Volkswagen Mexico

Volkswagen de Mexico, sites de Puebla et Silao, Mexique

La Société
Volkswagen  Mexico est l’une des six implantations industrielles de construction automobile Volkswagen  dans le monde. Elle emploie plus de 65 000 personnes, dont 49 000 employés de divers fournisseurs, sur les sites de Puebla et Silao, pour produire les modèles Volkswagen Jetta, Beetle, Beetle Cabriolet et Golf 7, ainsi que des moteurs et autres composants utilisés dans une large gamme de véhicules d’autres marques détenues par Volkswagen.  Ces sites, qui couvrent à présent plus de 3,6 millions de mètres carrés, sont en service depuis 1964.

La Problématique
Jusqu’en 2015, le service financier de Volkswagen Mexico s’appuyait sur diverses applications fonctionnant sur des produits Microsoft Office pour concevoir ses plans annuels et élaborer les étapes clés de son programme financier pour les opérations de la société. 

Ces applications avaient été créées pour la plupart dans des bases de données Microsoft Access, des fichiers plats, des feuilles de calcul Microsoft Excel et des connexions manuelles à d’autres systèmes apparentés. Elles étaient jugées rigides, déconnectées et non sécurisées, chacune nécessitant un traitement et une intégration manuels considérables, extrêmement fastidieux et sujets à erreurs.  Chaque cycle de processus de planification exigeait un grand nombre d’heures de travail sur ces processus manuels, qui pouvaient fréquemment comprendre des écarts au niveau des calculs numériques.   Ces processus manuels étaient susceptibles d’introduire des erreurs coûteuses, source de confusion ultérieure et quelquefois d’erreurs de site pour les cycles de planification et les indicateurs de performance clés de la société.

La Solution
En 2015, afin de réduire ces problèmes techniques et métiers, VW Mexico a décidé de rechercher une solution logicielle FP&A (Financial Planning and Analysis) flexible, qui leur permettrait de mettre en œuvre une stratégie d’informatique décisionnelle (BI, Business Intelligence). Grâce à celle-ci, leurs processus de planification pourraient s’exécuter de manière fluide, automatique et plus efficace qu’avec les processus existants.

VW Mexico s’est alors mis à étudier les propositions de divers éditeurs de logiciels d’entreprise en matière de planification et d’analyse financières (FP&A) et de reporting d’informatique décisionnelle, notamment Oracle, IBM, SAP et Qlik. Au final, la société a choisi la plate-forme BOARD, qui combine au sein d’une seule base de données avec ETL intégré les fonctions suivantes : FP&A, gestion des performances financières et stratégiques d’entreprise (ou CPM, Corporate Performance Management), BI et analytique prédictive. De plus, elle permet le développement d’applications sans codage pour les utilisateurs métiers.

Parmi les principales raisons ayant motivé son choix, VW Mexico a cité les  capacités  supérieures qu’offre la plate-forme BOARD, notamment en termes de flexibilité, de  fonctions d’analyse des données  ainsi que les possibilités d’infrastructure technique virtualisée

L’approche sous forme de « boîte à outils » sans codage de la plate-forme BOARD permet aux utilisateurs métiers de VW Mexico de développer et de reconfigurer facilement des applications par simple glisser-déposer d’éléments depuis les menus de l’interface.  L’intégration étroite de la plate-forme avec les produits Microsoft Office permet de ne pas désorienter ces utilisateurs en leur proposant une solution à l’aspect familier d’Excel. 

Les Résultats
Au cours de sa première année de déploiement de la plate-forme BOARD, VW Mexico a développé et lancé avec succès des applications de planification financière autour de ses programmes de calcul de la contribution marginale, d’intégration, de consolidation des saisies, d’analyse et de reporting des variations. 

Le calcul de la contribution marginale est un concept de comptabilité analytique qui permet à VW de déterminer la rentabilité relative de chaque produit et chaque branche d’activité des sites de Mexico.  Grâce à cet indicateur de mesure, VW peut évaluer différents domaines de l’activité afin de déterminer les éléments à mettre en valeur d’après les marges les plus élevées ou les écarts par rapport au dernier cycle de planification financière d’un élément donné.  Avec les applications BOARD, la société est désormais en mesure de définir de manière précise la composition de ses revenus et l’intégration des coûts pour chaque produit et chaque branche d’activité.

L’application d’intégration de VW Mexico collecte et intègre de manière automatisée les informations provenant de nombreux utilisateurs finaux au Mexique, des informations financières provenant de SAP FI (module Finance) et des informations provenant de systèmes globaux situés en Allemagne. Elle fournit ainsi à la société et aux utilisateurs un référentiel entièrement intégré à partir duquel elle organise toutes ses données, qui serviront de base aux analyses et aux simulations.

La plate-forme BOARD assure également l’implémentation d’applications de consolidation des saisies, d’analyse et de reporting des variations.  L’application de consolidation des saisies permet à chaque propriétaire métier des données de saisir des données et de les diffuser en direction d’autres systèmes au sein de la société par le biais de puissants processus de validation de règles métiers.  L’application d’analyse des variations offre aux utilisateurs métiers une vue d’ensemble sur les données et calculs afin de bien comprendre les conclusions. Elle fournit des explications numériques concernant les différences identifiées entre les finances planifiées et les résultats réels.

Pour les besoins du reporting, la société compte désormais plus de 20 rapports standard destinés à la transmission des informations au siège social de VW. Pour établir des rapports personnalisés, les utilisateurs finaux disposent à présent d’une puissante base de données BOARD multidimensionnelle qui leur permet de créer des rapports ad-hoc par des opérations intuitives de glisser-déposer d’éléments. De ce fait, ils gagnent un temps considérable et sont assurés d’obtenir des niveaux de qualité et de précision uniformes, puisqu’ils découlent d’une source de données unique au sein de la plate-forme BOARD.  Grâce à son extrême flexibilité, la plate-forme permet de créer facilement des rapports ad-hoc en conservant le même degré de précision. De plus, tous les rapports offrent aux utilisateurs la possibilité d’explorer de façon puissante les données sous-jacentes.

Les Avantages
Le département finances de Volkswagen Mexico indique que les immenses améliorations constatées au niveau des processus, de la précision et de la visibilité dans l’efficacité de la stratégie financière, associées aux économies sur les coûts et à la plus grande exactitude des données sur site à planifier, se sont traduites par une hausse fulgurante de l’efficacité de 57 à 91 % depuis la mise en œuvre de la plate-forme en février 2015.