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Toyota Motor Europe

Une nouvelle génération de la planification et du reporting chez Toyota Motor Europe

Piloter l'analyse de la rentabilité et la transformation de la planification à travers 40 filiales.

S'éloignant des processus de budgétisation et de prévision disparates basés sur des feuilles de calcul, Toyota Motor Europe (TME) a utilisé la plate-forme décisionnelle Board pour créer une approche standardisée dans les 40 filiales du groupe. Désormais, le reporting financier et l'analyse des écarts, la génération du P&L, la planification des CAPEX et la modélisation de scénarios sont réalisés dans une solution unifiée avec un meilleur contrôle, y compris la possibilité de choisir parmi différentes méthodologies, telles que la budgétisation à base zéro ou la planification driver-based. 

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  • Secteur: Automotive
  • Département: Finance
  • Revenue: $29.28 billion
  • Users: 750
  • Group Companies: 40
  • Cost Centers: 5,000
Piloter l'analyse de la rentabilité et la transformation de la planification à travers 40 filiales.

Basée à Bruxelles, Toyota Motor Europe (TME) est une division du constructeur automobile multinational japonais Toyota Motor Corporation. TME se compose de plusieurs branches ; 20 sociétés de logistique ; cinq entreprises manufacturières européennes fabriquant des véhicules comme la Yaris, la Corolla et la C-HR ; et 14 entreprises de commercialisation et de vente qui travaillent directement avec des concessionnaires automobiles.

Le Défi : un processus rigide de budgétisation et prévision avec Excel 

En 2017, TME a entamé un projet de transformation financière pour créer une approche unifiée de budgétisation, de planification, de prévision et de reporting dans l’ensemble du groupe. Même si l’entreprise avait déjà un système ERP en place pour gérer les données de base, la standardisation de son mode d’utilisation était quasi-inexistante. Les budgets et les prévisions Excel complexes étaient difficiles à gérer et n’avaient pas la flexibilité nécessaire pour s’adapter à l’évolution des environnements du secteur automobile. 

L’adoption d’une approche unifiée de l’élaboration budgétaire et des prévisions dans l’ensemble des 40 entreprises du groupe était devenue essentielle, afin que les données puissent être facilement renvoyées à la société mère située au Japon en vue d’être regroupées. 

La Solution : une seule et unique plateforme pour la budgétisation, les prévision et le reporting 

Après un long parcours de tests approfondis impliquant divers acteurs du département financier et commercial, Toyota a retenu la plate-forme décisionnelle Board sur la base de divers éléments clés : la standardisation de la production de comptes de résultats, l’analyse des écarts, la budgétisation et les prévisions. L’un des principaux critères de sélection de Board était sa capacité à permettre aux utilisateurs métier d’effectuer facilement une saisie des données, ce qui était capital pour l’exécution efficace du processus. 

Board s’appuie sur le système ERP et un entrepôt de données de Toyota, avec une extraction en temps quasi-réel des données de P&L de 40 filiales, alors que les utilisateurs sont connectés et mènent leur processus de planification, comme l’explique Jordan Rowley, chef de projet chez Toyota :

Notre entrepôt de données recueille les données du système ERP en direct de sorte que dès qu’une écriture est passée, elles sont récupérées automatiquement. Nous utilisons Board pour extraire les données en temps quasi-réel de notre entrepôt de données. Actuellement, nous consultons l’entrepôt de données toutes les 30 minutes.

Avec la plate-forme Board en place, Toyota s'est lancée dans un projet multiphase sur une période de trois ans, avec plusieurs étapes clés affectant différentes divisions de l’entreprise, comme poursuit Jordan : 

Nous avons décidé très tôt que nous ne voulions pas nous contenter d’une grande mise en œuvre à la toute fin du projet. Nous l’avons décomposée, nous nous sommes appuyés efficacement sur une approche agile, en retenant une partie de notre développement à un moment donné et l'avons officiellement mis en service au cours des trois ans. Nous souhaitions en bénéficier tout au long de la période et souhaitions s’inspirer de Board au fur et à mesure afin de prendre des décisions plus éclairées sur les objectifs à mettre en œuvre pour l’avenir. Board nous a également permis d’obtenir des commentaires détaillés auprès de nos utilisateurs métier. L’un des aspects clés de toute mise en œuvre d’un projet est d’écouter les utilisateurs et de veiller à leur fournir ce qu’ils attendent.


Toyota Planning and Reporting Digital Transformation Milestones

The Board project timeline at Toyota, presented at the Board Day 2020 conference.


Grâce à ses possibilités avancées de personnalisation, contrairement aux solutions prédéfinies, Board a permis à Toyota d’adopter facilement cette approche progressive, en délivrant graduellement différents éléments de la solution globale aux diverses unités opérationnelles. Le projet a commencé en 2017, comme l'explique Jordan :

Notre première grande étape était la mise en œuvre du processus de planification des budgets et des prévisions pour 21 filiales. Ce dernier incluait des éléments de planification et de reporting, et constituait réellement une étape importante pour nous. Nous avons ensuite mis en œuvre un reporting du P&L et un processus d’affectation dans Board, prêt d’ici la fin de l’année. Le processus existant était disponible au format Excel et relativement complexe à gérer. Nous tenions donc à l’importer dans Board dès que possible.”

Le projet s’est poursuivi avec l’extension du reporting local du P&L au compte de résultats du groupe, en plus de l’analyse des écarts avec une approche multidevise. Toyota a ensuite peaufiné et amélioré divers aspects de la solution, en tenant compte des commentaires des utilisateurs tout au long du processus pour favoriser l’amélioration continue. 

Outre l’excellent travail en interne avec les différentes équipes, nous avons collaboré étroitement avec Board. Nous avons beaucoup appris de l’équipe Board, et elle a également beaucoup appris avec nous. Cette relation a été mutuellement bénéfique, et nous continuions à aller de l’avant” ajoute Jordan. 

Les Bénéfices : un meilleur aperçu du reporting et de la planification et une réduction importante des efforts manuels

Le système compte à présent 750 utilisateurs, notamment des contrôleurs locaux et contrôleurs groupe, ainsi que des utilisateurs extérieurs à l’équipe financière. Tous fournissent des données de planification, et produisent et examinent les budgets et les prévisions à l’aide d’une approche standardisée unique dans Board. Ces utilisateurs sont répartis de façon égale entre les sièges de Toyota, les entreprises manufacturières, et les sociétés de marketing et de vente. Jordan explique:

Nous comptons de nombreux systèmes et de nombreuses entités, le processus standardisé que nous avons mis en œuvre est donc une solution importante pour nous. Cette standardisation nous a permis de produire plus rapidement des cycles de planification et de reporting plus efficaces.

L’essentiel du processus est désormais automatisé, libérant ainsi les membres afin qu’ils se concentrent sur la prise de décisions plutôt que sur la collecte et la comparaison des données.

Nous avons aujourd’hui un module de reporting de groupe entièrement automatisé, ce qui nous a permis de passer de la collecte de données à l’analyse. Auparavant, nous avions de nombreux fichiers Excel différents et un grand volume de données à recueillir manuellement. Board nous a permis d’éliminer tout cela. Nous disposons désormais d’un processus de collecte automatisé. Autrement dit, nos contrôleurs peuvent passer la majorité de leur temps à analyser les données et à réagir aux situations afin de prendre des décisions plus éclairées” poursuit Jordan. 

Reporting et analyse d'écarts approfondis 

L’analyse des écarts du groupe et le reporting dynamique annuels peuvent désormais être générés facilement dans Board à partir des données en temps quasi-réel. Plus de 40 KPI comme l’impact de la gamme et l’impact du taux de change permettent de comprendre facilement les données de 40 filiales. La simulation du taux de change est également possible, fournissant des indications supplémentaires tout au long du processus et la possibilité de simuler les variations dans des devises spécifiques.  

Ces fonctionnalités sont utilisées conjointement avec l’analyse du P&L, qui est répartie en deux composantes. Nous avons ce que l’on appelle l’analyse de rentabilité, qui examine la rentabilité du groupe dans l’ensemble en termes de véhicules et de sources de revenus. Nous disposons également de rapports du P&L plus spécifiques, ventilés à un niveau de détail relativement important,” affirme Jordan.

Hormis les comptes de résultats, Board fournit des rapports beaucoup plus détaillés, permettant ainsi aux utilisateurs d’examiner les données de différents points de vue, comme l'explique Jordan :

Avec le reporting en général, nous avons de nombreuses options et possibilités dans le système. Nous pouvons analyser du point de vue du groupe, donc essentiellement dans notre devise Euro, mais nous pouvons également consulter les rapports du point de vue de l’entreprise locale, à un niveau micro-économique avec une devise locale. Comme indiqué précédemment, nous disposons également d’un processus d’affectation relativement vaste dans le système, et plus important encore une fonction de reporting destinée aux utilisateurs métier ; des rapports que les utilisateurs non financiers peuvent consulter quotidiennement. L’analyse du budget par rapport aux dépenses réelles est un KPI relativement important pour eux, de même que leurs données de planification pour la prévision. À tous les niveaux de Board, nous donnons aux utilisateurs la possibilité de filtrer et d’ajouter des paramètres supplémentaires dans chacun de leurs écrans ou rapports et donc, s’ils veulent explorer à un niveau de détail inférieur, ils peuvent le faire.”

Un P&L clair et transparent 

Toyota peut désormais consulter rapidement les résultats au niveau de l’entreprise et du groupe dans diverses dimensions. Il en résulte une plus grande transparence et compréhension sur la réelle contribution de chaque produit aux résultats financiers.  

Une visibilité sur le CAPEX à cinq ans 

L’analyse des écarts, qui peut être réalisée entre deux scénarios choisis pour comprendre où les corrections prévisionnelles ou budgétaires finales doivent avoir lieu, est essentiellement utilisée pour les entreprises manufacturières au sein du groupe. En outre, un processus robuste pour le CAPEX a été mis en œuvre pour ces activités, comme l'explique Jordan :

Ce processus incluait un plan de cinq ans. De toute évidence, les dépenses d’investissement sont très significatives. C’est donc un aspect qui exige un grand effort de planification, et nous avons donc besoin d’un processus détaillé pour le CAPEX.”

Planification et modélisation interactive des scénarios 

Outre le reporting et l’analyse, Board permet une collecte rapide et agile de plusieurs scénarios et versions pour faciliter l’élaboration du plan d’entreprise et répondre aux divers défis de manière efficace. À l’aide de Board, Toyota gère :

  • les modèles de collecte spécifiques aux différentes filiales et aux différents processus ;
  • un processus de prévision et de budgétisation à base zéro, reposant sur des facteurs clés pour certains cas ;
  • la simulation de la planification via la gestion des versions ;
  • l’intégration en temps réel avec le système ERP, notamment les règles de validation croisée pour les données ;
  • un workflow en quatre étapes pour contrôler le processus de planification.

La principale caractéristique recherchée était un modèle capable de favoriser une collecte rapide et agile des données », affirme Jordan. « Je ne voulais pas d’un modèle étendu et élaboré qui serait un poids pour les utilisateurs. Nous avons mis en œuvre des modèles de collecte spécifiques aux entreprises et au processus qui sont réellement faciles à consulter pour les utilisateurs, et qui reposent sur leur propres commentaires"

Un workflow intégré dans la plate-forme Board, combiné à un indicateur facile à comprendre pour la progression, a également permis un meilleur contrôle tout au long du processus de planification.

La possibilité de créer différentes versions des données dans Board a augmenté la fréquence des prévisions, ce qui était particulièrement utile pendant la pandémie COVID-19.

Nous avons eu largement recours à la gestion des versions dans Board, ce qui a été très important ces derniers temps. Nous avons préparé un budget initial qui, dans des circonstances ordinaires, serait devenu le budget final. Dans la situation COVID-19, Board nous a permis de créer plusieurs versions de ce budget et plusieurs prévisions. En temps normal, nous n’aurions eu que des prévisions trimestrielles forecasts,” affirme Jordan.

La modélisation de scénarios peut également être réalisée facilement dans Board, permettant ainsi aux utilisateurs de prendre des décisions plus éclairées selon l’impact potentiel des différentes situations. Il existe 120 versions de scénarios actuellement utilisées, fournissant d’importants renseignements financiers.

Nous avons la possibilité partout dans Board de comparer autant de scénarios que nous le souhaitons. Aussi, nous pouvons comparer le budget aux dépenses réelles, le budget de cette année à celui de l’année dernière, plusieurs versions du budget, et ainsi de suite,” poursuit Jordan.

Recommendations clès: comprendre vos exigences et veiller à la qualité de vos données

Ayant pratiquement atteint la fin du projet de transformation, Jordan a quelques conseils clés pour ceux qui embarquent dans une aventure similaire.

Le point clé pour nous est que nous avions besoin de comprendre et de documenter pleinement les exigences avant de commencer le développement. Nous avions besoin de retravailler certains points du processus car nous n'avions pas pleinement compris les exigences avant le démarrage et la mise en œuvre.” 

Un autre enseignement a été tiré de la mise en œuvre d’un modèle de planification initialement trop centré sur la comptabilité  

Ce que nous avons essayé de faire est de copier ce que nous avions dans Excel et de le répercuter dans Board. Très rapidement nous avons appris que nous devions appliquer les meilleures pratiques de Board : il est habitué à travailler avec un grand nombre d’entreprises et de clients, et nous en avons grandement bénéficié."

Le dernier point porte sur la qualité des données:

"Je pense que cela va sans dire, mais c'est quelque chose que nous avons appris à nos dépens. La qualité des données est une condition préalable essentielle à un reporting de qualité. C’est une chose de définir et de créer des rapports dans Board, mais si la qualité de nos données n’est pas conforme aux normes établies et uniforme dans l’ensemble des filiales, le reporting que nous obtenons de Board ne peut pas satisfaire aux normes requises. C’est donc un aspect sur lequel nous avons beaucoup travaillé et que nous aurions, avec du recul, développé dès le départ avant la mise en œuvre », conclut Jordan.