Case Study

Gruppo Poli - Case Study

LA QUALITA’ DI UN SERVIZIO FAMILIARE, LA CONVENIENZA DI UN GRANDE RETAILER

Con una storia di crescita ed espansione continua, lunga più di 60 anni, il Gruppo Poli opera con successo nel settore della Grande Distribuzione Organizzata, attraverso 69 punti vendita, 8 insegne (tra cui Poli, Orvea, Amort, Regina e Italmarket) e 4 diversi formati distributivi (supermercati tradizionali, “Everyday Low Price”, “Cash & Carry”, grandi magazzini). Oltre agli assortimenti alimentari, il Gruppo distribuisce anche articoli casalinghi e da giardino, giocattoli, articoli di profumeria, cancelleria, e altro ancora, garantendo sempre linee prezzi differenziate e importanti spazi promozionali. Il Gruppo è un player competitivo nel mondo retail, grazie alla costante volontà di innovare l’offerta dei propri prodotti e servizi, nel rispetto dell’ambiente e delle risorse naturali.

Di seguito alcuni numeri che testimoniano la presenza importante del Gruppo Poli nel mondo del retail:

  • 555 milioni di Euro di vendite
  • 20,5 milioni di scontrini
  • 1700 dipendenti
  • Oltre 65000 articoli

 

LA SFIDA: EVOLUZIONE DIGITALE DEI PROCESSI DI PIANIFICAZIONE E CONTROLLO

Il Gruppo Poli aveva iniziato a scontrarsi con i limiti di una pianificazione economico-finanziaria basata su una molteplicità disallineata di fogli di calcolo e questo si stava rivelando un impedimento non trascurabile per un’azienda in forte crescita.  

Con più di 90 milioni di record processati quotidianamente, il Controllo di Gestione del Gruppo doveva essere in grado di validare i dati sulla base di una soluzione di pianificazione e analisi affidabile e allo stesso tempo rapida, visto il contesto fortemente competitivo in cui l’azienda opera.

In questo contesto la piattaforma di decision-making Board è stata considerata la scelta più adatta, grazie al suo ambiente unificato di BI e Performance Management, alla flessibilità della soluzione e ad una User Experience moderna ed immediata- con la possibilità di visualizzare i dati in forma più semplice o articolata a seconda delle esigenze, mantenendo sempre un alto livello di intuitività per l’utente.

IL PROGETTO: UN’UNICA PIATTAFORMA PER PIANIFICARE ED ANALIZZARE A LIVELLO STRATEGICO, FINANZIARIO E OPERATIVO

Board è stato implementato inizialmente nell’area Programmazione Finanziaria e Controllo e “avendo raggiunto con successo gli obbiettivi iniziali del progetto nell’area Finance Planning & Analysis, - ha ricordato Sergio Del Pin, Controller del Gruppo – “abbiamo deciso di utilizzarlo progressivamente anche in altri dipartimenti fondamentali dell’organizzazione, come l’area Sales & Marketing, il settore HR, il settore logistico e della gestione del magazzino, nonché l’area direzionale”.

 

Nel dettaglio, il progetto consiste in:

  • Fast Closing & Controlling: È stata applicata una modalità di chiusura rapida (fast closing) dei Conti Economici mensili a livello di gruppo, canale, insegna, negozio, fino al singolo reparto del negozio per singola società del Gruppo e per tutto il Gruppo. Dopo la creazione del Conto Economico consolidato di Gruppo, societario, di insegna e canale, si passa al margine di prodotto, con la definizione delle determinanti che hanno generato lo scostamento di periodo rispetto alla pianificazione aziendale. Nella prima fase si parte dalle vendite lorde effettuate in negozio, ossia i valori di vendita che sarebbero passati in cassa se non fossero state applicate scontistiche al cliente. Successivamente si considerano le vendite reali, cioè le vendite effettivamente passate in cassa, considerando la cosiddetta “svalorizzazione” della vendita, tenendo conto quindi dello sconto medio che è stato riconosciuto al cliente. A questo punto si aggiunge il costo del venduto di primo livello (che può essere il costo medio di magazzino per gli articoli centralizzati, o quello puntuale dell’ultimo fornitore per i diretti). In tal modo si ottiene il primo margine. Sono poi considerati i promo e premi di fine anno derivanti dai contratti quadro, etc. ottenendo così il secondo margine. Si riesce inoltre ad intercettare e analizzare tutti i costi dovuti al trasporto e al costo del lavoro.
  • Budgeting and Forecast. Pianificazione delle vendite e della marginalità a livello di gruppo, canale, insegna, negozio, fino al singolo reparto del negozio per singola società del Gruppo e per tutto il Gruppo
  • Analisi del Personale. Conto economico del personale, analisi delle varianze del personale (produttività, costo, efficienza, utilizzo delle singole risorse).
  • Reporting Direzionale e Operativo (per tutte le funzioni aziendali).

 

Alcune aree di intervento: 

  • Analisi delle differenze inventariali, delle rotazioni di magazzino, degli indici di copertura, delle referenze (SKU) a bassa rotazione.
  • Analisi delle varianze di margine commerciale, tenendo conto delle dinamiche promozionali.

 

RISULTATI E VANTAGGI: INSIGHT SIGNIFICATIVI TRASFORMATI IN DECISIONI RAPIDE ED EFFICACI IN TUTTE LE AREE DEL GRUPPO POLI

La soluzione Board ha permesso al Gruppo Poli di aumentare in modo estremamente significativo il controllo sulle performance, l’efficacia della pianificazione e dell’analisi, la valutazione degli obbiettivi, l’incidenza delle varianze e l’individuazione tempestiva delle opportunità di differenziazione e miglioramento. L’implementazione di diverse funzionalità di BI e Performance Management, unificate sulla piattaforma Board, ha portato notevoli miglioramenti nella comprensione delle performance dei fornitori, del magazzino, della logistica e delle vendite, anche grazie alla misurazione di KPI specifici. Attraverso un controllo real-time integrato con una pianificazione rapida e accurata, Board ha consentito al Gruppo Poli di allineare i processi di budgeting economico-finanziario con i processi delle aree vendite, marketing, acquisti e logistica, garantendo una solida base di dati alimentata principalmente da un Data Warehouse Oracle e da un ERP su piattaforma IBM AS/400, nonché dalle informazioni provenienti dal gestionale commerciale.

Alcuni numeri sull’utilizzo di Board nel Gruppo Poli:

  • Oltre 12000 accessi settimanali ai report
  • 373 tipologie di report consultati settimanalmente
  • Oltre 254 sessioni di data-entry settimanali

 

L’obbiettivo iniziale del progetto, ossia realizzare chiusure mensili del conto economico salvaguardando l’integrità dei dati è stato ampiamente raggiunto. Grazie a Board, infatti, l’azienda è in grado di ottenere tempestivamente tutti i dati delle chiusure mensili a livello di gruppo, canale, insegna, negozio, fino al singolo reparto del negozio.

Nell’area della pianificazione e analisi commerciale Board si è dimostrato uno strumento capace di fornire analisi puntuali e attendibili di dati interni e di mercato, considerando e valutando l’impatto delle dinamiche promozionali in essere:

Nel nostro settore l’analisi delle varianze commerciali è una delle fasi più critiche e rilevanti del controllo di gestione. Basti pensare che 1 punto percentuale di margine corrisponde a circa 5 milioni di Euro” – ha affermato Sergio Del Pin, Controller del Gruppo Poli – “Grazie a Board riusciamo a comprendere, in modo intuitivo e immediato, quali prodotti vendiamo e dove li vendiamo, fino a livello di dettaglio articolo-negozio.”

Il Gruppo Poli, inoltre, ha sviluppato con Board un modello per comprendere le determinanti che hanno generato l’incremento o il decremento di margine rispetto all’anno precedente:

Con Board riusciamo a identificare e giustificare i motivi della variazione di margine, sia che dipendano dalle vendite o dai fornitori, oppure dal cambiamento dei comportamenti di acquisto dei clienti (diversi mix assortimentali)” – ha evidenziato Sergio Del Pin. “La variazione di margine assoluto viene “esplosa” nel dettaglio per ciascuna delle determinanti di scostamento”

Anche nell’area logistica il Gruppo Poli ha riscontrato vantaggi molto importanti, in particolare nella gestione del magazzino e delle scorte, dove vengono applicati algoritmi di Cross Analysis per classificare e incrociare in modo matriciale le classi di articoli (classi ABC di giacenza e classi ABC di consumo) per evitare casi di over-stock, piuttosto che situazioni di under-stock. Come spiega Del Pin:

Sotto l’insegna Regina movimentiamo circa 50000 dei nostri 65000 articoli. Si tratta soprattutto di referenze che, non avendo una scadenza come gli articoli alimentari, spesso rischiavano di essere dimenticati sugli scaffali. Attraverso la Cross Analysis di Board, invece, riusciamo a individuare i gruppi di articoli “critici”, ad esempio quelli che hanno alta giacenza, ma bassa rotazione e quindi a bassa vendita. Se la rotazione di questi articoli non fosse monitorata e quindi non intervenissimo di conseguenza, avremmo un accumulo incontrollato di tali referenze. Con Board categorizziamo questi articoli “critici” come ‘smaltimento’ e li svalorizziamo (offrendo ad esempio al cliente finale del negozio un super-sconto nei cosiddetti “cestoni”) fino ad ottenere il completo smaltimento.”

Board ha dunque consentito al Gruppo Poli di ottimizzare i livelli di assortimento nella gestione delle scorte e di ottenere una migliore comprensione dei trend nelle movimentazioni del magazzino.

“Un altro gruppo di articoli critici che siamo in grado di identificare grazie alla Cross Analysis di Board è quello delle referenze ad alto consumo, ma bassa giacenza. In tal caso, Board ci permette di essere sempre allineati con la giusta quantità di scorte– ha aggiunto Del Pin.

Un caso significativo dove Board ha portato ulteriore vantaggio nell’area logistica riguarda le differenze inventariali:

“Di solito registriamo circa un 3% di differenze inventariali a causa di vari fattori, che possono essere operativi (ad esempio la deperibilità dei prodotti alimentari), oppure dovuti a furti.” – ha dichiarato Del Pin. “Grazie alle funzionalità algoritmiche di Board riusciamo a individuare referenze maggiormente critiche - che in questo caso saranno quelle con un costo di mancata vendita molto alto e incidenza percentuale molto elevata – così da valutare le cause (sovra-stock, problemi di gestione, etc.) in modo da intervenire tempestivamente e minimizzare le perdite.”

Board è stato utilizzato anche nell’area Risorse Umane come supporto strategico per monitorare le performance da un punto di vista sia economico per determinante – individuando le variazioni anno su anno -, sia statistico per punto vendita, e includendo anche una parte di analisi sui percorsi di carriera del personale.

Il costo del personale è senza dubbio una delle voci più importanti nel nostro settore, soprattutto il costo del lavoro diretto – ossia relativo ai soli negozi. Utilizzando Board riusciamo a confrontare facilmente la variazione del costo rispetto all’anno precedente, individuando di conseguenza i fattori che hanno determinato la variazione” - ha affermato Del Pin – “Comprendiamo in maniera immediata e intuitiva che il costo del personale è ad esempio aumentato per costi indiretti, occulti o improduttivi (malattie, maternità), oppure per scatti di anzianità, per rinnovo di contratti, etc. Con il supporto di Board siamo riusciti ad identificare che nel 2017 più di 1 milione di Euro era imputabile a costi improduttivi. Una informazione di questa portata è chiaramente utile e ci permette di adeguare le nostre strategie per migliorare le performance aziendali”

 

Infine, l’area marketing utilizza Board per monitorare il comportamento di acquisto dei clienti, analizzare i dati dei trend stagionali da utilizzare per promozioni mirate, e sfruttare i risultati per indirizzare offerte di up-selling e cross-selling.

Tra i KPI monitorati dal Gruppo Poli possiamo citare, ad esempio, i tipici EBIT, EBITDA, ROI, ROS, sviluppati per gruppo e negozio in Board. Riguardo alle performance più specifiche e legate alle attività quotidiane, il Gruppo controlla, sempre sulla piattaforma Board, anche KPI sul rapporto tra vendite e ore lavorate, vendite al metro quadro per negozio, insegna e gruppo, vendite scontrino medio, analisi su fatturato per carta fedeltà, e altri ancora.

A livello trasversale, Board ha migliorato in modo significativo il coordinamento del Controllo di Gestione tra le diverse funzioni, i vari ruoli dell’organizzazione e le diverse società del Gruppo, affidandosi ad una piattaforma con un’unica tecnologia per un singolo ambiente interattivo dove analizzare, creare e gestire la reportistica, pianificare ed effettuare previsioni:

Board è estremamente versatile e semplice da utilizzare. A conferma di ciò, basti pensare che l’ultimo modello da noi sviluppato per una specifica analisi del margine è stato sviluppato su Board molto velocemente e tradotto in una applicazione scalabile” – ha affermato Dal Pin. “I feedback delle persone che utilizzano Board all’interno del Gruppo sono stati davvero molto positivi. Di recente, ad esempio, abbiamo avuto un consistente numero di Buyer che sono entrati nella nostra realtà aziendale e hanno avuto una impressione decisamente migliore del software rispetto agli strumenti utilizzati in precedenza. Consiglierei assolutamente Board: sul mercato di riferimento non abbiamo trovato una piattaforma così flessibile tra i suoi competitor.”

 

XPRO CONSULTING: grande esperienza funzionale e profonda conoscenza del prodotto.

Il team di Xpro Consulting, partner di Board International, è stato di grande rilevanza nella realizzazione del progetto, coniugando aspetti legati al Performance Management, Audit & Compliance e Process Performance.

Combinando grande esperienza funzionale con una profonda conoscenza del prodotto Xpro Consulting ha aiutato il Gruppo Poli ad identificare le soluzioni più adatte sulla piattaforma Board per aumentare la rapidità e l’efficacia dei processi di analisi e pianificazione finanziaria e operativa, migliorando il coordinamento del Controllo di Gestione tra le diverse funzioni, ruoli e società del gruppo.