Toyota Motor Italia ha avviato un percorso di trasformazione digitale per massimizzare l’efficienza operativa nell’area businsess support, partendo dal Finance. Adottando la piattaforma Board, Toyota ha digitalizzato e automatizzato i processi di Accounting, Invoicing, e Budgeting, migliorando notevolmente anche la gestione delle campagne di incentivo per i concessionari. Grazie a Board, l’azienda ha drasticamente ridotto il tempo necessario per la chiusura contabile, minimizzato gli errori manuali e migliorato significativamente la qualità delle informazioni finanziarie. Board ha inoltre favorito la collaborazione tra team diversi, garantendo analisi precise e affidabili attraverso avanzate funzionalità di simulazione e reporting.
Toyota sta già lavorando per ampliare l’uso della piattaforma ad altre funzioni nell’area finance, per gestire in un’unica piattaforma integrata anche le attività di Purchasing, le operazioni di Cashflow e contabilità legata ai veicoli.
In futuro Toyota ha pianificato di estendere l’uso di Board anche per altre funzioni aziendali, con l’obiettivo di avere un business planning integrato
La Sfida
Fondata nel 1933 in Giappone, Toyota è un’azienda leader a livello globale nel settore automotive, con una presenza rilevante in tutti i mercati europei. Sin dalla sua fondazione, l’azienda si è basata su una filosofia “customer first” e del Kaizen, il miglioramento continuo, che negli anni l’ha portata ad anticipare le esigenze del mercato, aprendo la strada ad alcune delle più importanti innovazioni del settore automobilistico. Toyota è ila prima produttrice di auto ibride, è leader nelle soluzioni elettrificate e già alla seconda generazione di auto a idrogeno, con la Mirai e continua a impegnarsi nella ricerca di nuove soluzioni per la mobilità.
Dal punto di vista organizzativo, questa ambizione verso l’innovazione e la crescita si traduce soprattutto nella ricerca della massima efficienza operativa e nella riduzione degli sprechi di tempo per favorire le attività di valore. A questo scopo, da anni l’azienda cerca soluzioni innovative che permettano di digitalizzare ed efficientare processi essenziali ma a scarso valore aggiunto come la gestione delle e-mail, la preparazione di report, la ricerca di informazioni e l’inserimento di dati, riducendo così il carico di lavoro e i rischi legati alla possibilità di errori umani.
Negli ultimi anni, in Toyota Motor Italia è emersa la necessità di aumentare l’efficienza operativa nell’area Finance. A partire dal 2023, la filiale italiana del Gruppo Toyota ha infatti deciso di rivedere in profondità e digitalizzare alcuni processi chiave come l’Accounting, l’Invoicing, la pianificazione del budget e le campagne di incentivo per i concessionari.
La Soluzione: Board
L’obiettivo principale di questo programma è massimizzare l’efficienza interna e quella dei concessionari, azzerando gli errori e fornendo a tutti gli stakeholder aziendali informazioni finanziarie accurate, puntuali, tempestive e integrate, in modo da supportare al meglio il processo decisionale. Per raggiungere questo scopo serviva una piattaforma in grado di facilitare la collaborazione tra team diversi, centralizzando i dati e mettendo a disposizione di tutti gli utenti informazioni affidabili e accurate.
Board è stata scelta innanzitutto per la sua capacità di coprire i processi aziendali finanziari e operativi, in particolare per quanto riguarda il controlling e l’accounting. Board forniva inoltre una soluzione particolarmente scalabile, garantendo un sistema in grado di rispondere rapidamente a potenziali evoluzioni nel mercato o a livello di Gruppo.
Lavoriamo in maniera molto coesa, avendo al centro dati e analisi per tutti gli utenti, dall’amministratore delegato agli operatori delle facility.
Gianluca Murgia
I Risultati
Board ha integrato facilmente tutte le diverse fonti di dati dell’ecosistema tradizionale di Toyota, consentendo all’azienda giapponese di gestire tramite un’unica piattaforma l’accounting e il controlling, con la possibilità di ottenere una pianificazione di medio termine, svolgere le attività di budgeting ed effettuare previsioni accurate con scenari multipli. Board offre infatti capacità di simulazione e versioning avanzate, consentendo agli utenti di implementare funzionalità di analisi what-if e di comparazione tra diversi scenari aziendali.
Uno degli obiettivi principali raggiunti grazie a Board è stato arrivare a completare la chiusura contabile, che prima richiedeva fino a 5 giorni, in un solo giorno, riducendo notevolmente l’intervento manuale. Board ha anche permesso di integrare agevolmente il nuovo principio contabile OIC 34 attraverso un modulo apposito per la gestione degli accantonamenti.
Un’altra novità introdotta da Board è stata la possibilità di produrre reportistica su misura, grazie alla sua multidimensionalità e ad avanzate capacità di drill down e drill through, che permettono di analizzare lo stesso dato a diversi livelli da un’unica fonte e di trasmettere i dati in modo fluido e veloce a tutti gli stakeholders.
Oltre a favorire la collaborazione tra i team, il modello centralizzato di Board si è dimostrato estremamente flessibile sia in fase di prototipazione che in fase di presentazione delle soluzioni, favorendo il lavoro in modalità Agile che da anni caratterizza i processi di Toyota. Inoltre, l’implementazione del software ha aumentato notevolmente la sicurezza degli accessi, garantendo una reliability decisamente maggiore.
Sviluppi Futuri
Attualmente Toyota Motor Italia sta lavorando con il partner Reply per estendere l’uso della piattaforma ad altre aree aziendali, integrando le attività finanziarie con quelle di pianificazione e controllo dei volumi di vendita e con la gestione delle attività relative ai limiti sulla CO2.
Toyota Motor Italia prevede di gestire in Board anche le attività di Purchasing, a partire dalla gestione dei PO e dalla definizione delle attività, le operazioni di Cashflow, sia a livello di chiusura che di pianificazione, e la gestione della contabilità legata ai veicoli.
