Gigaset wollte die komplexe, SAP-dominierte Planungs- und Reporting-Landschaft durch einen flexibleren, schlankeren Planungs- und Analyseansatz ersetzen. Das Unternehmen entschied sich für die Intelligente Planungsplattform von Board, um mehr Flexibilität und Transparenz in den Bereichen Finanzen, Vertrieb, Logistik, Material- und Produktmanagement, Transport und Fertigung zu erreichen. Heute ist Gigaset auch bei Einschränkungen in der Materialverfügbarkeit z. B. von Mikrochips schnell in der Lage, die Produktion mit den Engpässen in der Lieferkette in Einklang zu bringen.
Unsere Ziele waren ehrgeizig, aber wir haben sie erreicht: Endlich haben wir ein Controlling- und Planungssystem, das wir Fachanwender selbständig, schnell und flexibel betreuen und erweitern, ohne die Kollegen aus der IT zu bemühen. Darstellungen und Berechnungen, die mit den SAP-Werkzeugen damals nicht zu bewerkstelligen waren, sind für uns heute mit Board Standard.
Verena Ueffing
Die Gigaset AG, München, ist ein international agierendes Unternehmen im Bereich der Kommunikationstechnologie, welches seit 1941 in Deutschland produziert. Die Schnurlostelefone, Smart Home Systeme und Smartphones sind überall auf der Welt gefragt, hergestellt werden sie aber in Bocholt am Niederrhein. Gigaset ist das einzige Unternehmen, das Kommunikationsprodukte in Deutschland fertigt. „Made in Germany“ ist damit auch eine bewusste Entscheidung für Qualität und Langlebigkeit.
Die Herausforderung: Unflexible, komplexe BI- und Planungswerkzeuge
Als Gigaset noch der Siemens AG angehörte, war die IT-Landschaft auf die Erfordernisse eines Großkonzerns ausgerichtet – mit verhältnismäßig hohen Betriebskosten. Dazu zählte auch die Nutzung von SAP BW, SAP BI IP und SAP APO DP im Bereich BI & CPM. Die Wartung dieser Systemlandschaft war aufwändig und musste von externen Dienstleistern umgesetzt werden. Als Gigaset sich aus dem Konzern herauslöste, wurde ein ehrgeiziges Kosteneinsparprogramm aufgesetzt. Die Planung und das Reporting basierend auf SAP, sollten innerhalb von nur fünf respektive drei Monaten abgelöst werden. Für das neue System wünschten sich die Nutzer eine deutlich beschleunigte Performance.
Die Zielsetzung lautete: BI muss günstiger und leistungsfähiger werden und insgesamt zukunfts- sowie ausbaufähig entsprechend den Anforderungen von Gigaset sein.
Im Laufe der Zeit kamen viele Anforderungen hinzu. So sollten die einzelnen strategischen und operativen Bereiche miteinander verknüpft werden, um größtmögliche Transparenz über die Lage im Unternehmen zu bekommen und schnell auf besondere Situationen reagieren zu können.Over time, many requirements were added. The individual strategic and operational areas were to be interlinked in order to achieve the greatest possible transparency about the situation in the company, and to be able to react quickly to special situations.
Die Board-Lösung: Intelligenter planen in einer einheitlichen, benutzerfreundlichen Umgebung
Mit einem performanteren und anwenderfreundlicheren Werkzeug sollte zunächst die im Bereich Absatz, Umsatz- und Margenplanung bestehende SAP APO DP/SAP BI IP-Lösung (Planung) und in einem zweiten Projektschritt die SAP BW-Lösung (Reporting) ersetzt werden.
Die fragmentierten Planungsprozesse der Mengenplanung, des rollierenden Werte-Forecast sowie der jährlichen Budget-Planung sollten in einem einzigen Werkzeug zusammengefasst, die Prozesse vereinfacht und harmonisiert werden. Board, die intelligente Plattform für Planung, Analyse und Reporting stellte sich für diese Aufgabe als passende Lösung heraus.
Folgende Bereiche werden heute durch Board unterstützt:
Financial/Demand Planning
- Absatzplanung inkl. Umsatz-Forecast
- Budgetplanung
- Reporting / Controlling Forecast
- Administration (Life Cycle Management, Planungsmonitor)
- Preis-, Herstellkosten-, Umsatz- und Margenplanung
- Qualitätsmanagement
- Projektcontrolling
- Kostenstellen-/ Kostenartenplanung und IST-Abweichungen
- Marktsegmentanalysen
Sales/Logistics Reporting
- Logistisches und vertriebliches Controlling
Variant Planning
- Lifecyle und Vorserienplanung von Produkten
Material Management
- Controlling Materialbestände
- Einkaufs- und Verbrauchsberichte
Product Management
- Produkt-Controlling
- Marktanalysen
Transport Management
- Controlling interner Werksverkehr
- Externe Dienstleitungs-Controlling
PLM Controlling
- Controlling Entwicklungsprojekte
- Break-Even-Analyse
Fertigung
- Fertigungscontrolling
- KPI Reporting
Finanzreporting
- Finanzreporting
- KPI Reporting
- Head Count Reporting
Dirk Lörwink, Head of IT Business Applications bei Gigaset, erklärt:„Im Laufe der Jahre konnten wir die Board Plattform für die Bereiche Vertrieb, Qualität, Logistik, Beschaffung und Produktionsmanagement – alle integriert mit dem Finanzwesen – problemlos erweitern und weiter anpassen. Wir haben mit Basisfunktionalität begonnen und schnell festgestellt, dass wir den Prozess ausweiten können, indem wir Faktoren wie Rabatte, Bonusprogramme oder Skonti einbeziehen. Die Basis war ein robustes Datenmodell und eine sehr starke Performance der Plattform. So konnten wir die Daten immer so aufbereiten, wie wir sie brauchten.“
Sales und Supply Chain Planung
Die Landesgesellschaften nutzen Board u.a. für ihre monatliche Absatzplanung. Die Planung wird rollierend für zwölf Monate hinterlegt und berücksichtigt neben den Rolling Order Forecasts (ROF) auch Sonderaktionen oder die Markteinführung neuer Produkte.
Die Ergebnisse der ROF-Planung werden in Deutschland zentral durch die Supply Chain konsolidiert und überprüft. Dadurch können Fehler frühzeitig erkannt und korrigiert werden, bevor der Plan erstellt wird. Daraus wird zum einem die Basis für den Umsatz-Forecast geschaffen. Zum anderen übernimmt die Supply Chain diese Daten und erstellt auf deren Grundlage eine strategische Planung. Diese dient der gesamten Supply Chain Management (SCM)-Kette von der Beschaffung bis hin zur Produktionssteuerung als Basis. Dafür werden die Daten in das operative Vorsystem (SAP) zurückgeschrieben.
In einem weiteren Schritt verteilt die SCM je nach Kundenverhalten die Monatsbedarfe auf Wochen und übergibt dies ebenfalls an SAP. Die Ergebnisse werden als Grundlage sowohl für den monatlichen Financial Forecast als auch die jährliche Budget-Planung genutzt. Hierfür werden zu den geplanten Mengen die entsprechenden Preise und Herstellkosten der Produkte entweder aus SAP nach Board geladen oder, falls noch nicht vorhanden, in Board festgelegt und später nach SAP zurückgespielt.
Reporting
Im Bereich Reporting, implementiert durch Board-Partner celver AG, gibt es weltweit standardisierte aber auch individuell gestaltbare Berichte für Vertrieb und Logistik, um z. B. Plan, Ist und Forecast zu vergleichen. Mit Ad-hoc-Analysen werden Abweichungen und Veränderungen transparent, so dass geeignete Maßnahmen zeitnah abgeleitet und umgesetzt werden können.
Product Lifecycle Management
Eine weitere Board-Anwendung für die Variantenplanung und das Product Life Cycle Management dient der Planung von Meilensteinen in der Produktentwicklung und stellt u. a. die Vorserienauslastung in der Produktion dar. Da in der Produktentstehungsphase diverse Abteilungen beteiligt sind, ist eine genaue Planung der einzelnen Schritte notwendig. Durch diese Applikation wird sichtbar, wann was aus den verschiedenen Bereichen abzuarbeiten ist bzw. wann die Geräte zur Vermarktung zur Verfügung stehen.
Mittels eines straffen Projektmanagements und einer intensiven Einbindung der späteren Anwender per Meinungsumfragen, speziellen Schulungen und der Bildung eines Business Intelligence Competence Centers (BICC) stellte Gigaset von Anfang an die Weichen für eine hohe Nutzerakzeptanz.
Der Kundennutzen: Größere Transparenz und Flexibilität, Prozessstandardisierung und optimierte Produktion
Durch die Board-Plattform gewinnt Gigaset verwertbare und entscheidende Erkenntnisse, die im strategischen wie im operativen Geschäft genutzt werden. So werden z. B. die Plandaten in die Vorsysteme als konkrete Produktions- und Einkaufsvorgaben zurückgeschrieben.
Straffe, automatisierte Prozesse
Das System hat sich dem neuen Unternehmenstyp und den neuen Herausforderungen optimal angepasst: Die Prozesse bei Gigaset sind klar vereinfacht und verschlankt worden. Insgesamt gibt es weniger Einzelschritte, viele Aufgabenschritte konnten automatisiert werden und sind nun enger mit der gesamten Supply Chain verzahnt. Alle Tätigkeiten werden innerhalb von Board ausgeführt, es gibt keine Medienbrüche mehr.
Ein Beispiel für die Vereinfachung: Früher konnte Gigaset zwar Ist- und Planwerte festlegen, doch die unterjährige Aktualisierung der Werte (Verrechnung Plan-Ist) war nur in Excel mit Hilfe von komplizierten S-Verweisen und Verkettungen möglich. In Board werden diese Werte automatisiert berechnet und stehen jederzeit zur Verfügung.
Lörwink schätzt besonders die Flexibilität von Board und fügt hinzu: „Sobald wir die grundlegenden Kenntnisse aufgebaut hatten, konnten wir zusätzliche Anwendungen für uns selbst entwickeln. Die Möglichkeiten des Reportings und die einfache Dateneingabe haben dazu geführt, dass Board hier sehr schnell sehr beliebt wurde! Viele Nutzer haben mit den Reporting-Funktionen begonnen und haben dann angefangen die Planungsfunktionen zu entdecken und zu nutzen. Wir nutzen das Tool in vielen Anwendungen. Es ist unser Single Point of Truth geworden.“
Der besondere Nutzen der integrierten Business Planung mit der engen Einbindung der Supply Chain zeigte sich, als die Lieferketten durch verschiedene Krisen wie Covid oder Ukraine-Krieg erheblich gestört waren.
„Wie bei so vielen Elektronikherstellern hatten die massiven Störungen in der Lieferkette auch bei Gigaset erhebliche Auswirkungen auf die Materialverfügbarkeit, insbesondere auf die Verfügbarkeit von Mikrochips. Da wir jedoch über einen robusten Planungsprozess verfügen, waren wir in der Lage, neue Wege zu beschreiten und neue Prozesse zu entwickeln, die zuvor gar nicht in Betracht gezogen wurden. Dies ermöglichte einen zukunftssicheren Ansatz. Das Planungsteam war in der Lage, ein Zuordnungsprogramm zu erstellen, eine Stückliste zu laden und die Materialverfügbarkeit an jedem Produktionsstandort zu analysieren. Wir haben dann die Sichtweise um 180 Grad von den Verkäufen zu den Materialien gedreht und erhielten einen Report darüber, wie viel wir produzieren konnten. Wir konnten dann die Produktion mit den Lieferengpässen optimal in Einklang bringen“,erklärt Dirk Lörwink.
Im Laufe der Jahre konnten wir die Board Plattform für die Bereiche Vertrieb, Qualität, Logistik, Beschaffung und Produktionsmanagement – alle integriert mit dem Finanzwesen – problemlos erweitern und weiter anpassen. Wir haben mit Basisfunktionalität begonnen und schnell festgestellt, dass wir den Prozess ausweiten können, indem wir Faktoren wie Rabatte, Bonusprogramme oder Skonti einbeziehen.
Dirk Lörwink
Gleichzeitig hebt Lörwing die bessere Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Produktion hervor.
„Vorher haben wir in Silos isoliert voneinander gearbeitet. Die gemeinsame Nutzung von Board macht die Zusammenarbeit einfach und bringt uns viele Vorteile. So kann ich schnell meinen Blick vom Sales Forecast auf die Materialverfügbarkeit wechseln. Das hat die Art und Weise verändert, wie die Mitarbeitenden über ihre Zahlen denken. Das Verantwortungsbewusstsein hat sich verbessert, seit jeder weiß, welchen Einfluss die eigenen Zahlen auf die anderen Bereiche haben. Jeder Einzelne macht sich Gedanken, wie verschiedene Prozesse angepasst und synchronisiert werden können. Am Ende können wir bessere Entscheidungen treffen.“
Auch im Reporting zeigt sich, wie Board die Arbeit und Prozesse vereinfacht.. „Board bietet den Vorteil, dass Daten aus verschiedenen Quellen in einem Bericht dargestellt werden können.. Seit wir Board nutzen, können wir endlich die Zahlen von allen Standorten weltweit in einem Bericht gegenüberstellen und haben einen transparenten Überblick über die Gesamtentwicklung“, erklärt die Board-Projektverantwortliche Verena Ueffing.
Die Fachabteilungen agieren selbstständiger und flexibler, da sie Erweiterungen und Anpassungen von Berichten und Anwendungen selbst realisieren und keine Unterstützung durch die IT oder gar externe Berater notwendig ist. Dies im Zusammenspiel mit insgesamt deutlich geringeren Wartungsaufwänden hat schließlich zu enormen Einsparungen geführt. Alleine die IT-Kosten im Bereich Reporting und Planung wurden durch die Ablösung der verschiedenen SAP-Werkzeuge um mehr als 90% reduziert. So hatte sich das gesamte Projekt auch ohne Betrachtung des erheblichen Business-Nutzens bereits nach weniger als einem Jahr amortisiert.
