Case Study

Sogegross - Case Study

Board in Sogegross: la "distribuzione" della Business Intelligence.

Supportare a 360 gradi i processi decisionali della distribuzione moderna

L'azienda

L’attività di Sogegross – azienda che nel 2010 ha raggiunto i 656 milioni di Euro – ha origine a Genova nel 1920 come semplice negozio di drogheria.
Nel 1970, apre il primo Cash & Carry e in poco più di 30 anni diventa uno tra i primi 10 Gruppi in Italia nel settore della Distribuzione Moderna.
L’azienda è attiva nella maggior parte delle regioni del centro-nord Italia, con oltre 2.300 addetti, 4 marchi (Sogegross, Basko, Ekom, Doro), 5 canali (Cash & Carry, Supermercati e Superstore, Discount Alimentare, Rete in Franchising, E-commerce), più di 260 punti vendita e una presenza capillare in tutte le tipologie di canale distributivo, tra le quali anche quello online con il sito www.basko.it.
Uno dei punti di eccellenza dell’organizzazione Sogegross è la gestione della filiera distributiva e logistica al servizio delle diverse insegne del Gruppo. Nei 5 Centri Distributivi che servono i punti di vendita delle varie insegne del gruppo, sviluppati su oltre 50.000 mq, sono attive le piattaforme dedicate a specifiche tipologie di prodotto – freschi, ortofrutticoli, ittico, carni, secchi e freschi discount, grocery (confezionati), surgelati – che movimentano oltre 65.000 tonnellate all'anno di prodotti freschi e più di 42.000.000 di colli di prodotti confezionati.

Il progetto

“Quando ho iniziato la mia attività di Responsabile IT Sogegross – dichiara Gianni Ivaldi, – l’implementazione di Board non stava dando i risultati attesi. Dopo alcune riunioni con lo staff tecnico di Board abbiamo realizzato che probabilmente lo strumento non era stato sino a quel momento utilizzato nel modo corretto ed abbiamo deciso quindi di mettere in atto gli accorgimenti che ritenevamo necessari per cambiare la situazione. È iniziata così una nuova fase in cui un progetto a rischio di fallimento è diventato un successo aziendale. Per ottenere questo risultato, fu necessario adottare una nuova logica di progetto, tenendo in corretta considerazione le potenzialità dello strumento, e seguendo una filosofia innovativa ed efficace”.

“I principali passi che ci hanno consentito di sfruttare il potenziale della soluzione sono stati due: la creazione di meccanismi operativi e organizzativi che ci permettessero di sfruttare a pieno la capacità dello strumento di coniugare le esigenze del business con quelle della struttura IT e la corretta strutturazione di un ambiente di gestione dei dati adeguato a una società complessa come la nostra”. – afferma Ivaldi.
Da un punto di vista organizzativo, Sogegross ha creato in modo spontaneo e autonomo quello che i più importanti analisti mondiali considerano il miglior meccanismo organizzativo per la gestione dei progetti di Business Intelligence: il BICC (Business Intelligence Competence Center).
“Per prima cosa” – commenta Ivaldi – “abbiamo dedicato un Team aziendale a Board, con una composizione interfunzionale. Il Team, chiamato ‘Team Board’, è coordinato funzionalmente dal Controllo di Gestione Direzionale e include competenze tecniche IT e delle varie aree aziendali.
La forza del Team è la capacità di confrontare le rispettive esigenze, e di tradurle in obiettivi condivisi.
L’organizzazione del Team prevede che le richieste, che possono provenire dalle diverse funzioni di Business, vengano messe in opera in seguito a un ciclo di validazione e verifica del Controllo di Gestione.
Questa modalità organizzativa, oltre a portare indubbi benefici sul piano dei risultati, ha anche valorizzato le competenze delle singole persone, aumentando il livello generale di soddisfazione sul lavoro.
Da parte sua” – continua Ivaldi – “Board si è dimostrato lo strumento ideale per coniugare le esigenze degli utenti business con la struttura IT offrendo da una parte tutta la flessibilità necessaria per rispecchiare con analisi ad-hoc le nostre specifiche esigenze di business, permettendo, dall’altra, la condivisione di unica base dati e il suo controllo a livello centralizzato”.
“Per quanto riguarda le modalità di gestione dell’infrastruttura dati di Sogegross, abbiamo invece messo a frutto al meglio le caratteristiche tipiche di Board, senza pretendere di indirizzare con questo strumento problematiche che dovevano essere gestite a monte.
In particolare, abbiamo introdotto un data warehouse e abbiamo riorganizzato il nostro processo di data management in tre distinti step:
- Staging Area su AS/400;
- Data warehouse su SQL Server 2008 R2, che si sin-cronizza con AS/400 tramite RTL (SQL Server Infor-mation Services);
- Presentazione, analisi dei dati e supporto alle decisioni tramite Board.

Aree di implementazione

“Oggi l’uso di Board è talmente esteso e pervasivo, che l’unico limite è la fantasia”. – afferma Davide Bruzzone, Responsabile del Team Board - “Lo utilizziamo praticamente per qualsiasi tipo di analisi, dalle aree più particolari come il controllo delle stampe, del parco auto, della telefonia, dello spazio disco sui server, sino ai veri e propri progetti applicativi in area vendite, logistica e approvvigionamento”.

“Parlando dei progetti più importanti” – continua Ivaldi – “bisogna innanzitutto notare che, essendo Board uno strumento direzionale, abbiamo deciso di adottare delle logiche di strutturazione dei report che garantiscano uniformità di navigazione e facilità di utilizzo”.
Le principali aree in cui abbiamo implementato Board sono:

- Analisi del Venduto del Cash&Carry
- Rolling forecast Logistica e Cash&Carry
- Gestione analisi degli scostamenti su budget Cash&Carry
- Analisi Marketing
(incidenza promozioni su fatturato e marginalità)
- Analisi Acquisti (analisi performance fornitori e buyer per area, reparto, prodotto, merceologia)
- Quadratura degli Inventari
- Resi
- Venduto Supermercati
- Budget annuale con ricalcolo trimestrale.

Per il futuro abbiamo pianificato un’altra serie di attività, tra cui:

- Trasferimento su Board della reportistica oggi generata da CRM Dynamics
- Integrazione con SharePoint per i report oggi prodotti tramite Reporting Services
- Gestione dei centri di distribuzione, ovvero movimentazione magazzini
- Gestione totale del reparto Marketing Cash&Carry.

“L’impiego di Board in Sogegross è molto esteso”. – afferma Davide Bruzzone – “E anche l’efficienza nella gestione IT in termini di risparmio di tempo e costi non è da sottovalutare.
L’ufficio Acquisti generava un report al mese impiegando 2 giorni uomo, ora viene creato un report giornaliero in 4 secondi.
Ancora i report sulle vendite settimanali per la direzione, che sono passati da 4 ore a un colpo di click.
Anche l’infrastruttura ne ha tratto beneficio, con una buona diminuzione del traffico email e dello spazio; se prima veniva inviata una mail a settimana da 30 MB a 40 persone, adesso tutto avviene in un secondo”.

L’infrastruttura Hardware

“Da un punto di vista sistemistico, devo ammettere che, dopo le perplessità iniziali, ho dovuto ricredermi totalmente su Board”. – Afferma Marco Staiti, Responsabile Infrastruttura, Sicurezza e TLC Gruppo Sogegross. – “Inizialmente avevamo probabilmente sottovalutato l’importanza di una corretta configurazione e di un adeguato dimensionamento dell’infrastruttura hardware ai fini del funzionamento del prodotto ma, con le scelte giuste, le performance hanno visto un cambiamento epocale.
Non solo, essendo stati tra i primi tester della tecnologia HBMP a livello mondiale, ne siamo veramente impressionati.
Accanto ad un miglioramento sostanziale delle performance, abbiamo infatti riscontrato un “salto generazionale” sia nella capacità di Board di sfruttare a pieno le risorse RAM, sia in quella di parallelizzazione dei processi e quindi di ottimizzazione di carico in ambiente multicore. Inoltre, con la nuova tecnologia, ci è stato possibile effettuare il back-up a caldo, semplificando notevolmente la gestione dell’intero ambiente applicativo.

Punti di forza

Ci riteniamo molto soddisfatti del prodotto, tra i principali vantaggi” – afferma Gianni Ivaldi, Responsabile IT Sogegross – “annoveriamo sicuramente: diminuzione dei costi, disponibilità del produttore, velocità e affidabilità, buon rapporto qualità-prezzo e costi-benefici, collaborazione e sinergia”.

Diminuzione dei costi
“Una volta presa confidenza con il prodotto, i costi di sviluppo dei report d’analisi sono diminuiti di circa il 30/35%. – afferma Ivaldi con soddisfazione.
Questo è stato possibile grazie al concetto di Self-Service Business Intelligence, che con Board è diventato concreta realtà.
Grazie alla costituzione di un Board Team e all’autonomia raggiungibile con poche giornate di formazione, abbiamo sviluppato all’interno dell’azienda tutte le conoscenze necessarie, mentre in passato dovevamo forzatamente appoggiarci a fornitori esterni con un conseguente impatto sui costi”.

Disponibilità del produttore
“Una cosa che ho apprezzato molto da parte di Board e che non è facilmente riscontrabile negli altri vendor, è una piena disponibilità nei confronti del cliente. Nel nostro caso, quando se ne è manifestata l’esigenza, abbiamo avuto una pronta risposta non solo da parte della struttura di supporto, ma anche direttamente dal top management” – prosegue Ivaldi. – “Una nota di merito va anche alla parte commerciale che ha sempre dimostrato equilibrio, capacità di problem – solving e costante attenzione alle nostre richieste”.

Velocità e affidabilità
“I miglioramenti ottenuti con Board nell’analisi dei dati sono sorprendenti.
Con la versione 7.3 stiamo caricando circa 700 Giga di dati in 2h e 10 minuti e con la nuova tecnologia HBMP prevediamo di scendere sotto l’ora.
Questo è un vantaggio anche nell’estremo caso di collasso del sistema, perché siamo sempre in grado di recuperare tutti i dati dell’azienda in modo rapido e indolore”.

Buon rapporto qualità-prezzo e costi-benefici
“Un altro punto di forza di Board è sicuramente nel rapporto costi-benefici” – afferma Ivaldi. – “Pur offrendo un costo delle licenze, della formazione e della manutenzione concorrenziale rispetto ai principali competitor, Board offre una completa gamma di funzionalità non solo per reporting e analisi, ma anche in area di pianificazione e controllo.
Inoltre, una volta che il prodotto è stato ‘capito e interiorizzato’ in azienda, ha dimostrato una sorprendente capacità di produrre soluzioni efficaci in tempi estremamente ridotti”.

Collaborazione e sinergia
“Siamo stati positivamente colpiti dalla facilità con cui anche altre aziende produttrici di software, una volta compreso il valore della soluzione, hanno lavorato in modo coeso per il raggiungimento di obiettivi comuni”. – afferma Ivaldi. – “Per citare un esempio, il mondo Board si è perfettamente integrato con l’ERP MeRSy (Merchandising Retail System) di Wincor Nixdorf, che noi utilizziamo per la gestione di fatturazione, barriera casse, riordino automatico, riordino manuale, gestione centri distributivi.

 
LBA Consulting, un Partner di altissimo livello

Il passaggio da un sistema informativo destrutturato a uno più omogeneo e funzionale è sicuramente un momento delicato nella vita di un’azienda.
Sappiamo bene che poche sono le software house che, oltre a offrire un servizio “classico” inteso come fornitura di soluzioni che indirizzano esigenze puntuali, sono in gradi di sviluppare servizi che si possono definire “avanzati”, ovvero una consulenza altamente specialistica, volta a prevenire, grazie a un’approfondita analisi, eventuali situazioni di criticità o incompatibilità che potrebbero verificarsi anche a distanza di tempo.
“LBA Consulting ha dimostrato di essere un partner in grado di rispondere a queste esigenze fornendo soluzioni di alta qualità e innovative” – afferma Ivaldi e aggiunge – “Teniamo particolarmente a sottolineare che, coscienti della sfida intrapresa, i consulenti LBA hanno perseguito gli obiettivi prefissati con impegno costante, intensa preparazione e incessante lavoro di squadra”.