Case Study

Cotonificio Albini

Board e Cotonificio Albini: Innovazione e Qualità Made in Italy

Il Gruppo Albini: modello internazionale di stile
Fondato nel 1876, il Gruppo Albini è da sempre un’impresa familiare che oggi è guidata dalla quinta generazione della famiglia Albini. L’attiva presenza della famiglia è alla base di una visione ampia del successo d’impresa. La continuità imprenditoriale garantisce un orientamento al lungo periodo, un forte attaccamento al prodotto, un impegno etico condiviso. La mission del gruppo è di creare e realizzare tessuti per camiceria per il mercato internazionale, con la garanzia dello stile, dell'innovazione e della qualità che contraddistinguono il Made in Italy. Con oltre 1.300 dipendenti, un fatturato di 125 milioni di euro nel 2012, il Gruppo Albini ha sviluppato, nel corso degli anni, una realtà industriale integrata verticalmente, con 5 stabilimenti in Italia, 1 in Repubblica Ceca e 2 in Egitto e una rete commerciale che propone il proprio prodotto in oltre 80 paesi nel mondo.

Uno strumento di BI al servizio del management: Board
Il management volto sempre all’innovazione nel 2010 ha deciso che fosse lanciata una software selection per individuare uno strumento di Business Intelligence che sostituisse quello già presente in azienda, ormai obsoleto e non più al passo con l’innovazione e il progresso tecnologico aziendale. È stata effettuata quindi una ricerca di mercato e sono stati individuati i maggiori player nell’ambito della BI: Board, Cognos, Oracle e Qlikview. Giorgio Gennari, IT Manager del Gruppo Albini, ha così commentato: “Ogni software vendor ha proposto e messo in evidenza le peculiarità del proprio prodotto: Board si è mostrato il migliore sia dal punto di vista tecnico-funzionale, rispondendo appieno alle esigenze della nostra azienda, che dal punto di vista economico, in quanto venivano garantiti tempi molto rapidi di implementazione e messa in opera del progetto.”

Velocità ed Efficienza: il Progetto
L’esigenza del gruppo Albini era quella di avere un cruscotto aziendale che contenesse non solo dati numerici, informazioni, report e grafici ma anche degli indicatori che potessero rappresentare immediatamente e in modo intuitivo una serie di KPI opportunamente selezionati dalla direzione e dal management. Altro aspetto fondamentale era che tutto ciò doveva essere realizzato tramite uno strumento semplice e immediato in modo da rendere più veloce l’adozione da parte degli utenti finali. Con Board tutto questo è stato possibile: grazie al suo rivoluzionario approccio per toolkit, intuitivo e senza programmazione e al suo plug-in di Excel (Office Add-in) gli utenti hanno avuto la possibilità di integrare in maniera immediata i report Excel già esistenti con il nuovo cruscotto realizzato con Board. Il progetto, implementato con il valido supporto consulenziale di NPO Sistemi Spa, partner di Board, è partito coinvolgendo dapprima tutta l’area vendite interna del gruppo e subito dopo, comprese la potenzialità dello strumento, estendendo l’utilizzo di Board anche a tutta la rete di vendita esterna (agenti) che con i loro dispositivi mobili (IPad) e con le dovute credenziali, hanno potuto accedere ai dati.

L’utilizzo del cruscotto aziendale si è esteso pian piano dalla rete dei rivenditori a quello dei distributori, anche a livello internazionale: in particolare i rivenditori posso costruire in totale autonomia i loro report con MS-Excel, aggiornarli con i loro dati e trasferirli all’headquarter non appena si connettono on-line”, afferma Gennari. “In questo modo ogni utente è completamente autonomo e indipendente: può estrarre e visualizzare il dato come preferisce, crearsi dei report ad hoc o comunque modificare quelli distribuiti da noi centralmente, senza dover necessariamente utilizzare uno standard aziendale.”

Il tempo di implementazione dell’intero progetto è stato estremamente contenuto, in cui NPO Sistemi e Cotonificio Albini hanno lavorato intensamente per rendere live tutto il sistema. Successivamente, sono state apportate delle piccole modifiche, aggiunto dettagli e soddisfatto esigenze nate dall’uso quotidiano del sistema da parte degli utenti. Il punto di riferimento principale è stato sempre Giorgio Gennari, IT Manager del Gruppo Albini, che ha fatto da coordinatore tra tutti gli attori coinvolti e che aveva una profonda conoscenza della base dati SQL Server 2008 ove risiedevano tutti i dati. Ugualmente importanti sono stati i responsabili delle singole aree aziendali, vendite e marketing, produzione e controllo di gestione che hanno esternato le loro esigenze per procedere all’implementazione della base dati in Board e successivamente per creare cruscotti e report. Il risultato è la definizione di una serie di capsule, una per ogni area aziendale coinvolta nel progetto, contenente ciascuna i relativi cruscotti direzionali. Infine è stata anche fornita agli utenti tutta la formazione necessaria riguardo l’utilizzo di Board in modo tale da renderli completamente autonomi. Ad oggi Board è utilizzato nell’area vendite per analisi sull’ordinato, sullo spedito e sul fatturato; sono stati definiti degli indicatori “di puntualità”, intesi come il quantitativo e la numerosità di ordini che sono evasi entro la data di consegna che è indicata al cliente. Questo dato spalmato sia a livello mercato sia a livello prodotto, ad esempio, può segnalare il grado di puntualità in una determinata nazione oppure indicare una “non puntualità” di un determinato prodotto e valutarne così le cause. In tale processo hanno avuto un ruolo fondamentale le aree commerciale e vendite ma anche il controllo di gestione è stato fortemente coinvolto nell’utilizzo dell’applicazione sviluppata con Board soprattutto per valutare ad esempio lo scostamento dei prezzi di vendita rispetto ai listini, cioè il prezzo effettivamente pagato rispetto al prezzo teorico. Infine anche tutta la parte di programmazione della produzione è stata fortemente coinvolta nel garantire tempi certi di consegna dei prodotti. Tutti i dirigenti del gruppo, infine, ricevono periodicamente via mail dei cruscotti direzionali in cui sono inseriti indicatori che segnalano con una grafica immediata, rosso/verde, l’andamento dei KPI: questo permette anche, tramite la funzione di drill-down di Board, di lavorare per eccezioni e quindi approfondire l’analisi su eventuali dati in contro-tendenza e applicare i dovuti correttivi

Automazione e progresso: i benefici
Uno dei maggiori benefici avuti con l’introduzione di Board in azienda è stata l’automatizzazione del caricamento dei dati e il conseguente refresh notturno dei report, attività svolta nel passato in modo manuale. “Generalmente il lunedì è per noi giornata di riunioni e c’erano persone che passavano ore ad elaborare i report e inserirli in un formato grafico particolare: ora con Board tutto questo processo è stato reso automatico con un grosso risparmio di tempo da parte di tutti”, commenta Giorgio Gennari, IT Manager del Gruppo Albini. “L’Excel add-in di Board ha permesso agli utenti di lavorare direttamente su fogli Excel e questo è stato un grande passo in avanti sia in termini di start-up del progetto sia come training sul prodotto, che è stato praticamente nullo”.

Progetti per il futuro
L’idea futura del gruppo è di ampliare l’utilizzo di Board anche nella gestione dell’offerta di prodotto, cioè avere la possibilità di analizzare la collezione di un portafoglio prodotto con varie viste sia a livello produttivo sia a livello marketing, ossia definire in modo automatico il numero di varianti coinvolte per tipologia di prodotto.