Case Study

Polo - Case Study

Eine Planung, die trotz Automatisierung die notwendige Flexibilität bietet, Erfahrungen und zu erwartende Ereignisse einfließen zu lassen


Das Unternehmen

Mit Sitz in Jüchen bei Düsseldorf zählt die POLO Motorrad und Sportswear GmbH zu den führenden Anbietern von Motorradbekleidung, -zubehör und -technik. Seit über 40 Jahren am Markt, vertreibt das Unternehmen über 60.000 Artikel in mehr als 90 Shops, im Webshop, per Versandhandel sowie über eine Tochtergesellschaft in der Schweiz.

Die Aufgabenstellung

Um den Erfolg des Unternehmens konsequent zu sichern, entschied sich POLO, eine integrierte Planungslösung zu realisieren. Mit der Applikationsumsetzung wünschte POLO die Optimierung des bisherigen Planungsansatzes und der Planungslogik durch die Board-Implementierungspartner SDG. Damit verbunden war der Wunsch nach einem höheren Detaillierungsgrad, einer stärkeren Transparenz, Steigerung der Bestellvorschlags-Treffsicherheit durch Berücksichtigung weiterer Parameter sowie einer erheblichen Performance-Steigerung. Zusätzlich sollte die Applikation unternehmensweit integriert werden.

Die Lösung

Der heutige Planungsansatz umfasst eine jährliche Absatz- und Umsatzplanung für das komplette Sortiment sowie einen anschließenden automatischen rollierenden Forecast. Abgebildet wurde dies in der Entscheidungsfindungsplattform von Board, die Business Intelligence, Corporate Performance Management und Advanced Analytics nahtlos vereint.

Ein dynamischer Workflow in Board stellt sicher, dass jeder Planer zu jeder Zeit weiß, was wann geplant werden muss.

Im ersten Schritt erfolgt eine voll automatisierte Planungseröffnung, in der für rund 98% aller Artikel ein Planabsatzvorschlag je Artikel, Monat und Land ermittelt wird. Neue Artikel werden über ein komplexes Clustering oder wahlweise über eine Hochrechnung bewertet. Planvorschläge für Bestandsartikel hingegen werden unter Berücksichtigung von Trends, vergangener und zukünftiger Verfügbarkeiten, Verkaufsaktionen etc. ermittelt.

Nach der Initialisierung erfolgt die erste Bewertung der Planer hinsichtlich Plan-Umsätze, -Margen, -Roherträge, -Wareneinsätze, - Lagerumschlagsgeschwindigkeit (LUG), - Gross Margin Return on Investment (GM ROI) wahlweise je Artikel oder hochaggregiert bis zur Marke, Produktgruppe, Warengruppe, etc.

„So komfortabel, effizient und zuverlässig eine automatisierte Planung ist, so unerlässlich ist das Wissen über besondere Ereignisse und die hierfür notwendige Flexibilität“,

meint Oliver Weichselsdorfer, Leiter Warensteuerung, MaWi-Controlling & BI-Architektur bei POLO. Bei Bedarf kann der Sortimentsplaner daher wahlweise Produkte, Styles, Artikel oder ganze Marken mit neuen Wachstumsraten versehen und den selektierten Bereich als geplant markieren. So ist für alle Prozessbeteiligten zu jeder Zeit ersichtlich, was bereits durch wen geplant wurde. Damit haben die Sortimentsplaner jederzeit die Möglichkeit, eigene Erfahrungen und Kenntnisse über künftige Einflussfaktoren einfließen zu lassen, sofern dies notwendig ist.

Ein separater dynamischer Validierungsbereich in Board überwacht die laufende Planung und schlägt Alarm z. B. bei Über-/Unterplanungen, Margengrenzen, fehlenden oder falschen Parametern etc.

Nach erfolgreicher Validierung sowie Freigabe der Planung erfolgt eine automatisierte Initialisierung der gesamten Planung je Artikel, Tag und Land, woraus sich wiederum beispielsweise eine Wareneingangsplanung je Produktgruppe, eine Budgetplanung je Lieferant, etc. ableiten lässt.

Zeitgleich fließen alle planungsrelevanten Artikel in den tagesaktuellen rollierenden Forecast ein. Dieser bildet die Grundlage für die Bedarfsplanung konkretisiert in Form von täglichen Bestellvorschlägen für das gesamte Sortiment. Hier berücksichtigt die hinterlegte Rechenlogik die optimale Bestellmenge, Mindestbestellmenge, Lieferzeit, Sicherheitspuffer, Mindestbestand und Restbedarf.

Berechnet wird nicht nur der nächste Bestelltermin, sondern iterativ sämtliche Bestellzeitpunkte und -mengen bis zum Ende des Planungszeitraums. Auf dieser Basis lassen sich die Auswirkungen auf die Liquidität realitätsnah prognostizieren. Dem Einkäufer werden die zu bestellenden Artikel mit allen relevanten Informationen tagesaktuell angezeigt. (Siehe Abb.)

Zusätzlich prüft Board, ob eine Artikelgröße innerhalb des Styles den Mindestbestand erreichen wird und, ob diese Größe eine Bestellung für den entsprechenden Style auslösen darf. Ist dies der Fall, wird die Bestellung dieses Artikels ebenso wie die Bestellung der übrigen zugehörigen Artikel angeboten. Bemerkenswert ist, dass sich der Bestellvorschlag der einzelnen Artikelgrößen innerhalb des Styles an der optimalen Größenverteilung gemäß des zugeordneten Clusters orientiert.

Neben der Planung implementierten die SDG-Berater auch ein umfassendes Reporting. Dazu gehören klassische Umsatz-, Absatz-, Standort-, Produktanalysen ebenso wie ein monetäres und mengenbasiertes Aktionsreporting. Darüber hinaus nutzt POLO ergänzend Preis-Mengen-Effekt-Analysen zur Identifikation der Einflussfaktoren von Absatz und Preis. Außerdem ist eine Bestandsanalyse für einzelne Aktionen (z. B. Werbeflyer) über einen bestimmten Zeitraum integriert. Damit hat POLO große Transparenz über die Entwicklung von Bestandswerten kampagnenrelevanter Artikel.

Darüber hinaus sind weitere Ausbaustufen geplant. Dazu gehört eine Cashflow-Planung für die Finanzbuchhaltung sowie die jährliche Absatz-/ Umsatzplanung im Gegenstromverfahren.

Aktuell nutzen 50 User – vom CFO bis zum Sachbearbeiter – die Board-Lösung. Weitere werden mittelfristig hinzukommen. So wird mit der Integration der Finanzbuchhaltung und der Geschäftsplanung der bisherige Nutzerkreis aus Einkauf/Sortimentsplanung, Logistik/Vertrieb/ Disposition, Marketing und Produktentwicklung ergänzt.

Der Kundennutzen

Die tagesaktuellen Bestellvorschläge basierend auf dem rollierenden Forecast sorgen heute für optimale Bestände, und das bei gleichzeitiger Sicherstellung bedarfsgerechter Verfügbarkeiten bis auf Shop-Ebene. Zusätzlich sind die Bestellvorschläge eine wichtige Eingangsgröße innerhalb des Einkaufsprozesses.

„Dank der Forecasting-Grundlage sowie den daraus resultierenden Bestellvorschlägen können wir unseren Lieferanten zu jeder Zeit einen verlässlichen Forecast zur Verfügung stellen. Und obwohl die Anzahl der Artikel in unseren Sortimenten in den vergangenen Jahren enorm gestiegen sind, ist eine personelle Aufstockung nicht notwendig“,

erklärt Ingo Junge, Leiter der Abteilung Disposition. Tatsächlich verwalten gerade mal vier Polo-Mitarbeiter in der Disposition die rund 65.000 Artikel über ca. 250 Lieferanten weltweit – von der Bedarfsermittlung bis hin zur Verarbeitung von Auftragsbestätigungen.

„Board hat zu einem neuen Prozessdenken geführt, daher bestellen wir heute wesentlich effizienter und wirtschaftlicher“,

sagt Ingo Junge. Die permanente Transparenz hinsichtlich der Bestände und Bedarfe trägt maßgeblich zu einer optimalen Verteilung der Artikel auf die einzelnen Shops und das Zentrallager bei.

„Weniger Abverkaufsartikel, Restbestände oder Lagerhüter und minimierte Fehlmengen reduzieren unnötige Kosten und setzen zusätzlich liquide Mittel frei. Hier konnten wir bereits erheblich Kapital gewinnen“,

so Oliver Weichselsdorfer. Neben dem Faktor Kostensenkung ermöglicht das Wissen um den zu erwartenden Bedarf das langfristige sogenannte „Einlasten“ von Bestellungen. Dabei wird gewährleistet, dass der Lieferant Kapazitäten zu dem von POLO gewünschten Zeitpunkt bereitstellt und die Ware fristgerecht liefert.

So sichert POLO die eigene Lieferfähigkeit, es entstehen keine Umsatzverluste und der Kunde ist zufrieden.