodurch vermieden wird, dass die verschiedenen Abteilungen mehrere Anfragen an die Tochtergesellschaften senden. Hinzu kommt ein weiterer positiver Nebeneffekt: Die Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen bei der Erstellung der Planungsbildschirme förderte einen organischen und intensiven gegenseitigen Gedankenaustausch und eine enge Zusammenarbeit.
„Das ist für uns ein riesiger Fortschritt,“ betont Axel. „Früher war Planung in jeder Hinsicht eine isolierte Tätigkeit. Heute ist daraus echte Teamarbeit geworden.“
KUKA optimiert weiterhin sein Reporting und die Board-Nutzung im Alltag. Inzwischen wird das Tool in allen 30 Vertriebsgesellschaften von KUKA Robotics in Deutschland, Europa, Asien sowie Nord- und Südamerika eingesetzt.
