Case Study

Distillerie Franciacorta - Case Study

Board e Distillerie Franciacorta

Distillerie Franciacorta è oggi una realtà di indiscussa rilevanza nel settore, non solo nel nostro Paese, dove copre l’8% dell’intera produzione di grappa, ponendosi al secondo posto nella graduatoria nazionale dei produttori; ma anche all’estero, essendo presente sui mercati di 50 Paesi nel mondo, tra i quali Stati Uniti, Giappone, Russia e Australia.

I prodotti Distillerie Franciacorta sono frutto di una tradizione più che centenaria e sono fortemente correlati alle origini ed alla cultura del nostro paese. Il packaging, inoltre, riflette con arte e stile le tendenze della moda e del design Italiano.

Nell'ultimo decennio Distillerie Franciacorta, con prodotti quali l'Amaretto Gozio, la Grappa Piave, la Sambuca Latinae, il Limoncello ed altri, ha oltrepassato i confini nazionali e l’esportazione avviene ad oggi in oltre 50 Paesi del mondo, fra cui USA, Russia, Giappone ed Australia.


Perché Board e GOOD NUMBERS

Il controllo delle dinamiche aziendali, la supervisione dei processi e la possibilità di pianificare e simulare scenari alternativi erano alcuni dei principali obiettivi che Distillerie Franciacorta si era posta con l’intento di migliorare il governo dell’azienda e dotarsi di soluzioni per affrontare le nuove sfide locali e globali.

In un contesto competitivo, dove il mercato non concede troppi “spazi di manovra” nelle trattative, è importante poter valutare la capacità degli ordini di contribuire alla marginalità già in fase di acquisizione degli stessi. Inoltre pianificare le attività e le azioni consente di determinare per tempo gli impegni e le necessità volte a organizzare e ottimizzare le risorse aziendali.

In questo contesto si è collocato Board che, grazie alla sua caratteristica di unificare le funzioni di Business Intelligence, di pianificazione e di analisi ha consentito a Distillerie Franciacorta, in collaborazione con GOOD NUMBERS, di realizzare una soluzione operativa per i decisori, in grado di raccordare strategia e operatività.

Il progetto Board in Distillerie Franciacorta è ormai pervasivo e coinvolge in modo trasversale i processi aziendali dalle vendite, alla produzione, dalla logistica, alla finanza e alla direzione generale. La condivisione delle informazioni e la visione globale ed univoca del dato hanno prodotto un risparmio di tempo nelle comunicazioni tra funzioni aziendali e nelle riunioni strategicooperative.

Affrontare le sfide del mercato  con il giusto “spirito”, il controllo dei margini nelle trattative 

L'espansione dell'azienda e le opportunità derivanti dai nuovi mercati esteri avevano evidenziato l’esigenza di una maggior rapidità nel controllo delle marginalità e di una sua stabilizzazione senza compromettere la competitività. In questo scenario Distillerie Franciacorta ha scelto Board con l’obiettivo di fornire al management ed ai vari livelli operativi una soluzione rapida ed efficace a sostegno dei processi decisionali.

Il controllo di gestione, integrando le informazioni delle vendite con quelle delle altre aree aziendali, ha definito i parametri e le procedure per implementare un sistema in grado di elaborare mensilmente un conto economico consuntivo e previsionale, analizzabile a vari livello di dettaglio.

Il modello si è dimostrato fin da subito snello e flessibile, integrando: cruscotti direzionali, indicatori aggregati, viste e analisi di dettaglio per valutare la marginalità del singolo cliente o del singolo prodotto.  In questo modo è stato possibile attivare opportune azioni correttive capaci di mantenere la marginalità a livelli tali da soddisfare le richieste del management aziendale.

La fruibilità del dato ai diversi livelli di dettaglio e la possibilità di effettuare calcoli senza scrivere codice di programmazione hanno reso evidente - fin dal processo di selezione - che Board sarebbe stato uno strumento potente al servizio della forza vendita per simulare e controllare la marginalità degli ordini di vendita prima della loro accettazione.

Abbiamo così iniziato un processo di analisi per identificare regole e parametri standard, ricavati e calcolati a partire dal conto economico di chiusura e dal conto economico di budget, applicabili alla analisi di marginalità degli ordini. Una volta consolidato il modello dati e accertata la qualità dei risultati, abbiamo sviluppato e implementato il modello Board definitivo.

In questa prima fase il sistema di analisi della marginalità veniva alimentato dal sistema ERP dove gli ordini venivano inseriti in modalità provvisoria per poi essere analizzati da Board. I dati generati dal software hanno avuto l’effetto di identificare in anticipo situazioni non conformi agli standard aziendali e di attivare opportune azioni correttive quali: revisione delle politiche di prezzo, revisione della scontistica e degli incentivi all’acquisto rivolti ai clienti, etc.     

Il modello Board ha portato fin da subito benefici quantificabili sia economicamente che organizzativamente, introducendo un nuovo modus operandi nel processo commerciale.

La crescente consapevolezza dell’importanza delle informazioni e il costante contributo consulenziale di GOOD NUMBERS hanno agito da propulsore per lo sviluppo di nuovi progetti. Abbiamo quindi deciso di procedere oltre, realizzando in Board un sistema di simulazione degli ordini che potesse fornire indicazioni di marginalità già in fase di contrattazione, ancor prima dell’inserimento nel sistema gestionale ERP. Anche in questo caso il successo è stato tale che l’azienda ha adottato il modello in tutte le fasi della contrattazione con i clienti e nei processi di valutazione di potenziali business strategici.

Alessandro Tavano, amministratore e responsabile amministrazione e finanza ha dichiarato: “Il modello di simulazione delle marginalità degli ordini ci permette di adottare le opportune azioni correttive in tempi rapidissimi, quando è ancora possibile la negoziazione. In questo modo riusciamo a soddisfare le esigenze del cliente  e a garantire il margine atteso dall’azienda.”

La pianificazione degli acquisti e l’evoluzione dei prezzi. L’impatto economico finanziario delle strategie di approvvigionamento

Quando il costo delle materie prime è soggetto ad elevata variabilità è fondamentale pianificare con attenzione l’approvvigionamento per rispettare le marginalità che l’azienda si è prefissata e per controllare le dinamiche di acquisto, con particolare attenzione all’evoluzione dei prezzi e all’effetto mix.

Per questo motivo abbiamo deciso di realizzare un modello su Board che ci consenta di simulare, sulla base della previsione dei prezzi d’acquisto, scenari alternativi relativamente all’impatto dei costi delle materie sui costi industriali dei prodotti finiti. Questo modello è diventato uno strumento imprescindibile per la direzione acquisti nella pianificazione dei tempi e volumi  di approvvigionamento.

     Il modello mette a disposizione due algoritmi in modo da rispondere alle diverse esigenze in termini di rapidità e precisione.  Il primo algoritmo, semi-automatico, non richiede particolari interventi da parte dell’utente e produce rapidamente risultati sufficientemente precisi e analizzabili ad un certo livello di aggregazione. Il secondo algoritmo richiede all’utente di fornire parametri aggiuntivi (previsioni dei volumi di vendita, previsione dei prezzi di acquisto, etc.)  necessari a “raffinare” e dettagliare i risultati.

Nel caso specifico dei prezzi di acquisto l’utente può inserire un listino previsionale analizzando: le serie storiche, i listini di budget, i contratti aperti e i prezzi medi di acquisto. Tutte queste informazioni sono agilmente disponibili e confrontabili sulla piattaforma Board grazie alle sue funzionalità native di Business Intelligence e all’ ergonomia delle applicazioni sviluppate da GOOD NUMBERS.

Una volta identificata la miglior combinazione di prezzi e volumi, Board è in grado di determinare i fabbisogni delle materie da acquistare basandosi sui dati di forecast tramite l’esplosione delle distinte basi. Il modello considera anche altre variabili fondamentali di processo, quali: giacenze di magazzino; livelli di sicurezza delle scorte; quantità minime di acquisto.

Luigi Gozio, amministratore ha affermato: “Valutare scenari alternativi simulando i costi delle materie prime e predisporre un piano di approvvigionamento in accordo con gli obiettivi di business si è rivelato fondamentale sia per gestire i processi di contrattazione con i fornitori,  che nel controllo delle marginalità sui prodotti finiti”.

Ottimizzare le risorse produttive per mantenere un adeguato livello delle scorte evitando mancanze o giacenze eccessive

Adattare la capacità produttiva al mutare delle condizioni del mercato e ottimizzare l’impiego delle risorse in modo agile e adeguato agli obiettivi di business  erano obiettivi a cui dare risposta. Il processo di distillazione ed invecchiamento dei vitigni è complesso e la variabile tempo, unitamente alla disponibilità di materie prime e impianti, sono rilevanti per soddisfare la domanda.

Per affrontare la pianificazione del processo produttivo e di approvvigionamento in modo sistematico e flessibile abbiamo deciso di sviluppare un modello Board in grado di elaborare scenari alternativi, con l’obiettivo di fornire informazioni utili per decidere eventuali azioni di ottimizzazione dell’intero ciclo.
Grazie all'ergonomia dell’applicazione costruita su Board gli utenti possono facilmente definire il perimetro di analisi, ovvero stabilire l’orizzonte temporale entro cui effettuare la simulazione, impostare le quantità da produrre e le risorse da impegnare. Le procedure di Board, tenendo conto delle disponibilità di distillato a magazzino, degli acquisti previsti e degli utilizzi pianificati, determinano rapidamente eventuali rotture di stock.

I risultati della simulazione, consultabili a colpo d’occhio per mezzo di grafici riepilogativi e report di controllo, forniscono informazioni che consentono di attuare opportune azioni correttive sui piani di approvvigionamento e di produzione per sostenere la domanda e garantire la puntuale evasione degli ordini di vendita.

L’unificazione delle funzioni di Business Intelligence e Performance Management in Board, la capacità di garantire la correlazione fra dati e informazioni afferenti alle diverse funzioni aziendali (commerciale, acquisti, produzione, logistica, etc.) e la possibilità di condividere informazioni hanno contribuito a migliorare il funzionamento complessivo dell’organizzazione, evitando che la singola funzione prenda decisioni senza valutare l’impatto con il resto dell’azienda.

Stefano Gozio, amministratore e responsabile produzione ha concluso: ”Ancora una volta il contributo di GOOD NUMBERS nella fase di analisi e di realizzazione delle applicazioni, unitamente alle caratteristiche di Board, hanno garantito una ampia fruibilità delle soluzioni dimodoché gli utenti si possano concentrare sull’analisi dei dati e degli obiettivi di business, invece di gestire la complessità delle procedure”