REMAX Italia ha intrapreso un percorso di change management con l’obiettivo di migliorare il monitoraggio delle performance delle agenzie e supportare decisioni strategiche più rapide e consapevoli.
A fronte di una grande quantità di dati eterogenei, gestiti tramite strumenti tradizionali e aggiornati mensilmente, l’azienda aveva la necessità di creare una base di dati univoca, affidabile e accessibile in tempo reale sia alla direzione sia ai titolari delle agenzie.
L’adozione di Board ha permesso di centralizzare i dati, superando la frammentazione dei file Excel, e di sviluppare dashboard e KPI condivise, favorendo un cambiamento culturale che ha portato a un approccio data-driven anche all’interno delle singole agenzie. Rendendo fruibili enormi quantità di dati in tempo reale al management e ai titolari delle agenzie, Board ha migliorato il controllo delle performance, velocizzato il processo decisionale e supportato la crescita del network.
Guardando al futuro, REMAX Italia punta ad arricchire la piattaforma integrando nuove funzionalità, inserendo ulteriori dati di mercato e potenziando gli strumenti di pianificazione e budgeting, con l’obiettivo di estendere l’uso di Board ad altri processi aziendali.
Federico Marchesi
Board ci ha permesso di creare dashboard, schermate e reportistiche ad hoc […] con dati aggiornati in tempo reale e accentrati in un’unica fonte.
REMAX è uno dei franchising immobiliari più importanti e diffusi al mondo. Fondata nel 1973, oggi l’azienda conta oltre 9.400 agenzie e più di 145.000 agenti a livello globale. È presente in Italia dal 1996 e da diversi anni è leader del settore, grazie a un modello organizzativo innovativo che si basa sul concetto di studio associato, garantendo agli agenti un rischio di impresa molto basso, massimizzando le provvigioni e ottimizzando le performance.
REMAX ha sempre dimostrato una forte capacità di adattamento ai cambiamenti del mercato e all’evoluzione tecnologica: questa attitudine si riflette sia nel continuo aggiornamento del proprio modello di business sia nella volontà di investire in strumenti innovativi a supporto del proprio network.
La sfida: aggregare i dati e creare insight in tempo reale
Per REMAX Italia è fondamentale garantire il corretto funzionamento e lo sviluppo delle singole agenzie, attraverso un monitoraggio delle performance dettagliato e basato su dati affidabili.
Nel tempo, l’azienda ha accumulato una notevole quantità di dati relativi ad agenti, agenzie, transazioni, immobili, commissioni e performance operative, ma una simile mole di informazioni risultava difficile da aggregare e analizzare in modo efficace con gli strumenti tradizionali usati inizialmente da REMAX Italia. I dati provenivano infatti da diverse fonti venivano gestiti tramite numerosi file Excel, con il rischio di incoerenze ed errori.
L’aggiornamento delle informazioni avveniva prevalentemente a fine mese, rendendo complesso il monitoraggio continuo e rallentando il processo decisionale. I titolari delle agenzie ricevevano report mensili basati su informazioni non completamente affidabili, e non avevano accesso diretto ai dati in tempo reale relativi alla propria agenzia.
La sfida principale era quindi duplice: da un lato, creare una base dati unica, affidabile e certificata; dall’altro, trasformare questa grande mole di informazioni in insight strategici, capaci di supportare sia il management interno sia i titolari delle agenzie.
Serviva quindi uno strumento in grado di aggregare dati provenienti da diverse fonti e renderli accessibili a diversi attori in tempo reale, garantendo una visione unica sui dati per poter monitorare in modo accurato lo stato di salute delle singole agenzie.
La soluzione: un’unica piattaforma con dati coerenti e sempre aggiornati
Per affrontare questa sfida, REMAX ha deciso di affidarsi a Board. In una fase iniziale, l’utilizzo dello strumento era limitato alla direzione, al controllo di gestione e all’area di business development, con l’obiettivo di monitorare l’andamento delle agenzie.
Il primo progetto sviluppato su Board è stato il cosiddetto “Monitor Agenzie”. Grazie all’integrazione con il gestionale immobiliare, alimentato quotidianamente da tutta la rete in franchising, Board ha consentito di centralizzare i dati in un’unica piattaforma, di aggiornarli in tempo reale e di elaborarli in dashboard, schermate e reportistiche ad hoc per i diversi ruoli aziendali. Questo ha permesso di superare definitivamente la frammentazione dei file Excel e di basare le attività su dati coerenti e certificati.
A fine 2024, REMAX ha deciso di passare a un’infrastruttura in cloud ed estendere l’accesso a Board anche ai titolari delle agenzie, fornendo loro account dedicati per consultare i dati relativi alla propria attività. L’implementazione della piattaforma è stata accompagnata da un’attenta attività di formazione rivolta ai titolari delle agenzie, per garantire un utilizzo efficace dello strumento.
Attraverso Board, i titolari possono ora monitorare in tempo reale KPI specifici legati al reclutamento degli agenti, alle performance di fatturato e alla gestione del portafoglio immobiliare. Il sistema consente inoltre di analizzare i dati a diversi livelli di dettaglio, fino ad arrivare alle singole transazioni. Un’ulteriore funzionalità riguarda l’analisi del turnover, con la possibilità di comprendere le dinamiche di ingresso e uscita degli agenti attraverso cluster basati su anzianità e impatto economico.
I vantaggi: eliminazione delle incoerenze e miglioramento delle performance delle agenzie
L’introduzione di Board ha generato benefici significativi sia per il management interno di REMAX Italia sia per le agenzie in franchising. Dal punto di vista interno, l’azienda ha potuto eliminare gran parte della reportistica basata su Excel, sostituendola con dati certificati e coerenti, validati dal controllo di gestione. Questo ha migliorato in modo sostanziale le attività di monitoraggio, pianificazione e sviluppo della rete.
Per le agenzie, l’impatto è stato ancora più rilevante. Board ha contribuito a un vero e proprio cambiamento culturale, aiutando i titolari a gestire le proprie agenzie come aziende strutturate, con un approccio basato sui dati. La possibilità di accedere a informazioni aggiornate in tempo reale ha velocizzato e ottimizzato il processo decisionale, supportando la crescita delle performance e del fatturato delle agenzie.
Paolo Ghedini
Abbiamo iniziato con degli obiettivi limitati ai dati interni, e oggi riusciamo a erogare la nostra visione a tutte le agenzie immobiliari.
Il futuro: nuove funzionalità e informazioni sempre più dettagliate
Guardando al futuro, REMAX Italia intende continuare a sviluppare il progetto Monitor Agenzie, ampliando il numero di dashboard e introducendo nuove funzionalità sulla base dei feedback ricevuti dalla rete. Un obiettivo chiave è l’integrazione di dati esterni relativi al mercato immobiliare, per arricchire le analisi con informazioni macroeconomiche rilevanti per il settore.
Per quanto riguarda le agenzie, l’azienda punta a potenziare ulteriormente gli strumenti di pianificazione e budgeting: attualmente il budget è disponibile a livello di agenzia, ma la sfida futura è arrivare a un livello di dettaglio maggiore, fino al singolo agente.
Infine, REMAX prevede di estendere l’utilizzo di Board agli aspetti amministrativi e contabili, inserendo in Board anche i processi di reporting economico-finanziario, pianificazione e budgeting.
