Toyota Motor Italia s’est appuyée sur son expérience existante de Board, déjà utilisé comme outil financier de référence au sein de Toyota Motor Europe, pour transformer et rationaliser ses principales opérations financières. Grâce à la plateforme intégrée de planification d’entreprise de Board, l’entreprise a automatisé des processus tels que la comptabilité, la facturation, la budgétisation et la gestion des campagnes. Cette transformation digitale a permis de réduire de 80 % le temps nécessaire à la clôture financière, de diminuer considérablement les délais de traitement, de limiter les erreurs et d’améliorer la collaboration entre les équipes. Toyota Motor Italia bénéficie ainsi d’informations financières plus rapides et plus fiables pour éclairer ses décisions stratégiques. À l’avenir, Toyota Motor Italia prévoit d’étendre l’utilisation de la plateforme à d’autres domaines opérationnels afin de renforcer encore l’efficacité et l’agilité de l’organisation.
Fondée au Japon en 1933, Toyota est un leader mondial de l’industrie automobile. Grâce à une approche innovante et à une philosophie centrée sur le client, l’entreprise parvient souvent à anticiper les besoins du marché et fait figure de pionnière dans des technologies automobiles de rupture, notamment les véhicules hybrides, électriques et à hydrogène.
Le défi : digitaliser les opérations financières pour gagner en efficacité
Son engagement en faveur de l’amélioration continue, de l’excellence opérationnelle et du développement durable a conduit l’entreprise à rechercher des solutions innovantes pour digitaliser et automatiser des processus essentiels mais à faible valeur ajoutée, tels que la gestion des e-mails, la préparation des rapports et des réunions, ainsi que la saisie de données, afin de réduire la charge de travail et d’éviter les risques liés aux erreurs humaines.
Dans le cadre de ses opérations financières, Toyota Motor Italia a identifié plusieurs domaines clés à améliorer, notamment la comptabilité, la facturation, les achats et paiements budgétaires, ainsi que la gestion des campagnes d’incitation. Ces processus comportaient de nombreuses tâches manuelles, qui ralentissaient la prise de décision et augmentaient le risque d’erreurs et de risques financiers. Toyota Motor Italia souhaitait maximiser la digitalisation et l’automatisation, réduire les erreurs et garantir des informations financières d’une grande fiabilité, afin de mieux étayer les décisions stratégiques de l’entreprise.
La solution : une plateforme flexible et évolutive qui favorise la collaboration
Pour relever ces défis, Toyota a choisi Board pour plusieurs raisons :
- Sa couverture étendue des processus financiers et opérationnels : Board permet de couvrir les différents processus métier de Toyota, à commencer par les processus de contrôle de gestion financière et de comptabilité.
- Son évolutivité et sa flexibilité, qui permettent de créer et de gérer plusieurs modèles et applications au sein de la plateforme afin de s’adapter aux évolutions du marché ou du Groupe.
- Ses fonctionnalités avancées de simulation et de gestion des versions, qui permettent aux utilisateurs de réaliser facilement des analyses de type « what-if » et de comparer différents scénarios d’activité.
- Son approche multidimensionnelle, associée à des fonctionnalités de drill-down et de drill-through, qui permettent de produire des rapports sur mesure.
Nous nous sommes fixé plusieurs objectifs : maximiser l’efficacité, éviter les erreurs, réaliser la clôture mensuelle en une seule journée au lieu de quatre ou cinq et, ainsi, fournir des informations financières fiables.
Gianluca Murgia
Les bénéfices : plus de fiabilité, d’efficacité et de collaboration
L’adoption de Board a permis d’optimiser considérablement les opérations financières de Toyota.
Les activités de clôture, qui nécessitaient auparavant cinq jours, sont désormais réalisées en une seule journée, réduisant fortement les interventions manuelles tout en améliorant la fiabilité globale. L’automatisation des écritures comptables avec Board a également permis de réduire considérablement les risques financiers et les erreurs.
La plateforme a permis d’intégrer facilement la nouvelle norme comptable OIC 34 et de renforcer la collaboration entre les équipes, garantissant ainsi la disponibilité constante de données fiables et actualisées dans l’ensemble de l’organisation.
Enfin, le modèle centralisé de Board a considérablement renforcé la sécurité et la fiabilité, tout en permettant une intégration plus rapide avec le système Board de Toyota Motor Europe.
L’avenir : étendre les capacités de Board
À l’avenir, Toyota prévoit d’étendre l’utilisation de la plateforme à d’autres domaines de l’entreprise, en intégrant les activités financières à la gestion des volumes de ventes ainsi qu’aux initiatives liées aux enjeux des émissions de CO₂. D’autres intégrations concerneront également les activités d’achat, l’automatisation de la trésorerie et le suivi budgétaire.
