Case Study

NEC Display Solutions Europe GmbH

Nel posto giusto al momento giusto, grazie a Board: controllo completo della Supply Chain

Leader nella produzione di monitor
La capogruppo europea di NEC Display Solutions Europe GmbH ha sede a Monaco in Germania ed è responsabile di tutte le attività di business nell’area EMEA (settentrionale, centrale, meridionale, orientale e sud-orientale), oltre al Middle East e all’ Africa. NEC Display Solutions si avvale del know-how tecnico e delle tecnologie di NEC Corporation ed è leader mondiale nel settore dei monitor, in cui grazie all’attività interna di ricerca e sviluppo offre lo spettro di soluzioni più vasto sul mercato. La gamma di monitor si estende dai modelli base alla serie professionale, con particolari desktop LCD e con pannelli di grandi dimensioni da esporre in pubblico per il Digital e il Retail Signage. Il settore Proiettori offre prodotti per qualsiasi campo di applicazione, dalla versione “Mobile” alla versione business, fino a prodotti per funzionamento continuo 24 ore su 24 (applicazioni POS), nonché proiettori Digital Cinema.
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NEC Corporation è leader nell'offerta di soluzioni per Internet, reti a banda larga e Enterprise Business in grado di soddisfare i requisiti specifici di un portafoglio clienti diversificato e globale. Grazie all’integrazione dei suoi punti di forza tecnici nei settori IT e Reti e all’impiego di soluzioni di semiconduttori all’avanguardia di NEC Electronic Corporation, NEC propone soluzioni personalizzate ad hoc nei settori chiave Computer, Reti e Componenti elettronici. Il Gruppo NEC vanta più di 150.000 collaboratori a livello mondiale.
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La sfida
Per un produttore e una società di distribuzione come NEC Display Solutions, l’intera pianificazione, inclusa la supply chain (da quantità e prezzi sino ai costi standard, per arrivare alla risultante pianificazione del margine di copertura e del fatturato), costituisce il principale aspetto critico in termini di successo dell’attività globale. Inoltre la disponibilità dei prodotti sta diventando un fattore sempre più critico in un mercato a fortemente competitivo.
Per rispondere adeguatamente alle esigenze di mercato in questo scenario dinamico, NEC Display Solutions era alla ricerca di una soluzione di pianificazione e reporting in grado di consolidare ed integrare i diversi moduli di pianificazione (inclusa la pianificazione operativa quotidiana degli acquisti) utilizzati da utenti sparsi in tutto il mondo. Excel, il tool impiegato sino ad allora, offriva da un lato una particolare flessibilità per gli utenti, ma allo stesso tempo comportava numerosi svantaggi in termini di sicurezza, collaborazione, coerenza dei dati e loro consolidamento nella fase di pianificazione.
Per queste ragioni NEC diede vita la progetto PLATO (Planning, Logistics, Analysis, Transparency, Overview) con l’obiettivo finale di realizzare una soluzione di pianificazione e reporting standard e integrata per tutto il Gruppo. PLATO si proponeva una grande sfida: creare un equilibrio tra analisi, pianificazione e attività operativa nell’area della logistica, nelle diverse fasi di pianificazione degli acquisti, distribuzione dei prodotti e monitoraggio del flusso di merci. Il progetto rendeva necessario considerare sia le problematiche relative alla fusione di diversi processi di pianificazione gestiti da team internazionali con differenti mentalità (Europa e Giappone), sia la conversione dell’intero modello di pianificazione in uso su una piattaforma di BI e CPM .
Per il raggiungimento degli obiettivi prefissati, vennero considerati di particolare importanza i seguenti fattori:

  • integrazione e semplificazione di diversi processi di pianificazione, incluso il budgeting, il forecasting (rolling planning), la supply chain e il Budget Controlling System (BCS),
  • ottimizzazione della distribuzione delle merci e degli stock di magazzino nella pianificazione operativa degli acquisti e quindi ottimizzazione dei processi di vendita,
  • single point of truth. Ovvero realizzazione di una gestione dati centralizzata che garantisse un singolo accesso in real-time a tutti i dati, sia pianificati/previsionali, sia consuntivi.


 

La soluzione Board
All’inizio del progetto fu effettuata una prova sul campo (Proof of Concept), in cui Board Deutschland GmbH, utilizzando Board, dimostrò sia la sua competenza tecnica, sia la sua capacità di soddisfare i requisiti funzionali. Dopo un intenso workshop della durata di 5 giorni, Board insieme al partner DMC, si impose sui 20 concorrenti originariamente presentatisi. Il tool Excel impiegato fino a quel momento presentava numerose carenze in termini di coerenza e qualità dei dati, sicurezza, collaborazione e capacità di raccolta dei dati di pianificazione ecc., ma permetteva una flessibilità particolarmente elevata per gli utenti: ad una valutazione complessiva risultò evidente che il passaggio ad una soluzione di BI avrebbe garantito vantaggi che giustificavano ampiamente qualche compromesso in questa area.
Board consente, infatti, una completa e flessibile analisi delle informazioni provenienti dai diversi sistemi legacy o transazionali, che fungono da fonti dati. Queste informazioni sono gestite tramite specifiche funzionalità applicative, che permettono alla pianificazione di avvenire in parallelo e contestualmente a diversi livelli organizzativi e autorizzativi. Il cuore della soluzione sta nella capacità di sincronizzare tutte le informazioni centralmente in una unica base dati e nel conseguente miglioramento apportato ai processi di vendita, degli acquisti e della gestione finanziaria.
La pianificazione degli acquisti si basa sulle cifre previsionali dell’intera Europa, che vengono aggiornate ogni due settimane, sulle giacenze di magazzino e sulle variazioni di forecast. Gli utenti dell’ufficio acquisti pianificano con 6 mesi di anticipo le quantità da acquistare, decidendo le modalità di trasporto e i magazzini di destinazione. In un apposito sheet possono prima simulare l’andamento delle giacenze e quindi integrarlo nel loro processo di planning. Lanciando procedure automatiche di calcolo vengono determinate: la distribuzione della merce nelle regioni, lo spostamento temporale della merce sino al momento di consegna, il conteggio delle merci ancora in sospeso e non ancora consegnate nonché la giacenza virtuale e la disponibilità.
Contestualmente alla pianificazione degli acquisti, gli utenti possono visualizzare in una seconda videata la panoramica delle quantità in ordine per i successivi due mesi e delle merci in viaggio, che vengono caricate automaticamente su base giornaliera. In questa fase le merci possono essere automaticamente distribuite alle regioni, controllando sia quelle in sospeso che quelle in viaggio. Tramite diversi “child screen” è possibile consultare anche la distribuzione settimanale.
Tutte queste informazioni sono automaticamente accessibili ai Sales Manager in Europa al fine di garantire un flusso di informazioni ottimale. I pianificatori sono così ad esempio in grado di reagire prontamente ad eventuali colli di bottiglia nei processi di fornitura ridefinendo la distribuzione o anche convogliando la merce a magazzini differenti.
Gran parte dei dati proviene da SAP/R3 ma ogni giorno vengono caricate da MS Excel le liste inbound del reparto logistico. Inoltre vengono caricati a sistema e “versionati” tutti i costi standard di pianificazione.

 

I vantaggi per i clienti
Board supporta tutte le funzioni essenziali di pianificazione nell’area della supply chain e del controlling per l’intera organizzazione. Accanto al Controlling, sia la Direzione sia il Business Planning sono in grado di redigere autonomamente analisi e rapporti e di metterli a disposizione della casa madre in Giappone.
La gestione centralizzata dei dati e la conseguente riduzione al minimo degli errori, hanno ridotto notevolmente i costi dell’attività di rolling planning. Inoltre grazie all’introduzione di un meccanismo di pianificazione basato su un database, non è più necessario trasferire in modo manuale i dati di magazzino da SAP, le liste inbound giornaliere, i forecast e fatturati, riducendo così nettamente l’incidenza degli errori. Anche l’inserimento di nuovi prodotti viene ora eseguito direttamente nel sistema. La gestione centralizzata dei dati consente di visualizzare la quantità di merce assegnata agli ordini nei forecast, nonché di verificare giornalmente l’arrivo delle merci. Questo consente una migliore pianificazione dei materiali e facilita il coordinamento delle attività. Il gap tra pianificazione e acquisti viene risolto sino al livello del fornitore, che può accedere direttamente al sistema e confermare i quantitativi ordinati.
La Direzione Aziendale e il Controlling traggono considerevole vantaggio da una migliore disponibilità delle informazioni. Le analisi e i reports diventano più rapidi e inglobano un maggior numero di dati, assicurando una maggiore trasparenza che incrementa la qualità di tutte le decisioni.
Per quanto riguarda la pianificazione aziendale si riscontrano due significativi miglioramenti:

  • riduzione dei tempi e incremento della qualità: i Sales Manager hanno costantemente accesso al sistema e possono rispettare meglio il loro ciclo di pianificazione di due settimane. Cessando la pianificazione in Excel vengono eliminate le complesse attività di set-up della pianificazione (inserimento dei cicli legati a nuovi prodotti) e di gestione manuale del versioning
  • semplificazione dei processi di pianificazione: nell’ambito del progetto sono stati integrati e standardizzati diversi processi per differenti Divisioni. Tutti gli utenti della pianificazione hanno ora accesso allo stesso sistema, evitando così qualsiasi incoerenza.

 

Anche il settore Supply Chain ne trae grande vantaggio. Grazie alla gestione integrata dei dati (previsioni, magazzino, pianificazione acquisti, quantità di fornitura) e alla facilità di creazione dei reports, si ottimizzano sia i processi (migliorando la ridistribuzione delle merci e la gestione dei colli di bottiglia) sia le giacenze di magazzino.