Volkswagen Mexico - Case Study

Volkswagen de Mexico, Puebla and Silao (Mexico)

La compañía

Volkswagen México, una de las seis plantas de producción que posee Volkswagen en todo el mundo, da trabajo a más de  65.000 personas (incluidos los 49.000 trabajadores de sus proveedores) en las plantas de Puebla y Silao para fabricar los modelos Volkswagen Jetta, Beetle, Beetle Cabriolet y Golf 7, así como los motores y componentes de otras marcas pertenecientes a la compañía.  Las plantas, que actualmente ocupan más de 3,6 millones de metros cuadrados, llevan en funcionamiento desde 1964.

 

El reto

Hasta 2015, el departamento financiero de Volkswagen México había estado utilizando múltiples aplicaciones basadas en los productos de Microsoft Office para elaborar sus planes anuales y calcular los principales indicadores financieros de la compañía.

El problema es que dichas aplicaciones, creadas fundamentalmente mediante bases de datos Microsoft Access, archivos planos, hojas de cálculo Microsoft Excel y conexiones manuales con otros sistemas, eran inflexibles, inconexas y poco seguras, y cada una exigía laboriosos procesos de integración y procesamiento manual que consumían mucho tiempo y solían dar lugar a equivocaciones.  Cada ciclo de planificación obligaba a emplear numerosas horas de trabajo en esos procesos manuales, que, a menudo, contenían desviaciones en los cálculos numéricos.   Los procesos podían introducir errores de elevado coste y, como consecuencia, provocar confusión y premisas inexactas al elaborar los ciclos de planificación y los indicadores clave de la empresa.

 

La solución

Para resolver los problemas técnicos y aliviar las consecuencias negativas para el desarrollo del negocio, en 2015, VW México decidió buscar una solución de software FP&A flexible en la que implementar una estrategia de Business Intelligence (BI) que les permitiese ejecutar los procesos de planificación de una forma homogénea, automática y más eficiente que la ofrecida por los procedimientos utilizados hasta ese momento.

Tras examinar detalladamente los distintos proveedores de software de Planificación y análisis financiero (FP&A) y BI, entre ellos Oracle, IBM, SAP y Qlik, VW México optó por la plataforma BOARD, que combina FP&A, BI, análisis predictivo y CPM con componentes de gestión financiera y estratégica en una misma base de datos provista de una herramienta ETL integrada. Además, no necesita ningún tipo de codificación del software por parte de los usuarios de la empresa.

Al explicar las principales razones de su elección, VW México citó la superioridad funcional de la plataforma BOARD, junto con su flexibilidad, la capacidad de análisis de datos y la infraestructura técnica de hardware virtual.

El enfoque toolkit de la plataforma y el hecho de no necesitar codificación permiten a los usuarios de VW México desarrollar y reconfigurar fácilmente las aplicaciones con solo arrastrar y colocar elementos en los menús de la interfaz.  Además, su estrecha integración con los productos de Microsoft Office les proporciona una experiencia muy parecida a la que tenían al trabajar con Excel. 

 

Los Resultados

En el primer año de uso de la plataforma BOARD, VW México ha desarrollado e implementado con éxito aplicaciones de planificación financiera para su programa de cálculo de la contribución marginal (Marginal Contribution Calculation) así como sus programas de integración, consolidación de la introducción de datos, análisis de las variaciones y generación de informes. 

El cálculo de la contribución marginal es un sistema de cálculo de costes que permite a VW determinar la rentabilidad relativa de cada producto y línea de negocio de las plantas en México.  Con esta métrica, VW puede evaluar distintas áreas del negocio para identificar en qué componentes conviene intensificar los esfuerzos teniendo en cuenta los márgenes o las diferencias con respecto al último ciclo de planificación financiera de un determinado componente.  Gracias a las aplicaciones basadas en BOARD, ahora la compañía puede conocer con precisión la composición de sus ingresos y el coste de integración de cada producto y línea de negocio.

La aplicación de integración (Integration) de VW México recopila e integra la información procedente de numerosos usuarios de México, la información financiera de SAP FI (módulo financiero) y la información procedente de los sistema globales de Alemania de una forma automatizada para proporcionar a la empresa y sus distintos departamentos un depósito completamente unificado a partir del cual organizar todos sus datos para efectuar los análisis y las simulaciones.

También se han implementado en la plataforma las aplicaciones de consolidación de la introducción de datos (Input Consolidation), análisis de las variaciones (Variation Analysis) y generación de informes (Reporting).  La primera permite a cada uno de los usuarios que introduce datos introducir esa información y publicarla en otros sistemas de la compañía a través de sólidos procesos de validación de reglas de negocio.  La aplicación de análisis de las variaciones ofrece a los usuarios de la compañía una visión global de los datos y los cálculos para sacar conclusiones más claras y proporciona explicaciones numéricas de las diferencias entre los planes financieros elaborados y los resultados reales.

En cuanto a la generación de informes, la compañía posee ahora más de 20 modelos de informes estándar para presentar sus datos a la central de Volkswagen. Y, por lo que respecta a la elaboración de informes personalizados, los usuarios disponen de una sólida base de datos multidimensional en BOARD para crear informes a medida simplemente arrastrando y colocando elementos de la interfaz, lo que representa un enorme ahorro de tiempo, más homogeneidad y más precisión, ya que se generan a partir de una sola fuente de datos de la plataforma.  La flexibilidad del nuevo sistema permite generar con facilidad gran variedad de informes personalizados con alto grado de exactitud y todos ellos ofrecen funciones sumamente eficaces para descender en el nivel de detalle de los datos subyacentes.

 

Los Beneficios

El departamento financiero de Volkswagen México señala que, gracias a la tremenda mejora de los procesos, la precisión y la visibilidad de la planificación financiera y estratégica, combinada con el ahorro de costes y la mayor exactitud de los datos utilizados para elaborar las planificaciones, la eficiencia se ha incrementado del 57 % al 91 % desde la implementación de la plataforma en febrero de 2015.