Case Study

“Analytics & Planning as a platform” per dare forma a una organizzazione data-driven: il caso di Gruppo Sella

Come unificare pianificazione, reporting e analytics, e potenziare l’intera forza-lavoro con un approccio self-service alle informazioni.


L’azienda: un’offerta completa e innovativa che pone al centro il Cliente

Il Gruppo Sella è una holding italiana privata e indipendente, con sedi in Italia e all’estero, un’impresa aperta, che vede da sempre nell'innovazione la soluzione alle sfide future. La storia del Gruppo è contrassegnata dai valori di responsabilità, amore per il cliente, passione e meritocrazia, con l’obbiettivo di aiutare i clienti nelle loro sfide personali e imprenditoriali, per competere in un mondo veloce, digitale, “esponenziale”.

Gruppo Sella è leader in Italia nel settore dell'e-commerce con Axerve E-commerce Solutions, la piattaforma internazionale per i pagamenti, e si posiziona tra i migliori operatori nei sistemi di pagamento elettronico e nelle soluzioni digitali, come ad esempio Hype - il nuovo modo di gestire denaro tramite smartphone.

Gaudenzio Sella (1860-1934), insieme ad altri sei tra fratelli e cugini costituisce la banca Gaudenzio Sella & C. L'istituto di credito, fondato nel 1886, è la base dell'attuale gruppo Sella. Nel 1996 Banca Sella è tra le prime in Italia e in Europa a sviluppare e mettere on line un sito internet, portando di fatto tutto il business bancario sul digitale.

Nel 2013 è il primo Gruppo in Italia e – di nuovo – tra i primi in Europa a fondare una divisione di open banking. In quell’anno, infatti, il Gruppo ha inaugurato SellaLab, il centro di innovazione con sedi a Milano, Biella, Lecce e Salerno, dedicato alle start-up e alle imprese, con l'obiettivo di sostenere i processi di innovazione aperta e trasformazione digitale.

Nel 2017 è stato inaugurato alla presenza del ministro delle finanze il Fintech district di Milano (Via Sassetti 32, noto come S32) che ospita decine di inizative di open collaboration e fintech al livello nazionale ed internazionale.

Fermo restando i valori della tradizione del Gruppo, il management della Holding è costantemente impegnato a ripensare il mindset e la propria identità per affermarsi come impresa globale. “Se c’è una costante nel nostro Gruppo, fin dalle origini, che risalgono addirittura al Cinquecento, quando la famiglia Sella si è affermata nell’imprenditoria tessile, è il cambiamento continuo” – ha affermato Alessandro Basile – Head of Group Planning, Execution and Control di Gruppo Sella. “Possiamo dire che la storia del Gruppo Sella si sviluppa in 450 anni di innovazione e self-disruption. Come si vede dalla nostra evoluzione, uno dei pilastri del nostro percorso è stata l’innovazione. Accanto ad esso, il secondo punto fermo è la passione per il Cliente. In questo journey l’adozione della piattaforma di decision-making Board e la sua progressiva estensione all’interno di Gruppo Sella si coniuga perfettamente con il nostro approccio all’innovazione tecnologica e alla self-disruption, e all’importanza che diamo ai nostri Clienti e a tutti gli stakeholder che direttamente o indirettamente entrano in contatto con noi. I nostri obbiettivi strategici, la nostra purpose infatti, consiste nel costruire l’ecosistema finanziario del futuro, in cui le persone possano realizzare le loro aspirazioni”.

Per raggiungere questo scopo, il Gruppo Sella ha strutturato l’organizzazione in 20 società che forniscono un amplissimo ventaglio di soluzioni innovative, in Italia, Svizzera, Spagna, Regno Unito, Romania, Emirati Arabi Uniti, India, attraverso 5 Business Line:

  • Investment Banking (market making sui principali mercati corporate & investment banking, e venture capital
  • Private Banking (servizi di investimento, servizi fiduciari, family office)
  • Banca commerciale (tradizionale e online, inclusi credito al consumo, brokeraggio assicurativo, ramo danni, P2P, lending e leasing
  • Open Banking (soluzioni digitali, pagamenti elettronici, carte di credito e debito, e-commerce)
  • Information Technology per il settore bancario e finanziario

 

La sfida e la software selection

Nelle difficoltà sorte dal periodo di crisi finanziaria ed economica del 2008-2012 si è sempre più manifestata l’urgenza per il team di planning & control del Gruppo Sella di gestire una numerosissima quantità di richieste, in tempo reale, di report, analisi e sintesi di dati:

Appena nominato nel ruolo mi trovai di fronte la necessità di migliorare le capacità di analytics e di creazione di insight significativi sul patrimonio informativo del Gruppo. Ciò significava ridefinire le logiche dei processi, partendo – prima ancora che dalla scelta del software – dalla scelta di un team dedicato” – ha ricordato Alessandro Basile.

Questo team era composto da professionisti con competenze multidisciplinari: dall’IT, al finance e al project management, così da avere un centro di eccellenza interno che si prendesse in carico di ridisegnare i processi di planning e control, e - su queste basi – di implementare una nuova soluzione software:

Abbiamo svolto una software selection molto lunga e approfondita, dalla quale Board risultò la piattaforma di gran lunga migliore, principalmente per tre motivi, Innanzitutto si tratta di una soluzione all-in-one, dove il Performance Management è perfettamente unificato con le funzionalità di BI. Ciò per noi era fondamentale perché avevamo bisogno di avere una sola piattaforma di analisi, planning & control. In secondo luogo Board possiede delle funzioni di drill down e drill through native e intuitive che ci permettono una navigazione dei dati agile, facendoci passare da visualizzazioni statiche a rappresentazioni dinamiche delle informazioni. Infine la piattaforma è un software versatile e completamente personalizzabile, senza bisogno di scrivere codice di programmazione da parte dell’utente” – ha commentato Basile.

 

Il progetto “Board as a platform” per le 20 Società del Gruppo Sella

Con Board abbiamo intrapreso un vero e proprio “journey” che negli anni ha visto una sostanziale rifondazione di tutti i processi di planning e control del nostro Gruppo insieme a Board.” – ha dichiarato Basile. Il progetto di Board è arrivato a coprire negli anni moltissime aree del Gruppo Sella, dalla infrastruttura di riferimento – per avere una baseline informativa solida e completa - fino a un amplissimo ventaglio di applicazioni mobile di ultima generazione, migliorando i processi periferici, che coinvolgono in particolare la rete commerciale, e di sede centrale, di cui beneficiano i top manager fino all’Amministratore Delegato.

  • Reporting mensile economico/finanziario/partimoniale per tutte le società del Gruppo e per il consolidato
  • Financial Budgeting e Forecasting;
  • Sales Analysis & Reporting per tutta le rete (oltre 2000 commerciali);
  • Dashboarding dedicato a ciascun commerciale e Portfolio Analysis;
  • Analisi di benchmark su indicatori “verticali” (es. geografie, quote di mercato, etc.);
  • Collaborative reporting su informazioni “core” del Gruppo;
  • KPI analysis su driver significativi per budget e consuntivo;
  • Business Model Analysis (BMA) – analisi di sostenibilità secondo le linee guida Europee (EBA – European Banking Authority);
  • Dashboarding collegato all’avvio di ogni nuovo business
  • Dashboarding e Self-dashboarding per ogni manager (di rete e di sede centrale)
  • Connettore per Google Analytics utile a leggere ed analizzare le informazioni di traffico ed onboarding dei nostri siti (conversion rate)
  • Daily Indicators di Gruppo (con presenza di indicatori finanziari, fra cui i margini giornalieri, e driver industriali anche di trasformazione strategica)

Il modello organizzativo che abbiamo adottato con successo può essere chiamato ‘Board as a platform’: tutti i processi di reporting, analytics, dashboarding, planning e business modeling delle 20 Società che compongono il nostro Gruppo sono perfettamente integrati su un unica piattaforma. – ha dichiarato Basile. “Questo è un vantaggio enorme per moltissime ragioni, tra cui vorrei sottolineare: la qualità e completezza del dato, l’efficacia e la rapidità della delivery delle informazioni di business, la collaborazione tra i diversi stakeholder, a partire da basi di dati comuni.

Gruppo Sella, infatti, ha scelto di implementare Board articolandolo su due livelli:

  • il layer costituito dal DataBase di Board, dove sono consolidati le informazioni provenienti dalle diverse fonti dell’organizzazione, principalmente dai DBU e dai sistemi dipartimentali;
  • il layer dedicato alle applicazioni costruite con Board da ogni Società del Gruppo Sella;

Con il modello organizzativo ‘Board as a platform’ abbiamo raggiunto il pieno consolidamento e coordinamento delle attività di Performance Management e di Business Intelligence” – ha continuato Basile. “Ciascuna delle 20 Società del nostro Gruppo ha manifestato negli anni esigenze di personalizzazione che, in quanto team di planning e control dell’Headquarters, non riuscivamo a gestire in modo adeguato, per il semplice motivo che solo i manager di ciascuna Società possono conoscere fino in fondo quali sono i dettagli operativi di cui hanno bisogno. Grazie alla struttura a due layer, ogni Società può costruire e personalizzare la propria applicazione a seconda delle esigenze della propria struttura, e – al contempo – lavorare all’interno di un framework condiviso, puntando quindi allo stesso obbiettivo generale di Gruppo.

La collaborazione e la condivisione tra le diverse Società del Gruppo Sella sono agevolate anche dal fatto che i dati non sono rappresentati su report separati e disconnessi dal layer del DataBase e dal layer delle applicazioni Board, ma sono visualizzabili su quello che il Gruppo Sella ha chiamato “Portale del Reporting”: un unico punto di accesso per tutte le informazioni, dedicato alla rappresentazione dei dati di pianificazione e degli andamenti del business, accessibile attraverso la intranet aziendale.

Per noi Board è l’ambiente in cui effettuiamo le analisi di business in tempo reale, discutiamo sui risultati, anche durante i nostri meeting interni, e non più solo in differita. Con il portale del reporting abbiamo dato “una casa” a tutti i report che avevamo costruito con Board: ad oggi tutti i 5000 dipendenti accedono ad esso, con diversi livelli di autorizzazione in base al proprio ruolo, dal commerciale di filiale all’Amministratore Delegato” – ha commentato Basile. “Inoltre sono orgoglioso di evidenziare che siamo stati i primi in Europa tra le banche a implementare un connettore diretto con Google Analytics. Grazie ad esso, infatti, Board dialoga con questo importante tool per leggere in tempo reale i dati sul traffico sui nostri siti: Questi dati alimentano una dashboard costruita su Board, in grado di mostrarci agevolmente i dati sulla conversion giornaliera delle visite ai nostri siti, fornendoci una piena consapevolezza della Customer Journey”.

 

Dashboarding per oltre 2000 Sales Account: Financial Budgeting & Forecasting allineato con la rete commerciale.

Il modello ‘Board as a platform” consente a Gruppo Sella non solo di avere tutti processi di financial planning e forecasting integrati in un unico ambiente, entro cui effettuare le attività di analisi e reporting, ma anche di coniugare tali processi con l’intera rete commerciale, intervenendo in modo significativo sulla definizione degli obbiettivi e sul miglioramento dei risultati commerciali ed economici. Si è realizzata quindi una delle caratteristiche chiave di Board, ossia la capacità di rendere concreto un processo end-to-end che includa la dimensione strategica, quella finanziaria e quella operativa.  

Per realizzare questo progetto siamo partiti dal nostro obbiettivo strategico: il Cliente. Volevamo infatti gestire al meglio la relazione coi nostri clienti. Abbiamo quindi raccolto le esigenze dei commerciali della rete che – prima di utilizzare Board – si trovavano in difficoltà a causa di una gestione e di un controllo dei dati non più al passo dei tempi. Perciò abbiamo deciso di costruire delle dashboard dedicate ai commerciali, prima a livello di succursale, poi a livello di singolo venditore. Ad oggi abbiamo oltre 2000 commerciali, ciascuno con il proprio cruscotto per la ‘portafogliazione’ ” – ha spiegato Basile. “Via via che rilasciavamo le dashboard ai nostri commerciali, tutti la volevano: è avvenuto una  fenomeno che ho chiamato “effetto i-Phone”! Infatti in queste applicazioni di dashboarding abbiamo messo insieme la qualità del dato e l’efficacia degli insight che si possono ottenere da esse, con un ottimo look & feel (studiato insieme ai responsabili della rete) e una rappresentazione intuitiva delle informazioni.”

Le applicazioni costruite con Board, infatti, sono caratterizzate da un altissimo livello di usability, aspetto importantissimo soprattutto se si hanno molti utenti e molti screen e dashboard. Come ha ricordato Basile, per orientarsi al meglio tra le numerossisime applicazioni create con la piattaforma di decision-making, Gruppo Sella ha deciso di implementare un motore di ricerca “google-like” per rendere la User Experience eccellente. Grazie a questo motore di ricerca l’utente potrà individuare in modo facile e veloce l’informazione che gli serve in un preciso momento della sua giornata lavorativa, sul proprio device. “Questo è quello che ci hanno chiesto i nostri manager, che noi consideriamo i nostri “clienti interni”” – ha commentato Basile. “E’ come se noi del team planning e control fossimo una startup che si è posta l’obbiettivo di fornire ai propri clienti – i nostri colleghi dell’organizzazione - applicazioni altamente fruibili e attrattive, in grado di restituire insight significativi. Con oltre 1000 screen e circa 2000 utenti medi al giorno Board collegati, l’usability è senza dubbio un punto fondamentale per la qualità e l’efficienza del nostro lavoro

Con l’introduzione di queste applicazioni, i principali indicatori di crescita della rete commerciale e quindi del servizio al cliente hanno cominciato a migliorare sensibilmente. Uno fra tutti: l’indicatore di “clienti performing”, ossia coloro che maggiormente utilizzano i servizi di Gruppo Sella, è passato dallo 0,5% al 3%. Questa tendenza si è dimostrata essere un volano per una maggiore digitalizzazione e automazione del Gruppo: una digital transformation richiesta dagli stessi stakeholder dell’organizzazione.

 

Da “produttori di report” a “business partner”

L’ulteriore espansione delle applicazioni di analytics e reporting si è concretizzata con la creazione di dashboard dedicate ad argomenti “verticali”, ossia benchmark riguardanti quote di mercato, tassi attivi per forme tecniche e per provincia, accessibili e navigabili on line dal proprio device. I cruscotti verticalizzati sono presentati ai “clienti interni” di ciascun business del Gruppo per fornire il quadro giornaliero, o al massimo settimanale, laddove prima dell’introduzione di Board era possibile avere una rappresentazione delle informazioni solo trimestrale. Questa ulteriore digitalizzazione ha comportato un altro vantaggio fondamentale: il tempo che prima era impiegato per discutere come sistemare (manualmente) i report ora è dedicato a interpretare i dati in modo proattivo e a migliorare le decisioni, siano esse strategiche oppure più operative.

In questo journey di digitalizzazione, compiuto con Board, Gruppo Sella ha preso sempre più in considerazione driver di tipo non meramente finanziario, ossia i volumi e i prezzi per ciascuna fonte di redditività. A tal fine è stato prima mappato per ciascuna Business Unit del Gruppo le quantità che si allocavano alla clientela e le relative marginalità individuali, così da comprendere meglio i fenomeni da un punto di vista strettamente analitico.

“Partendo da questa mappatura, siamo riusciti a passare da un set di indicatori finanziari “lag”, che di per sé sono già vecchi quando arrivano sulla carta – per così dire- , a un set di indicatori “lead”, che invece ci permettono di capire in tempo utile come l’indicatore finanziario si muoverà nel futuro, analizzandone la genesi industriale.” - ha ricordato Basile.

Grazie a queste innovazioni realizzate con Board, i controller del Gruppo Sella sono in grado di instaurare delle vere e proprie partnership con i manager dell’organizzazione, basate sull’analisi dei dati messi a disposizione e su conoscenze condivise.

Al nostro team di planning e control, composto da circa 60 persone, è stato chiesto di cambiare mindset, evolvendo da semplici produttori di report, a veri e propri business partner del Gruppo” – ha dichiarato Basile. “La produzione di report è ormai affidata alle “macchine”, ai software, che peraltro li generano in modo più corretto, preciso e rapido. Questo è un bene non solo per la qualità del report in sé, ma anche per il tempo che i membri del nostro team guadagnano per poter svolgere attività a maggior valore aggiunto. Ai professionisti del finance, infatti, spetta ora il compito di sfruttare al massimo la propria intelligenza per fare challenge al business, sulla base di quei report prodotti in modo automatizzato. Ciò significa che il nostro team diventa un’utile guida del business, mentre la reportistica è sempre più una sorta di “commodity”. Questa evoluzione nel mindset dei nostri analisti è avvenuta anche grazie a Board”.

Ed è avvenuta non solo negli analisti del team finance, ma anche nei decision-maker e tra i top executive. Infatti il processo di digital dashboarding  si sta affermando in Gruppo Sella come risposta alle esigenze dei singoli manager, sia quando si inizia un nuovo business, sia “retroattivamente” per i business già avviati:

Noi del team di pianificazione e controllo abbiamo introdotto un principio organizzativo ben preciso, coadiuvato dall’utilizzo di Board: quando lanciamo un nuovo business, e quindi il prodotto è immesso sul mercato, è obbligatorio che vi sia una dashboard dedicata che mostri quotidianamente l’andamento di tale prodotto. La dashboard viene costruita con la piena collaborazione del management del business interessato. Se l’applicazione di questo principio poteva sembrare, di primo acchito, un “obbligo” molto stringente, oggi è vissuto da tutti i nostri collaboratori come una utilissima commodity!” – ha esclamato Basile.

 

Analisi di sostenibilità e scenario management automatizzati, in accordo con le linee guida Europee

Includendo diverse Società nel settore del banking e financial services, il Gruppo Sella è tenuto a rispettare le linee guide della European Banking Authority (EBA). A tal fine la holding ha costruito su Board un ambiente di Business Model Analysis dedicato alla gestione e fruizione di viste specifiche per le analisi di sostenibilità: “Utilizzando dei modelli analitici sviluppati su Board, abbiamo dotato la nostra organizzazione di una rappresentazione “cross-company” per tutte le 20 Società del Gruppo. In questo modo, abbiamo automatizzato le analisi periodiche di sostenibilità secondo le linee guida EBA: per ciascuna business line abbiamo report periodici online che ci mostrano la redditività e le potenzialità di sviluppo da un punto di vista prospettico dei margini, secondo diversi scenari e parametri– ha spiegato Basile

 

<<Board è uno strumento molto utilizzato dal nostro CEO>>

Ciascun manager accede alle proprie informazioni di Target e Key Result, che – essendo definite a partire da una solida, completa e accurata baseline, cioè il database di Board – sono allineate sia con i risultati dell’area finance, sia con quelli dell’execution. All’interno dell’ambiente Board è stato ricreato, di fatto, l’organigramma del Gruppo Sella, così da consentire a ciascuno stakeholder di navigare attraverso le varie articolazioni dell’organizzazione per controllare e valutare l’andamento del business in termini di risultati finanziari, KPI e Key Result.  Inoltre, al CEO e a tutti gli altri C-level è stata resa disponibile, in modalità multi-device, una dashboard con i dati giornalieri del Gruppo:

Coniugando insieme una ventina di KPI, la dashboard permette ai nostri top manager e all’Amministratore Delegato di vedere in modo totalmente dinamico e in tempo reale, da qualsiasi device e con un semplice click, i principali indicatori del business-as-usual e quelli di transformation. Questa visualizzazione include anche i margini, che – com’è noto – nel mondo bancario non sono molto semplici da monitorare e analizzare perché non esiste una vera e propria “cassa”, come potrebbe essere quella che troviamo nel mondo della GDO. In effetti, raccogliere le informazioni sui margini a fronte della diversificazione dei prodotti che sono commercializzati da una banca non è affatto semplice. Grazie a Board siamo riusciti a implementare un monitoraggio giornaliero anche dei margini, che ci aiuta a prendere decisioni immediate, nel momento in cui gli scostamenti rispetto al budget fossero troppo differenti da quanto desiderato. Non è un caso, dunque, che questa dashboard sia uno degli strumenti più usatidal nostro CEO!

 

Diventare una organizzazione data-driven

Dopo aver dedicato molte applicazioni Board per la rete commerciale, sempre in piena integrazione con la sede centrale, il team di planning e control ha scelto di digitalizzare anche le attività di analisi degli oltre 600 manager presenti nella Sede Centrale di Gruppo Sella, così da portare a compimento il progetto di una data-driven organization. A tal fine è stato sviluppato con Board un tool di self-dashboarding, per dare autonomia alle funzioni dirigenziali, al contempo responsabilizzandole:

All’interno dell’Headquarters dobbiamo rispondere a tante esigenze quante sono quelle provenienti da 600 unità organizzative (aree/uffici/servizi) e dai loro manager dedicati. E’ chiaro, quindi, che mettere i nostri collaboratori in condizione di creare, presidiare e manutenere le proprie dashboard diventa un elemento di vantaggio competitivo enorme per l’efficienza e l’efficacia del Gruppo. Con il tool di self-dashboarding di Board i nostri manager hanno a disposizione un set di indicatori e di dati che ciascuno può valorizzare in base alle proprie necessità di business; insieme a questo tool abbiamo anche un wizard, costruito su Board, che consente al singolo responsabile di scegliere quali informazioni inserire nella propria dashboard per poi pubblicarla. Tutto ciò in modo completamente automatizzato, senza bisogno di conoscere un qualche linguaggio di programmazione, o di altre conoscenze IT specifich, ma semplicemente scegliendo il set di indicatori utile al monitoraggio delle proprie attività.” – ha dichiarato Basile.

Grazie alla tecnologia self-service di Board, il management delle diverse Società del Gruppo Sella e dei singoli business ha aumentato significativamente la capacità di interpretare i propri dati e i driver di sviluppo della propria attività, in piena autonomia, pur condividendo con gli altri lo stesso ambiente di lavoro e gli stessi insiemi di dati sulla piattaforma Board.

Con circa 800.000 accessi annui a Board – che aumentano del 30% anno su anno, 2000 utenti Board collegati (anch’essi in aumento) e circa 1000 screen riguardanti Performance Management, Analytics, Dashboarding e Data Quality – aggiornati e controllati da Board due volte al giorno in modo automatizzato, possiamo dire che Gruppo Sella è ampiamente avviata a diventare una data-driven organization a tutti gli effetti. E non intendiamo fermarci qui con Board: per il prossimo futuro vogliamo implementare le funzionalità di What-if Analysis e di Artificial Intelligence della piattaforma per prevedere con maggiore efficacia gli impatti economici a seconda del cambiamento degli scenari di mercato, ad esempio simulando l’impatto della variazione giornaliera o periodica del PIL sul business di riferimento. Inoltre intendiamo utilizzare le tecniche di machine learning di Board per migliorare costantemente le capacità previsive, anche aumentando con tali strumenti il challenge al business”