Agilität in der Praxis – Phoenix Contact implementiert Lösung für ESG-Reporting in weniger als sechs Wochen

Phoenix Contact bietet unter einer globalen Dachmarke innovative Produkte, Lösungen und Digitalisierungskompetenzen für die Elektrifizierung, Vernetzung und Automatisierung aller Sektoren von Wirtschaft und Infrastruktur. Damit unterstützt das Familienunternehmen die Industrie und die Gesellschaft bei der Transformation in eine nachhaltige Welt mit langfristigen Wachstumsperspektiven.

Herausforderung: Ablösen einer veralteten Software und Erreichen einer zukunftssicheren Lösung

Der Finanzbereich bei Phoenix Contact stand vor der Situation, dass die bestehende Planungslösung vor seinem Wartungsende stand. Außerdem entsprachen Leistungsfähigkeit und Bedienbarkeit nicht mehr den heutigen Anforderungen. Deshalb startete Phoenix Contact zusammen mit KPMG Deutschland ein Projekt zur Auswahl einer neuen Planungs-Software, die in Zukunft die Konzernplanung auf der Finanzseite abdecken wird. 

„Wir haben uns die Marktübersichten der Analysten wie BARC, Forrester und Gartner genau angeschaut und auch die Erfahrungen einfließen lassen, die wir bei KPMG in verschiedenen Projekten gemacht haben“, sagt Ilker Dinc, Projektleiter bei der KPMG. „So haben wir den Kreis der möglichen Anbieter schließlich auf zwei Hersteller eingegrenzt, die wir um ein Proof-of-Concept gebeten haben.“ Dabei konnte die intelligente Planungslösung von Board das Projekt-Team überzeugen.

Thomas Bremes, bei Phoenix Contact erinnert sich: „Wir haben einen großen internen Benutzerkreis für die Planungs-Software. Deshalb ist es wichtig, dass die Anwendungen intuitiv bedienbar sind. Die optische Gestaltung der Planungsmasken von Board haben uns von Anfang an überzeugt. Zudem konnten alle Use Cases von den Prozessen her sehr gut abgebildet werden. Vor allem war Board in der Lage, flexibel auf alle Anforderungen reagieren.“ 

Lösung: Flexibel, intuitiv bedienbar und leistungsstark

Phoenix Contact entschied sich schließlich für die Cloud-Version der intelligenten Planungsplattform von Board, um die finanzseitige Konzernplanung neu zu gestalten und die wichtigen Planungsprozesse abzubilden. Dazu gehören integrierte Finanzplanung inklusive der GuV-Konsolidierung und die Investitionsplanung, die als erste Anwendung umgesetzt werden sollte. 

„Wir haben dann schnell gemerkt, dass wir zunächst unsere bestehenden Planungsprozesse modernisieren sollten, bevor wir sie in Board umsetzen“, erklärt Thomas Bremes. „Parallel haben wir uns mit der neuen Software vertraut gemacht.“ 

Agile Planung trifft auf flexible Plattform: Schnelle Lösung für ESG-Reporting und -Steuerung realisiert

In diese Zeit fiel auch die kurzfristige dringende Anforderung aus dem Bereich Qualitätsmanagement und Compliance. Der Bereich brauchte eine schnelle Lösung für das ESG-Reporting und fragte im Finanzbereich an, ob sie da behilflich sein können. Bislang wurde dies in Excel erstellt, was aber mit großem Aufwand für Administration und Organisation verbunden war. Phoenix Contact stellt im ESG-Reporting u.a. Umweltthemen dar, wie der Anteil recycelter Materialien oder Kraftstoff-Verbrauch, und bildet soziale Themen ab, wie die Zusammensetzung der Belegschaft.

Marcus Mathes, Verantwortlich für ESG-Reporting bei Phoenix Contact berichtet: „Wir haben viele Tochtergesellschaften, die alle ihre Daten auf Konzernebene zum Thema ESG liefern müssen. Wir brauchten deshalb eine ausgefeilte Zugriffssteuerung, bei der granulare Berechtigungskonzepte erforderlich sind. Außerdem suchten wir eine Lösung, mit der wir unsere knapp 100 KPIs prägnant visualisieren können.“

Das Projekt-Team entschied dann kurzfristig, die Agilität und Vielseitigkeit von Board zu nutzen und ESG-Reporting und -Steuerung als erste Anwendung auf der Board-Plattform zu realisieren. Die erstellte Lösung macht es einfach, Daten zentral zusammenzutragen und die unterschiedlichen Bereiche und Standorte zusammenzubringen. 

„Die neue Anwendung schafft Verbindlichkeit und unterstützt die Beteiligten dabei, präzise zu sein. Zudem ist sie sehr benutzerfreundlich. Sie macht es leicht, die geforderten Daten einzugeben, da stets auch relevante Zusatzinformationen zur  Kennzahlabfrage verfügbar sind. Das wirkt sich sehr positiv auf die Datenqualität aus“, erzählt Marcus Mathes. „Zudem hat sich der administrative Aufwand deutlich verringert.“

Die Entwicklung der Anwendung ging sehr schnell und dauerte nur gut sechs Wochen. 

„Wir hatten nie das Gefühl an einem Punkt zu sein, an dem wir sagen mussten, das geht nicht. Board ist so flexibel, dass es sich wirklich leicht an die verschiedenen Anforderungen anpassen lässt. Auch die allgemeine Benutzerverwaltung in Board ist sehr durchdacht. Dadurch ließ sich das detaillierte Berechtigungskonzept einfach umsetzen“, erklärt Tim Leikeim, Technischer Projektleiter bei KPMG. „Dank der agilen Entwicklung konnten wir auch die Anwender sehr gut mitnehmen. Gerade auch, weil die sehr guten Zwischenstände uns immer wieder beflügelten.“

Kein Wunder, dass das Feedback der Anwender sehr positiv war. „Durch die intuitive Benutzerführung macht es einfach Spaß, damit zu arbeiten. Kurz nach dem Start nutzen bereits etwa 30 Kolleginnen und Kollegen die Anwendung und es kommen nach und nach neue hinzu“, sagt Marcus Mathes. „Die intuitive UX/UI macht sich auch in den sehr kurzen Schulungszeiten bemerkbar.“ 

Die Entwicklung der initialen ESG-Anwendung ist eine Win-Win-Situation für das gesamte Projekt-Team. Auch Thomas Bremes aus dem Bereich Controlling sieht das so: „Das Projekt war ideal, um uns mit der Board-Plattform schnell und praxisnah vertraut zu machen. Darüber hinaus gehen wir bei Phoenix Contact davon aus, dass nicht-finanzielle Daten, wie wir sie z.B. beim ESG haben, und die traditionellen finanziellen Daten in der Planung immer stärker zusammenwachsen werden. Somit sind wir hier bereits einen Schritt in die richtige Richtung gegangen.“

Dem stimmt Ilker Dinc voll und ganz zu: „Dies ist ein typisches Beispiel wie Finanz- und Nicht-Finanzthemen zusammenkommen, um ein umfassendes Bild zu liefern. Es macht zudem deutlich, wie der Finanzbereich andere Bereiche unterstützen kann: Er bietet und orchestriert die Plattform, die andere mitnutzen können.“ 

Kundennutzen: Schnelle Entwicklung neuer Anwendungen unabhängig von der IT

Agil, flexibel und schnell – das Beispiel ESG-Reporting zeigt, wie Board die unterschiedlichsten Anforderungen in den Unternehmen unterstützt. 

Thomas Bremes beschreibt es wie folgt: „Wir haben jetzt eine Plattform, von der aus ich die unterschiedlichen Anwendungen für Planung, Reporting und Analyse entwickeln kann. Der modulare Ansatz führt dazu, dass wir mit jeder neuen Anwendung den Reifegrad erhöhen. Aus dem ESG-Projekt nehmen wir wertvolles Wissen und praxisnahe Anregungen für die Investitionsplanung mit. Es sind verschiedene Puzzle-Teile, die ineinander greifen und ein stimmiges Gesamtbild bieten.“

Das bestätigt auch Tim Leikeim: „Wenn etwas in einem Bereich gut funktioniert und es positives Feedback der Mitarbeiter gibt, dann ist es sehr viel einfacher, die Akzeptanz bei den Nutzern in den anderen Bereichen zu gewinnen. Die gehen dann mit einer sehr viel besseren Grundstimmung an die neuen Anwendungen heran.“

Und da die IT-Abteilung nicht ständig involviert sein muss, können Projekte schnell und ohne Engpässe entwickelt werden. Das erspart zeitaufwändige Anfragen und vermeidet Kapazitätsengpässe in der IT. „Mit Board können wir in den Fachabteilungen schnell neue Ideen umsetzen. Es lassen sich in kürzester Zeit Mock-Ups bauen, die uns ein Gefühl geben, wie sich die Anforderungen umsetzen lassen. Die können wir dann auch selbständig implementieren“, freut sich Thomas Bremes. 

Bildnachweis: Phoenix Contact GmbH & Co. KG