Budget, Forecasting e Reporting automatici nella città di Kiel

L'organizzazione: il capoluogo Kiel

Con i suoi 250.000 abitanti, Kiel è la città più popolosa del land tedesco settentrionale di Schleswig-Holstein. L’amministrazione della città è proporzionale al numero di abitanti e conta oltre 5.400 dipendenti attivi, suddivisi in 22 uffici, cinque dipartimenti e 13 reparti speciali. In totale, Kiel è un capoluogo responsabile di un volume di bilancio annuale di oltre 1,2 miliardi di euro.

La sfida: adottare una strategia di reporting su scala urbana

Prima di passare alla piattaforma Board, la città realizzava numerosi report in diversi settori; tuttavia tali report non erano controllati a livello centrale né standardizzati tramite una procedura uniforme. Inoltre mancava una strategia di reporting su scala urbana, il che comportava l’utilizzo di fonti e dati con differenti livelli di aggiornamento. Infine, un’ automazione scarsamente avanzata portava inevitabilmente a saturare la capacità produttiva dei dipendenti con procedure manuali. Il sistema di reporting era eterogeneo, non standardizzato e offriva solo una visione storica dell’andamento dei dati.

Un processo decisionale rapido, basato sui fatti e su misurazioni significative e accurate

La città di Kiel ha deciso di sviluppare un sistema di reporting centrale, ponendosi due obiettivi:

• Stabilire un sistema di reporting sostenibile, operativo e strategico per supportare tempestivamente i decisori e migliorare le performance interne. Gli indicatori chiave di prestazione e i dati relativi alla gestione andavano identificati e trasferiti a una dashboard centrale.
• Ottimizzare il sistema di reporting a livello di strategia generale per migliorare la capacità di governo nonché aumentare la trasparenza dell’organo di autogoverno.

Nell’ambito di una gara d’appalto, il capoluogo Kiel si è avvalso dei servizi di linkFISH Consulting, che ha agito come partner locale offrendo la sua esperienza nella gestione efficace dei processi di controllo a livello urbano e municipale. Per raggiungere gli obiettivi sopra indicati, e in collaborazione con il team di linkFISH, sono state individuate le misure principali da adottare, elencate di seguito:

• Ridurre l’esecuzione e la distribuzione di report eterogenei e manuali (Excel) trasferendo ed espandendo i processi di reporting in una soluzione di business intelligence su scala urbana
• Incrementare la tempestività delle informazioni di interesse dell’amministrazione e aumentarne la trasparenza
• Aumentare la quantità delle informazioni ottenute, coniugando i dati provenienti da diverse fonti
• Aumentare la frequenza dei processi annuali di forecasting relativi ai nuclei familiari della città, portandoli a essere trimestrali e su scala urbana
• Stabilire degli standard uniformi (ad esempio report con metodologie comuni, cataloghi di dimensioni e misurazioni significative, etc.) che diventino parte integrante del sistema di reporting dell’ambiente urbano
• Fornire a tutti gli stakeholder del processo di reporting apposite funzioni di analisi ad-hoc che siano flessibili e coding-free, che non richiedano all’utente la conoscenza di tecniche di programmazione informatica

Alla luce di questi requisiti e degli obbiettivi generali, la piattaforma di decision-making Board è stata ritenuta la soluzione in grado di rispondere al meglio alle esigenze di progetto. Accanto all’ampia gamma di funzioni di business intelligence e di analisi, la piattaforma Board offre funzionalità complete di pianificazione che consentono la mappatura dei singoli processi di planning e forecasting.

La soluzione Board: reporting di budget standardizzati, processi di forecasting semplificati e una dashboard interattiva destinata ai decisori politici (policymaker)

In soli tre mesi, e in collaborazione con il team di progetto della città di Kiel, è stata avviata la prima fase del progetto, che prevedeva l’istituzione di un sistema completo per il reporting di budget con valori effettivi e pianificati e basato sulla procedura di bilancio comunale “Infoma newsystem”. Inoltre il team ha stabilito - per diverse fasi di progettazione -un nuovo processo di previsione dei budget operativi e di investimento, che è stato poi attuato sul piano tecnico.

Nelle fasi successive sono state integrate nel sistema di reporting anche le informazioni sui casi e sui costi della previdenza sociale (OPEN/PROSOZ) e dell’assistenza giovanile (KDO youth welfare). In aggiunta, il database centrale del capolouogoKiel è arricchito da dati statistici contestuali pertinenti (come dati e previsioni sulla popolazione e dati relativi alle scuole di Kiel).

Per agevolare la comunicazione sul progetto e consentire ai dipendenti di familiarizzare più facilmente con i nuovi processi, è stato assegnato al sistema un nome calzante e accattivante – essendo Kiel una città costiera: “COAST" (Controlling, Analysis and Steering). Questa decisione, insieme ai successi notevoli registrati in fase di implementazione, ha aiutato a creare un clima di entusiasmo tra quanti erano coinvolti nel progetto. Per citare un esempio, l’interesse dei politici nei confronti delle informazioni automatiche è cresciuto, motivo per cui è stato sviluppato per loro un portale dedicato sotto forma di dashboard interattiva che consente di accedere ai dati di budget correnti ovunque e in qualsiasi momento, utilizzando i dispositivi mobile a disposizione.

In poche settimane è stato completato il training di tutti gli utenti. Dopo le fasi ultimative del progetto principale, sono stati realizzati dei sottoprogetti che consentissero di incrementare costantemente la competenza dei “power user”, cioè quegli utenti che avevano esigenze di livello superiore, come ad esempio lala creazione indipendente di report di Board. Attualmente, COAST è utilizzato da più di 130 city user interni e il numero è in aumento. Il supporto per le applicazioni esistenti e la pianificazione strategica di ulteriori fasi di espansione sono gestiti dai membri del team finanziario interno, il che consente all’azienda di utilizzare la soluzione in maniera autonoma.

I vantaggi: meno sforzo, più informazioni

L’introduzione di COAST ha migliorato svariati processi di controllo della città di Kiel e ha offerto numerosi vantaggi:

• Si è registrata una notevole riduzione dello sforzo necessario per realizzare e diffondere i report grazie all’adozione di standard uniformi, all’incremento del livello di automazione, nonché al consolidamento di tutti i dati rilevanti
• I dati di budget possono ora essere valutati in modo flessibile lungo varie dimensioni, come la struttura del prodotto (budget, sottoprogetti, prodotti, unità di costo) e la struttura del conto e del centro di costo
• I dipendenti non devono più dedicare gran parte del tempo ad attività manuali di controllo qualitativo e dei contenuti
• È possibile ottenere un maggior numero di informazioni rilevanti unendo i dati provenienti da un’ampia gamma di settori
• Le funzioni di analisi flessibile (analisi ad hoc) consentono una migliore valutazione della causa principale degli scostamenti
• Board è una soluzione software intuitiva facile da utilizzare, amministrare e sviluppare in modo indipendente
• Grazie alla maggiore frequenza del forecasting e alla standardizzazione dei report, sono state aumentate la qualità e la trasparenza delle informazioni
• È stata rafforzata la cooperazione tra amministrazione e politica grazie a una maggiore trasparenza del budget, portando quindi anche maggior fiducia tra i diversi ruoli

Lars Ludewig, Project Manager presso l’Ufficio Gestione Finanziaria, Bilancio, Controllo e Finanza IT, si ritiene molto soddisfatto dell’esito del progetto:

La piattaforma  Board è molto intuitiva e ci consente di diffondere il know-how necessario nell’organizzazione e di sviluppare le applicazioni in totale autonomia, anche quando si tratta di utenti specializzati in determinate funzioni. Inoltre possiamo utilizzare la piattaforma Board in maniera estremamente flessibile offrendo, ad esempio, una dashboard interattiva esterna dedicata ai politici e contenente i dati di budget della città