Case Study

Olympus

Gestochen scharf: Der Planungsprozess bei Olympus

Das Unternehmen

Olympus Europa ist die Zentrale für die Region Europa, den Mittleren Osten und Afrika (EMEA) des japanischen Mutterkonzerns. Als weltweit führender Hersteller optischer und digitaler Präzisionstechnologie entwickelt und vermarktet Olympus innovative Medizintechnik, Digitalkameras sowie Lösungen für Wissenschaft und Industrie.


Die Herausforderung

Die Finanzplanung in einem weltweit agierenden Konzern ist eine komplexe Herausforderung. So müssen bei Olympus die einzelnen Ländergesellschaften mehrmals im Jahr eine GuV- und Bilanzplanung durchführen. Diese wird von regionalen Controllern, etwa für den deutschsprachigen Raum, geprüft und von der Kontinentaltochter, in diesem Fall Olympus Europa, konsolidiert. Allerdings entstand durch die wachsenden Anforderungen an den Planungsprozess durch den Mutterkonzern ein sehr großer Aufwand bei der Versionierung und kurzfristige Änderungen sowie Top-Down-Vorgaben ließen sich nur schwer abbilden. Zudem kamen häufig Änderungen nach dem Abgabetermin, so dass während der mehrwöchigen Planung mehrere Mitarbeiter in der Zentrale einen Großteil ihrer Zeit zur Vorbereitung und Zusammenführung der Planung benötigten.

 

„Neben diesem hohen manuellen Aufwand und der entsprechenden Fehleranfälligkeit aufgrund der Komplexität gab es ein weiteres Problem: Da die Excel-Dateien im Laufe der Zeit immer größer wurden, bis zu mehrere hundert MB, ließen sie sich kaum bearbeiten“, so Matthias Ola, Head of Corporate Controlling bei Olympus Europa SE & Co. KG. „Zudem ging die Übersichtlichkeit verloren, weil alleine 30 bis 50 Reiter pro Land existierten. Gab zum Beispiel die Zentrale eine Umsatzsteigerung von 5 Prozent vor, mussten die Ländergesellschaften die entsprechenden Änderungen auf der untersten Ebene durchführen, damit sich in der Summe dieser Wert ergab.“


Die Lösung

Entsprechend war Olympus Europa auf der Suche nach einer Lösung zur systemischen Unterstützung des Planungsprozesses. Dabei sollte das neue Planungstool nicht nur die Finanzplanung unterstützen, sondern auch in anderen Fachbereichen einsetzbar sein.

 

„Im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens setzte sich die Gesamtlösung der SDG consulting AG auf Basis der flexiblen Software-Plattform von Board durch“, erklärt Daniel Zillmann, Projektleiter. „Fachabteilung, zentrales Controlling und IT haben den POC gemeinsam durchgeführt und die Entscheidung übereinstimmend getroffen. Dabei waren vor allem die große Projekterfahrung von SDG, dessen umfangreiches Planungs- und Prozess-Know-how sowie die individuellen, flexiblen und selbstständigen Anpassungen der Funktionen entscheidend bei der Auswahl.“


Nach Feinspezifikation und Prozessmodellierung setzten die Planungsspezialisten von SDG ein umfassendes System für die GuV-, Bilanz- und Investitionsplanung um. Kurz darauf folgte die Einführung einer Lösung basierend auf Board zur Marketingplanung. Bereits nach der Installation der Finanzplanung zeigten sich die Vorteile der Lösung. So können rund 100 Division-Controller deutlich effizienter die Planung durchführen. Die Kollegen in der Europa-Zentrale unterstützen dabei weiterhin, indem sie die entsprechenden Ist-Zahlen sowie einen Vorschlagswert für den Forecast über Automatismen initialisieren.
 

„In der Vergangenheit erforderte die Initialisierung einen großen manuellen Aufwand, bei dem Kopierfehler auftreten konnten. Durch den neuen Prozess für die Initialisierung entfällt diese Fehlerquelle“, erläutert Thorben Sychla, Board Administrator. „Die Kollegen in den Ländern können diese Zahlen jetzt auch top-down anpassen. Das bedeutet, sie ändern etwa den Umsatz für das ganze Land und anschließend werden die Supply-Chain-Kosten automatisch berechnet.“

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Statusangabe. Da bislang die europäischen Controller nicht wussten, ob es sich bei der auf dem Laufwerk abgelegten Datei um einen Zwischenstand oder die finale Liste handelt, hat SDG für die Board-Plattform einen eigenen Workflow-Prozess erstellt. So lässt sich die gesamte Planung nun zu einem bestimmten Zeitpunkt einfrieren, so dass keine nachträglichen Änderungen mehr möglich sind. Hierdurch ist die Termintreue sichergestellt.


Kundennutzen
 

„Die neue Gesamtlösung von SDG und Board hat zu einer höheren Automatisierung und einem größeren Detaillierungsgrad im Planungsprozess bei Olympus Europa geführt“, erklärt Matthias Ola. „Viele Schritte laufen nun automatisiert ab, so dass keine manuelle Zusammenführung der Daten mehr nötig ist. Falls Anpassungen im Prozess notwendig sind oder besondere Anpassungswünsche aus den Fachbereichen kommen, können wir diese weitestgehend selbstständig und schnell umsetzen.“


Dabei kommen auch Importlösungen für Vorsysteme zum Einsatz. Zum Beispiel werden die Daten der Personalkostenplanung, die von der HR-Abteilung erstellt wird, über eine CSV-Datei importiert. Neben einer automatischen Währungsumrechnung lassen sich nun auch allgemeine Kosten, etwa für die IT, auf die einzelnen Abteilungen umlegen. Da ein Großteil der Bilanz automatisch errechnet wird, erstellen die Länder nun eine umfassende Bilanzplanung in wenigen Schritten aus der GuV. Ferner müssen nur noch die Investitionen eingegeben werden. Die daraus resultierenden Abschreibungen werden berechnet und alle Werte fließen in die GuV und Bilanz.


„Wenn die zuständigen Kollegen für Land, Region und Kontinent gemeinsam Daten besprechen wollten, mussten sie bislang Auszüge der Excel-Datei versenden“, ergänzt Matthias Ola. „Nun können sie gleichzeitig die detaillierten Daten in Board einsehen, so dass die Zusammenarbeit einfacher geworden ist und jeder Beteiligte den gleichen Planungsstand über alle Dimensionen hat.“


Automatische Berechnungen, ein höherer Detaillierungsgrad und die Flexibilität der Board-Plattform: Aufgrund dieser Vorteile hat sich Olympus entschlossen, das System weiter auszubauen und es in Zukunft auch für die Supply Chain- und Vertriebsplanung einzusetzen.