Pour accompagner sa croissance, KUKA, spécialiste de la robotique et de l’automatisation, souhaitait optimiser ses processus de planification et sortir d’une gestion reposant sur des feuilles de calcul au profit d’un plan glissant actualisé chaque mois. Avec la plateforme de planification intelligente Board, KUKA a mis en place un processus S&OP entièrement intégré, offrant une visibilité complète à chaque étape de la planification, renforçant la collaboration entre les équipes commerciales et opérationnelles et permettant de mieux piloter le processus grâce à des workflows structurés.
Notre planification est désormais intégrée, ce qui est très gratifiant. Par rapport à la plupart des autres entreprises, nous sommes largement en avance grâce à la manière structurée dont nous relions l’ensemble du processus – de la planification stratégique aux ventes, jusqu’à la planification de la production.
Basé en Allemagne, KUKA est l’un des principaux fabricants de robots industriels et de solutions d’automatisation. Ses produits sont conçus pour améliorer l’ensemble de la chaîne de production, en intervenant dans des processus tels que le soudage, la découpe laser, la peinture et l’emballage. Ces machines polyvalentes sont utilisées dans de nombreux secteurs, notamment l’industrie agroalimentaire, la production de matières plastiques, le travail des métaux, les fonderies, l’électronique, les technologies médicales et le divertissement.
KUKA a réalisé un chiffre d’affaires d’environ 3,2 milliards d’euros en 2019 et emploie plus de 14 000 personnes.
Le défi : créer un processus de planification glissant à l’échelle de l’entreprise pour soutenir la croissance
Maintenir une trajectoire de croissance nécessite de développer des produits innovants, mais aussi de disposer d’un processus de planification solide. C’est dans ce domaine que KUKA a identifié un potentiel d’optimisation. Axel Flechtenmacher, alors Global Director for Planning & Logistics chez KUKA, explique :
« Nous voulons maîtriser notre croissance, ce qui nécessite une gestion très précise de notre expansion, fondée sur une planification continue et approfondie couvrant l’ensemble des départements et filiales concernés. Dans cette optique, notre objectif était de mettre en place, à l’échelle de l’entreprise, un processus de planification mensuel, continu et glissant. »
KUKA souhaitait également restructurer son organisation de la planification en décentralisant la planification future selon un processus à contre-courant et en introduisant des workflows et des hiérarchies d’approbation.
Avant le projet, les différents départements de KUKA menaient leurs activités de planification séparément, à l’aide de feuilles de calcul.
« Chaque département soumettait une feuille de calcul Excel contenant ses propres données, puis l’équipe Planning passait des heures à tout rassembler, sans disposer d’une véritable base de données consolidée », explique Axel.
Sebastian Brand, Head of Sales and Service Controlling chez KUKA, présente les exigences de l’entreprise concernant une solution alternative permettant un meilleur contrôle :
« Dans l’objectif de disposer d’un processus intégré de Sales & Operations Planning, nous souhaitions mettre en place un système permettant de visualiser l’ensemble du processus – de la planification stratégique à la finance et aux ventes, jusqu’à la planification de la production. L’objectif était de fournir aux équipes Controlling, Sales et Supply une base de données commune et structurée, ainsi que les fonctions de saisie et de reporting nécessaires pour répondre aux besoins de planification et d’analyse de chaque département. »
Le département Controlling de KUKA devait utiliser la nouvelle solution pour établir ses prévisions annuelles de clôture, des prévisions trimestrielles glissantes actualisées chaque mois et mettre en place un budget sur trois ans.
« Nous voulions que les équipes de direction locales puissent vérifier la cohérence des données saisies au sein de leurs propres entités – par exemple, pour visualiser l’évolution des commandes reçues et des prévisions de chiffre d’affaires par rapport aux années précédentes, ou encore l’évolution des prix par gamme de produits et par secteur », explique Sebastian.
Les équipes Sales et Supply Chain Management devaient utiliser le système S&OP pour établir, à partir de leur planification des ventes, un plan de la demande et un plan directeur pour les 12 à 18 mois suivants. Christina Stark, Global Demand Manager chez KUKA, explique les difficultés auxquelles l’entreprise était confrontée avec ses systèmes existants :
« Jusqu’alors, nous utilisions la solution de planification de SAP ERP, mais elle n’était tout simplement pas assez moderne pour nous et constituait davantage un frein qu’une aide. Les options de saisie et de reporting étaient trop chronophages et complexes. Nous souhaitions notamment pouvoir vérifier la plausibilité de la planification des ventes et de la demande au regard des clients clés, du mix produit prévu, entre autres. »
L’entreprise souhaitait également intégrer les ressources de production et les données historiques dans son processus de planification.
La solution : une approche unifiée de la planification et de l’analyse
« Dans notre recherche des bons outils et partenaires, nous avons évalué pratiquement toutes les solutions de planification standardisées du marché. Nous avons rapidement constaté que nos exigences en matière de planification étaient trop spécifiques, notamment parce que nous accordions une grande importance aux fonctions analytiques. Il est finalement devenu évident que seul un outil de Business Intelligence intégrant des fonctions de planification pouvait réellement répondre à nos besoins », explique Axel.
Ce constat a conduit l’entreprise à choisir la plateforme de planification intelligente Board, qui permet une planification plus intelligente, des informations exploitables et de meilleurs résultats. Axel souligne que le choix de la solution par KUKA ne reposait pas uniquement sur les fonctionnalités :
« Le partenaire qui nous accompagnait était également important. C’est sur ce point que Board nous a vraiment convaincus : leurs équipes ont rapidement développé une solution pour les cas décrits dans notre cahier des charges. En très peu de temps, Board a développé ce qui nous semblait être la meilleure solution et l’a présentée de manière très professionnelle. Ils ont également démontré leur réelle volonté de mener ce projet avec nous. »
Les bénéfices : davantage de standardisation, de contrôle, de précision et de collaboration
Axel explique qu’une fois le projet lancé, Board a largement eu l’occasion de démontrer non seulement sa volonté, mais aussi sa capacité à répondre aux exigences initiales du projet dans des délais courts :
« Le projet a débuté en juin 2012. Dès l’automne, nous voulions pouvoir utiliser le nouvel outil pour lancer notre planification budgétaire, sans doute l’un des exercices de planification les plus exigeants pour toute entreprise. »
La planification budgétaire a été mise en production comme prévu, avec des bénéfices concrets pour l’équipe Controlling, comme le confirme Sebastian :
« Auparavant, nous nous envoyions tous différentes versions de feuilles de calcul Excel à travers le monde, le problème étant que ces versions n’étaient rapidement plus à jour et qu’elles étaient difficiles à consolider. Désormais, les chiffres sont simplement disponibles, tous dans un même système, tous dans un même format. Pour la première fois, nous disposons d’un véritable workflow. »
En complément de l’écran de saisie des données de planification, les entités commerciales de KUKA disposent désormais de rapports prédéfinis leur permettant de vérifier immédiatement la plausibilité des données saisies et de comparer facilement les chiffres de planification aux données historiques enregistrées. L’équipe Controlling peut ainsi suivre l’état d’avancement de la planification à chaque étape d’approbation et vérifier à quelle étape du processus la planification se trouve. Le Controlling peut également consulter et analyser les objets de planification prévus dès leur saisie dans le système.
Le plan de la demande et le plan directeur ont été mis en œuvre lors d’une étape ultérieure. La planification des ventes peut être appliquée après vérification des chiffres de la planification de la demande. À ce stade, les données sont planifiées de manière plus détaillée, affectées à un site de production et comparées aux ressources de production disponibles. Il en résulte un « master plan » sur lequel reposent l’approvisionnement en matières et la planification des ressources.
En aval, un plan financier intégré et un plan de ressources humaines sont générés dans le cadre de sous-projets.
« Nous disposons désormais d’un processus de planification standardisé, économe en ressources et aligné sur la stratégie de l’entreprise. Grâce au workflow Board standardisé à l’échelle mondiale, nous pouvons vérifier à tout moment le statut des résultats de planification et identifier où nous en sommes dans le processus. La qualité, la précision et la transparence de la planification ont considérablement augmenté, tandis que la charge de travail a diminué, en particulier pour le Controlling. Les corrections peuvent être effectuées directement dans le système et sont appliquées automatiquement. Même les mises à jour des différents rapports sont automatisées. Cette flexibilité est inestimable, notamment face aux défis engendrés par les dernières évolutions de l’industrie automobile », explique Axel.
« Les responsables commerciaux des entités de vente ont désormais la possibilité d’accompagner leurs collaborateurs grâce à des processus et des outils efficaces. Nous pouvons également visualiser notre planification des ventes de manière beaucoup plus détaillée », ajoute Sebastian.
Avec Board, KUKA bénéficie également d’une base de données standardisée à l’échelle de l’entreprise, ce qui évite aux différents départements d’envoyer de multiples demandes aux filiales. Autre effet positif : la collaboration entre les différents départements pour élaborer les écrans de planification a favorisé de manière naturelle un échange d’idées soutenu et une étroite collaboration.
« C’est une avancée considérable pour nous », souligne Axel. « Auparavant, la planification était une activité menée de manière totalement séparée. Depuis, elle est devenue un véritable travail d’équipe. »
KUKA continue d’optimiser son système de reporting et son utilisation de Board dans ses opérations quotidiennes. L’outil de planification est désormais utilisé dans les 30 entités commerciales de KUKA Robotics en Allemagne, en Europe et en Asie, ainsi qu’en Amérique du Nord et du Sud.
