Case Study

DB Station&Service AG – Case Study

Board ist Teil eines strategischen Prozesses

Das Unternehmen

Die DB Station&Service AG ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der Deutsche Bahn AG, die bundesweit rund 5.400 Personenbahnhöfe entwickelt und betreibt. Damit bietet die DB Station&Service AG als Europas führender Bahnhofsbetreiber über 18 Mio. Ein- und Aussteigern pro Tag den Zugang zum System Bahn sowie mobilitätsorientierte Serviceleistungen rund um den Bahnhof.


Die Herausforderung

Der Bereich Operations verantwortet das operative Management und die Entwicklung von rund 5.400 Bahnhöfen bundesweit: dazu gehören Themen wie z.B. Service am Bahnhof, Reinigung, Sicherheit, Winterdienst und Reisendeninformation. Das Operations Management vor Ort unterliegt dabei vielen unterschiedlichen Herausforderungen: Qualität und Kosteneffizienz sichern, Kosten- und Leistungsplanung erstellen, unterjährige Steuerung, Beauftragung von Dienstleistern etc. Die interne Steuerung soll dabei dynamisch und zeitnah statt in festen Formaten zu bestimmten Zeitpunkten erfolgen. Die Herausforderung bestand also in der Standardisierung von Datenmanagement und Frontend, aber trotzdem zielgruppenspezifischer, individueller Ansprache und Darstellung.

„Unser Ziel war klar“, erinnert sich Christoph Reichelt, Projektleiter und Leiter Grundsätze Operations, Planung und Steuerung bei DB Station&Service: „eine ganzheitliche Lösung, die eine komplette Abbildung unserer strategischen Steuerung in allen Steuerungsdimensionen bietet, die Dynamik hinsichtlich Zeit und Nutzer ermöglicht und zusätzlich auf einem homogenen Datenmanagement als Grundlage aufbaut.“

Mit Hilfe eines neuen Steuerungskonzeptes, welches in Form einer Balanced Scorecard (BSC) in einer BI-Lösung abgebildet werden sollte, begann der Bereich Operations einen strategischen Transformationsprozess. Daher benötigte die DB-Tochter eine Plattform, die nicht nur strategische Steuerungsmodelle (BSC) und Dashboards abbilden kann, sondern auch Daten aus unterschiedlichsten Quellen und in verschiedensten Formaten zusammenführt und in Echtzeit zur Verfügung stellt. Für ein möglichst dynamisches Berichtswesen sollte außerdem die Dateneingabe und Kommentierung möglich sein.


Die Lösung

In einem detaillierten Auswahlprozess wurden über ein Dutzend Lösungen evaluiert und mittels Use Case an konkreten Beispielen getestet. Die Board-Plattform, die Business Intelligence, Performance Management und Predictive Analytics nahtlos integriert, konnte die DB-Tochter schlussendlich mit ihrem All-in-One-Ansatz sowie den Rückschreibemöglichkeiten in die Vorsysteme überzeugen.

Im späteren Projekt wurden aus vielen unterschiedlichen Quellen Daten in Hinblick auf Finanzen, Prozesse, Kunden und Innovation in der Board-Datenbank zusammengeführt und aggregiert. Damit sind alle Informationen zentral in Board mit wenigen Klicks aufrufbar. Für die Darstellung von Früh- und Spätindikatoren laufen im Hintergrund Berechnungen in Board ab. Anhand eines Ampelsystems auf Kennzahlenbasis sind Handlungsbedarfe unmittelbar erkennbar und die Analyse für mögliche Maßnahmen zur frühzeitigen Gegensteuerung kann direkt vor Ort beginnen. Ein Beispiel wäre das Thema Schließfächer: der Frühindikator der Verfügbarkeitsquote von Fächern erlaubt eine Prognose über den Spätindikator der Erträge aus deren Nutzung für den folgenden Monat.

In weiteren Projektschritten sollen detaillierte Funktionen wie das Hinterlegen von Maßnahmenplänen oder deren qualifizierte Kommentierung hinzugefügt werden. Zudem soll die Zahl der Anwender sukzessive ausgebaut werden. Davon verspricht sich der Bereich zum einen noch mehr Dynamik und schnellere Reaktionsfähigkeit im Steuerungswesen, zum anderen sollen damit aber auch neue Anwendungsbereiche wie Kostenstellenplanung oder rollierender Forecast erschlossen werden.


Der Kundennutzen

„Die Anwendung unterstützt uns vor allem bei der Integration von Analyse und Reporting mit zukunftsgerichteten Funktionen wie Prognose und Planung: Wir arbeiten in ein- und demselben Werkzeug durchgängig für alle Aufgaben und werden durch Kommentierung und Workflows optimal unterstützt“, berichtet Christoph Reichelt.

Einen großen Nutzen zieht die DB-Tochter aus der Tatsache, dass der strategische Steuerungsprozess komplett digital durch tagesaktuelle Daten in unterschiedlichsten Dimensionen abbildbar ist und mit den daraus gewonnenen Erkenntnissen Maßnahmen ergriffen werden können, um die festgelegten Ziele zu verfolgen.

Die Implementierung erfolgte im sogenannten Coaching-Verfahren: Das DB-Team übernahm das Projekt und einen großen Teil der Aufgaben direkt selbst und eignete sich diese unter Anleitung von Board-Consultants an. Da das programmierfreie Board-System leicht zu administrieren und sehr flexibel ist, wird der weitere Ausbau der Lösung künftig in eigener Regie vorgenommen.

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