Coca-Cola Europacific Partners startete eine digitale Transformationsreise, um eine schlankere Finanzfunktion zu schaffen, Planungsprozesse zu automatisieren und das Reporting zu optimieren. Mit der Board Intelligent Planning Platform hat das Unternehmen jetzt vollständige Sichtbarkeit über Supply-Chain-Aktivitäten von Produktionsanlagen bis hin zu einzelnen Verkaufsautomaten, kann Planungsprozesse schnell über betriebliche Treiber steuern und hat eine dramatische Steigerung der gesamten Planungseffizienz erreicht.
Board ermöglicht uns die Konsolidierung in einem Bruchteil einer Sekunde! Ja, Konsolidierung kann mit einer einzigen Schaltfläche erfolgen. Ja, Konsolidierung kann für 48 Produktionsstätten und 85 Lager erfolgen.
Ivan Evstatiev
Ausgangssituation: Fokus auf die „graue Welt“ der Supply Chain
Um die Herausforderung von Coca-Cola zu verstehen und die daraus resultierende Board-Lösung einzuordnen, beginnt man mit dem Wunsch des Unternehmens, seine Supply-Chain-Finanzfunktionen nach drei Leitlinien zu transformieren: schlankere Finanzprozesse, automatisierte Planung und optimiertes Reporting. Wie Ivan Evstatiev, Senior Manager Planning & Performance Management bei Coca-Cola Europacific Partners, erklärt:
„Dies ist eine wahre Geschichte über einen komplexen Fall aus der Unternehmensfinanzierung, der vereinfacht (oder zumindest stark vereinfacht) dargestellt wird.“
Als Wegbereiter dieser Transformation hat die Gruppe drei miteinander verbundene Interventionsbereiche identifiziert:
- Die Entwicklung der Planungsmethodik vom „klassischen“ Finanzansatz hin zur Einführung der treiberbasierten Planung
- Digitale Innovation: Weg von Excel und Access hin zu einer modernen Lösung für eine integrierte Unternehmensplanung und -analyse
- Verbesserung der Denkweise und Kommunikation innerhalb der Organisation zwischen den verschiedenen Teams
Kurz gesagt, die Gruppe wollte eine neue Softwarelösung mit einer neuen Planungsmethode kombinieren, die durch eine umfassende unternehmensweite Kommunikation unterstützt wird. Ivan erklärt:
„Diese Transformation betraf so ziemlich den gesamten Bereich unserer Supply-Chain-Finance-Abteilung, also die Hälfte unserer Coca-Cola-Welt. Wir bezeichnen diesen Bereich als „die graue Welt“, einfach weil die Lieferkette im Vergleich zu sichtbareren Bereichen wie Vertrieb und Marketing sowohl technologische als auch finanzielle Komplexitäten mit sich bringt. Daher war es für uns äußerst wichtig, die Finanzfunktionen in unsere Vision der Transformation einzubeziehen.“
Transformation am Arbeitsplatz: Fahrerbasierte Planung
Das Konzept der treiberbasierten Planung lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Finanzplanung anhand von Betriebsdaten und Geschäftstreibern/Kennzahlen (oder Key Business Indicators – KBIs). Es deckt etwas ab, was die herkömmliche Planung nicht leisten kann: Es schließt die Lücke zwischen Zielen, Prognosen und Ressourcenzuweisung. Coca-Cola Europacific Partners benötigte eine Lösung, die sowohl die finanzielle als auch die operative Analyse und Planung kombinieren konnte, um den treiberbasierten Planungsansatz effektiv umzusetzen.
Die Enterprise Planning Plattform von Board erwies sich als die beste Lösung für die Anforderungen von Coca-Cola, da sie eine intelligentere Planung, umsetzbare Erkenntnisse und bessere Ergebnisse bietet. Darüber hinaus konnte Board eine der wichtigsten Anforderungen des treiberbasierten Planungsansatzes erfüllen, wie Ivan betont:
„Nur diejenigen Variablen auszuwählen, die wir als Treiber bezeichnen und die im Hinblick auf die Kontrolle durch das Management greifbar sind. Auf diese Weise kann die treiberbasierte Planung „verdaulich“ sein und – letztendlich – eine Brücke zwischen den Finanzteams und ihren operativen Geschäftspartnern schlagen.“
Die KBIs, die Coca-Cola im Rahmen seiner fahrerbasierten Planungsaktivitäten überwacht und steuert, sind wie folgt gruppiert:
FÜHRENDE KBIs
- Verkaufsvolumen
- Produktionsvolumen
- Vollzeitäquivalente (FTEs)
- Produktivität
NACHHÄNGENDE KBIs
- Lohnabweichung
- Liniengeschwindigkeit
- Rücksendungen
„Stellen Sie sich eine Produktionslinie vor – nehmen wir an, es handelt sich um eine Abfüll-/Konservenlinie. Wie Sie vielleicht wissen, hat diese Linie eine bestimmte Geschwindigkeit in Flaschen pro Stunde und ein bestimmtes Produktivitätsniveau, das auf der Produktivität der Menschen basiert, die an dieser Linie arbeiten. Sie haben vielleicht ein Team aus vier Bedienern, einem Techniker und zwei Anlagenwartungsplanern, damit diese Produktionslinie funktioniert, und im Wesentlichen haben Sie ein Produktionsvolumen oder ein geschätztes Produktionsvolumen, das auf der Linie selbst abgearbeitet werden muss“, erklärt Ivan.
Dank Board kann Coca-Cola ganz einfach überprüfen und analysieren, wie viel Gehalt, Sozialversicherungsbeiträge, Lohnsteuer und andere Leistungen es an die oben genannten Bediener, Techniker und Pflegeplaner zahlen muss, die an der Abfüllanlage arbeiten. Das Unternehmen kann außerdem sofort sehen, wie viel Strom und Wasser die Produktionslinie verbraucht und wie viel Wartung und vorbeugende Instandhaltung erforderlich ist. Diese Berichte und Analysen lassen sich nahtlos mit den Simulationsfunktionen der Board-Plattform selbst kombinieren. Nehmen wir beispielsweise an, der Produktionsleiter möchte eine hypothetische betriebliche Änderung im Besatzungsplan einer bestimmten Produktionslinie und damit eine Änderung des Arbeitsplans bewerten. Mithilfe der Simulationsfunktionen von Board kann der Controller die finanziellen Auswirkungen dieser Änderungen, z. B. die Arbeitskosten und die Kosten für Versorgungsleistungen, erkennen und so entscheiden, welche Änderungen am Besatzungsplan oder Arbeitsplan am besten sind.
„Mit einem Klick auf eine Schaltfläche und einigen Berechnungen und Algorithmen, die im Hintergrund ablaufen, erhalten wir sofort die vollständige Kontrolle über die Betriebsdaten. Tatsächlich können wir sofort einen vollständigen Plan erstellen, und genau das ist das Konzept, um Finanzteams mit ihren operativen Geschäftspartnern zu verbinden und sie miteinander ins Gespräch zu bringen. Auf diese Weise können operative Mitarbeiter – oder alle anderen Geschäftsleute, die wir uns vorstellen können – die Betriebsdaten direkt mit den Finanzdaten verknüpfen und so die Gesundheit des Unternehmens unter Kontrolle halten. Früher musste ich beispielsweise eine bestimmte Gewinn- und Verlustrechnung anpassen und mich dabei auf mein Bauchgefühl verlassen. Heute können wir dank Board unsere Entscheidungen direkt anhand der Betriebsdaten begründen,“ fährt Ivan fort.
Von Produktionsstätten bis hin zu Verkaufsautomaten: Alle FMCG-Lieferkettenaktivitäten auf der Board-Plattform
Als FMCG-Unternehmen muss Coca-Cola Europacific Partners jederzeit eine vollständige Transparenz der Lieferkette sowie eine vollständige Harmonisierung zwischen den verschiedenen Produktions- und Lieferphasen gewährleisten. Um dies zu erreichen, sind strenge Planungsprozesse und häufige Prognosen sowie die Überwachung der Abschlussaktivitäten erforderlich.
Im Rahmen des Geschäftsbereichs „Kaltgetränke“ müssen alle in lokalen Geschäften aufgestellten Verkaufsautomaten verwaltet und kontrolliert werden, einschließlich ihrer Platzierung, Aktivitäten, Bewegungen und Wartung. Die Bereichsleiter in der Fertigung, in Lagern, in der Logistik und in anderen Abteilungen müssen aus der riesigen Datenmenge, die bei diesem Prozess entsteht, einen konkreten geschäftlichen Nutzen ziehen und einen gesunden Informationsfluss entlang der gesamten Wertschöpfungskette generieren, wie Ivan betont:
„Mit Board decken wir so ziemlich die gesamte Bandbreite der Aktivitäten ab, die heute mit der Lieferkette zu tun haben. Das umfasst 48 Werke, 85 Lagerhäuser und alles, was man sich im Bereich Vertrieb vorstellen kann, vom Handel bis zur lokalen Lieferabteilung und so weiter. Alles ist in die Board-Plattform integriert: jeder Standort, jedes Werk und jeder Aspekt der Logistik.“
Projektumfang
- Wöchentliche und monatliche Prognosen (Mitte des Monats und Monatsende)
- Überwachung der Abschlussaktivitäten
- Jährliche Geschäftsplanung/Budgetierung
- Vollständige Länderkonsolidierung und monatliche Berichterstattung
- Europacific Group/gesamte Coca-Cola Europacific Partners Konsolidierung der Lieferkette
„Angesichts der von uns in Angriff genommenen Transformationsbereiche – eine neue Planungsmethodik, Digitalisierung und eine neue kulturelle Denkweise – hat Board es uns ermöglicht, unsere Projektziele positiv zu erreichen, Zeitersparnis, Prozessautomatisierung, Standardisierung und Datenzentralisierung zu erzielen und gleichzeitig die Benutzerfreundlichkeit und Wartbarkeit des Systems zu verbessern.“
Zeiteffizienz bei Finanzaktivitäten: 10 % manuell und 90 % digital
Dank der digitalen Transformation der Finanzaktivitäten mit Board spart Coca-Cola Europacific Partners nun erheblich Zeit, sodass sich die Teams auf Analysen und Entscheidungsfindungen konzentrieren und Möglichkeiten für kontinuierliche Verbesserungen finden können, anstatt Zeit mit manuellen, nicht wertschöpfenden Tätigkeiten zu verbringen, wie Ivan erklärt:
„10 % der Eingaben für unsere Finanz-Supply-Chain-Aktivitäten basieren auf länderspezifischen Geschäftseinblicken, während 90 % aus vorab ausgefüllten Gewinn- und Verlustrechnungen bestehen, dank der Wertetreiber-Methodik und der Automatisierung der Eingabe von Betriebsdaten. Wir möchten nicht, dass Finanzfachleute sich mit all den mühsamen, aufeinanderfolgenden Schritten der Planerstellung herumschlagen müssen: Wir wollten diesen Bereich digitalisieren, und genau das ist uns mit der Board-Plattform gelungen.“
Zeiteffizienz bei der Datenübertragung: Veränderung des Status quo von 24 Stunden auf 15 Minuten
Neben der Zeiteffizienz aus finanzieller Sicht hat Board Coca-Cola auch ermöglicht, die Effizienz aus Sicht der Datenübertragung zu steigern. Vor der Implementierung von Board war das Unternehmen aufgrund der Systemleistung in einer „Kultur” der nächtlichen Datenladungen und -übertragungen gefangen. Da Unternehmen heutzutage mit riesigen Datenmengen zu tun haben, ist es unerlässlich, über aktuelle, relevante Informationen (nahezu) in Echtzeit zu verfügen, damit die Mitarbeiter schnell die neuesten aussagekräftigen Erkenntnisse gewinnen können, um den gesamten Planungsprozess von der Zielsetzung bis zur operativen Umsetzung zu optimieren.
Ivan hebt die Vorteile des neuen Ansatzes hervor:
„Jetzt erfolgt alle 15 Minuten eine Datenübertragung von unserem ERP-System in die Cloud und von der Cloud zu Board, und wir können jederzeit effektiv überwachen, wie sich unsere Datenübertragung in den einzelnen Ländern entwickelt. Wir können vollständige Finanzberichte aus Sicht der Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Im Vergleich zu dem 24-Stunden-Zyklus, zu dem wir uns zuvor verpflichtet hatten, sind 15 Minuten definitiv eine große Revolution und ein Bruch mit dem Status quo sowie ein Umdenken.“
Live-Status-Tracker: Wenn Automatisierung bedeutet, mit schnellen Veränderungen Schritt zu halten
In der FMCG-Branche können kleine numerische Änderungen mehr als in anderen Branchen einen erheblichen Einfluss auf den gesamten Planungsprozess haben, bis hin zur obersten Ebene der Lieferkettenkonsolidierung. Bevor Coca-Cola die Automatisierungsfunktionen von Board nutzte, hatte das Unternehmen mit komplexen Excel-Dateien und miteinander verknüpften Access-Datenbanken zu kämpfen, die nicht immer den Zugriff mehrerer Benutzer auf Informationen ermöglichten. Verschiedene Teams und Manager mussten regelmäßig miteinander kommunizieren, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand waren. Alle, vom CFO über den Leiter des SCM bis hin zu Controllern und Abteilungs- und Werksleitern, mussten sich jeden Monat gegenseitig anrufen und die für einen bestimmten Planungsprozess Verantwortlichen fragen, ob sie noch an ihren Zahlen arbeiteten oder ob die aktuellen Werte zuverlässig waren, um sie dann auszuwählen und mit dem nächsten Schritt innerhalb der Hierarchie fortzufahren.
Ivan erklärt, wie sich die Lage inzwischen verbessert hat:
„Leider kam es nach der Erstellung der Finanzberichte oder Prognosen, dem Abschluss des Zyklus und der Annahme, dass alles erledigt sei, häufig vor, dass wir im nächsten Monat feststellten, dass sich die Zahlen geändert hatten, weil irgendwo jemand in einem Plan eine Zahl geändert hatte, was sich folglich auf alles auswirkte! Dank des Status-Tracker-Cockpits von Board können wir heute stattdessen jederzeit überwachen, wie die Planung verläuft, wer noch arbeitet, wer fertig ist und wer Probleme mit dem Planungsprozess hat.“
Die „Mutter aller Schaltflächen“: Konsolidierung mit einem Klick
In der Vergangenheit hat Coca-Cola Europacific Partners zahlreiche Fusionen und Übernahmen durchlaufen, wobei jedes Unternehmen einen anderen Hintergrund hatte und seine eigenen Planungsmethoden, Kennzahlen, Logik und Methodiken mitbrachte. Mit Board kann das Unternehmen automatisch eine vollständige Länderkonsolidierung durchführen, wodurch die Datenkonsistenz gewährleistet wird und tiefe Einblicke in die Finanz- und Betriebsergebnisse gewonnen werden können. In Board finden die Teams von Coca-Cola einen roten Button mit der Aufschrift „Alle genehmigen”, den Ivan wie folgt erklärt:
„Wir nennen diesen kleinen roten Knopf „die Mutter aller Knöpfe“, weil er uns ermöglicht, in Sekundenbruchteilen zu konsolidieren! Ja, Konsolidierung ist mit einem einzigen Knopf möglich! Ja, Konsolidierung ist für 48 Produktionsstätten und 85 Lager möglich! Anfangs war ich sehr skeptisch, aber ich kann Ihnen garantieren, dass es funktioniert!“
Board ermöglicht es der Gruppe, wichtige Erkenntnisse zu gewinnen, die geschäftliche Entscheidungen vorantreiben und Strategie, Finanzen und Betrieb vereinheitlichen. Durch die Nutzung der Vorteile der Board-Plattform hat Coca-Cola Europacific Partners eine effektive Standardisierung und Zentralisierung der Daten erreicht und gleichzeitig ein Shared Service Center und ein Center of Excellence in Bulgarien ausgebaut, das für alle Datenladungen und Dateneingaben verantwortlich ist. Dieses Zentrum kann den gesamten Prozess der standardisierten Planung sowie alle Analysen und Berichte von einem Standort aus für alle anderen Länder, in denen Coca-Cola Europacific Partners tätig ist, zentral steuern.
Hinter den Kulissen: Datentransparenz
Durch die schnelle Entwicklungszeit hat Board Coca-Cola Europacific Partners eine effektive Kombination aus Automatisierung und Standardisierung ermöglicht, einschließlich der automatischen Prognosegenerierung. Dies war eine digitale Revolution, die durch die Verbindung von methodischen Prinzipien mit herausragender Technologie erreicht wurde:
„Es ist nicht eine einzelne Anwendung, die eine Revolution auslösen kann, sondern vielmehr die Kombination aller Anwendungen, die wir auf der Board-Plattform entwickelt haben, zusammen mit ihrer Architektur, ihrer Flexibilität und ihrer fortschrittlichen grafischen Benutzeroberfläche (GUI). Board hat uns die Effizienz verschafft, die alle angestrebt haben und die das Management im gesamten Planungsprozess sehen wollte.“
Ohne eine solide Datenbasis wäre ein solches Projekt jedoch nicht realisierbar: Optimierung, Effizienz, Digitalisierung und Automatisierung sind nur die Spitze des Eisbergs. Unter der Oberfläche gibt es weitere Vorteile zu berücksichtigen, wie beispielsweise Datentransparenz während des gesamten Entscheidungsprozesses, wie Ivan erläutert:
„Wenn ich sage, dass Board die Verfügbarkeit und Integrität unserer Unternehmensdaten sicherstellt, meine ich damit nicht nur das traditionelle Prinzip „Garbage in, garbage out“. Ich meine damit die Fähigkeit, das Unternehmen mit einem nachhaltigen Prozess auszustatten, der Daten rechtzeitig und in guter Qualität bereitstellt.“
Wie man alle Mitarbeiter des Unternehmens einbindet und den Wandel vorantreibt: Benutzerfreundlichkeit und Kommunikation
Wenn in einer Organisation eine relevante Veränderung eingeführt wird, ist es von grundlegender Bedeutung, alle Betroffenen aktiv einzubeziehen. Auf diese Weise ist es wahrscheinlicher, dass die Umsetzung erfolgreich verläuft und von den Mitarbeitern in den verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen gut angenommen wird. Wie Ivan betont:
„Man muss seine Zielgruppe kennen, um eine solche Transformation schnell umsetzen und strategisch ausrichten zu können. Absolut alle Stakeholder innerhalb des Unternehmens müssen auf das ausgerichtet sein, was das Management erreichen möchte … sonst könnten die Hindernisse ziemlich groß sein.“
Neben der technischen Unterstützung während des Projektmanagements haben die Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität der Board-Plattform Coca-Cola Europacific Partners dabei geholfen, die neue Lösung effektiv und reibungslos einzuführen. Aus Sicht der Endbenutzer hat die Integration von Board in Excel und das übrige Microsoft Office-Paket – das traditionell in jeder Finanzfunktion eingebettet ist – die Akzeptanz durch die Benutzer noch weiter erleichtert. Darüber hinaus werden Finanzanwendungen nun direkt vom Finanzteam selbst gepflegt, unabhängig von der IT-Abteilung.
Die in Board integrierte Workflow-Funktionalität hat die Transparenz für die Mitarbeiter und Führungskräfte von Coca-Cola Europacific Partners sowohl auf Länderebene als auch auf der Ebene von Europacific insgesamt verbessert. Auf derselben Plattform kann das Unternehmen nun alle Produktionsstätten, Lager, Logistikprozesse und den Betrieb von Kühlgetränken für jedes einzelne Land überwachen. Auf derselben Plattform kann das Managementteam den Fortschrittsbericht aller Pläne und Prognosen aus allen Europacific-Ländern kontrollieren. Diese effektive Kombination aus Detailansicht und Gesamtüberblick führt zu einer besseren Akzeptanz bei den Anwendern und entspricht dem Bedürfnis des Managementteams, die Aktivitäten der Belegschaft genau im Auge zu behalten.
Auch die Mitarbeiter des Unternehmens schätzen die technische Leistungsfähigkeit von Board, beispielsweise die Geschwindigkeit und die Benutzerfreundlichkeit der Cloud-Plattform. Ivan fasst zusammen:
„Wir haben viele zentrale Teams und lokale Teams in den einzelnen Ländern, und jeder erkennt die Vorteile von Board für das Unternehmen. Alle Benutzer sind nun in derselben Plattform integriert. Dank Board können wir den gesamten Planungsumfang abdecken, nicht nur einen Teil davon, nicht nur die monatliche Berichterstattung usw. Absolut jeder Benutzer, der eine Rolle im Planungszyklus hat, arbeitet bereits mit der Board-Plattform. Das ermöglicht uns, die Kommunikation im gesamten Unternehmen zu fördern, sodass wir den Wandel effektiv vorantreiben können.“
