ENI France

Gestion de la Performance chez Eni Gas and Power France

ENI gagne une semaine par mois grâce à Board, la décision de remplacer Excel est au cœur de ce succès.

Alors que les volumes de données continuaient d'augmenter, Eni Gas and Power France a fait appel à Board avec pour objectif le remplacement des processus de contrôle financier basés sur Excel, qui affectaient la productivité de l'équipe. En utilisant la plateforme décisionnelle Board, Eni a automatisé une grande partie du processus de budgétisation, de planification et de prévision, ce qui a réduit les coûts et augmenté considérablement l'efficacité du département.

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  • Secteur: Oil & Gas
  • Département: Finance
  • Turnover: €1.8 billion
  • Customers: 1.3 million
  • Founded: 1968
ENI gagne une semaine par mois grâce à Board, la décision de remplacer Excel est au cœur de ce succès.

D’origine italienne, ENI est le cinquième groupe pétrolier mondial, présent sur tous les segments du marché de l’énergie.

Le groupe est composée de 5 activités :

  • L’exploration et production de pétrole et gaz
  • Le GNL et Retail
  • Le raffinage, biocarburants & Marketing
  • La chimie
  • Le renouvelable

Son chiffre d’affaires en France s’établit à 1,8 milliards d’euros et 1,3 millions de clients français (2019).  

ENI a mis en place un approvisionnement en gaz très varié. Lasociété travaille avec différents producteurs sur des contrats à long terme, mais dispose également de sa propre production. Ces procédés permettent à ENI de garantir et sécuriser son offre sur le marché français.

L’approvisionnement en électricité, est quant à lui acheté via différents canaux (producteurs, traders, acteurs étrangers) et associe plusieurs sources de production (nucléaire, renouvelable, etc.). L’électricité verte distribuée par ENI est garantie renouvelable et d’origine européenne. Eni propose aussi des services vers des solutions d’efficacité énergétique (Diagnostic Gaz et électricité, Changement de chaudière gaz, radiateur ou ballon d’eau chaude, Option verte de reforestation…). Eni a été élu pour la 3eme année consécutive meilleur fournisseur énergétique de l’année.

Le défi : Des processus de contrôle financier lourds, basés sur des feuilles de calcul, ralentissent l'analyse et le reporting

Le département Contrôle de Gestion de ENI Gas & Power France avait besoin de se doter d’un outil permettant d’industrialiser les tâches, afin de gagner en flexibilité et autonomie en matière de pilotage et d’analyse de son activité.

"Changer était nécessaire, car on faisait le pilotage à la main, c’est-à-dire avec Excel, et à un moment donné, il faut industrialiser, il faut se moderniser" explique Madame Aline Leganne, Responsable Planning, Control & Credit management. “On arrivait à un million de lignes et Excel rame à 500 000 lignes, donc on est passé sur Access, mais c’était très long aussi”. 

L’outil principal avec lequel travaillaient les différents collaborateurs du service financier était donc resté Excel, complété par Access, avec une mise à jour manuelle des données. Un procédé très contraignant, peu rapide et vulnérable à la moindre erreur de saisie.

“Passer autant de temps à faire les choses à la main n’est pas très malin, cela joue sur la productivité et la performance des collaborateurs car on prend moins de temps pour se poser et analyser les choses” renchérit Aline Leganne.

Comme il existe aujourd’hui des systèmes de gestion logicielle performants et adaptés au traitement d’une grande volumétrie de données, ENI Gas & Power France s’est intéressée à la solution Board.

Le Projet : Une approche plus efficace en matière de gestion des performances 

L’ambition était de disposer d’une solution logiciel fiable et performante disposant à la fois de fonctionnalités de gestion de la performance financière (CPM), notamment pour calculer le réel et le prévisionnel, et des capacités de restitution des nombreux indicateurs de performance de l’entreprise. 

Le marché sur lequel travaille ENI requiert le traitement efficace d’un fort volume de données techniques et financières. ENI Gas & Power France avait besoin d’une solution qui connecte les différents systèmes comptables, rende
lisibles dans plusieurs états les données, et facilite les nombreuses opérations notamment lors des phases de clôture. 

Le logiciel devait par conséquent être suffisamment ouvert et flexible pour intégrer les processus métier et les spécificités du marché, ainsi que pour permettre une mise en conformité rapide avec les différentes évolutions réglementaires. L’implémentation de nouvelles fonctionnalités devait être non seulement possible mais aisée.

En automatisant des tâches auparavant manuelles (notamment de collecte, saisie et mise à jour), la solution retenue libérerait du
temps pour l’analyse des performances, et donnerait à la finance l’autonomie recherchée vis-à-vis de la direction informatique. L’outil serait donc façonné et piloté par le métier ; “un outil pour la finance et par la finance” selon l’expression de madame Leganne.

L’objectif était donc, via l’utilisation d’une solution unifiée, de prendre une vraie longueur d’avance en termes de pilotage de la performance et d’aide à la prise de décision. Très concrètement, au sein du département Finance d’ENI Gas & Power France, l’outil devait permettre de simplifier la navette budgétaire et les analyses en temps réel :

  • Simulations financières
  • Élaborations budgétaires
  • Analyse de rentabilité par Produit/Client
  • Reporting
  • Bilan (et calcul du BFR)
  • Compte de résultat mensualisé 

Pourquoi Board? 

Après une phase d’appel d’offres lors de laquelle des maquettes (POC) des solutions étudiées ont été réalisées, Board a su se démarquer selon trois critères déterminants pour ENI : 

  • La puissance de calcul et la capacité à traiter rapidement un important volume de données ;
  • L’agilité pour configurer de nouvelles fonctionnalités ;
  • La capacité à répondre aux enjeux réglementaires.

Tout ceci dans une unique solution facile à prendre en main.

Les Bénéfices : Comment Eni a amélioré significtivement son pilotage financier grace a Board

Madame Aline Leganne est très claire sur les bénéfices apportés par Board :

 “En termes de ROI, ce qui nous prenait auparavant une semaine par mois nous prend aujourd’hui, avec la solution Board, seulement un jour”.

Autrement dit, Board a fait gagner près d’une semaine par mois à la direction financière d’ENI Gas & Power France. Le gain de productivité est évident et considérable. Les coûts ont été diminués et la prise de décision grandement facilitée par ce logiciel souple et robuste.  

Le périmètre fonctionnel du projet a été précisément délimité et l’intégrateur a pu paramétrer la solution de façon optimale en discutant avec l’équipe d’ENI des différents avantages et inconvénients de chacune des options possibles. Chaque donnée (data) est intégrée à Board et les processus modélisés sur la plateforme. Les données-source proviennent essentiellement du système de facturation et du CRM, et la mise à jour est fréquente.  

ENI, en automatisant des processus autrefois manuels, a ainsi également pu réduire les risques d’erreurs. Les équipes financières disposent désormais des données, des tableaux, des KPIs, de façon fiable et rapide. Les fichiers Excel
appartiennent au passé. Toute la partie métier est prise en charge par Board. L’outil est simple d’utilisation et a été pris en main avec efficacité par l’équipe d’ENI qui y intègre progressivement différents périmètres.

La mise en œuvre de ce projet majeur pour ENI a demandé sept mois et la cliente a apprécié la bonne coordination de Board de l’intégrateur et de sa propre équipe qui a adopté l’outil sans aucun problème. Chacun a été à l’écoute et
réactif et cela a permis de gérer avec brio les points les plus techniques, notamment ceux relatifs aux taxes énergétiques. 

“Une bonne coordination des troiséquipes et l’implication de tous ontpermis de développer l’outil avec toutesles complexités techniques qui peuventapparaître” - Aline Leganne, ResponsablePlanning, Control & Credit management.

L’adaptation de la solution aux usages modernes (ergonomie, collaboration, autonomie) a également contribué au succès du projet

Prochaines étapes : Etendre l'utilisation de Board à d'autres domaines 

Madame Aline Leganne réfléchit déjà à d’autres projets pour la direction financière, notamment au développement d’une application dédiée au Crédit Management. ENI Gas & Power France entend également capitaliser sur la convivialité de la plateforme Board pour l’étendre à d’autres directions de l’entreprise et intégrer ainsi d’autres axes et processus de pilotage de la performance.