Case Study

Castello Banfi

BI e Performance Management nelle wineries

L’azienda: il più grande progetto mai realizzato nei vini di qualità
Banfi a Montalcino è da oltre trenta anni un punto di riferimento per chiunque si occupi di produzione vitivinicola.
Definita come “il più grande progetto che sia mai stato realizzato nella produzione dei vini di qualità”, nasce nel 1978, grazie alla volontà dei fratelli italo-americani John e Harry Mariani, già titolari di Banfi Vintners, una delle più importanti società di importazione di vini statunitense.
La proprietà, situata nel comune di Montalcino, si estende sui versanti occidentali del suo territorio, occupando 2.830 ettari di cui 850 ospitano vigneti specializzati.
Sono coltivati i principali vitigni locali a cui si aggiunge la presenza di altri vitigni “internazionali” perfettamente inseriti nell’habitat montalcinese.

I vini di Castello Banfi rappresentano il frutto concreto della continua ricerca volta al costante miglioramento dell’arte enologica. Dai grandi vini di Montalcino (Brunello, Rosso e Moscadello di Montalcino), passando per le pregiate denominazioni del sud della Toscana.
La produzione annuale di bottiglie è di circa 10 milioni, a seconda del decorso stagionale.

Serietà, professionalità e rispetto per il consumatore sono alla base della qualità di produzione dei vini Banfi. Nel 2001, l’azienda ha ottenuto la certificazione ISO 9001-14001, sistema di qualità e sistema ambientale. Nel 2006, prima cantina nel mondo, ha conseguito la SA 8000, la norma internazionale volta a tutelare i diritti fondamentali dei lavoratori, assicurando il rispetto dell’etica nella produzione di beni e servizi.

Il progetto: Board integra Budgeting, Controllo di Gestione e Business Intelligence
All’inizio degli anni 2000 a Castello Banfi già si parlava di Business Intelligence: la forte crescita dell’azienda a livello italiano ed internazionale, con l’apertura di nuovi e promettenti mercati nel continente Asiatico, rese evidente la necessità di dotarsi di uno strumento di analisi delle vendite e di budget più sofisticato rispetto alle tradizionali analisi statistiche.
“Tutto questo" - spiega il dott. Gabriele Mazzi, CFO di Banfi - "spinse verso l’acquisto di uno strumento di Business Intelligence con il quale fornire le risposte alle domande di reporting avanzato ed affrontare il delicato tema del Controllo di Gestione, che diventava di giorno in giorno sempre più importante.”
Il processo di selezione coinvolse alcuni dei più importanti competitor sul mercato.
“Dopo aver valutato una serie di programmi - continua il dott. Mazzi- semplicità d’uso, potenza di calcolo e grande praticità nelle sviluppo applicativo fecero immediatamente preferire Board ai suoi diretti competitor. Inoltre la qualità del supporto consulenziale fornitoci da BI Group, già in fase di presale, ci convinse definitivamente della nostra scelta.”
Grazie alla preziosa collaborazione di BI Group, Castello Banfi cominciò a sviluppare il progetto Board partendo da una classica analisi delle vendite e ne estese progressivamente l’uso in diverse aree e funzioni aziendali, fino ad andare a coprire:

  • Analisi Vendite
  • Budget Vendite
  • Analisi Promozioni
  • Analisi del Credito
  • Costo del Venduto
  • Analisi Costo Unitario
  • Profittabilità Linee Prodotto
  • Analisi Magazzino (tra cui forecasting e ottimizzazione rotture di stock e Pareto analisi sulle rotazioni)
  • Budget P&L
  • Cash Flow Analysis
  • Reportistica Finanziaria ed Economica

 

Board ci ha permesso di estendere l’iniziale progetto di Business Intelligence al Corporate Performance Management, con grande semplicità e senza dovere sostenere investimenti aggiuntivi sul prodotto" - commenta il dott. Pietro Menchini, BI Manager di Castello Banfi – "Grazie alla sua innovativa architettura All-in-One, una volta realizzata la prima analisi vendite, la successiva integrazione con un processo di budgeting e di controllo di gestione si è rilevata un’evoluzione logica del progetto: al crescere delle nostra competenze, abbiamo progressivamente preso possesso della completa serie di funzionalità di CPM offerte e le abbiamo sfruttate a pieno per unificare la fase di analisi dei dati con quella di controllo e pianificazione, con grandi benefici per la nostra azienda.”

 

Il migliore servizio, al miglior cliente: correlare l’analisi vendite e crediti
L’analisi vendite sviluppata con Board è essenzialmente articolata per Fatturato, Nr. Pezzi venduti e Prezzo medio secondo dimensioni di analisi che possono variare dall’agente, alla zona; dal cliente, alla zona; dalla linea prodotto, al mercato.
“L’implementazione dell’analisi vendite è stata sicuramente un successo, perché ci ha permesso di fornire informazioni tempestive e dettagliate non solo ai manager interni, ma anche a tutti i nostri agenti.
In particolare agli agenti più importanti abbiamo fornito un accesso web ai dati per garantire immediatezza e dinamicità dell’informazione, mentre dove un simile approccio ci sembrava sovradimensionato, abbiamo sfruttato le funzionalità di brodcasting di Board per spedire automaticamente report personalizzati ad intervalli prestabiliti di tempo."
"Sempre in termini di benefici aziendali" - continua il dott. Menchini – "abbiamo ottenuto una altro importante risultato collegando le vendite all’analisi dei crediti.
La correlazione tra la prospettiva economica e quella di cassa ci ha permesso di servire per primi e con i nostri prodotti di punta i clienti migliori sotto l’aspetto dei pagamenti: una capacità fondamentale per la gestione commerciale di un’azienda che opera in un mercato di qualità a produzione limitata.”

 

Dal Sales Budget Internazionale al P&L previsionale: il processo di pianificazione
Il processo di budgeting parte dalle vendite con la raccolta dei dati previsionali annuali da parte dei diversi responsabili di area a livello Internazionale, con una copertura a livello mondiale.
Una volta approvati i dati dal Direttore Vendite e dal General Manger il budget viene calendarizzato mensilmente a livello centrale e ridistribuito in termini di obiettivi agli oltre 100 agenti coinvolti nel processo.
Sfruttando le analisi sui costi del venduto, sempre ottenute con Board, a partire dal Budget Sales, si arriva a ricavare un Profit and Loss previsionale, stimando l’andamento economico del successivo periodo d’esercizio.

Inoltre, il budget viene convertito da numero pezzi a ettolitri, in modo da poter effettuare una prima stima sulla pianificazione della produzione, andando a creare un criterio di valutazione previsiva estremamente utile, per orientare l’indirizzamento delle politiche d’assortimento e distributive dell’azienda durante l’anno.

Questa macro-pianificazione della produzione va ad affiancarsi ad una serie di analisi logistiche più circostanziate, che permettono un’ottimizzazione non solo della gestione delle giacenze, ma anche delle politiche di assortimento e riordino, per tutti quei vini che Castello Banfi acquista e ridistribuisce.
“In questa area" - commenta Menchini – "una soluzione di particolare interesse è il forecasting delle rotture di stock. Data una certa situazione di magazzino, grazie ad un meccanismo di analisi basato su dati storici, riusciamo a prevedere con buona approssimazione la possibilità che si verifichino rotture di stock nei tre mesi successivi. Questa applicazione, insieme ad un’analisi di Pareto sulle rotazioni di magazzino, ci ha permesso di ottenere forti miglioramenti di efficienza ed efficacia nei processo logistici di gestione delle scorte e degli approvvigionamenti.”

 

Presente e futuro: Board 7 e KPIs
Oggi , dopo quasi otto anni dalla prima installazione, Castello Banfi ha scelto nuovamente di investire su Board, migrando l’intero progetto alla versione 7. “Questo è un passaggio veramente importante - afferma il dott. Enrico Viglierchio, general manager dell’azienda montalcinese - in quanto ci consentirà di completare quell’integrazione necessaria al fine di una completa condivisione del prodotto in tutti i settori dell’azienda.”
“L’adozione della nuova versione" - commenta il dott. Pietro Menchini, BI Manager di Castello Banfi - "rappresenterà da una parte un momento di consolidamento e razionalizzazione di quanto costruito sinora, dall’altra un punto di partenza per un progetto di monitoring delle performance: l’introduzione di una serie di Key Performance Indicator, renderà possibile dare rappresentazione sintetica sia dei risultati conseguiti dalle diverse aree funzionali, sia delle prospettive economiche, finanziarie e gestionali dell’intera azienda, rendendo più efficace l’intero processo di pianificazione e controllo. ”

Board: autonomia e facilità d’uso
“In questi otto anni sicuramente Board ci ha aiutato molto a rendere più efficienti i processi decisionali della nostra azienda." - commenta il dott. Pietro Menchini, BI Manager di Castello Banfi - "La semplicità con cui si possono creare applicazioni e report ci ha permesso di gestire progetti di BI e CPM in autonomia e la sua praticità d’uso ha minimizzato i tempi necessari.
Oltre che dall’IT, questa facilità d’uso è stata enormemente apprezzata dagli utenti business, al punto in cui alcuni di loro si sono spinti, non solo a costruirsi le applicazioni, ma addirittura a crearsi dei modelli dati rendendosi di fatto autonomi nella costruzione di analisi ad-hoc.
Per concludere direi che Board ha messo veramente d’accordo IT e Finance, dimostrando una incredibile capacità di tradurre il nostro lavoro in risposte concrete alle esigenze di business.”