Case Study

Fondation Movember - Case Study

La fondation Movember se libère des feuilles de calcul avec Board

La fondation Movemeber est un organisme de bienfaisance qui promeut la santé des hommes. Leur but, ameliorer la qualité de vie des hommes touchés par le cancer de la prostate, des testicules, avant, pendant et après le combat. L’association organise chaque année au mois de novembre son événement de collecte de fonds Movember, ainsi que diverses campagnes de sensibilisation tout au long de l’année. Pendant Movember, (contraction du mois de Novembre et de Moustache), des hommes et femmes du monde entier collectent des fonds en faisant de l’activité physique, en organisant des évènements et les hommes se laissent pousser la moustache tout au long du mois de novembre en solidarité avec le mouvement.

Depuis sa création en 2003, la fondation Movember s’est largement développée et est maintenant active dans 21 pays dans le monde.
Le mouvement  a collecté plus de 770 millions de dollars et a aidé à financer plus de 1200 projets liés à la santé.


Le défi
 
 
Depuis ces 14 dernières années, la fondation a su se développer de manière considérable, par conséquent le suivi de l’évolution de la situation financière est devenu de plus en plus complexe, car tous les dons et autres sources de revenus proviennent de plusieurs sites et pays différents et ils doivent être rassemblés afin d’être traités et déclarés. 
« Nous faisons tout dans les feuilles de calcul Excel », explique Simone Corner, Directrice Commerciale de Movember. « Même si cela fonctionnait quand nous étions de plus petite taille, l’organisation devenait de plus en plus lourde à mesure que la’ fondation grandissait. »
« La dernière fois que j’ai réalisé un budget, cela impliquait de rassembler et consolider plus de 500 feuilles de calcul différentes. J’adore Excel, mais à ce niveau nous étions complètement dépassés ! »

Il y a environ 18 mois, la décision de trouver un autre système a été prise afin de pouvoir gérer les tâches de budgétisation, de reporting et de prévision financière. Une spécification des exigences a été élaborée et un benchmark pour trouver une solution efficace à cette problématique a pu commencer. 
Selon Simone Corner, les critères indispensables à leurs besoins étaient la flexibilité, et l’adaptabilité de l’outil, et que la solution puisse traiter avec plusieurs devises différentes.
 

 

La solution
 

Après avoir comparé plusieurs solutions, une décision a été prise en juin dernier d’adopter la plateforme Board.

« Nous avions constaté que Board avait toutes les capacités et fonctionnalités que nous recherchions » a déclaré Simone Corner. « Nous avons particulièrement apprécié l’adaptabilité de la solution, en partant d’une page blanche l’outil a été ajustée à tous nos besoins spécifiques » a déclaré Simone Corner.

En travaillant sur Board l’équipe Movember a configuré la plateforme basée sur le cloud afin qu’elle puisse fournir des fonctionnalités de contrôle des versions et de workflow. Des éléments de budgétisation et de prévision ont également été ajoutés, ainsi qu’un outil de conversion des devises.
La nouvelle plateforme a ensuite été liée au système de comptabilité déjà existant Netsuite. Le déploiement a commencé en juillet et le système a été mis en service en octobre.
 

Les avantages
 

Une fois pleinement opérationnelle, la plateforme Board a rapidement commencé à offrir des avantages significatifs. La compilation des détails financiers de chaque pays a été grandement simplifiée et la création de rapports rendue beaucoup moins onéreuse.

« Nous travaillons dans un grand nombre de pays et traitons avec différentes devises et taux de change, mais tout est combiné et converti en dollars australiens pour l’élaboration des rapports », a déclaré Simone Corner

Simone Corner explique qu’aujourd’hui les responsables financiers des différents sites dans le monde , peuvent maintenant saisir leurs informations directement sur la plateforme Board et ensuite les rendre accessibles « par un simple clic sur un bouton », puis l’outil FX gère toutes les conversions de devises, simplifiant encore plus le processus.
Le fait de disposer d’une plateforme unique et intégrée élimine également les problèmes liés à la gestion de plusieurs versions de feuilles de calcul. Les fonctions de contrôle de la plateforme Board garantissent la clarté des données utilisées pour créer des rapports générés dés la réception de nouvelles données.

« Nous pouvons désormais facilement combiner différentes entités juridiques avec Board, ce qui permet d’économiser beaucoup de traitement manuel. Globalement, cela a eu un impact très important sur nos activités quotidiennes. »

Simone Corner, indique que le temps requis pour mener à bien le processus de budgétisation annuel a été considérablement réduit. Board permet également de combiner les données Movember, qui enregistre l’activité des donneurs, avec celle du réseau GL basé sur Netsuite.
En ce qui concerne les rapports, Board fournit « une source fiable » qui, grâce à des données récentes, garantit la qualité des rapports fournis aux cadres supérieurs. La solution Board a également éliminé le risque des erreurs commises à cause des formats de feuilles de calcul ou des liens incorrects.

 « Board nous donne une vue en temps réel de nos opérations dans le monde » dit-elle. « C’est quelque chose qui était tout simplement impossible à réaliser lorsque nous travaillions sur des feuilles de calcul avec un traitement manuel. »

Depuis la mise en place de l’outil, les réactions des collaborateurs financiers ont été très positives. Tous s’accordant pour dire que l’interface utilisateur facilite la saisie et le traitement des données. Simone Corner ajoute que des travaux sont en cours pour élargir l’accès à la plateforme à la Direction et aux membres du conseil d’administration de Movember. Il est également prévu d’intégrer Board dans l’application de gestion des ressources humaines de l’organisation afin d’améliorer au mieux leurs résultats en termes de budgétisation et de prévision.

« Tout au long du déploiement, le soutien que nous avons reçu de par Board a été très utile », a déclaré Simone Corner. » «Je suis convaincu que nous disposons maintenant d’une plateforme capable de soutenir notre croissance à l’avenir. »