Pianificazione e reporting "paneuropei" in Toyota Motor Europe

Toyota Motor Europe (TME), con sede a Bruxelles, è una divisione del produttore automobilistico multinazionale giapponese Toyota Motor Corporation. La TME è composta da diversi rami, 20 aziende logistiche, cinque aziende produttrici europee (European Manufacturing Companies, EMC) dedicate a veicoli come Yaris, Corolla e C-HR; e 14 imprese nazionali di marketing e vendita (National Marketing and Sales Companies, NMSC) che collaborano direttamente con le concessionarie.

La sfida: Budgeting e forecasting poco flessibili e basati su Excel

Nel 2017 TME ha avviato un progetto di trasformazione finanziaria per adottare un approccio unificato ai processi di budgeting, pianificazione, previsione e reporting in tutte le società del gruppo. Sebbene l’azienda disponesse già di un sistema di gestione aziendale (ERP) per i dati principali, il modo in cui questi venivano utilizzati non era abbastanza standardizzato. Budget e forecast complessi e basati su Excel risultavano difficili da gestire e non possedevano la flessibilità necessaria per adattarsi alle mutevoli condizioni di mercato. 

Il gruppo aspirava a uniformare il processo di budgeting e forecasting in tutte le 40 società del Gruppo, in modo tale da agevolare l’invio dei dati alla società madre in Giappone che li avrebbe unificati. 

La soluzione: L’utilizzo di una piattaforma unificata per tutti i processi di budgeting, forecasting, e reportistica

Dopo un approfondito Proof of concept (PoC), durato una settimana e che ha coinvolto numerosi stakeholder del team finanziario e di quello commerciale, TME ha scelto la piattaforma di decision-making  Board, che unisce business intelligence e pianificazione in un unico ambiente di facile utilizzo. Durante il PoC, la piattaforma Board è stata testata relativamente a molti aspetti che TME riteneva fondamentali per il progetto, tra cui: la standardizzazione della generazione del conto economico, l’analisi degli scostamenti;e altre fasi dei processi di Budgeting e Forecasting. Uno dei motivi principali che ha spinto il gruppo a scegliere la piattaforma Board è stata la sua capacità di consentire agli utenti finali di inserire facilmente i dati nella applicazione, il che era fondamentale per uno svolgimento efficiente del processo. 

Board funge da torre di controllo per il gestionale aziendale di TME e un data warehouse: la piattaforma raccoglie dati a consuntivo del conto economico da 40 aziende pressoché in tempo reale, mentre gli utenti sono simultaneamente connessi e svolgono attività di pianificazione, come ha spiegato Jordan Rowley, Project Manager presso TME:

“Il nostro data warehouse colleziona i dati aggiornati provenienti dal gestionale aziendale, quindi - non appena vengono inserite delle modifiche o nuove informazioni, queste sono raccolte automaticamente. Utilizziamo le funzionalità di concorrenza del software Board per raccogliere i dati dal nostro data warehouse praticamente in tempo reale. Al momento, leggiamo il data warehouse ogni 30 minuti”.

Grazie alla piattaforma Board, TME ha intrapreso un progetto multifase per un periodo di tre anni, con diversi traguardi chiave intermedi, che interessano svariate aree dell’organizzazione. A tal proposito, Jordan Rowley ha ricordato: 

“Abbiamo deciso ben presto che non volevamo implementare il progetto tutto in una sola volta. Lo abbiamo suddiviso in fasi, basandoci di fatto su una metodologia agile, così da esaminare una alla volta ciascuna fase dello sviluppo, arrivando preparati al go-live nel corso dei tre anni. Volevamo infatti sfruttare i vantaggi della flessibilità della piattaforma  lungo tutto quell’arco di tempo e comprendere al meglio comeBoard poteva aiutarci a prendere decisioni migliori e più consapevoli su ciò che andava sviluppato in futuro. In questo modo abbiamo anche potuto ottenere un ampio feedback da parte dei nostri clienti, ovvero gli utenti finali. Uno degli elementi fondamentali in fase di implementazione di un qualsisi progetto è – in effetti - quello di ascoltare gli utenti che lavoreranno con le applicazioni e di assicurarci di fornire loro ciò che desiderano”.

Timeline del progetto Board per Toyota, presentata alla conferenza BoardDay 2020

TME ha potuto adottare agevolmente questo approccio graduale grazie all’aspetto personalizzabile della piattaforma, che non è una soluzione predefinita: Board ha così fornito progressivamente diversi elementi della soluzione complessiva alle varie unità aziendali. Come ha spiegato Jordan, il progetto è stato avviato nel 2017:

“Il nostro primo traguardo importante è stata l’implementazione del processo di programmazione dei budget e delle previsioni per 21 società del gruppo. Questa fase comprendeva sia elementi di pianificazione che di reportistica ed è stata davvero una tappa importante per noi. Successivamente, abbiamo implementato nella piattaforma Board la reportistica del conto economico locale e un processo di allocazione, pronti per la fine dell'anno. Il processo esistente prevedeva l’utilizzo di fogli di calcolo e risultava piuttosto complicato da gestire, quindi per noi era importante utilizzare quanto prima la piattaforma Board“.

Successivamente il progetto si è esteso dalla reportistica del conto economico locale a quella del conto economico del Gruppo, oltre all’analisi degli scostamenti tramite un approccio multi-valuta. TME ha quindi ottimizzato e migliorato i vari aspetti della soluzione, esaminando costantemente il feedback degli utenti e favorendo di conseguenza un miglioramento continuo. 

“Oltre all’ottima collaborazione interna tra i vari team e le aziende, abbiamo lavorato a stretto contatto con Board. Abbiamo imparato molto dal team di Board e anche loro hanno imparato da noi. È stata una collaborazione vantaggiosa per entrambe le parti e intendiamo portarla avanti”, commenta Jordan. 

I vantaggi: Una visione più chiara della reportistica e della pianificazione, minore sforzo manuale e maggiore controllo

Ad oggi il sistema conta 750 utenti, inclusi i controller di gruppo e locali e quelli esterni al team finanziario. Tutti gli utenti inseriscono i dati di pianificazione su Board e realizzano ed esaminano i budget e le previsioni utilizzando un approccio standardizzato. Questi utenti sono divisi equamente tra le sedi centrali di TME, le aziende produttrici e quelle di marketing e di vendita.

“Abbiamo molti sistemi e molte entità, quindi il processo standardizzato che abbiamo implementato è una soluzione importantissima per noi.” – ha affermato Jordan. “Grazie a questa standardizzazione abbiamo potuto realizzare cicli di pianificazione e di reportistica più rapidi ed efficienti”.

Oggi gran parte del processo è automatico, e consente agli utenti di concentrarsi sul processo decisionale piuttosto che sulla raccolta e sul confronto dei dati.

“Ora abbiamo un sistema di reportistica del gruppo completamente automatizzato, che ci ha permesso di focalizzarci sull'analisi dei dati anziché sulla loro raccolta. Prima di scegliere Board, usavamo numerosi fogli di calcolo e dovevamo raccogliere molti dati manualmente. Grazie a Board, non abbiamo più bisogno di farlo. Adesso, infatti, disponiamo di un processo di collezione delle informazioni automatizzato, che consente ai nostri controller di dedicarsi principalmente all’analisi dei dati e alla soluzione di problemi, prendendo decisioni aziendali più consapevoli”, ha continuato Jordan. 

Reportistica dettagliata e analisi degli scostamenti

Grazie alla piattaforma Board, l’analisi degli scostamenti del gruppo da inizio anno e la reportistica dinamica possono ora essere eseguiti con facilità, tramite l’utilizzo pressoché in tempo reale dei dati. Più di 40 indicatori chiave di performance (KPI), come l’effetto mix e l’impatto del tasso di cambio, permettono di comprendere agevolmente, in termini numerici, le situazioni di 40 aziende. Inoltre è presente una simulazione del tasso di cambio, che fornisce ulteriori informazioni durante il processo e la capacità di modellare le fluttuazioni secondo valute specifiche. 

“Queste funzionalità vengono utilizzate unitamente all'analisi del conto economico, che è suddivisa in due parti. La prima, denominata Analisi della profittabilità, esamina la redditività del Gruppo nel suo complesso in termini di veicoli e flussi di reddito. Abbiamo poi una reportistica del conto economico più specifica, che risulta più dettagliata”, ha dichiarato Jordan.

Oltre al conto economico, Board fornisce una reportistica molto più dettagliata, consentendo agli utenti di valutare i dati da più prospettive, come ha spiegato Jordan:

“In generale il reporting ci offre più opzioni e maggiore flessibilità all’interno del sistema. Possiamo analizzare le cifre a livello di gruppo, quindi principalmente in Euro, che è la nostra valuta standard, ma possiamo anche esaminare i report dal punto di vista della Società  locale, a livello micro, nella sua valuta. Come accennato in precedenza, abbiamo anche un processo di allocazione piuttosto ampio all’interno del sistema e, soprattutto, la possibilità per gli utenti finali di gestire i propri report; gli utenti non finanziari consultano quotidianamente questi report. Il KPI relativo al confronto tra budget e costi effettivi è importante per loro, così come i dati di pianificazione per il processo di forecasting. Board offre agli utenti la possibilità di filtrare e aggiungere parametri aggiuntivi in ciascuna schermata o report e quindi, se lo desiderano, gli utenti possono esaminare i dati in maniera ancora più dettagliata“.

Un conto economico chiaro e trasparente

TME è ora in grado di analizzare rapidamente i risultati a livello di singola azienda e di gruppo. Questo crea trasparenza e comprensione sul contributo reale di ogni prodotto al risultato finale. 

Una visione quinquennale del CAPEX

La Gap Analysis, che può essere condotta tra due scenari di business scelti per capire dove sia necessario apportare eventuali modifiche di previsione o di bilancio, viene utilizzata prevalentemente per le aziende produttrici del Gruppo. Inoltre, per queste aziende è stato implementato un solido processo CAPEX, come ha spiegato Jordan:

“Si tratta di un processo che prevede un piano quinquennale. Ovviamente la spesa CAPEX è piuttosto consistente e richiede una pianificazione accurata per la quale avevamo bisogno di un processo completo”.

Pianificazione interattiva e business modeling

Oltre alla reportistica e all’analisi, Board facilita la raccolta rapida e agevole di diversi scenari e versioni per supportare la creazione del business plan e rispondere efficacemente alle varie esigenze interne e del mercato. TME si affida a Board per gestire:

• Modelli di raccolta dati specifici per diverse aziende e processi
• Un processo di pianificazione e previsione con metodologia zero-based budgeting, o in alcuni casi driver-based
• La simulazione della pianificazione tramite versioning
• L’integrazione in tempo reale con il gestionale aziendale (ERP), tenendo conto anche delle regole di convalida incrociata per i dati
• Un flusso di lavoro in quattro fasi per controllare il processo di pianificazione

“Ciò di cui avevamo più bisogno erano dei modelli che facilitassero la raccolta rapida ed efficiente dei dati ”, ha dichiarato Jordan. “Non volevamo un modello troppo elaborato e dispersivo che sarebbe stato un carico di lavoro eccessivo per gli utenti. Abbiamo implementato modelli di raccolta dati specifici per aziende e processi che gli utenti trovano facili da consultare e che abbiamo costruito anche grazie al loro feedback”. 

Inoltre, le funzionalità di workflow native della piattaforma Board, unitamente a un indicatore di facile comprensione che indica l’avanzamento, ha consentito un maggiore controllo durante il processo di pianificazione.

“Quando un utente invia un template, questo passa attraverso un workflow di base. Possiamo tracciare gli invii di tutti i template, una funzione molto importante quando essi sono numerosi. Abbiamo anche un approccio driver-based per alcuni dei modelli in cui i dati vengono raccolti sulla base del costo unitario, quindi all’interno del team di controllo, dove viene visualizzato e moltiplicato per il volume di produzione così da rappresentare il costo totale per ciascuna fabbrica”.

La capacità di creare diverse versioni dei dati sulla piattaforma Board ha aumentato la frequenza del processo di forecasting, che si è rivelato particolarmente utile durante la pandemia di Covid-19.

“Su Board abbiamo fatto un ampio uso del versioning, che utimamente si è dimostrato molto importante. Abbiamo preparato un budget iniziale che, in circostanze normali, sarebbe diventato quello definitivo. Di fronte alla pandemia di Covid-19, Board ci ha permesso di creare numerose versioni di quel budget e molteplici ipotesi previsionali. Senza Board, avremmo potuto effettuare solo previsioni trimestrali”, ha affermato Jordan.

Inoltre, Board consente di eseguire agevolmente il modeling di scenari, consentendo agli utenti di prendere decisioni più consapevoli in base alle potenziali conseguenze delle diverse situazioni ipotizzate. Attualmente vengono utilizzate 120 versioni di scenario, che forniscono informazioni fondamentali in ambito finanziario:

“La piattaforma Board è in grado di confrontare tanti scenari quanti se ne desiderano. Possiamo quindi confrontare il budget con i costi effettivi, il budget di quest'anno con quello dello scorso anno, più versioni del budget e così via”, continua Jordan.

Conclusioni: Individua le tue esigenze, ottieni una qualità elevata dei dati

Jordan Rowley, che ha quasi completato il progetto di trasformazione, ha fornito alcuni consigli a coloro che hanno intenzione di intraprendere un percorso simile di innovazione nella propria azienda: 

“Per noi era fondamentale individuare con precisione le nostre esigenze e documentarle  prima di procedere con lo sviluppo. Avevamo bisogno di riesaminare alcuni elementi del processo perché non avevamo compreso appieno le esigenze prima di procedere con l’implementazione”. 

In effetti l’implementazione di un modello di pianificazione inizialmente troppo incentrato sulla contabilità ha permesso di apprendere un’altra lezione: 

“Nelle prime fasi abbiamo cercato di riprodurre semplicemente i dati presenti nel foglio di calcolo e di integrarli direttamente in Board. Ben presto abbiamo imparato, invece, che dovevamo applicare le best practice di Board: abbiamo tratto enormi vantaggi da questa collaborazione grazie alla vasta esperienza del vendorcon molte organizzazioni e molti clienti".

L’ultimo punto da trattare riguarda la qualità dei dati:

"Si tratta di un aspetto ovvio quando si gestiscono informazioni, eppure noi l’abbiamo imparata a nostre spese. La qualità dei dati è un prerequisito imprescindibile per la creazione di report di qualità. Tramite la piattaforma Board è possibile realizzare dei report, ma se la qualità dei nostri dati non corrisponde allo standard minimo richiesto in una azienda, il reporting ottenuto tramite Board non può soddisfare lo standard richiesto. Questo è un aspetto su cui abbiamo lavorato duramente e sul quale, col senno di poi, ci saremmo dovuti concentrare in anticipo, prima dell’implementazione”, ha concluso Jordan.