In seguito a una rapida crescita che tra il 2020 e il 2024 ha portato a un incremento del fatturato di quasi il 35%, Commercianti Indipendenti Associati (CIA) ha adottato la piattaforma Board nell’ambito di un percorso di ottimizzazione dei processi di budgeting e closing economico.
Board ha permesso alla cooperativa di riorganizzare completamente i processi, riducendo drasticamente l’uso dei fogli di calcolo e creando un unico ambiente integrato per la gestione dei dati. La piattaforma ha notevolmente migliorato la qualità e la tempestività del dato, riducendo le attività manuali e velocizzando il processo decisionale. A questi risultati hanno contribuito anche l’automazione della reportistica e la possibilità di ottenere un closing mensile, che hanno a loro volta facilitato le attività di pianificazione e il monitoraggio delle performance.
Infine, il coinvolgimento trasversale di tutte le principali aree aziendali nei processi di budgeting e closing ha favorito la collaborazione interna, la responsabilizzazione degli utenti e un dialogo più efficace tra funzioni diverse, avviando un vero e proprio percorso di change management.
Con queste premesse, CIA intende continuare ad affinare l’uso della piattaforma, per ottenere processi sempre più integrati e dati sempre più sicuri.
Commercianti Indipendenti Associati (CIA) è la cooperativa di dettaglianti che associa gli imprenditori Conad in Romagna, nella Repubblica di San Marino, nelle Marche, in Friuli Venezia Giulia, in Veneto e in Lombardia.
La cooperativa è nata a Forlì nel 1959 e oggi conta 151 soci-investitori, 257 punti vendita, articolati in sei insegne principali, che vanno dagli ipermercati Spazio Conad ai supermercati di prossimità come Conad City e Conad Today, e 93 concept store, che includono negozi specializzati come parafarmacie, ottici e pet shop. L’offerta copre quindi un’ampia gamma di categorie merceologiche.
[Con] uno strumento che ci permette di lavorare […] in maniera condivisa, […] tutti si sentono responsabili del medesimo processo e quindi sono più disponibili a collaborare
Leone Navacchia
La sfida: semplificare e automatizzare i processi di budgeting e closing
Il percorso di cambiamento intrapreso da CIA nasce dall’esigenza di ottimizzare i processi di budgeting e closing economico in seguito a un periodo di grande crescita, che ha portato il fatturato della cooperativa ad aumentare quasi del 35% tra il 2020 e il 2024.
In origine, i processi erano fortemente frammentati e basati su un uso esteso dei fogli di calcolo, con conseguenti criticità in termini di qualità dei dati, tempi di elaborazione delle analisi e collaborazione tra le aree aziendali.
Nel caso del budgeting, la sfida principale era la semplificazione: CIA aveva l’esigenza di concentrare in un’unica piattaforma processi e dati che fino ad allora erano distribuiti su più strumenti, con l’obiettivo di garantire la sicurezza dei dati e facilitare la condivisione delle informazioni e, di conseguenza, la collaborazione tra diverse aree aziendali. Allo stesso tempo, l’azienda aveva bisogno di costruire un processo di budgeting più efficiente: per farlo, era essenziale creare un sistema di reporting automatico, riducendo al minimo l’uso dei fogli di calcolo.
Per quanto riguarda il closing, una delle difficoltà maggiori derivava dall’assenza di una connessione tra il processo di pianificazione e quello di consuntivazione all’interno di un’unica piattaforma. Inoltre, era necessario costruire un modello di contabilità che facilitasse la comunicazione tra l’amministrazione e altre aree aziendali chiave come il controllo di gestione.
La soluzione: un’unica piattaforma integrata e modulare
Nel 2022 CIA ha avviato un progetto volto a ottimizzare i processi di budget economico aziendale, adottando la piattaforma Board. Con l’implementazione di Board, il processo di budgeting è stato completamente ripensato e integrato in un unico ambiente secondo un modello modulare, che permette di modificare singoli aspetti del workflow senza impattare sull’intero processo. Board ha inoltre consentito di automatizzare la reportistica, riducendo dell’80% l’uso dei fogli di calcolo, e di storicizzare i dati, per accedere facilmente alle pianificazioni precedenti.
Una volta ottimizzato il processo di budgeting, CIA ha esteso il progetto al closing economico. Nel 2024 ha adottato un sistema di contabilità analitica progettato per supportare il controllo di gestione, e dal 2025 ha implementato un modello di closing economico su Board seguendo le stesse logiche alla base del modello di budgeting creato in precedenza, in modo da facilitare la connessione tra i processi di pianificazione e le attività di closing. L’adozione di questo strumento ha permesso alla cooperativa di introdurre un processo di closing mensile e di generare analisi di scostamento rispetto agli obiettivi più dettagliate, con la possibilità di analizzare gli utili per settore.
I vantaggi: qualità e tempestività del dato, efficienza e collaborazione
L’adozione di Board ha prodotto benefici significativi sia sul piano operativo sia su quello organizzativo. L’eliminazione dei fogli di calcolo ha ridotto le attività manuali e velocizzato la produzione dei dati, mentre l’integrazione in un unico ambiente ha migliorato notevolmente la qualità delle informazioni.
La creazione di un processo di reporting standardizzato e automatico ha reso più efficiente il processo decisionale, che adesso può basarsi su informazioni tempestive e affidabili, mentre la consuntivazione mensile e la storicizzazione dei dati consentono un monitoraggio costante delle performance.
Un altro beneficio particolarmente rilevante, emerso già in fase di adoption, riguarda invece la collaborazione tra le aree aziendali. Il coinvolgimento trasversale nel processo di budgeting e closing ha infatti aumentato il senso di responsabilità all’interno dell’azienda e ha favorito il dialogo tra funzioni che in precedenza faticavano a comunicare. L’adozione dello strumento ha quindi dato il via a un vero e proprio processo di change management, trasformando un progetto inizialmente tecnologico in un vero cambiamento a livello organizzativo.
La collaborazione è uno dei benefici sommersi che abbiamo riscontrato con l’adozione di questo strumento
Leone Navacchia
Il futuro: consolidamento e affinamento dei processi in corso
Il percorso avviato da CIA è in continua evoluzione. In futuro, la cooperativa intende consolidare il modello di closing, con un affinamento della contabilità di magazzino che permetterà di supportare decisioni strategiche di tipo make or buy grazie a KPI di qualità. Parallelamente, è previsto un miglioramento dell’analisi dell’utile per settore, con l’obiettivo di renderlo sempre più coerente e confrontabile con i valori di budget.
Per quanto riguarda il budgeting, il prossimo passo sarà la revisione del modello per integrare in modo più completo le logiche della contabilità analitica, rafforzando ulteriormente il legame tra pianificazione e consuntivazione.
Grazie a Board, inoltre, CIA si avvia verso una nuova fase dal punto di vista della collaborazione e della sinergia tra le aree aziendali. Il cambiamento culturale innescato da Board porterà in futuro a processi sempre più integrati e data-oriented, con un approccio rivolto al dialogo e al miglioramento continuo.
