Creando la asociación perfecta entre operaciones y finanzas en Delos Power

Delos Power es un grupo italiano de gestión de activos y operación y mantenimiento responsable de una cartera de centrales fotovoltaicas. Gestiona todas las plantas de energía solar propiedad de los fondos inmobiliarios reservados cerrados Tages Helios y Tages Helios II, que gestiona Tages Capital, S.G.R., SpA.

Con su equipo altamente especializado, Delos Service, una compañía del Grupo Delos, ha apoyado los fondos de Tages con el rápido crecimiento que han logrado a través de fusiones, adquisiciones y operaciones de refinanciamiento durante los últimos cinco años. Con estos fondos, el grupo ha invertido en sistemas fotovoltaicos por valor de más de 1.000 millones de euros, consiguiendo 405 MW de potencia instalada.

La unificación es el tema común del proyecto Board en Delos Power. Al integrar el área financiera con las actividades operativas de las plantas, se crea un proceso integral, que:

• Abarca la planificación económica y financiera y la elaboración de presupuestos
• Permite realizar informes y análisis utilizando todos los activos de información del grupo, incluido el seguimiento del rendimiento y la productividad de las plantas
• Completa el ciclo de consolidación financiera.

Board se implementó por primera vez en toda el área de control y análisis, creando un punto de verdad único alimentado directamente por el ERP de la compañía. La plataforma Board se ha convertido en una torre de control para las actividades diarias de Delos, donde la información operativa se alinea con los datos contables en tiempo real. Dada la compleja estructura del Grupo Delos, que comprende más de 60 compañías y 174 centrales fotovoltaicas, la compañía necesita una fuente de información capaz de combinar finanzas con operaciones. Los emplazamientos y las compañías de las centrales solares se ordenan de acuerdo con varios criterios (p. ej., cartera de adquisiciones, áreas geográficas, bancos financieros, etc.) para crear múltiples cuentas consolidadas y subconsolidadas:

“Hemos logrado replicar nuestra estructura corporativa claramente en la plataforma Board y hemos obtenido acceso a una herramienta de gestión muy flexible”, explica Marco Sterpi, jefe de Informes, Finanzas y Tesorería. “Cuando adquirimos una nueva planta de energía solar, es fácil actualizar su estructura. Trabajamos directamente en la base de datos de Board e importamos automáticamente la información contable del ERP de la compañía, gracias a la comunicación fluida entre la plataforma de BI y nuestro sistema de gestión empresarial"

Al comparar e integrar los datos de ingresos registrados en las cuentas por el área de finanzas con los datos de ingresos del sistema de monitoreo de la planta propietaria de Delos, desglosados por tipo (ingresos por incentivos, electricidad o garantías de origen), se ve la efectividad de los procesos unificados de analíticas y reporting:

“Gracias a Board, hemos logrado una sinergia rápida e inteligente entre Control de Gestión y el Área de Operaciones, ya que nos ofrece información de mayor calidad, validación segura de dicha información y datos consistentes en toda la organización. También estamos minimizando el uso de hojas de cálculo y reduciendo considerablemente el margen de error” observa Massimo Travella.

La calidad de los datos proporciona una base sólida para crear informes y análisis, en particular, análisis de costes para períodos específicos, compañías y el libro mayor contable, tanto a nivel general como detallado. También considera las variaciones entre el año actual y el año anterior mientras monitorea constantemente la diferencia entre el valor presupuestario y el valor real. Como señala Marco Sterpi:

“Las funciones de Board nos permiten tener una visión general de nuestros activos de información, por lo que luego podemos enfocarnos en diferentes niveles de granularidad, de acuerdo con nuestras necesidades. Por ejemplo, podemos ver una sola cartera o cada compañía que pertenece a esa cartera, hasta una central fotovoltaica individual”

Delos también ha utilizado Board para construir una aplicación de análisis de costes gráfica e intuitiva, de forma que se pueda identificar el porcentaje del coste total y los presupuestos correspondientes de cada elemento de coste, unidad de negocio o cuentas de la compañía.

“La introducción de estas nuevas aplicaciones de Board nos ha ahorrado una gran cantidad de tiempo porque, anteriormente, solíamos tardar muchísimo en preparar los datos antes de hacer el análisis real. Solíamos tener que descargar alrededor de 60 balances de prueba (uno para cada compañía), uno a uno desde el ERP, y luego importarlos a hojas de cálculo y unirlos con tablas dinámicas. Antes de adoptar la solución de Board, solía llevarnos varios días preparar los archivos antes de poder empezar a analizar los datos!” recuerda Marco Sterpi.

Delos también utiliza aplicaciones creadas con Board a nivel de control, incluido el análisis de transacciones entre compañías (comparativa de IC) mediante capacidades avanzadas de desglose. Para ello, Delos ha agrupado las cuentas del libro mayor contable de compañías vinculadas en función de criterios específicos: desde la financiación entre la matriz y sus filiales hasta la prestación de servicios o consolidación fiscal. 

Marco Sterpi recalca:

“Aquí, en Delos, nuestra estructura organizativa es muy compleja y estratificada, por lo que generamos transacciones entre compañías, tanto económicas como de capital, que deben administrarse de una manera igualmente compleja y exigente. Con Board, asignamos una “etiqueta” a cada cuenta del libro mayor contable de las compañías vinculadas de acuerdo con la naturaleza de la cuenta en cuestión, creando así agrupaciones específicas. Esto hace que todo sea mucho más fácil y cómodo de administrar para el usuario, gracias a funciones de selección claras e intuitivas, y acelera el rendimiento de este importante proceso de control”

Planificación colaborativa: finanzas y operaciones en un único entorno de gestión del rendimiento

El entorno de BI en la plataforma Board se integra con el proceso de planificación financiera de Delos. La base de datos que alimenta el proceso de planificación es la misma que se utiliza para efectuar los análisis y generar los informes. Esto significa que la Oficina de Finanzas de Delos se alinea completamente con las operaciones, no solo en términos de inteligencia comercial, sino también en cada etapa del presupuesto financiero

“La inicialización del presupuesto con la solución de Board nos permite cargar información de los datos contables finales o presupuestos anteriores para cada elemento de coste. Esto significa que podemos crear varias versiones presupuestarias según nuestras necesidades comerciales sin tener que sumergirnos en montones de hojas de cálculo independientes” añade Marco Sterpi.

Los equipos de planificación y control económico-financiero de Delos ahora pueden colaborar en tiempo real con los equipos operativos son ventajosos, dada la necesidad de adaptarse a los cambios y variaciones que se ven en los sistemas fotovoltaicos. Como explica Marco Sterpi:

“La unificación que nos proporciona Board, tanto entre planificación y análisis como entre áreas financieras y no financieras, nos facilita la gestión de cambios. Por ejemplo, podemos evaluar la cartera individual y organizar el presupuesto por cuenta del libro mayor contable, unidad de informes individual, proveedor o planta individual. También podemos crear un flujo de trabajo por tipo de cartera para efectuar un seguimiento de cada etapa de planificación en un proceso interactivo y colaborativo.”

Comunicación inteligente entre el sistema de monitoreo y la plataforma de toma de decisiones

El área de finanzas está completamente integrada y sinergizada con el control de operaciones y gestión gracias a la capacidad de Board para interactuar de forma inteligente con el sistema propietario que Delos utiliza para monitorear las plantas de energía solar. Este sistema de monitoreo recopila una amplio rango de información de los diferentes componentes de los sistemas de energía fotovoltaica, como el tamaño del emplazamiento, cuántos inversores hay y la cantidad de gabinetes de campo.

“¡Hay un total de alrededor de 7 mil millones de registros! Board solo recopila los datos necesarios para informes y análisis operativos y para la planificación y presupuestación económica y financiera. Esta interacción nos brinda una estandarización e industrialización completa de los procesos de BI y Corporate Performance Management, lo que nos permite verificar, en tiempo real, si la información financiera registrada en las cuentas coincide con la información operativa registrada por la planta de energía solar. Además, los ingresos importados a Board se pueden utilizar automáticamente en análisis What-If gracias a las capacidades de simulación y modelado de negocios de la plataforma”, explica Marco Sterpi. “Varios paneles representan la interacción entre finanzas y operaciones, incluidos paneles que nos muestran la mejor y la peor planta de energía solar en términos de producción y rentabilidad en comparación con el presupuesto y el año anterior. Se llevan a cabo evaluaciones similares analizando la radiación solar media por zona geográfica.”

Guiando la consolidación financiera

Tras completar el proceso de planificación y análisis, Delos utiliza la solución de Consolidación Financiera desarrollada con Board para crear cuentas consolidadas a nivel de cartera individual y subtenencia. Esto también incorpora la generación de los estados financieros consolidados de todo el grupo.

Después de importar datos directamente de los registros contables (el ERP de la compañía), el proceso de consolidación financiera se integra con los registros de gestión relevantes. La siguiente etapa, la conciliación de partidas entre compañías, está estrictamente limitada a las empresas cuya contabilidad no administra Delos directamente. Esto se debe a que las transacciones intercompañía de las empresas internas son verificadas diariamente por el control de gestión utilizando la aplicación Board para efectuar verificaciones de conciliaciones por adelantado y reglas de eliminación específicas en ciertas cuentas.

“El directorio también nos permite analizar, en el mismo entorno donde se implementa el proceso de consolidación, las relaciones entre las compañías de nuestro grupo. Por ejemplo, podemos observar el desglose de las cuentas comerciales o financieras positivas y negativas de una o más compañías” añade Marco Sterpi.

Después de entrar (en la fase de ajuste subsecuente) cualquier registro de gestión que esté fuera del alcance de los utilizados para la consolidación estándar, se inicia el procedimiento de consolidación real. Finaliza con la generación de cuentas consolidadas y subconsolidadas e informes relacionados.

Para la transparencia de estos datos clave, es vital poder ver cada paso del proceso de consolidación (como la carga, el método de eliminación, los principios contables, etc.).La solución Board Financial Consolidation gestiona toda la fase de divulgación, basándose en la recopilación y aprobación de las distintas partes de los estados financieros que componen la documentación requerida.

“Board hace que estos procedimientos sean mucho más fáciles para sus usuarios finales en el equipo de finanzas al darles acceso a las funciones del software en forma de autoservicio con total autonomía.” concluye Marco Sterpi.