Informativa e condizioni sull’utilizzo di Board Agents

Le presenti informazioni sono rese da Board International SA (“Board“), ai sensi dell’articolo 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 sull’Intelligenza Artificiale (“AI Act“), al fine di garantire la necessaria trasparenza nei confronti delle persone fisiche (l’“Utente”) che interagiscono con il sistema di messaggistica basato su Intelligenza Artificiale “Board Agents” (“Board Agents“) fornito da Board e sviluppato tramite tecnologia di OpenAI fornita da Microsoft Azure.

Gli Utenti sono espressamente informati che, quando interagiscono con Board Agents, stanno comunicando con un sistema di intelligenza artificiale e non con un essere umano.

Board Agents è un sistema automatizzato basato su intelligenza artificiale generativa progettato per rispondere alle richieste dell’Utente della piattaforma Board (la “Piattaforma“).  

Pur basandosi su tecnologia di Intelligenza Artificiale generativa sviluppata da OpenAI OpCo, LLC e OpenAI Ireland Ltd (di seguito, congiuntamente “OpenAI“), Board Agents è stato implementato da Board con limitazioni funzionali e operative che ne circoscrivono l’utilizzo esclusivamente all’analisi, interrogazione ed elaborazione dei dati di business intelligence presenti nella Piattaforma, nei limiti degli accessi autorizzati all’Utente.

Board Agents costituisce un sistema di intelligenza artificiale implementato da Board per finalità di business intelligence specifiche e limitate.
Sebbene Board Agents integri modelli di IA per finalità generali di terze parti ai sensi dell’AI Act, esso non è fornito da Board quale modello di IA per finalità generali ai sensi del Titolo VIII dell’AI Act. Per maggiori informazioni sulla tecnologia fornita da OpenAI si prega di far riferimento ai seguenti documenti: 

Board Agents non è progettato né destinato a essere utilizzato in alcuno dei casi d’uso ad alto rischio elencati nell’Allegato III del Regolamento (UE) 2024/1689.

Board Agents è disponibile per mezzo della Piattaforma.

Board Agents è di proprietà di Board International SA, con sede legale in via Maestri Comacini 4, Chiasso, Ticino 6830, Svizzera.

Le presenti informazioni e condizioni d’uso (nel seguito, le “Condizioni“) si applicano a qualsiasi utilizzo di Board Agents da parte dell’Utente e costituiscono un accordo vincolante tra l’Utente e Board.

Prima di utilizzare Board Agents, l’Utente è tenuto a prendere attenta visione delle presenti Condizioni accessibili mediante il link ipertestuale fornito in fase di accesso alla Piattaforma nonché disponibile sempre tramite il disclaimer in calce al campo di input di Board Agents. Con l’utilizzo di Board Agents l’Utente accetta le presenti Condizioni. Le presenti Condizioni possono essere stampate e/o salvate su altro supporto duraturo accessibile all’Utente.

1. Natura e utilizzo di Board Agents

1.1. Board Agents è progettato esclusivamente per supportare le attività che l’Utente può compiere tramite la Piattaforma, come, a titolo esemplificativo e non esaustivo, l’analisi, l’interrogazione e l’interpretazione dei dati già caricati nella Piattaforma.  

1.2. L’Utente prende quindi atto e accetta che Board Agents non potrà fornire risposte rispetto ad altri ambiti o materie, o eseguire compiti e funzioni differenti da quanto indicato nelle presenti Condizioni. Board Agents usa l’Intelligenza Artificiale (IA) generativa per rispondere alle domande dell’Utente su tematiche e servizi offerti da Board tramite la Piattaforma.  Gli Output (come definiti di seguito) – generati automaticamente da un sistema di IA e senza la presenza di un operatore umano – hanno lo scopo di integrare questi servizi e facilitare l’analisi dei dati inseriti sulla Piattaforma dall’Utente. Pertanto, se l’Utente decide di interagire con Board Agents, quest’ultimo dichiara di essere consapevole che:

  • le interazioni avvengono comunicando con un sistema automatizzato di IA;
  • le risposte generate non provengono da un operatore umano;
  • l’elaborazione avviene tramite modelli algoritmici (ossia un sistema di Intelligenza Artificiale) in grado di analizzare dati e generare Output testuali e/o grafici; 
  • gli Output possono contenere imprecisioni, omissioni o informazioni non aggiornate.

1.3. L’accesso a Board Agents è consentito unicamente all’Utente che ha accesso alla Piattaforma. 

1.4. Ai fini dell’utilizzo di Board Agents, l’Utente si impegna a:

  1. non pubblicare, inviare o condividere in qualsiasi forma attraverso Board Agents contenuti diffamatori, offensivi, intimidatori, illegali, razzisti, discriminatori, osceni;
  2. non utilizzare Board Agents per condurre attività illecite o che possono violare i diritti di terzi (inclusi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, i diritti di proprietà intellettuale e industriale di terzi);
  3. non copiare, modificare, decompilare o tentare di estrarre il codice sorgente di Board Agents o di qualsiasi componente.

1.5. L’Utente può, in qualsiasi momento, richiedere la revisione umana di uno specifico Output o segnalare un malfunzionamento riscontrato durante l’utilizzo di Board Agents aprendo un ticket tramite la Piattaforma.

2. Finalità di utilizzo consentite

2.1. Board Agents può essere utilizzato dall’Utente esclusivamente per:

  1. interrogare dataset presenti nella piattaforma;
  2. generare analisi descrittive e sintetiche dei dati aziendali;
  3. produrre report relativi ai dati caricati sulla Piattaforma;
  4. supportare la comprensione di report, dashboard e indicatori;
  5. in generale, facilitare attività di business intelligence e performance management.

2.2. Pertanto, qualsiasi richiesta dell’Utente che abbia una finalità diversa e/o ultronea rispetto alle finalità di utilizzo consentite non verrà presa in carico da Board Agents e non verrà fornito alcun Output al riguardo. 

2.3. All’Utente è fatto espresso divieto di:

  1. utilizzare Board Agents per finalità estranee all’analisi dei dati aziendali;
  2. caricare o trattare tramite Board Agents dati non pertinenti alla Piattaforma;
  3. generare contenuti non collegati alle funzionalità di Board Agents stesso e della Piattaforma;
  4. effettuare tramite Board Agents elaborazioni contrarie alla normativa vigente/applicabile o alle policy aziendali.
  5. dichiarare falsamente la propria identità al fine dell’utilizzo di Board Agents;
  6. aggirare o eludere le misure di protezione tecnologica presenti nella Piattaforma;
  7. copiare, modificare, tradurre, adattare, rielaborare, disassemblare, decompilare, decifrare o sfruttare i dati contenuti nella Piattaforma e in Board Agents, o autorizzare terze parti a farlo;
  8. utilizzare Board Agents in modo che possa danneggiare, disabilitare, compromettere e sovraccaricare Board Agents stesso e/o la Piattaforma;
  9. interferire con i server o le reti connesse a Board Agents;
  10. porre in essere condotte in violazione delle presenti Condizioni.

2.4. L’Utente, utilizzando Board Agents e, quindi, aderendo alle presenti Condizioni, si impegna a utilizzare Board Agents in modo conforme alla destinazione funzionale prevista e in conformità con le presenti Condizioni.

3. Modalità di funzionamento, limiti e rischi di Board Agents

3.1. Board Agents:

  • riceve input testuali dall’Utente;
  • analizza esclusivamente i dati disponibili nell’ambiente autorizzato nella Piattaforma;
  • genera risposte tramite modelli linguistici e algoritmi di analisi dati forniti da OpenAI.

3.2. Board Agents non opera valutazioni autonome vincolanti né assume decisioni esecutive; pertanto, l’Output costituisce supporto decisionale e non può sostituire il giudizio umano.

3.3. L’Utente è consapevole del fatto che:

  • l’IA può generare Output incompleti, imprecisi o non aggiornati;
  • l’Output dipende dalla qualità, completezza e aggiornamento dei dati disponibili;
  • il sistema può interpretare in modo non corretto richieste ambigue;
  • Board Agents può generare Output che contengono errori.

4. Dati trattati e precauzioni operative

4.1. In considerazione delle modalità di funzionamento, dei limiti e dei rischi inerenti a Board Agents meglio descritti al Paragrafo 3 che precede, è responsabilità dell’Utente:

  • verificare sempre l’accuratezza dei risultati;
  • non assumere decisioni critiche esclusivamente sulla base dell’Output di Board Agents;
  • controllare la correttezza delle query inserite.

4.2. Inoltre, l’Utente deve evitare l’inserimento/condivisione con Board Agents di dati personali di terzi.

5. Trasparenza sull’origine dell’Output

5.1. Le risposte fornite da Board Agents sono generate automaticamente mediante un sistema di intelligenza artificiale generativa. In particolare, Board Agents non si limita a riprodurre contenuti preesistenti, ma elabora le informazioni disponibili nell’ambiente autorizzato della Piattaforma al fine di generare una risposta coerente con la richiesta formulata dall’Utente. Pertanto, l’Output rappresenta una rielaborazione automatizzata dei dati accessibili, effettuata tramite modelli algoritmici.

5.2. Al fine di garantire la massima trasparenza e consentire all’Utente di comprendere la base informativa su cui si fonda ciascuna risposta, Board Agents mette a disposizione la sezione “AI Answer > Data Source“, attraverso la quale è possibile visualizzare i dataset utilizzati e analizzati da Board Agents come base dell’elaborazione.

5.3. La sezione “AI Answer > Data Source” consente all’Utente di verificare la tracciabilità dell’elaborazione e di effettuare un controllo umano sulla pertinenza e correttezza delle fonti considerate dal sistema. Tale meccanismo costituisce misura di trasparenza e di supporto alla supervisione umana dell’Output prodotto da Board Agents.

5.4. Resta inteso che:

  • l’indicazione delle fonti di dati non elimina il rischio di imprecisioni derivanti dall’elaborazione automatizzata;
  • è in ogni caso consigliato all’Utente di verificare la coerenza tra l’Output generato e le fonti indicate;
  • la responsabilità per l’interpretazione e l’utilizzo dei risultati rimane in capo all’Utente e/o all’organizzazione titolare dell’account.

5.5. L’Utente riconosce che la possibilità di accedere alla sezione “AI Answer > Data Source” costituisce uno strumento di controllo e validazione dell’elaborazione effettuata dal sistema di IA e si impegna a farne uso nell’ambito delle proprie attività decisionali. Tale meccanismo di trasparenza è volto a supportare una sorveglianza umana informata sugli Output generati dall’IA.

6. Diritti di Board

6.1. Board mantiene tutti i diritti su Board Agents, sul relativo software, sui set di dati di addestramento di Board Agents, compresi i diritti di proprietà intellettuale, come meglio specificato al paragrafo che segue. Oltre ai diritti di accesso e utilizzo espressamente concessi nelle presenti Condizioni, all’Utente non sono riconosciuti altri diritti o facoltà su Board Agents, sul relativo software, sue componenti o funzionalità. Fermo restando quanto precede, il Cliente rimane unico ed esclusivo titolare di tutti i dati, le informazioni e i materiali forniti a Board in relazione all’utilizzo di Board Agents (“Dati del Cliente”), nonché di qualsiasi dato, contenuto, report, analisi o altro Output generato da Board Agents sulla base di, o derivato da, tali Dati del Cliente (“Output”). Board non acquisisce alcun diritto di titolarità sui Dati del Cliente o sugli Output. Nella misura in cui eventuali diritti sugli Output dovessero altrimenti sorgere in capo a Board per effetto di legge, tali diritti sono con il presente atto ceduti al Cliente. Board può trattare i Dati del Cliente e gli Output esclusivamente al fine di fornire Board Agents e i servizi correlati in conformità alle presenti Condizioni e alla legge applicabile.

6.2. Board si riserva il diritto di aggiornare, modificare o cessare la funzionalità di Board Agents in qualsiasi momento, con o senza preavviso.

6.3. Board si riserva in ogni caso il diritto di:

  1. monitorare l’utilizzo di Board Agents, anche tramite opportuni presidi di sorveglianza umana, allo scopo di verificarne l’utilizzo in conformità alle presenti Condizioni e alle leggi applicabili e di segnalare eventuali violazioni di leggi o normative;
  2. rimuovere contenuti non sicuri o di altro tipo che violano le presenti Condizioni e/o le normative applicabili;
  3. sospendere o disabilitare, temporaneamente e/o definitivamente, l’accesso del Cliente a Board Agents qualora il Cliente violi il presente AI Addendum e/o le normative applicabili. 

7. Diritti di Proprietà Intellettuale

7.1. Il marchio “Board”, così come l’insieme dei marchi figurativi e non figurativi, delle immagini e dei loghi presenti su Board Agents, sono di esclusiva titolarità di Board e/o dei rispettivi titolari dei diritti di proprietà intellettuale e/o d’autore (e.g. OpenAI).

7.2. L’Utente riconosce che alcune funzionalità di Board Agents possono essere alimentate da modelli di intelligenza artificiale di terze parti, inclusi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, i modelli forniti da OpenAI (e.g. ChatGPT). Tutti i diritti di proprietà intellettuale, compresi eventuali diritti su tali modelli, algoritmi e tecnologie correlate di terze parti, sono e rimarranno di esclusiva titolarità dei rispettivi fornitori terzi. Nulla nelle presenti Condizioni potrà essere interpretato come concessione all’Utente di alcun diritto, titolo o interesse su tali modelli o tecnologie di terze parti, fatta eccezione per il diritto limitato di accedervi e utilizzarli così come integrati all’interno di Board Agents in conformità alle presenti Condizioni.

7.3. La riproduzione totale o parziale, la modifica, la manomissione o l’utilizzo di detti marchi, immagini e loghi, per qualunque motivo e su qualunque supporto, sono assolutamente vietati, senza l’espressa autorizzazione scritta di Board e/o dei rispettivi titolari dei diritti di proprietà intellettuale e/o d’autore.

7.4.  L’Utente accetta che le proprie richieste non debbano violare le presenti Condizioni e le normative applicabili all’utilizzo di Board Agents, compresa la tutela dei diritti di proprietà intellettuale. A titolo esemplificativo, l’Utente si impegna a non utilizzare illecitamente materiali soggetti a diritti di proprietà intellettuale di terzi, di natura confidenziale o che possano violare le norme a tutela dei dati personali.

7.5. Board non è responsabile dell’utilizzo da parte dell’Utente di elementi di terzi, quali – a titolo esemplificativo – contenuti, documenti, dati, segreti commerciali o informazioni confidenziali e dati personali; l’Utente usa tali elementi a proprio rischio e responsabilità. Con l’accettazione delle presenti Condizioni, l’Utente manleva e tiene Board indenne rispetto a qualsiasi contestazione, azione o pretesa di terzi.

8. Limitazioni di responsabilità

8.1. Board Agents genera Output sulla base delle richieste fornite dall’Utente. Gli Output specifici che Board Agents restituisce sulla base delle richieste dell’Utente non possono essere previsti in anticipo e Board non può garantire la piena accuratezza e/o completezza degli stessi.

8.2. L’Utente accetta e riconosce che Board Agents può fornire informazioni imprecise e/o incomplete. L’Utente è quindi tenuto a verificare ogni informazione fornita da Board Agents prima di intraprendere qualsiasi azione o prendere qualsiasi decisione basata sulle informazioni ricevute. Board non è responsabile del contenuto degli Output di Board Agents e pertanto declina ogni responsabilità nei confronti dell’Utente per eventuali errori, imprecisioni o omissioni, nonché per danni (diretti, indiretti o conseguenti) derivanti dall’utilizzo di tali Output. Infatti, Board non ha alcun controllo sul contenuto dei dataset utilizzati dal sistema di IA fornito da OpenAI su cui si basa Board Agents, pertanto, non assume alcuna responsabilità per le risposte fornite in base a informazioni e/o contenuti di tali dataset.

8.3. Board non è inoltre responsabile in caso di mancata/impossibile fruizione di Board Agents da parte dell’Utente, del ritardo nell’aggiornamento delle informazioni/risposte fornite da Board Agents, né per i danni derivanti da eventuali interruzioni, sospensioni, ritardi o anomalie nel collegamento a Board Agents. L’utilizzo della Piattaforma e dei servizi erogati tramite la stessa, infatti, non verrà pregiudicato dall’eventuale interruzione/anomalia di Board Agents. 

8.4. Board ha diritto di sospendere temporaneamente o interrompere in tutto o in parte Board Agents per ragioni tecniche, senza alcun obbligo di informare gli Utenti singolarmente.

8.5. L’Utente riconosce che Board non sarà responsabile, rinunciando sin da ora a rivalersi nei confronti della stessa, di qualsivoglia sospensione, indisponibilità o interruzione di Board Agents dovuta a: (i) qualsivoglia malfunzionamento delle reti di comunicazione pubbliche (inclusa la rete Internet); (ii) del sistema di Intelligenza Artificiale o dei servizi forniti da OpenAI ; (iii) dell’hardware, del software o della rete del Cliente utilizzati per accedere alla Piattaforma e a Board Agents; ovvero (iv) qualsiasi evento di forza maggiore.

8.6. Con riferimento all’utilizzo di Board Agents, l’Utente riconosce che Board non è responsabile della gestione dell’hardware dell’Utente con il quale quest’ultimo accede alla Piattaforma e a Board Agents, e non garantisce la connettività e la qualità della connessione che potrebbe dipendere da fattori estranei al controllo di Board quali ad esempio: (i) connettività lenta, instabile o insoddisfacente,  (ii) interruzione e/o congestione della rete locale o internet, l’inadeguatezza, incompatibilità e/o difetto di manutenzione o vizio dell’hardware dell’Utente, (iii) conflitti software o incompatibilità, etc.

9. Privacy e sicurezza dei dati

9.1. Board tutela la privacy e la sicurezza dei dati personali dei propri Utenti. Per qualsiasi informazione relativa al trattamento dei dati personali, l’Utente è invitato a leggere l’informativa privacy presente al seguente link https://www.board.com/platform-privacy-policy.

9.2. L’Utente riconosce che Board Agents è fornito da Board esclusivamente per finalità professionali nell’ambito del contesto organizzativo del Cliente (il soggetto che ha sottoscritto la Piattaforma). Gli Input inviati dall’Utente, gli Output generati e i log delle conversazioni costituiscono dati trattati all’interno dell’ambiente autorizzato del Cliente sulla Piattaforma e sono accessibili al Cliente in conformità ai termini del Contratto. Si raccomanda pertanto agli Utenti di non utilizzare Board Agents per finalità personali e di non inserire informazioni estranee alle proprie attività professionali.

9.3. In ogni caso, Board raccomanda di non condividere, nell’interazione con Board Agents, dati personali che non siano strettamente necessari e/o richiesti al fine di gestire la richiesta di assistenza dell’Utente.

9.4. Microsoft Azure, in qualità di fornitore dell’infrastruttura per Board Agents, implementa misure di monitoraggio automatizzato per individuare modelli di utilizzo che potrebbero violare il Microsoft Enterprise AI Services Code of Conduct (https://www.microsoft.com/licensing/terms/product/ForOnlineServices). Tale monitoraggio può comportare la conservazione di campioni degli input dell’Utente (prompt) e delle risposte generate dall’IA (completion) ai fini della revisione umana da parte del personale Microsoft situato nello Spazio Economico Europeo. Tale monitoraggio di sicurezza è finalizzato esclusivamente a individuare e prevenire un uso improprio dei servizi di IA in violazione delle policy di utilizzo applicabili e non costituisce un utilizzo dei dati dell’Utente a fini di addestramento, miglioramento o altre finalità. Per ulteriori informazioni sulle pratiche di content safety di Microsoft, si prega di far riferimento a https://learn.microsoft.com/en-us/azure/ai-services/openai/concepts/abuse-monitoring.

9.5. Board Agents non offre una funzionalità di esportazione massiva e dedicata per l’intero insieme dei Materiali Generati dall’IA (log delle conversazioni e cronologie delle sessioni) a livello di amministratore/tenant. Tuttavia, nel corso di una sessione l’utente finale — e solo l’utente finale — può esportare i singoli output prodotti tramite l’interazione con l’Agent (risposte in formato testo o Excel, grafici in JPG). I Dati del Cliente rimangono accessibili ed esportabili tramite le funzionalità standard della Piattaforma.

10. Modifiche alle presenti Condizioni

10.1. Board lavora costantemente per ottimizzare i propri servizi e per sviluppare nuove funzioni in grado di migliorare i prodotti per l’Utente e per la propria clientela. Di conseguenza, le presenti Condizioni potranno essere periodicamente aggiornate affinché rispecchino in modo accurato i servizi e le politiche di Board, promuovano un’esperienza sicura e/o rispettino la legge applicabile. Prima di accedere a Board Agents, l’Utente potrà sempre prendere visione della versione più aggiornata e in vigore delle Condizioni, con efficacia dalla data di pubblicazione specificata in calce.

11. Disposizioni finali

11.1. Le presenti Condizioni sono costituite dalla totalità delle clausole che le compongono. Se una o più disposizioni delle presenti Condizioni venisse dichiarata nulla, illecita o inefficace ai sensi di legge o a seguito di una decisione giudiziale, le altre disposizioni continueranno ad avere piena efficacia.

11.2. L’accesso e l’utilizzo di Board Agents da parte dell’Utente implicano la presa visione e l’accettazione delle presenti Condizioni.

12. Dati di contatto

12.1. Per qualsiasi questione attinente a Board Agents, l’Utente può contattare Board aprendo un ticket tramite la Piattaforma.

13. Data di entrata in vigore

Ultimo aggiornamento: Giugno 2026