Case Study

ZF Friedrichshafen AG

Une solution fiable et flexible, qui s'adapte rapidement aux changements et qui stimule l'innovation.

L'Entreprise 

ZF est un équipementier automobile leader à l'échelle mondiale dans le domaine des technologies de transmission et de châssis, ainsi que les techniques de sécurité. Avec plus de 137 000 collaborateurs, ZF est présent sur 230 sites dans une quarantaine de pays.

En 2016, ZF a réalisé un chiffre d’affaires de 35,2 milliards d’euros. Afin de progresser à l’avenir avec des produits innovants, ZF investit environ 6 % de son chiffre d’affaires en recherche et développement.


​Le Défi 

Un système de reporting pour toutes les divisions et les fonctions transversales.

Comment harmoniser le reporting d’une organisation matricielle de sept divisions commerciales et de nombreuses fonctions transversales ? L’équipe de conception de ZF s’est vue confrontée à cet ambitieux défi lorsque le conseil d’administration a décidé en 2013 d’introduire un reporting unitaire et de mettre en œuvre un système d’information de gestion (Management Information System/MIS) pour le Management ZF.

Le processus de reporting adopté jusqu’ici était obsolète et n’était plus à la hauteur des objectifs d’une entreprise technologique innovante et d’envergure internationale comme ZF : Les différentes divisions ont exporté les données de SAP dans des feuilles de calcul Excel et créé leurs rapports pour la plupart manuellement. Chaque rapport a été ensuite conçu par secteur d’activité, avec différents chiffres clés et une disposition différente. Les rapports Excel ont ensuite été transmis par e-mail à un groupe de destinataires bien défini. Ceci a compliqué l’exploitation et la comparaison des données. Lorsqu’elles ont pu être établies, les interrelations l’ont été uniquement après un travail très laborieux.

Les critères fondamentaux du nouveau système ont donc été rapidement définis :

  • Un single Point of Truth (SpOT) pour garantir la qualité des données 
  • Facilité d'exploitation de la nouvelle solution afin d'obtenir l'agrément des collaborateurs et du management 
  • Création d'une présentation et d'un contenu unifiés afin de permettre la comparabilité 
  • Passage du mode Push au mode Pull, à savoir que les rapports ne sont plus transmis par e-mail mais archivés de façon centralisée et qu'ils peuvent être rappelés en cas de nécessité 



Un système d’autorisation et d’accès fort et fiable constituait également un autre critère majeur du système à concevoir. Pour ce faire, il était nécessaire de concrétiser un concept de rôles et de droits pour le contrôle des accès. Par exemple, les collaborateurs devaient avoir accès uniquement aux données concernant les clients qui leur sont confiés.

L’équipe de projet de ZF a exploité la première phase de conception du projet, qui a duré un an environ, afin de définir les KPI devant être reportés à l'avenir. La charte graphique pour les rapports et les tableaux de bord a été également créée. Ils combinent l’International Business Communication Standard (IBCS) et le Corporate Design de ZF afin de garantir à l'avenir une présentation uniforme.

Au terme de la phase de conception, les besoins étaient bien définis : Une solution fiable et flexible, qui s’adapte rapidement aux changements et qui stimule l’innovation de ZF.
 

La Solution BOARD 

Environ 60 solutions BI ont été ainsi examinées et évaluées par ZF durant le projet. Le choix s’est finalement porté sur BOARD. Le « Proof of Concept » (PoC) de BOARD a convaincu l’équipe ZF, tout comme l’étroite collaboration avec l’équipe BOARD. L’équipe BOARD a pris en charge les défis à relever et fait en sorte de trouver des solutions rapides et innovantes. Le rapprochement avec l’équipe de développement de BOARD a permis de satisfaire rapidement les exigences pointues de ZF et de développer de nouvelles fonctions. À titre d’exemple, un « Corporate Identity Designer », qui facilite la concrétisation dans le système de reporting des multiples critères de conception, a été développé en l’espace de deux mois seulement.

La transition vers le nouveau système de reporting a eu lieu progressivement dans le cadre d’un processus tout en souplesse. Les secteurs d’activité et toutes les fonctions transversales n’ont pas été tous convertis simultanément. D'autres exigences pratiques ont pu ainsi confluer dans le projet et la solution a pu être parfaitement adaptée aux besoins réels pour un reporting efficace. La nécessité de conjuguer les chiffres et les commentaires sur une page du tableau de bord s’est rapidement faite sentir. Les spécialistes ont pu ainsi commenter les chiffres à la vue de tous et même insérer des fichiers Office complets afin d’illustrer le contexte. Le reporting devient ainsi encore plus simple et parlant.

En fin de compte, une application complète avec une navigation intuitive, qui s’adapte automatiquement aux droits et aux rôles de l’utilisateur, a vu le jour. Les éléments de navigation vers les fonctions et les données auxquelles l’utilisateur n’a pas accès ne sont absolument pas affichées.

Toutes les données nécessaires pour le reporting se chargent facilement et de façon fiable dans la banque de données BOARD grâce à un connecteur issu de la Business Warehouse du système SAP. Dans les applications de planification (Operational Planning & Strategic Planning) de BOARD, les données sont également de nouveau chargées de BOARD dans SAP BW. ZF a décidé de réécrire les données de BOARD dans SAP afin de créer un état des données global et cohérent (SpoT).

Il y'a à présent sept applications pour évaluer et présenter les données : 

  • Managed Information System (MIS)
  • Strategic Planning
  • Operational Planning
  • IFRS & HGB Notes (Financial Statement)
  • Commentary (Liquidity)
  • Tax (Tax Reporting)
  • Profit Walk (Operative & Monthly Closing)

 

Environ 1 200 collaborateurs dans le monde ont accès à cet outil et aux données, de même que l’ensemble du management. Il est évident que la facilité d’utilisation du système est un facteur primordial pour garantir l’acceptation générale de cette solution de reporting. Ce n’est que lorsque les fonctions sont intuitives et simples à utiliser que les utilisateurs sont prêts à passer de l’outil auquel ils sont habitués à une nouvelle solution.

L’approche « storytelling » contribue également à faire accepter le système, une innovation que BOAD a développé pour son système de reporting. Les données sont présentées via des « Stories » prédéfinies, faciles à comprendre et à interpréter. Cette fonction devrait être mise en place par ZF à partir de 2018.


L'Avantage Client 

Avec ce nouveau système, ZF a introduit un processus de reporting à la pointe de la technologie et qui s'adapte parfaitement à une entreprise dynamique. Le système permet d’examiner et d’évaluer les rapports sur une tablette ou un ordinateur et non plus sur papier. L’ancien processus Push, à travers lequel les divisions envoyaient leurs rapports par e-mail, s’est converti en système Pull, où les responsables peuvent avoir accès à tout moment aux données centralisées. L’uniformisation de la présentation et des contenus a permis de comparer les données plus rapidement et plus simplement.

Le système BOARD est tellement flexible qu’il s’adapte très bien à la demande de l’entreprise. L’utilisation des écrans est analysée à l’aide d’un outil statistique. Les écrans inutilisés peuvent être ainsi éliminés et ceux utilisés de façon récurrente représentés de façon prépondérante.

Les possibilités Drill-Down permettent au management d’aller dans les détails à partir des KPI reportés ; des commentaires utiles renforcent la prise de décisions. La navigation avec la fonction Drill-Down change en fonction des données disponibles.