Informes y forecasting optimizados en RTL

RTL Nederland es una filial del gigante mediático RTL Group, una de las compañías de producción, radio y televisión más grandes de Europa. La empresa gestiona numerosos canales de televisión y marcas digitales de renombre, como RTL Nieuws, RTL XL, Buienradar y Videoland, además de invertir en películas holandesas e internacionales.

El reto: procesos financieros dispares en una estructura organizativa compleja

Con una gama tan amplia de actividades que se desarrollan bajo las numerosas marcas de RTL Nederland (RTL), el Departamento de Finanzas del operador se enfrentaba a varios desafíos para producir un conjunto unificado de informes y previsiones, tal como explica Gerben de Birk, Senior Business Controller de RTL, explica:

“En Finanzas, tenemos varias entidades jurídicas que hay que combinar y consolidar para realizar nuestros informes. Pero como las actividades también son muy diferentes entre ellas (una plataforma de vídeo en línea es muy diferente de un canal de televisión y tiene diferentes tipos de ingresos y costos), es muy difícil tener una cuenta de resultados estándar que se pueda usar para todas las actividades de la organización.”

Estas diversas entidades también tienen sus propios gerentes y miembros de sus juntas, cada uno de los cuales requiere variados grados de apoyo y diferentes tipos de información del equipo de finanzas. Tal como comenta Gerben:

“Tenemos muchos stakeholders, tanto internos como externos, ya que somos parte del Grupo RTL en Luxemburgo, que quiere conocer cuál es nuestro desempeño financiero. Dentro de los Países Bajos, también tenemos algunas organizaciones matriz, así que no siempre es un ciclo horizontal o vertical, sino que puede ser en ambas direcciones. Esto hace que sea realmente complejo si trabajas sin un sistema automatizado.”

Los informes financieros se preparaban tradicionalmente utilizando un complejo proceso manual en Excel, que implicaba descargar datos del sistema SAP ERP, añadir información de las filiales e integrarla en una tabla de conversión, validar los datos, crear una tabla dinámica, comprobar el formato, pegar cifras de los informes en un archivo de preparación de informes y, finalmente, conciliarlo todo utilizando SAP. Cada hoja de informe se iba haciendo más grande a medida que la empresa crecía, lo que hacía que fuera extremadamente lento abrirlas, y ya habíamos llegado a los límites del hardware de la empresa.

“Especialmente para los informes externos, dependíamos de un archivo de Excel con casi 160 hojas, la mayoría de las cuales tenían más de 500 filas. Y la hoja de introducción de datos ya tenía varios miles de filas. Es fácil imaginar que este archivo iba creciendo de tamaño y que contenía muchas fórmulas, lo que hacía que tu ordenador tuviera que realizar un gran esfuerzo simplemente para abrir o recalcular todo el archivo. Necesitábamos entre 15 y 30 minutos solo para preparar el informe y la cifra consolidada. Era muy fácil cometer errores si no analizabas tus datos con suma atención” explica Gerben.

Hubo un proceso similar en el Departamento de Control cuando se crearon las cuentas de resultados para cada unidad de negocio, lo que a menudo creaba confusiones cuando los controllers o gerentes de negocios pasaban a otras áreas de la organización:

“El Departamento de Informes recibía los archivos de Excel, pero tenemos a varios controllers que recibían varios archivos cada uno. Tenían que procesarlos todos en un archivo maestro, lo cual, de nuevo, exigía copiar y pegar muchísimos datos, con el riesgo de que se perdieran algunos fragmentos. Una vez consolidados todos los insumos, se realizaba un análisis manual de las variaciones. Podías trabajar con algunas fórmulas o tablas dinámicas simples de Excel, pero aquí también resultaba difícil obtener los detalles correctos cuando se habían producido grandes cambios” continúa Gerben.

La generación de previsiones financieras también era todo un reto, ya que requería que los controllers comerciales calcularan manualmente la previsión y la cotejaran con su presupuesto, cargaran los datos en una plantilla de Excel y lo enviaran todo para su consolidación.

“El Departamento de Informes recibía los archivos de Excel, pero tenemos a varios controllers que recibían varios archivos cada uno. Tenían que procesarlos todos en un archivo maestro, lo cual, de nuevo, exigía copiar y pegar muchísimos datos, con el riesgo de que se perdieran algunos fragmentos. Una vez consolidados todos los insumos, se realizaba un análisis manual de las variaciones. Podías trabajar con algunas fórmulas o tablas dinámicas simples de Excel, pero aquí también resultaba difícil obtener los detalles correctos cuando se habían producido grandes cambios.”

La solución: informes y forecasting estandarizados en Board

RTL tenía claro que necesitaba una solución nueva y sólida que proporcionara un acceso más rápido a información más detallada y creara coherencia en los informes de los varios equipos y divisiones. Trabajando con Axians, socio de Board, la elegida para impulsar el cambio fue la plataforma de toma de decisiones Board, que unifica inteligencia empresarial, planificación y análisis predictivo.

"La solución cumplió con nuestros requisitos y deseos, la relación calidad-precio era buena y el enfoque de financiación inteligente de Axians nos resultó atractivo. En la decisión estuvieron activamente involucrados nuestros compañeros de Finanzas. Todos vieron la prueba de conceptos y juntos tomamos la decisión. Como resultado, la solución disfruta de un gran apoyo" comenta Gerben.

TPara garantizar que el cambio a la nueva manera de trabajar se desarrollara sin problemas, RTL involucró a los stakeholders clave durante todo el proyecto. Gerben ofrece algunos consejos clave para quienes se embarquen en un viaje similar:

 “Es muy importante conciliarse con todos los de tu unidad de negocio y tu empresa. El cambio a un sistema más automatizado está diseñado para que ayude a todos, por lo que necesitarás el apoyo de todos. Debes proponer lo que piensas hacer y mostrar lo que estás haciendo con tu equipo. Nosotros lo mostramos ya desde la primera demostración, y ahora todo el mundo lo está utilizando felizmente.”

Los beneficios: acceso inmediato a los datos, mejores apreciaciones y mayor flexibilidad

Al reunir automáticamente datos procedentes de múltiples fuentes de toda la empresa, Board se convirtió en un punto de veracidad único para todos los análisis e informes de RTL, lo cual transformó las actividades diarias del equipo financiero y supuso numerosas mejoras en relación con la antigua forma de trabajar.

Sustituir Excel por un enfoque estandarizado

El acceso a datos precisos de manera rápida y sistemática es uno de los beneficios clave que RTL ha obtenido gracias al uso de Board, tal como explica Gerben:

 “Ya no usamos Excel para los informes. Ahora, tenemos todos los informes disponibles en el mismo sistema, utilizando la misma fuente de datos. El Departamento de Informes y el Departamento de Control utilizan Board. Todos los informes tienen un formato estandarizado, con lo cual todos se familiarizan de inmediato con lo que están viendo.”

Esta estandarización garantiza que todos estén siempre en sintonía, con una vista unificada de lo que sucede en cada momento en el negocio:

“El mayor beneficio es que los datos están ahora disponibles para todos. Realizamos una carga diaria de SAP a Board, y seguidamente Board hace pone los datos de inmediato a disposición para que todos puedan verlos. Durante el cierre de fin de mes, o en otros momentos en los que se necesite una visión general rápida de los datos más recientes, podemos activar el proceso de carga, que se realiza muy rápidamente, y continuar con nuestro análisis.”

Mayor perspectiva del negocio en mucho menos tiempo

Ahora también puede accederse fácilmente a múltiples vistas nuevas de los datos, ya que Board ofrece flexibilidad para examinarlos desde diferentes perspectivas mediante informes o cuadros de mando interactivos. Esto incluye la inclusión de datos no financieros procedentes de otros departamentos para vincular las decisiones financieras a métricas operativas:

“Ahora tenemos la posibilidad de hacer que los cuadros de mando estén directamente disponibles junto con nuestras cifras financieras o de resultados, lo cual representa un ahorro de tiempo a la hora de manejar datos para realizar informes en los cuadros de mando. Y también tenemos a nuestra disposición muchas más vistas generales diferentes. Es mucho más fácil abrir un informe especializado para la organización matriz o abrir otro informe simplemente para mostrar datos por entidad jurídica, o lo que queramos. Y, por supuesto, podemos combinar fácilmente datos financieros con otros KPI. Todavía nos encontramos en una fase temprana de implementación de Board, pero ya tenemos todos los datos de ETC y plantilla que nos has suministrado desde RR. HH., con cual ahora puedes comparar tus gastos personales con los datos de RR. HH.” dice Gerben.

Board también ofrece un mayor grado de conocimiento de los números subyacentes, gracias a la sustitución de los procesos manuales, propensos a errores, por un enfoque más automatizado:

 “Ahora, dentro de un informe, podemos fácilmente profundizar y ver muy rápidamente de qué centro de costos y de qué cuenta proviene la variación. El análisis es mucho más rápido que antes, cuando la unidad de informes tendría que haber revisado 160 hojas de Excel. Puesto que todo está preparado en Board, el riesgo de errores es menor. Ya no es necesario realizar ninguna tarea manual ni ir copiando y pegando; ahora ya nada puede perderse y las fórmulas no se dañan, algo realmente útil para garantizar que disponemos de datos seguros”

Forecasting más rápido y flexible

Board también ha transformado los procesos de forecasting manuales de RTL para convertirlos en una actividad mucho más eficiente, en la que los datos están disponibles inmediatamente una vez se han introducido, lo que hace que el impacto en los resultados sea inmediatamente visible para todos. La función de entrada de datos lógicos (Split & Splat) de Board también hace que sea mucho más fácil distribuir datos entre varios meses, centros de costos o cuentas de RTL. Las previsiones se generan mensualmente, lo que permite compararlas con los datos reales por mes y ayuda a mejorar la toma de decisiones a lo largo del año. Gerben prosigue:

 “También tenemos en cuenta los datos reales de meses anteriores, algo de gran ayuda, porque anteriormente solo teníamos la variación en el presupuesto. Para un contrato que cambia de valor, es bastante fácil dar la nueva cantidad, pero si hay impactos de años anteriores u otras excepciones, ahora también se tienen en cuenta. Ahora estamos usando, para los meses futuros, las cifras del presupuesto o las cifras de la previsión anterior, por lo que, incluso si no realizas ningún cambio, todavía hay cifras

”

 Además de comparar los datos reales con el presupuesto, ahora RTL también puede informar mensualmente de la nueva previsión con facilidad, ya que Board permite realizar cálculos de variaciones con un solo clic:

 “Tiene mucho más sentido hacerlo a lo largo del año porque es la versión actualizada de tu objetivo. Con un botón de Board, podemos simplemente cambiar la columna de presupuesto de una previsión y las variaciones se calcularán automáticamente” explica Gerben.

Mayor control, seguridad y precisión

Todo el proceso de previsión se controla a través de un flujo de trabajo en Board, lo que facilita ver el estado actual y saber cuándo cada departamento o controller ha terminado de realizar su entrada. El acceso a los datos también se gestiona a través de perfiles de usuario, con lo cual aumentan la seguridad general y la precisión de los datos.

“Ahora tenemos acceso limitado dentro de los departamentos y los controllers solo tienen autorización para editar los departamentos bajo su responsabilidad, ya que así se evita que otra persona cambie accidentalmente tus cifras o anule algunos números que hayas introducido anteriormente. Y, por supuesto, hay un riesgo menor de errores, porque ya no es necesario copiar y pegar ni tampoco hay nadie transfiriendo datos” continúa Gerben.

Eficiencia en acción: respuesta ante la COVID-19

Los beneficios de la flexibilidad de Board se hicieron aún más evidentes durante la pandemia de coronavirus. RTL sufrió una reducción temporal en los ingresos por publicidad y sus productores de contenido no pudieron continuar filmando debido al confinamiento. Los equipos de gestión y los miembros de la Junta necesitaban una visión rápida y actualizada de los efectos de esa situación tan cambiante sobre las finanzas de la empresa, que el equipo pudo proporcionar gracias a Board. Gerben explica la historia:

 “A menudo nos preguntaban cómo se iba desarrollando la situación, así que decidimos implementar una previsión semanal. Con nuestro antiguo proceso, se necesitaban varios días solo para consolidar la previsión, por lo que habría sido difícil hacerla semanalmente. Con Board, pudimos tener una previsión semanal, en la que empezábamos el lunes y al final de la semana todos habían introducido sus nuevos números, y el lunes siguiente por la mañana ya podíamos discutir las nuevas cifras que estaban disponibles. Además, las teníamos a disposición de inmediato en un informe, que también podía distribuirse. Si aún hubiéramos funcionado con los procesos antiguos, no creo que hubiésemos podido hacerlo, pero con Board pudimos consolidar rápidamente los datos, tener el análisis corporativo listo a tiempo y usar una versión semanal de la previsión para tener una buena visión de cómo se estaban desarrollando las cosas”

El futuro: incorporar más datos externos para mejorar las previsiones basadas en factores condicionantes

Gerben termina resumiendo el resultado final del proyecto de Board y hablando sobre los planes de futuro:

“Hemos cambiado nuestra forma de trabajar en general en los departamentos de Control e Informes, que han dejado de usar Excel para utilizar una herramienta, una automatización, con lo que podemos trabajar incluso mejor que antes. Los próximos pasos serán optimizar algunos procesos. En lo relativo a los informes, tenemos algunos deseos más, por lo que ampliaremos el tipo de informes que tenemos. Toda la hoja de ruta se ajustará en consecuencia. Introduciremos más datos no financieros, no solo los KPI de RR. HH., y también podremos trabajar con suscriptores de vídeo y con los precios de suscripción desde nuestra plataforma de vídeo. Y, a partir de aquí, tal vez podamos continuar con más previsiones basadas en condicionantes”