Informativa privacy di Board Foresight

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (“GDPR”), entrato in vigore il 25 maggio 2018, il UK GDPR e la Legge federale svizzera sulla protezione dei dati mirano a garantire che i dati personali delle persone fisiche siano trattati nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone, con particolare riferimento alla riservatezza e all’identità personale. Board International SA e le sue società controllate (“Board” o il “Titolare del trattamento”), prestano particolare attenzione alle modalità con cui le informazioni personali sono utilizzate e condivise ed è pertanto importante informarLa della privacy policy adottata.

Per trattamento di dati personali si intende la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, l’elaborazione, la modifica, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, la comunicazione, la cancellazione, la diffusione, l’interconnessione e qualsiasi altra operazione utile all’esecuzione dello specifico servizio richiesto.

1. Dati personali che raccogliamo

1.1 Board raccoglie le informazioni personali fornite dagli utenti:

1. per l’erogazione dei propri servizi, inclusa la fornitura della piattaforma Board (la “Piattaforma”);
2. per il supporto sul prodotto;
3. per i servizi di cloud computing;
4. per funzionalità aggiuntive o servizi add-on, quali Board Foresight (le attività dal punto 1. al punto 4., i “Servizi”);
5. per la gestione dei rapporti contrattuali, quali la fatturazione e l’emissione delle fatture,
6. per garantire la sicurezza della Piattaforma.

1.2 In particolare, i dati personali trattati da Board includono, inter alia, i seguenti dati: nome, cognome e qualifica professionale o informazioni di contatto, tra cui l’indirizzo e-mail e il numero di telefono.

Tali informazioni rientrano nella definizione di dati personali, ossia qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (l’“Interessato”); per identificabile si intende la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a dati quali il nome, un numero di identificazione, i dati relativi alla sua ubicazione, un identificativo online o uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale (i “Dati Personali”).

1.3 La Piattaforma utilizza cookie, come descritto più nel dettaglio nella Cookies Policy  https://www.board.com/cookie-policy-foresight (la “Cookies Policy”).

1.4 Con particolare riferimento alla Piattaforma, oltre ai servizi già erogati tramite la stessa, è disponibile anche Board Foresight, una soluzione di forecasting basata sull’intelligenza artificiale fornita da Board e sviluppata utilizzando la tecnologia OpenAI (“Board Foresight”).

Board Foresight è un sistema automatizzato che combina una componente di previsione statistica (che non utilizza l’IA) con una componente di IA generativa che interpreta gli output statistici e li traduce in insight in linguaggio naturale. È stato implementato da Board con limitazioni funzionali e operative che ne circoscrivono l’utilizzo all’interpretazione e alla comunicazione di insight derivati dai modelli di previsione statistica e dai dati macroeconomici disponibili sulla Piattaforma.

In tale contesto, Board tratta i seguenti Dati Personali tramite Board Foresight:

• dati relativi all’account dell’utente che interagisce con Board Foresight (es. e-mail, nome, ecc.);
• interazioni con Board Foresight e relativi contenuti (log).

Si precisa che i Dati Personali dell’utente e le relative interazioni non saranno utilizzati da Board Foresight né dalla tecnologia sottostante fornita da OpenAI per l’addestramento del sistema di intelligenza artificiale. 

2. Finalità del trattamento

2.1 I Dati Personali da Lei forniti al momento dell’erogazione dei Servizi possono essere trattati per finalità connesse alla prestazione del Servizio e, ad esempio, per creare utenti nominali, fornire la Piattaforma, prestare supporto tecnico, erogare servizi add-on, adempiere a obblighi di legge e regolamentari.

2.2 I Dati Personali da Lei forniti possono essere trattati anche per garantire la sicurezza della Piattaforma e dei Servizi di Board e per adempiere alle leggi, ai regolamenti, agli ordini dell’autorità giudiziaria e alle richieste governative e delle autorità di contrasto applicabili, per svolgere indagini su incidenti di sicurezza e privacy e per gestire eventuali controversie con i clienti.

2.3 Con specifico riferimento ai Dati Personali trattati tramite Board Foresight, tali Dati Personali saranno trattati al fine di: (i) fornire all’utente l’accesso a Board Foresight; (ii) garantire il corretto funzionamento del servizio offerto tramite Board Foresight; (iii) consentire a Board Foresight di generare e visualizzare gli output; (iv) mantenere la continuità del servizio e la sicurezza di Board Foresight; (v) ove necessario, fornire supporto tecnico.

3. AI Forecasting di Board Foresight e funzionalità automatizzate

• Qualora l’AI Forecasting di Board Foresight o altre funzionalità automatizzate siano attivate:
• i dati personali possono essere trattati per generare output, automatizzare flussi di lavoro o fornire insight analitici;
• il trattamento è limitato alle finalità definite dalla configurazione del cliente e dagli accordi applicabili;
• gli output di IA sono generati sulla base dei dati di input e della logica del sistema; i clienti restano responsabili della validazione degli output prima del loro utilizzo;
• Board Foresight non adotta decisioni automatizzate ai sensi dell’articolo 22 GDPR. Tutti gli output sono intesi quali strumenti di supporto decisionale e richiedono una validazione umana prima dell’adozione di qualsiasi azione.
• Board implementa misure di salvaguardia adeguate per proteggere i dati personali utilizzati nei servizi basati sull’IA.

4. Modalità del trattamento

4.1 I Suoi Dati Personali sono raccolti dai soggetti indicati alla clausola 6 della presente Privacy Policy e il relativo trattamento è effettuato mediante strumenti manuali o automatizzati informatici, con logiche strettamente correlate alle finalità sopra descritte e, in ogni caso, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei Dati Personali.

5. Base giuridica del trattamento dei Dati Personali

5.1 Ai sensi del GDPR, Board tratta i Suoi Dati Personali:

• per eseguire e gestire il contratto con Lei. Al momento della conclusione di un accordo con Board, Board tratta i Dati Personali per fornire i Servizi e per gestire il rapporto contrattuale;
• per legittimo interesse (ad es. garantire la sicurezza della Piattaforma e l’affidabilità del servizio);
• per adempiere a obblighi di legge;
• sulla base del consenso, ove richiesto.

5.2 Per quanto riguarda gli effetti della mancata accettazione o della disattivazione dei cookie, si rinvia ai termini della Cookies Policy.

5.3 Con specifico riferimento ai Dati Personali trattati tramite Board Foresight, la base giuridica di tale attività di trattamento è l’art. 6(1)(b) GDPR. Si precisa che il conferimento di tali dati è necessario per garantire il funzionamento di Board Foresight.

6. Categorie di soggetti ai quali i Dati Personali possono essere comunicati

6.1 I Dati Personali raccolti per la finalità di erogazione del Servizio di cui alla clausola 2 possono essere comunicati a società che svolgono attività strettamente connesse e strumentali all’erogazione del Servizio. Tali Dati Personali possono essere trasferiti a società collegate e/o a società del Gruppo Board o a terzi, anche ubicati al di fuori dell’Unione Europea, in presenza delle garanzie adeguate (garanzia di un livello di protezione adeguato) previste dalla Commissione Europea. Tutti i sub-responsabili sono vincolati contrattualmente ad adeguati obblighi in materia di protezione dei dati. Board non vende Dati Personali.

7. Titolare, Responsabili e Rappresentanti

7.1 Per Titolare del trattamento o Titolare si intende la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento dei Dati Personali; quando le finalità e i mezzi del trattamento sono determinati dal diritto dell’Unione Europea o degli Stati membri, il Titolare o i criteri specifici applicabili alla sua designazione possono essere stabiliti dal diritto dell’Unione Europea o degli Stati membri.

7.2 Per le attività di trattamento descritte nella presente Privacy Policy, Board International SA, con sede legale in Via Maestri Comacini 4, 6830 Chiasso, Ticino, Svizzera, e, ove applicabile, altre società del Gruppo Board, possono agire in qualità di titolare del trattamento o di responsabile del trattamento, a seconda della natura dell’attività di trattamento.

Qualora Board tratti dati personali per finalità proprie (quali la gestione degli account, la fatturazione e la sicurezza), Board agisce in qualità di titolare autonomo del trattamento.

Qualora Board tratti dati personali per conto dei propri clienti in relazione all’erogazione del Servizio, Board agisce in qualità di responsabile del trattamento, in conformità al Data Processing Agreement applicabile e alle istruzioni documentate del cliente.

7.3 Board può designare responsabili del trattamento esterni per il conseguimento delle finalità indicate alla clausola 2. L’elenco dei responsabili è disciplinato dal relativo accordo tra Board e il cliente. È comunque possibile richiedere un elenco completo dei responsabili esterni inviando un’e-mail all’indirizzo e-mail indicato alla clausola 8.2 della presente policy.

7.4 Board ha designato i propri dipendenti e collaboratori quali soggetti autorizzati al trattamento dei dati.

7.5 Gli Interessati possono esercitare i propri diritti nei confronti di Board.

8. Diritti degli Interessati

8.1 Lei ha il diritto, in qualsiasi momento, di esercitare i diritti previsti dal GDPR, dal UK GDPR e dalla Legge federale svizzera sulla protezione dei dati.

8.2 Per esercitare i Suoi diritti La preghiamo di scrivere allo specifico indirizzo e-mail: [email protected] .

8.3 Si precisa che Lei ha altresì il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente.

9. Periodo di trattamento dei Dati Personali

9.1 I Suoi Dati Personali saranno conservati in formato cartaceo e/o elettronico/informatico per il tempo strettamente necessario a perseguire le finalità indicate alla clausola 2, nel rispetto delle leggi applicabili e/o del rapporto contrattuale. Board ha definito la durata specifica di conservazione dei Dati Personali per ciascuna tipologia di Dati Personali raccolti. Al termine di tali periodi, Board cancellerà definitivamente i Suoi Dati Personali.

9.2 Con specifico riferimento ai Dati Personali trattati tramite Board Foresight, tali dati saranno conservati per l’intera durata di validità dell’account e fino alla sua disattivazione. I Dati Personali possono essere conservati per un periodo più lungo ove necessario per

• adempiere a obblighi di legge,
• accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria,
• garantire la sicurezza informatica e la prevenzione delle frodi

 Si precisa che tutte le interazioni con Board Foresight sono salvate al fine di consentire agli utenti di accedere agli output precedentemente generati da Board Foresight stesso. Tali conversazioni saranno cancellate definitivamente al momento della disattivazione o della cancellazione dell’account dell’utente. Tali informazioni, tuttavia, non saranno utilizzate per l’addestramento del sistema di IA su cui si basa Board Foresight.

10. Modifiche

10.1 La presente Privacy Policy può essere soggetta a modifiche. In caso di modifiche sostanziali all’utilizzo dei Suoi Dati Personali, Board Le darà comunicazione mediante pubblicazione di un avviso sul Sito e/o mediante invio di un’e-mail.

11. EU-U.S. Data Privacy Framework

11.1 Adesione e trasferimenti di dati

Board Americas Inc. aderisce all’EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), inclusa la UK Extension all’EU-U.S. DPF, e allo Swiss-U.S. Data Privacy Framework, come previsto dal Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti. Board ha autocertificato la propria adesione ai Principi DPF con riferimento ai dati personali ricevuti negli Stati Uniti dall’Unione Europea, dal Regno Unito, dalla Svizzera e da Gibilterra.

In conformità alla propria adesione al DPF, Board Americas Inc. si impegna a rispettare i Principi DPF, inclusi i principi di Notice, Choice, Accountability for Onward Transfer, Security, Data Integrity and Purpose Limitation, Access, Recourse, Enforcement and Liability. In caso di conflitto tra i termini della presente sezione e altre disposizioni della presente Privacy Policy, prevarranno i Principi DPF per i dati personali trattati ai sensi del DPF.

Le tipologie di Dati Personali che possono essere comunicati e trattati, unitamente alle finalità e alle modalità di tale trattamento, nonché i soggetti con cui tali dati personali possono essere condivisi ai sensi dell’EU-U.S. Data Privacy Framework, della UK Extension all’EU-U.S. DPF e dello Swiss-U.S. Data Privacy Framework (Swiss-U.S. DPF), sono disciplinati dalle clausole 1 e 6 della presente privacy policy.

11.2 Trasferimenti successivi (Onward Transfers)

Board Americas Inc. può trasferire i dati personali ricevuti ai sensi del DPF a fornitori di servizi terzi o ad altri terzi che agiscono in qualità di agenti per suo conto. In tali casi, Board Americas Inc. resta responsabile ai sensi dei Principi DPF qualora il terzo tratti i dati personali in modo non conforme al DPF, salvo che Board dimostri di non essere responsabile dell’evento da cui è derivato il danno. Board Americas Inc. richiede ai terzi di garantire almeno il medesimo livello di protezione previsto dai Principi DPF.

11.3 Diritti degli individui

Gli individui i cui dati personali sono trasferiti negli Stati Uniti ai sensi del DPF hanno il diritto di richiedere l’accesso ai propri dati personali e, ove inesatti, di ottenerne la rettifica, la modifica o la cancellazione, nei limiti previsti dai Principi DPF. Le richieste possono essere inoltrate utilizzando i recapiti indicati nella presente Privacy Policy e saranno gestite in conformità alla legge applicabile.

Qualora i Dati Personali oggetto della presente Privacy Policy debbano essere utilizzati per una nuova finalità sostanzialmente diversa da quella per la quale i dati personali sono stati originariamente raccolti o successivamente autorizzati, oppure debbano essere comunicati a un terzo con modalità non specificate nella presente Privacy Policy, Le sarà offerta la possibilità di scegliere se consentire tale utilizzo o comunicazione dei Suoi Dati Personali. Le richieste di opt-out da tali utilizzi o comunicazioni di Dati Personali devono essere inviate per iscritto all’indirizzo e-mail [email protected] .

Determinati Dati Personali, quali le informazioni relative a condizioni mediche o di salute, all’origine razziale o etnica, alle opinioni politiche, alle convinzioni religiose o filosofiche, sono considerati informazioni sensibili. Non utilizzeremo Dati Personali sensibili per finalità diverse da quelle per le quali sono stati originariamente raccolti o successivamente autorizzate dagli interessati, salvo aver ottenuto il consenso espresso e affermativo dell’interessato.

11.4 Risoluzione delle controversie ed enforcement

In conformità al DPF, Board Americas Inc. si impegna a risolvere i reclami relativi alla raccolta o all’utilizzo dei dati personali trasferiti ai sensi del DPF. Gli individui possono presentare reclami gratuitamente contattando Board Americas Inc. tramite i recapiti indicati nella presente Privacy Policy. Board Americas Inc. risponderà a tali reclami entro 45 giorni.

Qualora un reclamo non possa essere risolto attraverso la procedura interna di gestione dei reclami di Board Americas Inc., gli individui possono deferire la questione a JAMS, fornitore indipendente statunitense di servizi di risoluzione alternativa delle controversie, senza alcun costo a proprio carico.

JAMS può essere contattato ai seguenti recapiti:

JAMS

Two Embarcadero Center, Suite 1500

San Francisco, CA 94111

Stati Uniti

Sito web: https://www.jamsadr.com/DPF-Dispute-Resolution.

In ultima istanza, gli individui possono ricorrere all’arbitrato vincolante dinanzi al Data Privacy Framework Arbitration Panel, come descritto nell’Allegato I dei Principi DPF, con riferimento all’EU-U.S. Data Privacy Framework, alla UK Extension all’EU-U.S. Data Privacy Framework e allo Swiss-U.S. Data Privacy Framework.

Board Americas Inc. è soggetta ai poteri di indagine e di enforcement della Federal Trade Commission (FTC) statunitense in relazione al rispetto del DPF. Board Americas Inc. può essere tenuta a comunicare informazioni personali in risposta a richieste legittime delle autorità pubbliche, anche al fine di soddisfare esigenze di sicurezza nazionale o di applicazione della legge.

11.5 Ulteriori informazioni

Ulteriori informazioni sull’EU-U.S. Data Privacy Framework, sulla UK Extension all’EU-U.S. DPF e sullo Swiss-U.S. Data Privacy Framework (Swiss-U.S. DPF) sono disponibili sul sito ufficiale del Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti all’indirizzo https://www.dataprivacyframework.gov.

11. Contatti

Per qualsiasi informazione o richiesta relativa alla presente Privacy Policy, La preghiamo di contattarci (Board International, Via Maestri Comacini 4, Chiasso, Ticino 6830, Svizzera) all’indirizzo e-mail [email protected].