Die regionale Zentrale für die EMEA-Region von Olympus stand vor der Herausforderung, eine hochkomplexe Planungslandschaft zukunftsfähig aufzustellen. Die frühe strategische Entscheidung für Board legte den Grundstein für Digital Finance. Schrittweise wurde die Finanzplanung zum Kern eines modularen Ausbaupfads, der Transparenz erhöhte, manuelle Aufwände reduzierte und die Steuerungsfähigkeit des Unternehmens verbesserte.
In enger Zusammenarbeit mit Board-Partner celver entwickelte die Olympus Europa SE & Co. KG die Lösung kontinuierlich weiter. So etabliert das Unternehmen abgestimmte Planung als nachhaltigen, lernenden Prozess.
Warum diese Geschichte relevant ist
- Zeigt, wie eine gute Plattformentscheidung langfristige Skalierbarkeit in der Unternehmensplanung ermöglicht.
- Verdeutlicht den Weg von fragmentierten Excel-Prozessen hin zu abgestimmter Unternehmensplanung.
- Belegt, wie der Finanzbereich die Grundlage für Digital Finance und bereichsübergreifende Steuerung legt.
- Demonstriert, wie modulare Ausbaupfade Planung zukunftssicher machen.
- Liefert ein reales Beispiel dafür, wie Planung als kontinuierlicher, lernender Prozess etabliert werden kann.
Das Unternehmen
Olympus Europa ist die Zentrale für die Region Europa, den Mittleren Osten und Afrika (EMEA) des japanischen Mutterkonzerns. Als globales Medizintechnikunternehmen arbeitet Olympus eng mit Experten im Gesundheitswesen zusammen, um innovative Lösungen und Dienstleistungen für die Früherkennung, Diagnose und minimalinvasive Behandlung von Erkrankungen bereitzustellen. Olympus will damit den Behandlungsstandard bestimmter Krankheitsbilder erhöhen und die medizinischen Ergebnisse für Patienten verbessern.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Finanzplanung eignet sich als stabiler Einstiegspunkt für abgestimmte Unternehmensplanung.
- Ein solides Datenmodell ist entscheidend für Skalierbarkeit und spätere Erweiterungen.
- Modulare Ausbaupfade reduzieren Komplexität und erhöhen Akzeptanz in den Fachbereichen.
- Nähe zu bestehenden Arbeitsweisen erleichtert Change und beschleunigt Akzeptanz und Nutzung.
Frank Griese
Wir haben 2015 eine strategische Entscheidung für eine Planungsplattform getroffen. Das hat sich im Laufe der Jahre ausgezahlt. Wir können immer weitere Module hinzufügen und sofort von bestehenden Datenmodellen und Datensätzen profitieren.
Herausforderung – Hohe Komplexität und wachsende Anforderungen
Die Planungslandschaft bei Olympus EMEA war bereits im Jahr 2015 geprägt von hoher organisatorischer und datenbezogener Komplexität. Die regionale Zentrale für EMEA muss zahlreiche Länder, Planungsebenen und Funktionen in einem gemeinsamen Prozess zusammenführen – bei gleichzeitig engen Vorgaben durch den Konzern.
Historisch basierte die Planung auf Excel- und Access-Strukturen. Pro Land existierten zahlreiche Dateien und Versionen, deren Zusammenführung mit hohem manuellem Aufwand verbunden war. Kurzfristige Anpassungen, Top-down-Vorgaben und Versionierungen führten zu zusätzlicher Belastung in der Zentrale und erhöhten die Fehleranfälligkeit.
Mit steigenden Anforderungen des Mutterkonzerns und der Einführung eines neuen ERP-Systems wuchs das Datenvolumen beständig. Die bestehenden Werkzeuge stießen an ihre Grenzen: Transparenz über den aktuellen Planungsstand war eingeschränkt, Abstimmungen über Länder und Ebenen hinweg aufwendig, und Planung band über Wochen hinweg erhebliche Ressourcen.
Gleichzeitig gewann Planung zunehmend an Bedeutung als zentrales Steuerungsinstrument – nicht nur für Finance, sondern für die unternehmensweite Koordination über Regionen und Funktionen hinweg. Damit entstand der Bedarf nach einer skalierbaren und konsistenten Planungsplattform.
Lösung – Skalierbare Plattform für abgestimmte Planung
Olympus entschied sich früh für Board als Planungsplattform, um Planung schrittweise aus isolierten Einzelprozessen herauszuführen und als unternehmensweiten Steuerungsprozess zu etablieren.
Neben der Leistungsfähigkeit und Flexibilität von Board, die unkompliziert eine individuelle und selbstständige Anpassung der Funktionen ermöglicht, waren die große Projekterfahrung von celver (Anmerkung: damals noch SDG) und dessen umfangreiches Planungs- und Prozess-Know-how entscheidend für die Auswahl.
Die enge Partnerschaft mit celver bei Implementierung und Weiterentwicklung trug maßgeblich dazu bei, eine fachlich tragfähige und technisch skalierbare Planungsarchitektur aufzubauen. Das Projektteam setzte dabei bewusst auf einen modularen Ausbaupfad, der ständig an die Anforderungen angepasst werden konnte.
„Nach Feinspezifikation und Prozessmodellierung haben wir ein umfassendes System für die GuV-, Bilanz- und Investitionsplanung umgesetzt. Bereits nach der Installation der Finanzplanung zeigten sich die Vorteile der Lösung. So können rund 100 Division-Controller deutlich effizienter die Planung durchführen”, erinnert sich Dennis Stahl, Business Unit Lead CFO von celver.
Finanzplanung als Kernfunktion
Ausgangspunkt bildete die Finanzplanung. GuV-, Bilanz- und Investitionsplanung wurden in Board miteinander verknüpft und workflow-gestützt abgebildet. Planungsschritte lassen sich strukturieren, einfrieren und konsistent weiterverarbeiten – von der Initialisierung bis zur Übergabe an nachgelagerte Prozesse.
„Unsere Finanzplanung zieht sich über mehr als ein halbes Jahr. Wir starten mit Bottom-up-Planung, bekommen Top-down-Targets und haben danach mehrere Revisionsschleifen. Es kommt immer darauf an, ob irgendwelche globalen Ereignisse dazu führen, dass sich etwas ändert“, erzählt Frank Griese, verantwortlich für den laufenden Betrieb der Board-Lösung.
Board unterstützt den gesamten Planungsprozess dabei mit einem mehrstufigen Zusammenspiel aus Bottom-up-Planung, Top-down-Vorgaben und iterativen Anpassungen.
Die Plattform führt die verschiedenen Teilprozesse der Finanzplanung zu einer ganzheitlichen Sicht zusammen. Ergebnis- und Kostenplanung, Investitionen und Abschreibungen sowie Bilanz- und Liquiditätsentwicklung greifen über abgestimmte Planungslogiken ineinander. Dadurch werden finanzielle Auswirkungen und Abhängigkeiten transparent und schaffen eine belastbare Grundlage für fundierte Entscheidungen und eine vorausschauende Unternehmenssteuerung.
Nahtlose Anbindung eigenständiger Fachplanungen
Auf Basis der Finanzplanung wurde die Lösung schrittweise um weitere Planungsbereiche erweitert. HR-/Headcount-Planung, Kostenstellen- sowie Investitionsplanung bilden ihre spezifischen Anforderungen und Prozesse separat ab, bleibt jedoch eng mit den Finanzstrukturen verzahnt. Personelle Veränderungen fließen unmittelbar in die finanziellen Planungen ein und werden automatisch in GuV und Bilanz berücksichtigt.
„Damit wurde Planung von einer rein finanziellen Disziplin zu einem abgestimmten, funktionsübergreifenden Prozess weiterentwickelt“, erklärt Frank Griese.
Transparenz, Simulation und Zusammenarbeit
Ein zentrales Merkmal der Lösung ist die Transparenz über Szenarien, Planungsstände und Auswirkungen. Anwender können unterschiedliche Szenarien analysieren, Saisonalitäten abbilden und Simulationen durchführen, ohne auf externe Dateien oder manuelle Berechnungen angewiesen zu sein.
Die gemeinsame Datenbasis ermöglicht es Controllern auf Landes-, Regional- und Zentralebene, gleichzeitig mit denselben Zahlen zu arbeiten und Abstimmungen direkt auf den Daten durchzuführen.
„Wir können Board super für interaktive Allokationsprozesse nutzen. Was früher in Excel zu Zirkelbezügen geführt hat, ist in Board kein Problem. Wir können Allokationen interaktiv und nachvollziehbar abbilden“, freut sich Frank Griese.
Iterativer Ausbau statt statischer Lösung
Neue Anforderungen, veränderte Geschäftsmodelle oder zusätzliche Planungsbereiche lassen sich in Board kontinuierlich weiterentwickeln und schrittweise integrieren.
„Die Applikation ist niemals fertig. Man lernt im Prozess immer dazu und hinterfragt, ob der aktuelle Prozess noch der richtige ist. Die Flexibilität von Board ermöglicht es uns, die Planungsprozesse immer auf dem neuesten Stand zu halten“, sagt Frank Griese.
Dabei verweist Frank Griese auch auf neue Board-Features wie Flexgrid, die Olympus eingeführt hat: „Viele Planer, auch gerade im Finanzbereich, kommen aus der Excel-Welt und kennen sich damit sehr gut aus. Mit Flexgrid holen wir die Kollegen dort ab und erleichtern ihnen damit den Wechsel zu Board. Denn ich habe gleiche Funktionen wie z.B. die Pivot-Funktion, nutze aber die Daten und Datenmodelle, die zentral in Board vorgehalten sind. Das erhöht die Akzeptanz für Board ganz erheblich.“
Dennis Stahl
Der Schritt weg von isolierten Excel Silos hin zu einer Planungsplattform hat bei Olympus einen echten Unterschied gemacht: Planung ist heute kein Abstimmungs-Marathon mehr, sondern ein transparenter, gemeinsamer Steuerungsprozess.
Nutzen – Höhere Transparenz und bessere Steuerung
„Wir haben 2015 eine strategische Entscheidung für eine Planungsplattform getroffen. Das hat sich im Laufe der Jahre ausgezahlt. Wir können immer weitere Module hinzufügen und sofort von bestehenden Datenmodellen und Datensätzen profitieren“, sagt Frank Griese.
Der Einsatz der Board-Plattform hat bei Olympus spürbare Wirkungen entlang des gesamten Planungsprozesses erzielt:
- Deutlich geringerer manueller Aufwand – Zentrale Schritte wie Initialisierung, Berechnung und Zusammenführung erfolgen automatisiert. Manuelle Tätigkeiten, Kopierprozesse und Abstimmungsaufwände wurden spürbar reduziert. „Die Initialisierung war früher ein großer manueller Aufwand, bei dem auch Kopierfehler auftreten konnten. Heute entfällt diese Fehlerquelle und der Zeitaufwand reduziert sich enorm“, erklärt Frank Griese.
- Einheitlicher und transparenter Planungsstand – Planungsfortschritte, Versionen und Szenarien sind jederzeit nachvollziehbar. Beteiligte arbeiten mit einem konsistenten Datenstand über Länder, Regionen und Ebenen hinweg.
- Höhere Konsistenz zwischen GuV, Bilanz und Investitionen – Durch die systemische Verknüpfung der Teilpläne wirken Änderungen automatisch über alle relevanten Bereiche. Medienbrüche und nachträgliche Korrekturen werden deutlich reduziert.
- Bessere Steuerungsfähigkeit bei Änderungen und Revisionen – Mehrere Revisionsschleifen, Top-down-Vorgaben und Anpassungen lassen sich strukturiert abbilden, ohne bestehende Planungen manuell neu aufzubauen.
Gerüstet für die Zukunft
Olympus blickt auch auf die aktuellen Weiterentwicklungen von Board und den zukünftigen Einsatz Board-spezifischer KI-Agenten.
„Ich habe schon konkrete Einsatz-Szenarien im Kopf, wo uns die KI ganz sicher weiterbringt. Und mit celver haben wir einen verlässlichen Partner, der uns bei der Umsetzung mit seinem Know-how zur Seite steht“, freut sich Frank Griese.
Fazit
Die Case Study von Olympus zeigt, wie eine frühe strategische Entscheidung für eine Planungsplattform langfristige Wirkung entfalten kann. Statt Planung isoliert zu optimieren, wurde eine skalierbare Grundlage geschaffen, auf der sich Enterprise Planning und Digital Finance schrittweise entwickeln lassen.
Mit Board konnte Olympus Planung von einem manuellen, fragmentierten Prozess zu einem konsistenten Steuerungsinstrument weiterentwickeln – abgestimmt über Länder, Funktionen und Planungsebenen hinweg. Der modulare Ansatz ermöglichte es, mit der Finanzplanung zu starten und die Lösung kontinuierlich an neue Anforderungen anzupassen, ohne bestehende Strukturen zu destabilisieren.
Nachhaltige Planungslösungen entstehen nicht durch einmalige Systemwechsel, sondern durch tragfähige Architekturentscheidungen, iterative Weiterentwicklung und die konsequente Einbindung der Fachbereiche. Genau darin liegt der langfristige Wert einer modernen Planungsplattform: Sie bildet die Grundlage für aufeinander abgestimmte Unternehmensentscheidungen.
