Privacy Policy Board Platform

Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (“GDPR”), entrato in vigore il 25 maggio 2018, il GDPR UK e la Legge federale svizzera sulla protezione dei dati mirano a garantire che i dati personali delle persone fisiche siano trattati nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone, con particolare riferimento alla riservatezza e all’identità personale. Board International SA e le sue società controllate (“Board” o il “Titolare del trattamento”) prestano particolare attenzione alle modalità con cui le informazioni personali vengono utilizzate e condivise ed è pertanto importante informarLa in merito alla privacy policy adottata.

Per trattamento dei dati personali si intende la raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, elaborazione, modifica, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, comunicazione, cancellazione, diffusione, interconnessione e qualsiasi altra operazione utile all’esecuzione dello specifico servizio richiesto.

1. Dati personali che raccogliamo

1.1 Board raccoglie le informazioni personali fornite dagli utenti:

per erogare i propri servizi, inclusa la fornitura della piattaforma Board (la “Piattaforma”);
per il supporto al prodotto;
per i servizi di cloud computing;
per funzionalità aggiuntive o servizi accessori, quali gli AI Agents (le attività dal punto 1. al punto 4., i “Servizi”);
per la gestione dei rapporti contrattuali, quali la fatturazione e l’emissione delle fatture,
per garantire la sicurezza della Piattaforma.

1.2 In particolare, i dati personali trattati da Board includono, inter alia, i seguenti dati: nome, cognome e qualifica professionale o dati di contatto, compresi l’indirizzo e-mail e il numero di telefono.

Tali informazioni rientrano nella definizione di dati personali, ossia qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (l’“Interessato”); per identificabile si intende la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a dati quali il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale (i “Dati Personali”).

1.3 La Piattaforma utilizza cookie, come descritto più dettagliatamente nella Cookies Policy https://www.board.com/platform-cookie-policy (la “Cookies Policy”).

1.4 Con particolare riferimento alla Piattaforma, in aggiunta ai servizi già forniti tramite la stessa, è altresì disponibile Board Agents, un agente basato sull’IA fornito da Board e sviluppato utilizzando la tecnologia di OpenAI (“Board Agents”).

Board Agents è un sistema automatizzato basato su intelligenza artificiale generativa progettato per rispondere alle richieste degli utenti della Piattaforma. È stato implementato da Board con limitazioni funzionali e operative che ne circoscrivono l’utilizzo esclusivamente all’analisi, all’interrogazione e all’elaborazione dei dati di business intelligence presenti nella Piattaforma.

In tale contesto, Board tratta tramite Board Agents i seguenti Dati Personali:

dati relativi all’account dell’utente che interagisce con Board Agents (es. e-mail, nome, ecc.);
le interazioni con Board Agents e i relativi contenuti.

Si precisa che i Dati Personali dell’utente e le relative interazioni non saranno utilizzati da Board Agents e dalla tecnologia sottostante fornita da OpenAI per l’addestramento del sistema di Intelligenza Artificiale.

2. Finalità del trattamento

2.1 I Dati Personali da Lei forniti al momento dell’erogazione dei Servizi possono essere trattati per finalità connesse alla fornitura del Servizio e, ad esempio, per creare utenti nominali, per fornire la Piattaforma, per fornire supporto tecnico, per erogare servizi accessori, per adempiere a obblighi legali e regolamentari.

2.2 I Dati Personali da Lei forniti possono essere trattati anche per garantire la sicurezza della Piattaforma e dei Servizi Board, per adempiere alle leggi, ai regolamenti, agli ordini dell’autorità giudiziaria e alle richieste governative e delle autorità di polizia applicabili, per indagare su incidenti di sicurezza e privacy e per gestire eventuali contestazioni dei clienti.

2.3 Con specifico riferimento ai Dati Personali trattati tramite Board Agents, tali Dati Personali saranno trattati al fine di: (i) fornire all’utente l’accesso a Board Agents; (ii) garantire il corretto funzionamento del servizio offerto tramite Board Agents; (iii) consentire a Board Agents di generare e visualizzare gli output; (iv) mantenere la continuità del servizio e la sicurezza di Board Agents; (v) ove richiesto, fornire supporto tecnico.

3. AI Agents e funzionalità automatizzate

Qualora siano abilitati gli AI Agents o altre funzionalità automatizzate:
i dati personali possono essere trattati per generare output, automatizzare flussi di lavoro o fornire analisi;
il trattamento è limitato alle finalità definite dalla configurazione del cliente e dagli accordi applicabili;
gli output dell’IA sono generati sulla base dei dati di input e della logica del sistema; i clienti restano responsabili della validazione degli output prima del loro utilizzo;
Board implementa adeguate garanzie per proteggere i dati personali utilizzati nei servizi basati sull’IA.

4. Modalità del trattamento

4.1 I Suoi Dati Personali sono raccolti dai soggetti indicati alla clausola 6 della presente Privacy Policy e il relativo trattamento è effettuato mediante strumenti manuali o automatizzati informatici, con logiche strettamente connesse alle finalità sopra descritte e, in ogni caso, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei Dati Personali.

5. Base giuridica del trattamento dei Dati Personali

5.1 Ai sensi del GDPR, Board tratta i Suoi Dati Personali:

per eseguire e gestire il contratto con Lei. Al momento della stipula di un accordo con Board, Board tratta i Dati Personali per fornire i Servizi e per gestire il rapporto contrattuale;
per legittimi interessi (es. garantire la sicurezza della Piattaforma e l’affidabilità del servizio);
per adempiere a obblighi di legge;
sulla base del consenso, ove richiesto.

5.2 In merito agli effetti della mancata accettazione o disabilitazione dei cookie, si rinvia a quanto previsto dalla Cookies Policy.

5.3 Con specifico riferimento ai Dati Personali trattati tramite Board Agents, la base giuridica di tale attività di trattamento è l’art. 6(1)(b) del GDPR. Si precisa che il conferimento di tali dati è necessario per garantire il funzionamento di Board Agents.

6. Categorie di soggetti ai quali i Dati Personali possono essere comunicati

6.1 I Dati Personali raccolti ai fini dell’erogazione del Servizio di cui alla clausola 2 possono essere comunicati a società che svolgono attività strettamente connesse e strumentali alla fornitura del Servizio. Tali Dati Personali possono essere trasferiti a società collegate e/o società del Gruppo Board o a terzi anche ubicati al di fuori dell’Unione Europea, ove siano in essere le adeguate garanzie (garanzia di un livello di protezione adeguato) previste dalla Commissione Europea. Tutti i sub-responsabili sono contrattualmente vincolati da adeguati obblighi di protezione dei dati. Board non vende i Dati Personali.

7. Titolare, Responsabili e Rappresentanti

7.1 Per Titolare del trattamento o Titolare si intende la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento dei Dati Personali; quando le finalità e i mezzi del trattamento sono determinati dal diritto dell’Unione Europea e degli Stati membri, il Titolare o i criteri specifici applicabili alla sua designazione possono essere stabiliti dal diritto dell’Unione Europea e degli Stati membri.

7.2 Per le attività di trattamento descritte nella presente Privacy Policy, Board International SA, con sede legale in Via Maestri Comacini 4, 6830 Chiasso, Ticino, Svizzera, e, ove applicabile, altre società del Gruppo Board, possono agire in qualità di titolare del trattamento o di responsabile del trattamento, a seconda della natura dell’attività di trattamento.

Qualora Board tratti i dati personali per proprie finalità (quali la gestione dell’account, la fatturazione e la sicurezza), Board agisce in qualità di titolare autonomo del trattamento.

Qualora Board tratti i dati personali per conto dei propri clienti in relazione alla fornitura del Servizio, Board agisce in qualità di responsabile del trattamento in conformità all’Accordo sul Trattamento dei Dati applicabile e alle istruzioni documentate del cliente.

7.3 Board può designare responsabili del trattamento esterni per il conseguimento delle finalità indicate alla clausola 2. L’elenco dei responsabili è disciplinato dal relativo accordo tra Board e il cliente. È comunque possibile richiedere l’elenco completo dei responsabili esterni inviando una e-mail all’indirizzo e-mail indicato alla clausola 8.2 della presente policy.

7.4 Board ha designato i propri dipendenti e collaboratori per il trattamento dei dati.

7.5 Gli Interessati possono esercitare i propri diritti nei confronti di Board.

8. Diritti degli Interessati

8.1 Lei ha il diritto, in qualsiasi momento, di esercitare i diritti previsti dal GDPR, dal UK GDPR e dalla Legge federale svizzera sulla protezione dei dati.

8.2 Per esercitare i Suoi diritti La preghiamo di scrivere all’apposito indirizzo e-mail: [email protected] .

8.3 Si precisa che Lei ha altresì il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente.

9. Periodo di trattamento dei Dati Personali

9.1 I Suoi Dati Personali saranno conservati in formato cartaceo e/o elettronico/informatico per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità indicate alla clausola 2, nel rispetto delle leggi applicabili e/o del rapporto contrattuale.

9.2 Con specifico riferimento ai Dati Personali trattati tramite Board Agents, tali dati saranno conservati per l’intera durata di validità dell’account e fino alla sua disattivazione. I Dati Personali possono essere conservati per un periodo più lungo ove necessario per

adempiere a obblighi di legge,
accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria,
garantire la sicurezza informatica e la prevenzione delle frodi

Tali informazioni, tuttavia, non saranno utilizzate per l’addestramento del sistema di IA su cui si basa Board Agents.

10. Modifiche

10.1 La presente Privacy Policy può essere soggetta a modifiche. Qualora vengano apportate modifiche sostanziali all’utilizzo dei Suoi Dati Personali, Board La informerà mediante pubblicazione di un avviso sul Sito web e/o invio di una e-mail.

11. Data Privacy Framework UE-USA

11.1 Partecipazione e trasferimenti di dati

Board Americas Inc. aderisce al Data Privacy Framework UE-USA (DPF), inclusa la UK Extension al DPF UE-USA e lo Swiss-U.S. Data Privacy Framework, come stabilito dal Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti. Board ha autocertificato la propria adesione ai Principi del DPF con riferimento ai dati personali ricevuti negli Stati Uniti dall’Unione Europea, dal Regno Unito, dalla Svizzera e da Gibilterra.

In conformità alla propria adesione al DPF, Board Americas Inc. si impegna a rispettare i Principi del DPF, tra cui Informativa, Scelta, Responsabilità per i trasferimenti successivi, Sicurezza, Integrità dei dati e Limitazione delle finalità, Accesso, nonché Ricorso, Applicazione e Responsabilità. In caso di conflitto tra i termini della presente sezione e le altre disposizioni della presente Privacy Policy, prevarranno i Principi del DPF per i dati personali trattati ai sensi del DPF.

Le tipologie di Dati Personali che possono essere comunicate e trattate, unitamente alle finalità e alle modalità di tale trattamento, nonché i soggetti con cui tali dati personali possono essere condivisi ai sensi del Data Privacy Framework UE-USA, della UK Extension al DPF UE-USA e dello Swiss-U.S. Data Privacy Framework (Swiss-U.S. DPF), sono disciplinati dalle clausole 1 e 6 della presente privacy policy.

11.2 Trasferimenti successivi

Board Americas Inc. può trasferire i dati personali ricevuti ai sensi del DPF a fornitori di servizi terzi o ad altri terzi che agiscono in qualità di agenti per suo conto. In tali casi, Board Americas Inc. rimane responsabile ai sensi dei Principi del DPF qualora il terzo tratti i dati personali in modo non conforme al DPF, salvo che Board provi di non essere responsabile dell’evento da cui è derivato il danno. Board Americas Inc. richiede ai terzi di fornire almeno lo stesso livello di protezione previsto dai Principi del DPF.

11.3 Diritti individuali

Le persone fisiche i cui dati personali sono trasferiti negli Stati Uniti ai sensi del DPF hanno il diritto di richiedere l’accesso ai propri dati personali e, ove inesatti, di ottenerne la rettifica, la modifica o la cancellazione, fatte salve le limitazioni previste dai Principi del DPF. Le richieste possono essere presentate utilizzando i recapiti indicati nella presente Privacy Policy e saranno gestite in conformità alla legge applicabile.

Qualora i Dati Personali oggetto della presente Privacy Policy debbano essere utilizzati per una nuova finalità sostanzialmente diversa da quella per cui i dati personali sono stati originariamente raccolti o successivamente autorizzati, ovvero debbano essere comunicati a un terzo secondo modalità non specificate nella presente Privacy Policy, Le offriremo la possibilità di scegliere se i Suoi Dati Personali debbano essere così utilizzati o comunicati. Le richieste di opt-out da tali utilizzi o comunicazioni di Dati Personali devono esserci inviate per iscritto all’indirizzo e-mail [email protected] .

Taluni Dati Personali, quali le informazioni relative a condizioni mediche o di salute, all’origine razziale o etnica, alle opinioni politiche, alle convinzioni religiose o filosofiche, sono considerati informazioni sensibili. Non utilizzeremo Dati Personali sensibili per finalità diverse da quelle per cui sono stati originariamente raccolti o successivamente autorizzati dalle persone fisiche, salvo che abbiamo ricevuto il consenso affermativo ed esplicito dell’interessato.

11.4 Risoluzione delle controversie e applicazione

In conformità al DPF, Board Americas Inc. si impegna a risolvere i reclami relativi alla raccolta o all’utilizzo dei dati personali trasferiti ai sensi del DPF. Le persone fisiche possono presentare reclami gratuitamente contattando Board Americas Inc. utilizzando i recapiti indicati nella presente Privacy Policy. Board Americas Inc. risponderà a tali reclami entro 45 giorni.

Qualora un reclamo non possa essere risolto attraverso la procedura interna di gestione dei reclami di Board Americas Inc., le persone fisiche possono deferire la questione a JAMS, un fornitore indipendente di servizi di risoluzione alternativa delle controversie con sede negli Stati Uniti, senza alcun costo per la persona fisica.

JAMS può essere contattato ai seguenti recapiti:

JAMS

Two Embarcadero Center, Suite 1500

San Francisco, CA 94111

Stati Uniti

Sito web: https://www.jamsadr.com/DPF-Dispute-Resolution.

Quale ultima istanza, le persone fisiche possono ricorrere all’arbitrato vincolante dinanzi al Data Privacy Framework Arbitration Panel, come descritto nell’Allegato I dei Principi del DPF, con riferimento al Data Privacy Framework UE-USA, alla UK Extension al Data Privacy Framework UE-USA e allo Swiss-U.S. Data Privacy Framework.

Board Americas Inc. è soggetta ai poteri di indagine e di applicazione della U.S. Federal Trade Commission (FTC) con riferimento alla propria conformità al DPF. Board Americas Inc. può essere tenuta a comunicare informazioni personali in risposta a richieste legittime delle autorità pubbliche, anche per soddisfare esigenze di sicurezza nazionale o di applicazione della legge.

11.5 Informazioni aggiuntive

Ulteriori informazioni sul Data Privacy Framework UE-USA, sulla UK Extension al DPF UE-USA e sullo Swiss-U.S. Data Privacy Framework (Swiss-U.S. DPF) sono disponibili sul sito web ufficiale del Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti all’indirizzo https://www.dataprivacyframework.gov.

12. Contatti

Per qualsiasi informazione o richiesta relativa alla presente Privacy Policy, La preghiamo di contattarci (Board International, Via Maestri Comacini 4, Chiasso, Ticino 6830, Svizzera) all’indirizzo e-mail [email protected]