Case Study

Caffè Vergnano

Il Corporate Performance Management in Caffé Vergnano

Company
Caffè Vergnano nacque nel lontano 1882, quando l'antenato della famiglia avviò l'attività aprendo una piccola drogheria nella cittadina di origine medioevale di Chieri, situata ai piedi della collina torinese. Il negozio cominciò presto ad occuparsi anche della vendita e della torrefazione del caffè. Da quel giorno veniva tracciata la storia di un' Azienda che nel giro di qualche decennio diventò prosperosa.
La scelta dei fratelli Vergnano, che nel frattempo avevano preso in mano la preziosa eredità paterna, si orientò subito alle varietà di caffé più pregiate, quelle che crescono solo a determinate altitudini e in climi particolari nei paesi del Centro America, Haiti, Salvador, Costa Rica, San Domingo, Guatemala e poi in Kenya e Brasile. Il rapporto costante e diretto con i produttori era infatti, ed è ancora, la premessa di un caffé di elevate caratteristiche.
Nel processo di lunga crescita dell'Azienda, un altro importante passo è stata poi la fusione, nel 1985, con la prestigiosa Casa del Caffè di Torino. Con oltre 50 dipendenti, un fatturato annuo di oltre 31 milioni di euro e 2000 clienti distribuiti tra grande distribuzione, bar e società di catering, Caffè Vergnano rappresenta oggi una delle società leader nel settore della torrefazione e distribuzione del caffè.

Business Challenges
La forte competitività specifica del settore e la crescente complessità del mercato hanno portato il management di Caffè Vergnano a dotarsi di una struttura di BI che permettesse di conoscere e comprendere al meglio le diverse tipologie di clienti (Grande Distribuzione, Distribuzione Organizzata, Grossisti e Redistributori, Ristoranti, Hotel, struttura di catering) e le loro specifiche esigenze.
Si è optato per il disegno e l'implementazione di una soluzione di Business Intelligence semplice da utilizzare, rapida dei tempi di risposta ed ideale per i progetti di pianificazione e di budget: Board La scelta è stata determinata oltre dai motivi sopra indicati anche dalla completa integrazione che offre con il loro gestionale.

Board Solution
“Il progetto è partito con un team composto da persone dei sistemi informativi, responsabili di divisione oltre che dalla collaborazione attiva del partner Board. Il team di lavoro – riprende il Dott. Vergnano – non ha incontrato difficoltà d’implementazione e ha potuto contare su un reale rapporto di partnership con Bios Management, che ha sempre garantito il coordinamento del progetto e ha svolto un ruolo propositivo di fronte alle continue richieste di applicazioni che arrivavano dalla divisone, sollevando noi dall’impiego di risorse eccessive”.
Il progetto si è sviluppato in diverse fasi: acquisizione dati , gestione degli stessi, accesso alle informazioni e pubblicazione delle informazioni. Gli ambiti ad oggi implementati sono: area vendite e controllo di gestione. Nell’area vendite è stato realizzato un modello integrato di reporting ad alto grado di flessibilità che raggruppa sia serie di riepilogo mensili che dati giornalieri a livello di dettaglio Cliente/Articolo/Agente in termini di gestione operativa e di revisione degli ambienti di analisi. In tal senso la realizzazione e gestione dei reports, degli indicatori di performance e dei relativi sistemi di early warning ha perseguito l'obiettivo di accelerare i processi decisionali e migliorare la comunicazione e condivisione delle informazioni fra le diverse unità organizzative. Il risultato finale è rappresentato da un'analisi esaustiva delle vendite e dei relativi trend di evoluzione, nonché un modello previsionale e di controllo periodico dei risultati per ogni Divisione, Regione di produzione e categoria cliente. In estrema sintesi il modello di Analisi e Pianificazione realizzato consente alla Direzione e al Management Operativo di monitorare e simulare le variabili critiche favorendo così un governo puntuale del business; un modello capace di creare le necessarie premesse per una gestione proattiva ed attenta all'evoluzione dei mercati.
Nel controllo di gestione, i modelli disegnati consentono un'analisi approfondita del contributo alla creazione dei risultati operativi generati dai singoli Prodotti, Clienti, Divisioni o Regioni.
Il modello è dunque in grado di fornire risposte alle seguenti domande:

  • Quali linee di prodotto generano un maggiore margine di contribuzione?
  • Quali Clienti garantiscono la maggiore percentuale di fatturato?
  • In quali Divisioni ed in quali Regioni si raggiungono utili più elevati?

 

In questo modo sarà possibile confrontare i risultati attuali della gestione con i dati storici e previsionali, effettuare analisi delle vendite che individuino i rispettivi margini di contribuzione ottenuti all'interno dei singoli segmenti di mercato, nonché procedere con analisi di budgeting e forecasting.

Business Benefit
“E’ stato sorprendente" – afferma Dott. Enrico Vergnano direttore Finance – "come in un paio di giorni il Partner di Board, abbia realizzato un prototipo sui nostri dati di vendita! Abbiamo subito constatato la potenza nei tempi di risposta e facilità di utilizzo anche in alcune analisi che apparentemente potevano sembrare complesse”.

Il risultato principale di questo modello di Management Intelligence è dato da uno studio esaustivo delle variabili commerciali che consentisse al management del gruppo di analizzare l'evoluzione, la tendenza del mercato, definire un processo di forecast efficiente e valutarne gli scostamenti in relazione agli obiettivi per cliente, divisione o regione, attraverso la fornitura di informazioni in real-time, la semplificazione dei processi decisionali e il miglioramento dei flussi informativi e dello scambio di conoscenza tra le differenti strutture organizzative.
“Con la realizzazione di questo progetto di controllo direzionale" - afferma soddisfatto Vergnano - "oggi il management non deve più ricercare le informazioni, perché le trova già raccolte e organizzate sul proprio pc, concentradosi così sull’analisi anziché sulla ricerca e l’accesso ai dati. Inoltre le funzionalità di Board consentono una navigazione facile, veloce e intuitiva nel database multidimensionale e diverse tipologie di visualizzazioni grafiche al posto di noiose tabelle. In linea appaiono sempre i dati più aggiornati e strategicamente importanti, ma sono possibili ampi confronti temporali (trend annuali) e, per il livello di dettaglio della navigazione top-down, analisi fra regione e regione, unità produttiva e unità produttiva . Si possono inoltre gestire i vari livelli di aggregazione e granularità dei dati e integrare senza difficoltà molteplici fonti dati”.