Case Study

NEC Display Solutions Europe GmbH

En el lugar correcto, en el momento adecuado gracias a Board: supervisión global de la cadena de suministro

El productor de pantallas
La sede central europea de NEC Display Solutions Europe GmbH asentada en Múnich, Alemania, es responsable de toda la actividad comercial de la región EMEA, que incluye las áreas de distribución de Europa del Norte, Occidental y del Sur, Europa Central y Europa Oriental y Sudoriental, junto con Oriente Medio y África. NEC Display Solutions utiliza los conocimientos tecnológicos y la tecnología de NEC Corporation, siendo líder mundial en el mercado de productos y soluciones de visualización gracias a la actividad de investigación y desarrollo propia que realiza, que permite ofrecer la más amplia gama de productos del sector. La gama de monitores incluye desde los modelos básicos hasta la serie profesional con LCDs Desktop especiales y “Public Displays” de grandes dimensiones para señalización (“Digital & Retail Signage”). El sector de proyectores ofrece productos para todos los campos de aplicación, desde la versión portátil hasta la versión empresarial, además de productos para un funcionamiento continuo 24 horas (aplicaciones de punto de ventas - PdV) y proyectores de cine digitales. www.nec-display-solutions.com
NEC Corporation es líder como proveedor de soluciones para Internet, red de banda ancha y “Enterprise Business”, capaz de satisfacer los requisitos específicos de una cartera de clientes diversificada y global. Gracias a la integración de su potencial técnico en los ámbitos de la tecnología de la información (TI) y redes, así como al empleo de avanzadas soluciones de materiales semiconductores de NEC Electronic Corporation, NEC propone soluciones personalizadas en los sectores clave de informática, redes y componentes electrónicos. El Grupo empresarial NEC emplea a más de 150.000 colaboradores en todo el mundo. www.nec.com

El desafío
Para un productor y distribuidor como NEC Display Solutions, la planificación global (desde la planificación de cantidades y precios hasta la planificación de los costes estándar para realizar la planificación resultante del margen de beneficios y del volumen de negocios), incluyendo la cadena de suministro (Supply Chain), constituye el principal aspecto crítico para conseguir el éxito de toda la actividad empresarial. En los últimos años se han ido endureciendo cada vez más los requisitos de disponibilidad de los eventuales productos en un mercado competitivo. Para responder adecuadamente a las exigencias del mercado en este dinámico entorno, NEC Display Solutions inició la búsqueda de una solución de planificación y análisis apta para representar y relacionar con flexibilidad los módulos personalizados e integrados (incluida la planificación operativa diaria de las adquisiciones) con usuarios repartidos por el mundo. Excel, la herramienta instalada hasta entonces, aunque por una parte aportaba gran flexibilidad al usuario, también presentaba numerosas desventajas en términos de coherencia de datos, seguridad, colaboración y consolidación de los datos de planificación.
En este sentido, la visión del proyecto PLATO (Planning, Logistics, Analysis, Transparency, Overview) promovía la implantación de una solución de planificación y análisis homogénea e integrada para todo el Grupo. El desafío en este caso era la unificación del análisis, la planificación y la operativa del negocio en el sector de la logística: planificación de compras, distribución de los productos y monitorización del flujo de los productos. Por lo tanto, era necesario tener en cuenta no sólo la compatibilidad de los diferentes procesos de planificación de un equipo internacional con distintas mentalidades (Europa y Japón), sino también la transmisión de un modelo de planificación conjunto a la lógica de una solución de BI (Business Intelligence).
En particular, se definieron los siguientes elementos para alcanzar el objetivo establecido:

  • Integración y estandarización de los procesos de planificación dispares relativos a presupuestación, previsiones (rolling planning) y a la cadena de suministro , incluyendo el sistema de control del presupuesto (BCS -Budget Controlling System)
  • Optimización de la distribución de mercancías y de las existencias en almacénes, la planificación operativa de las adquisiciones y, consecuentemente, la optimización del proceso de ventas
  • Unica versión de la realidad (Single Point of truth): por medio de una gestión de datos centralizada con acceso en tiempo real a todos los datos planificados y efectivos

 

La solución Board
Al principio del proyecto se implementó una minuciosa Prueba de concepto (POC) en la que Board Deutschland GmbH, mediante la solución Board Toolkit, demostraba no sólo su competencias profesionales sino también su capacidad de comprender los requisitos funcionales. Tras realizar un trabajo intensivo de cinco días, Board, junto con DMC, su Partner de muchos años, se impuso a 20 competidores participantes en el proceso. Dado que la herramienta Excel utilizada hasta ese momento presentaba numerosos inconvenientes en términos de coherencia de datos, seguridad, colaboración e integración de los datos de planificación, etc., pero proporcionaba una gran flexibilidad al usuario, los colaboradores implicados en el proyecto en NEC previeron al inicio que deberían llegar a compromisos cuando se convergiera a una solución de BI.
Board permite realizar un análisis global y flexible de los datos de distintos sistemas trasanccionales, que actúan como "proveedores" de datos reales. Estos datos se completan con funcionalidades de planifiación que permiten una planificación dinámica de la actividad a todos los niveles. El centro de la aplicación es la optimización de los esfuerzos de sincronización, gestión coherente y centralizada de los datos y la mejora del proceso para las áreas de ventas, compras y finanzas.
La planificación de las compras se basa en las cifras previstas de toda Europa que se actualizan cada dos semanas, en las existencias en almacén y en las variaciones actuales de las previsiones. Los usuarios en el departamento de compras planifica, para los próximos 6 meses las cantidades que van a adquirirse, incluido el medio de envío y los destinos. La solución permite simular la evolución del inventario durante los 6 meses sucesivos e integrar el resultado en la propia planificación. Para la realización de los cálculos se puede en cuenta la distribución de las existencias entre las regiones, desplazando cronológicamente (de forma automática) los productos hasta la fecha de entrega, el cálculo de la existencia asociada a pedidos abiertos, así como el inventario virtual y la disponibilidad.
Al mismo tiempo que se efectúa la planificación de las compras, en una segunda pantalla los usuarios tienen un resumen de las cantidades solicitadas actualmente para los dos meses siguientes y de la mercancía ya en camino, que se actualiza diariamente. De este modo, la mercancía, tanto la que está en espera como la que viaja de camino, puede distribuirse automáticamente por las regiones.
Adicionalmente, es posible consultar la distribución semanal en diferentes pantallas secundarias. Los gerentes de ventas de Europa puede acceder automáticamente a toda esta información con el fin de garantizar un flujo correcto de la inforamción. Los responsables de planificación son capaces, por ejemplo, de reaccionar de inmediato a los problemas de suministro redistribuyendo o incluso desviando la mercancía a otros almacenes.
Gran parte de los datos reales proviene de SAP/R3. Las listas de entrada del departamento de logística se cargan desde MS Excel. Asimismo se cargan los costes estándar de planificación gestionándose diferentes versiones.

Las ventajas para el cliente
Board soporta todas las funciones principales de planificación a lo largo de la cadena de suministro y del control en toda la organización. Además del control, tanto la dirección como la planificación empresarial son capaces de generar análisis e informes y de ponerlos a disposición de la empresa matriz en Japón.
Gracias a la gestión centralizada de datos, los fallos se reducen al mínimo, reduciendo los gastos en los procesos de “rolling planning”. Se ha implementado una versión con base de datos por lo que no es necesario transferir manualmente los datos de almacenamiento de SAP, las listas de entrada diarias, las cifras previstas ni las cifras de negocios; de este modo se reduce drásticamente el índice de error. Igualmente, en el sistema también pueden introducirse ahora nuevos productos. La gestión centralizada de datos permite incorporar en el forecast la cantidad de pedidos actualmente asignados, además de verificar diariamente las fechas de entrega de la mercancía. Esto permite mejorar la planificación y simplificar la coordinación. De este modo, el vacio de información entre planificación y compras se elimina totalmente hasta el proveedor, que accede asimismo directamente al sistema y confirma las cantidades solicitadas.
La áreas de Dirección y Control de Gestión se benefician de la disponibilidad de información: Los análisis e informes son más ágiles y contienen más información, de modo que el aumento de la transparencia permite mejorar la calidad de la toma de decisiones.
En lo que respecta a la planificación empresarial, se aprecian dos mejoras significativas:

  • Reducción del tiempo y aumento de la calidad: los jefes de ventas acceden constantemente al sistema y pueden cumplir su ciclo de planificación bisemanal de forma más simple e integrada. Dado que los sistemas basados en Excel no se utilizan, se elimina la compleja actividad de elaboración de la planificación (ciclo de vida de nuevos productos) y las tareas de versionado.
  • Simplificación de los procesos de planificación: en el ámbito del proyecto se han reagrupado y adaptado los diferentes procesos de las distintas Divisiones. Todos los usuarios de la planificación acceden al mismo sistema, evitando así que se produzcan incoherencias.

 

También para el sector de cadena de suministro (Supply Chain) existen grandes ventajas: la gestión integrada de datos (previsión, Inventario, planificación de compras y cantidades a entregar) al igual que la sencilla elaboración de informes permiten optimizar los procesos (redistribución y cuellos de botella) y la gestión del inventario.