Case Study

Marelli - Case Study

Come pianificare e controllare i costi dell’I.C.T. a livello globale in un automotive supplier internazionale: Marelli e la piattaforma Board

L’azienda: tecnologia e innovazione nell’automotive

Nel 2019 Calsonic Kansei e Magneti Marelli hanno costituito insieme un supplier indipendente di respiro mondiale: Marelli.

Marelli è un'azienda internazionale leader nella progettazione e produzione di sistemi e componenti ad alta tecnologia per autoveicoli con sede in Italia. Con 8,2 miliardi di fatturato nel 2017, oltre 44.000 addetti, 88 unità produttive, 15 centri di Ricerca e Sviluppo, il gruppo è presente in 5 continenti, 20 Paesi (Italia, Francia, Germania, Spagna, Polonia, Repubblica Ceca, Russia, Slovacchia, Turchia, Stati Uniti, Messico, Brasile, Argentina, Cina, Giappone, India, Malesia, Sudafrica). Il gruppo fornisce tutti i maggiori car makers in Europa, Nord e Sud America e Asia.

Marelli è un Gruppo internazionale impegnato nella progettazione e produzione di sistemi e componenti ad alta tecnologia per autoveicoli. L'innovazione di prodotto e di processo è alla base di tutti gli aspetti che incidono sul miglioramento della propria posizione competitiva e delle performance economiche. Per questo Marelli investe circa il 5,4% del proprio fatturato per sostenere l'attività di Ricerca e Sviluppo nel mondo. Sul totale del numero di dipendenti, circa il 10% è coinvolto nei processi di innovazione e di miglioramento dei prodotti.

La sfida: pianificazione e controllo della spesa IT a livello mondiale

“La gestione di un processo di Budget & Forecast in un ambiente internazionale e in una realtà diversificata come la nostra è sicuramente molto complesso. – afferma Gaetano Cifaldi, ICT Supply Chain & Material Management Governance di Marelli. Il controllo della spesa e degli investimenti IT mondiali deve infatti tenere conto sia delle problematiche legate alla presenza di più companies in nazioni diverse sia di quelle legate al controllo della spesa periferica da parte della nostra struttura centrale. In pratica, andava riprodotto un modello organizzativo a matrice in cui gli investimenti vengono in parte effettuati a livello locale e controllati dal centro, con un processo bottom-up, e in parte direttamente riallocati dall’unità centrale alle countries, con un processo top-down”

“L’obiettivo iniziale era quello di centralizzare gradualmente il controllo della gestione del nostro budget ICT che ammonta ad oltre 60 milioni di Euro. Board ci sta permettendo di implementare in modo graduale meccanismi di controllo centralizzato della spesa, che coprono al momento oltre il 50 % del budget e che arriveranno al 100% entro fine anno. Nell’area di forecast e budget, prima di adottare Board, utilizzavamo alcune applicazioni sviluppate su software proprietario ed Excel. Grazie a buone conoscenze interne sia in area database, sia su SAP, eravamo riusciti a creare un sistema che assicurava all’azienda un certo livello di servizio, ma che presentava limiti strutturali rispetto a flessibilità, gestione della sicurezza e profondità di analisi."

"Con la scelta di Board, abbiamo ottenuto significativi miglioramenti, che ci hanno permesso un forte recupero di efficienza operativa. Le periferie sono state messe in condizione di gestire i costi di propria competenza in piena autonomia e, al contempo, di avere sempre la piena visibilità e navigabilità dei costi a loro attribuiti a livello centrale. Il tutto in un modello multicompany, multicurrency, e multicountry con oltre 3000 righe di budget, diversi livelli di approvazione e con una profilazione della security capace di rispecchiare fedelmente l’articolazione della struttura matriciale.”

La scelta: una piattaforma completa e di facile utilizzo

“A seguito di un’analisi organizzativa – continua Cifaldi – emerse che avremmo avuto grandi vantaggi dall’adozione di uno strumento che ci permettesse di integrare tutte le informazioni provenienti da diverse fonti in un unico ambiente, garantendoci immediata capacità di analisi multidimensionale dell’informazione e rendendo semplice e flessibile il forecasting. Un’altra necessità diminuendo di molto anche l’esigenza di rivolgerci a una software house ogni volta che si rendevano necessari cambiamenti sulla reportistica, non solo per ottenere un risparmio sui costi, ma soprattutto per avere pieno controllo sui tempi.​”  "Quando abbiamo intrapreso la Software Selection eravamo già indirizzati verso Board in quanto veniva utilizzato internamente per una piccola parte di analisi e questo ci ha permesso di affrontare la scelta dello strumento avendo piena consapevolezza delle sue capacità e della rispondenza agli obiettivi che ci proponevamo."

A partire dall’esigenza di fornire sia ad utenti amministrativi, sia tecnologici una soluzione per ottimizzare le decisioni in tempi rapidi, abbiamo cercato uno strumento che ci permettesse di:

  • Semplificare la raccolta e la standardizzazione dei dati provenienti da sistemi gestionali, database e fonti diverse
  • Integrare in un unico ambiente la raccolta di tutte le informazioni previsionali di spesa
  • Gestire il budget e il forecast
  • Semplificare i processi di simulazione
  • Aumentare la profondità di analisi, permettendo un accesso multidimensionale ai dati e garantendo quindi la possibilità di visualizzarli secondo diverse dimensioni d’analisi
  • Dare flessibilità al sistema a fronte dei cambi organizzativi e delle nuove esigenze di business
  • Fornire una reportistica che permettesse di integrare le informazioni con una loro spiegazione

“Durante la selezione abbiamo valutato anche Cognos TM1, che, come Board, veniva già utilizzato in azienda. La scelta migliore ci è sembrata Board perché era l’unico strumento che forniva tutto quello che cercavamo in un unico ambiente, garantendoci la semplicità d’uso e la flessibilità necessarie per gestire in autonomia la creazione di nuove applicazioni e l’adattamento di quelle esistenti al continuo cambiamento delle esigenze di business. Anche da un punto di vista squisitamente economico, è emerso che Board era la soluzione che presentava il migliore rapporto qualità-prezzo” – conclude Cifaldi.

Il progetto: budget & forecast multiazienda, multivaluta, multinazione

Il progetto Board in Marelli è relativo al processo di Budgeting e Forecasting della spesa IT e coinvolge 10 Busines Line, 77 plants e 18 nazioni tutte operanti in valuta locale, con consolidamento automatico in valuta di gruppo. I dati in parte inputati manualmente dalla Country, in parte ripresi da SAP e attribuiti dalla sede centrale, vengono integrati in un'unica base informativa i cui risultati finali vengono sintetizzati e passati a SPIRIT, il sistema di pianificazione finanziaria del gruppo FIAT.

Il budget a cadenza annuale si affianca ad un forecast trimestrale ed in ogni momento è possibile confrontare e analizzare le varianze tra actual, budget e forecast secondo qualsiasi dimensione d’analisi (business line, country, prodotto etc). Durante lo svolgimento di questo processo, Board garantisce una grande flessibilità, permettendo di cambiare gli oggetti di budget a processo in corso: è infatti possibile inserire non solo nuovi prodotti, ma anche nuove aziende o nuove linee di business “a caldo”, senza inficiare la validità del modello dati.

Analoga elasticità viene dimostrata nella gestione dei ruoli e nel cambiamento delle funzioni in carico alle singole persone, liberandoci da una serie di attività che nel passato si erano dimostrate determinanti in un contesto multinazionale.

Inoltre il fatto che planning e reporting siano gestiti in un unico ambiente completamente integrato permette agli utenti non solo di avere sempre la reportistica in linea, ma anche di crearsi rapidamente ed in assoluta autonomia analisi personalizzate.

“Volendo concludere - commenta Cifaldi - il ruolo di Board è duplice: non solo contenitore, ma anche certificatore della validità delle informazioni. La sua funzione risulta ancora più importante se si considera che provenienti non solo dai nostri sistemi, ma anche da altri paesi diversi dalla sede centrale. In questo contesto, appare chiaro come la soluzione sviluppata, svolga anche un ruolo organizzativo, diventando un vero e proprio processo trasversale di ottimizzazione del forecast e del budget dell’intera struttura IT e allo stesso tempo di controllo della spesa periferica.
Un altro importante beneficio razionalizzazione della spesa ottenuta grazie alla visione trasversale dei fornitori a livello mondiale”

I risultati: strutturazione, flessibilità, semplicità e velocità
Strutturazione dei dati

“Il passaggio a uno strumento come Board ci ha permesso di ottenere un risparmio in termini di forza lavoro e di tempo impiegati per ottenere i dati di controllo di gestione” – afferma Gaetano Cifaldi, ICT Supply Chain & Material Management Governance

Flessibilità dello strumento e dell’utente, applicazione intuitiva, senza formazione aggiuntiva

“Possedendo buone conoscenze tecnologiche di base, il nostro obiettivo – commenta Gaetano Cifaldi – era anche quello di riuscire a esser autonomi nella produzione della reportistica, nella strutturazione di nuove analisi e nella gestione delle autorizzazioni di accesso ai dati. Prima la raccolta dati era abbastanza difficoltosa, anche per un problema di comunicazione e di valuta.”

Reportistica in linea, standard, gestita centralmente, confrontabile e con ciclo di approvazioni

“Prima la reportistica non esisteva, ma si utilizzava un foglio Excel con i filtri, mentre oggi i report sono standard, confrontabili e gestibili centralmente tramite un ciclo di approvazioni gerarchiche” – afferma Gaetano Cifaldi.

Diminuzione dei Costi

“Una prima selezione si è basata sul rapporto costi-benefici e sicuramente, sotto questo aspetto, Board si differenzia nettamente da tutti gli altri strumenti che abbiamo preso in considerazione” – afferma Gaetano Cifaldi.

Dalle filiali alla sede centrale: la razionalizzazione delle informazioni

“L’ambizioso progetto che prevedeva l’adozione di Board in tutto il ciclo di forecast e budget IT di Marelli è stato completato, aggiungendo ulteriori progetti che ne estendono l’utilizzo per permettere un ribaltamento automatico dei costi scaricati da SAP (processo che fino a quel momento era gestito su Excel).”