Business-wide Intelligent Planning in Gruppo Poli

Con una continua crescita ed espansione nell’arco di oltre 60 anni, il Gruppo Poli opera oggi con successo nel settore della grande distribuzione organizzata, attraverso 67 negozi, cinque marchi (tra cui Poli, Orvea, Amort, Regina e Italmarket) e quattro diversi formati distributivi (supermercati tradizionali, "Everyday Low Price", "Cash & Carry", e grandi magazzini).

Il gruppo è un player competitivo nel mondo del retail grazie alla costante volontà di innovare i prodotti e i servizi offerti, e al rispetto per l'ambiente e le risorse naturali.

La sfida: l’evoluzione digitale dei processi di pianificazione e controllo

Con oltre 90 milioni di record elaborati quotidianamente, i responsabili del Controllo di Gestione di Poli avevano la necessità di valutare i dati sulla base di un sistema di pianificazione e analisi affidabile ma rapido, soprattutto in considerazione della natura altamente competitiva del proprio mercato.

La piattaforma Board di Intelligent Planning è stata considerata la scelta più adatta, grazie alle sue applicazioni di pianificazione più agili, alla flessibilità della soluzione e alla sua moderna interfaccia utente.

Il progetto: applicazioni di intelligent planning & analysis tra finance e operations

Board è stato inizialmente implementato per i processi di Financial Planning & Analysis (FP&A) in Poli prima di essere introdotta anche in altri dipartimenti. Sergio Del Pin, Group Controller, ha ricordato:

"Dopo aver raggiunto con successo gli obiettivi iniziali del progetto nell'area FP&A, abbiamo deciso di passare progressivamente agli altri dipartimenti fondamentali dell'organizzazione, come le vendite e il marketing, le risorse umane, la logistica, la gestione del magazzino, nonché in tutta la nostra area manageriale."

La piattaforma di Board Intelligent Planning è utilizzata nel Gruppo Poli Group per le seguenti funzionalità:

• FP&A, con fast closing e analisi di flusso di cassa
• Analisi dei margini di prodotto e delle variazioni dei margini
• sales planning & forecasting (per Gruppo/canale/marchio/punto vendita)
• Analisi delle variazioni dei tassi di manodopera
• Misurazione dell’impatto dell’inflazione
• management & operational reporting fino al singolo SKU.

I benefici: dati fondamentali trasformati in insight significativi per prendere decisioni più rapide e consapevoli

Con Board, il Gruppo Poli ha notevolmente aumentato la propria capacità di controllo delle performance, di misurazione dell'efficienza della pianificazione e dell'analisi, e della valutazione degli obiettivi.

Nell'area della pianificazione e analisi commerciale, Poli ha adottato una valutazione precisa e affidabile dei dati interni e di mercato, esaminando l'impatto delle dinamiche promozionali in corso.

L'azienda ha inoltre ottimizzato i livelli di assortimento nella gestione delle scorte e ha raggiunto una migliore comprensione delle tendenze di movimentazione del magazzino  utilizzando gli algoritmi di Board dedidacti all’analisi incrociata.

Nella funzione HR, Poli è in grado di  identificare le variazioni di anno in anno e fornire una visione strategica dei singoli negozi, compresa l'analisi dei percorsi di carriera dei dipendenti.  Sergio Del Pin ha aggiunto:

"Grazie a Board, siamo in grado di comprendere in modo più ampio di prima lo storico dei dati relativi ai costi del personale e al loro impatto sul business. Ad esempio, in che modo i costi indiretti o nascosti, i periodi non produttivi (malattia, congedo di maternità), gli aumenti salariali legati all'anzianità e i rinnovi dei contratti influiscono sui profitti?"

Il management di Poli ha ottenuto grandi benefici dalla piattaforma di Intelligent Planning di Board, in primo luogo un migliore coordinamento del controllo di gestione tra le varie funzioni, filiali e ruoli all'interno del gruppo. Oltre ai tipici KPI (inclusi EBIT, EBITDA, ROI e ROS), il Gruppo Poli ha ora un maggiore controllo sui KPI relativi a: prestazioni riguardanti la relazione tra vendite e ore lavorate; vendite per metro quadrato di ciascun negozio, marchio; e molti altri importante fonti di informazione. Sergio Del Pin ha concluso:

"Il feedback delle persone che utilizzano Board è stato molto positivo. Consiglio vivamente Board! Non abbiamo trovato una piattaforma con lo stesso livello di flessibilità tra i suoi concorrenti."

Poli Group sta cercando di estendere ulteriormente l'utilizzo di Board nel prossimo futuro. I progetti includono l'implementazione di dashboard ad hoc su tutta la rete di vendita al dettaglio per monitorare e valutare le performance di ciascun negozio. Questo tipo di dashboard presenterà informazioni sulle performance di vendita, le tendenze delle risorse umane e le informazioni riguardanti le abitudini di acquisto da parte dei clienti (ad esempio la spesa media dei clienti e l'analisi degli incassi). L'azienda mira a supportare le scelte quotidiane di ogni store manager affidandosi ad un approccio data-driven.