Coca-Cola European Partners - Case Study

Planification Corporate intégrée avec BOARD chez Coca-Cola European Partners

Comment optimiser la Supply Chain évolutive de biens de consommation et mettre en place une méthode de planification « digital driver-based », de la production à la livraison. 

 

A propos de Coca-Cola

Coca-Cola European Partners est le plus grand embouteilleur Coca-Cola indépendant au monde. S’appuyant sur un héritage vieux de près de 100 ans, la société est le leader du marché dans l’un des secteurs de produits de grande consommation (PGC) les plus importants au monde, d’une valeur de plus de 100 milliards €. L’entreprise propose une large gamme de marques de boissons emblématiques à plus de 300 millions de consommateurs dans 13 pays européens.

 

Coca-Cola en bref 
  • Secteur d'activité : Produits de grande consommation (PGC)
  • Consommateurs : 300 millions
  • Litres de produits de marque vendus chaque année : 14.2 milliards 
  • Caisse d'unités vendues chaque année : 2.5 milliards 
  • Pays: 13
  • Salariés : 25,000
  • Chiffres d'affaires : 11.1 milliards d'euros
  • Résultat d'exploitation : 1.5 milliards d'euros 
  • Frais d'exploitation: 2.8 milliards d'euros 
  • Bénéfices par action: €2.12

 

Présentation du projet BOARD 
  • Division: Supply Chain Finance
  • Solution implémentée: Planification intégrée - Planification Supply Chain et Prévisions 
  • Périmètre du projet : Production (48 usines), entreposage (85 usines), opérations et logistique boissons fraîches
  • Types d'utilisateurs: Responsables financiers, responsables système, Contrôleurs de gestion, responsables de services et gérants d'usine

 

Point de départ: Comment mettre en avant le "monde gris" de la Supply Chain 

Pour comprendre la problématique de Coca-Cola et la solution BOARD prévue en conséquence, nous avons tout d’abord considéré la volonté de l’entreprise de transformer son service Supply Chain Finance selon trois principes directeurs : une finance plus « lean », une planification automatisée et un reporting optimisé. Comme l’indique Ivan Evstatiev, Directeur principal, Planning & Performance Management chez Coca-Cola European Partners, « Il s’agit de l’histoire vraie d’un cas de finance d’entreprise particulièrement complexe devenu simple (ou du moins largement simplifié) ». 

En tant que moteur de cette transformation, le groupe a identifié trois domaines d’intervention interconnectés:

 

  • Évolution de la méthodologie de planification de l’approche « classique » de la finance à l’adoption de la méthode Driver-Based Planning
  • Innovation numérique en s’éloignant d’Excel et d’Access pour implémenter une solution moderne visant à mettre en place un système de planification et d’analyse d’entreprise intégrées
  • Amélioration de l’état d’esprit et de la communication entre les différentes équipes de l’entreprise

 

 

En résumé, le groupe souhaitait combiner une nouvelle solution logicielle à une méthode moderne de planification, soutenue par un outil de communication complet utilisé à l’échelle de la société:

« Cette transformation concernait pratiquement tout notre service Supply Chain Finance, c.-à-dire la moitié de notre univers Coca-Cola », explique Ivan Evstatiev. « Nous désignons ce domaine comme « le monde gris » pour la simple raison que – comparé à d’autres domaines plus visibles tels que les Ventes et le Marketing –, la Supply Chain suscite des problématiques complexes du point de vue technologique et financier. Par conséquent, il était extrêmement important pour nous d’intégrer les fonctions financières dans notre vision de la transformation. »

 

La transformation “en cours”: Driver-Based Planning

On peut résumer le concept de Driver-Based Planning en une phrase : la planification financière expliquée à travers des données opérationnelles et des moteurs d’activité (ou mesures d’activité, indicateurs KBI – Key Business Indicators). Cette approche couvre un point que la planification conventionnelle est incapable de prendre en charge : elle comble le fossé séparant les objectifs, les prévisions et l’allocation des ressources. Coca-Cola European Partners avait besoin d’une solution capable d’allier à la fois l’analyse et la planification financières et opérationnelles afin de mettre en place efficacement l’approche « driver-based planning ».

 

BOARD s’est révélée la solution la plus convaincante pour répondre aux besoins de Coca-Cola, car l’une de ses fonctions natives uniques est l’unification transparente de l’analyse, de la planification et de la simulation au sein d’un même environnement. De plus, BOARD répondait à l’une des exigences les plus importantes de l’approche « driver-based planning » : « choisir les seules variables – que nous appelons drivers ou facteurs – tangibles du point de vue du contrôle de la gestion. De cette façon, la planification basée sur les facteurs peut devenir « digérable » et – enfin – combler le fossé entre les équipes financières et leurs collègues des opérations », explique Ivan Evstatiev. Les indicateurs KBI contrôlés et mesurés par Coca-Cola dans le cadre de son approche « driver-based planning » sont regroupés de la manière suivante:

 

INDICATEURS KBIs AVANCES
  • Volume de ventes
  • Volume de production
  • Equivalents temps plein (FTEs)
  • Productivité

 

INDICATEURS KBIs RETARDES
  • Ecart de rémunération 
  • Vitesse de chaîne de production 
  • Retours 

 

« Imaginons une chaîne de production – supposons qu’il s’agit d’une chaîne d’embouteillage/de mise en boîte. Comme vous le savez peut-être, cette chaîne est réglée selon une vitesse précise de bouteilles par heure et un niveau de productivité spécifique reposant sur la productivité des personnes travaillant sur cette chaîne. Pour que cette chaîne fonctionne, vous pouvez utiliser une équipe composée de quatre opérateurs, un technicien et deux planificateurs. En pratique, vous avez un volume de production réel ou estimé qui doit être acheminé sur la chaîne », explique Ivan Evstatiev.

 

Grâce à BOARD, Coca-Cola peut facilement contrôler et analyser les montants qu’ils doivent payer en salaires, prestations sociales, taxes sur la masse salariale, etc. aux employés précités (opérateurs, techniciens et planificateurs travaillant sur la chaîne d’embouteillage). L’entreprise voit également instantanément la consommation d’électricité et d’eau de la chaîne de production, de même que les opérations d’entretien et de maintenance préventive à prévoir. Cet outil de reporting et d’analyse est associé en toute transparence aux fonctionnalités de simulation de la plate-forme BOARD elle-même. Supposons, par exemple, que le contrôleur de la production souhaite évaluer une modification opérationnelle hypothétique dans la composition de l’équipe d’une chaîne de production donnée et, de ce fait, un changement dans le planning de travail. Grâce aux fonctionnalités de simulation de BOARD, le contrôleur peut examiner l’impact financier de ces changements, comme le coût de la main-d’œuvre et des services publics. Il est alors en mesure de décider des changements d’équipe ou d’horaire les plus intéressants.     

 

« Il suffit d’un simple clic sur un bouton et de quelques calculs et algorithmes exécutés pour bénéficier instantanément d’un contrôle absolu sur les données opérationnelles », poursuit Ivan Evstatiev. « De fait, nous disposons sur le champ d’un véritable plan d’action. C’est exactement le concept permettant de combler le fossé entre les services financiers et leurs collègues des opérations, et grâce auquel toutes les équipes parviennent à communiquer entre elles. De cette façon, les collaborateurs des unités opérationnelles – ou autres personnels spécialisés possibles – peuvent lier directement les données opérationnelles aux données financières, maintenant l’état d’intégrité de la société sous contrôle. Auparavant, je devais procéder à des ajustements, par exemple, sur une chaîne de pertes et profits particulière, basant mes choix sur mon instinct. Aujourd’hui, grâce à BOARD, nous pouvons justifier nos décisions sur des données opérationnelles. »

 

Des usines de production aux distributeurs de boissons: toutes les activités de la chaîne logistique des PGC sont réunies sur la plate-forme BOARD 

En tant que fabricant de produits de grande consommation (PGC), Coca-Cola European Partners doit garantir en permanence une visibilité totale sur la chaîne logistique de même que l’harmonisation complète entre diverses phases de production et de livraison. Pour ce faire, il est indispensable de mettre en place des processus de planification rigoureux et de réaliser des prévisions fréquentes, sans oublier de surveiller les activités de clôture.

 

Dans le cadre des opérations ayant trait aux boissons fraîches de la société, il convient de gérer et de contrôler tous les distributeurs installés dans les magasins locaux (emplacement, activités, mouvement et maintenance inclus). Les responsables des différents services (production, entrepôts et logistique, entre autres), doivent dégager une valeur commerciale tangible de l’énorme masse de données créées par ce processus et générer un solide flux d’informations tout au long de la chaîne de valeur.

 

« BOARD nous permet de couvrir pratiquement toute la myriade d’activités impliquées dans la chaîne logistique de nos jours », affirme Ivan Evstatiev. « Cela représente 48 usines, 85 entrepôts, tout ce que vous pouvez imaginer graviter autour de la distribution, du commerce à la division de livraison locale, etc. Toutes les composantes sont intégrées dans la plate-forme BOARD : chaque site, chaque usine et chaque aspect de la logistique. »

 

Périmètre du projet 
  • Prévisions hebdomadaires et mensuelles (tous les quinze jours)
  • Surveillance des activités de clôture
  • Planification/Budgétisation annuelle des activités
  • Plan d’action complet de consolidation par pays et reporting mensuel
  • Consolidation de la chaîne logistique du groupe européen/Coca-Cola European Partners

 

« Au vu des chantiers de transformation que nous avons entrepris – une nouvelle méthodologie de planification, la numérisation et un nouvel état d’esprit de culture d’entreprise – BOARD nous a permis de réaliser positivement les objectifs de notre projet, fournissant un gain de temps appréciable, l’automatisation des processus, la standardisation et la centralisation des données, et augmentant la facilité d’utilisation et la maintenabilité du système », confie Ivan Evstatiev.  

 

Gain de temps appréciable dans les activités financières: 10% manuelles et 90% numériques.

Grâce à la transformation numérique des activités financières réalisée à l’aide de BOARD, Coca-Cola European Partners économise à présent un temps considérable. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur l’analytique et le décisionnel, et trouver des opportunités d’amélioration continue plutôt que de consacrer du temps à des tâches manuelles sans valeur ajoutée :

 

« 10 % des entrées de nos activités dans la chaîne logistique financière reposent sur des informations analytiques métiers propres au pays, tandis que 90 % d’entre elles se composent de sorties pré-renseignées de pertes et profits dues à la méthodologie des facteurs de valeurs et à l’automatisation des entrées de données opérationnelles », explique Ivan Evstatiev. « Nous ne voulions pas que les personnels financiers se débattent avec les étapes séquentielles fastidieuses que représente la préparation d’un plan : nous souhaitions numériser ce domaine de compétences et c’est ce que nous sommes parvenus à faire en utilisant la plate-forme BOARD. »    

 

Gain de temps appréciable dans le transfert des données: la fin du "status quo", passant de 24heures à 15minutes

Parallèlement aux gains de temps intéressants d’un point de vue financier, BOARD a permis à Coca-Cola d’améliorer l’efficacité en matière de transfert de données. Avant d’implémenter BOARD, l’entreprise était piégée dans une « culture » de transferts et chargements de données de nuit pour des raisons de performances système. Étant donné que les entreprises d’aujourd’hui brassent d’énormes quantités de données, il est essentiel de disposer d’informations pertinentes actualisées en (quasiment) temps réel. Cela permet aux employés d’obtenir rapidement les toutes dernières informations analytiques utiles pour accélérer les cycles de planification et les processus décisionnels.

 

Comme Ivan Evstatiev le souligne,

 

« Nous réalisons à présent un transfert de données toutes les 15 minutes de notre système ERP vers le cloud et depuis le cloud vers BOARD. De plus, nous pouvons surveiller efficacement l’évolution des transferts à tout moment et pour chaque pays. Nous pouvons préparer des états financiers complets d’un point de vue de pertes et profits. Par conséquent, par rapport au cycle de 24 heures auquel nous étions soumis auparavant, 15 minutes constitue assurément une formidable révolution et la fin du status quo, de même que la réflexion prête à l’emploi ».

 

Suivi d'état en direct: lorsqu'automatisation rime avec suivi de l'évolution rapide des changements 

Dans le secteur des PGC, plus que dans d’autres, les petits changements numériques peuvent avoir un impact considérable sur les processus de planification entiers, jusqu’en haut de la consolidation de la chaîne logistique. Avant d’utiliser les fonctions d’automatisation de BOARD, Coca-Cola se débattait avec des fichiers Excel complexes et des bases de données Access liés ensemble, qui ne permettaient pas toujours à plusieurs utilisateurs d’accéder simultanément aux informations. Différents responsables et équipes devaient régulièrement communiquer ensemble pour s’assurer d’être synchronisés. Tout le personnel, du directeur financier au responsable de SCM, en passant par les contrôleurs, les responsables de services et gérants d’usines, devaient s’appeler tous les mois et vérifier auprès des personnes chargées d’un processus de planification particulier si les valeurs indiquées étaient définitives ou provisoires, puis les récupérer et passer à l’étape suivante au sein de la hiérarchie.

 

« Malheureusement, la plupart du temps, après la préparation des états financiers ou des prévisions, la clôture du cycle et l’impression que tout était terminé, nous nous rendions compte le mois suivant que les chiffres avaient changé, car quelqu’un, quelque part, dans des plans quelconques, avait modifié un résultat, impactant tout le reste de la chaîne ! », explique Ivan Evstatiev. « Au lieu de cela, aujourd’hui, grâce au cockpit de suivi d’état de BOARD, nous pouvons toujours surveiller l’évolution de la planification, les personnes qui travaillent et celles qui ont terminé, et celles qui entravent le processus de quelque façon que ce soit. »

 

La “mère de tous les boutons”: la consolidation en un clic 

D’un point de vue historique, Coca-Cola European Partners a connu un grand nombre de fusions et d’acquisitions, chaque entité étant issue d’un contexte différent et apportant sa propre méthode de planification et ses propres indicateurs de mesure, logiques et méthodologies. Grâce à BOARD, l’entreprise peut réaliser automatiquement une consolidation par pays complète, garantissant l’homogénéité des données et offrant une analyse approfondie des résultats financiers et opérationnels. Dans BOARD, les équipes de Coca-Cola disposent d’un bouton rouge intitulé « Approve all » (Tout approuver) :

 

« Nous appelons ce petit bouton rouge « la mère de tous les boutons », car il nous permet de consolider nos données en une fraction de seconde ! Oui, la consolidation est possible avec un seul bouton ! Oui, la consolidation est possible pour 48 usines de production et 85 entrepôts ! Au début, j’étais extrêmement sceptique, mais je peux vous garantir que cela fonctionne ! » s’exclame Ivan Evstatiev.

 

BOARD permet au groupe d’entreprendre des analyses, des planifications et des simulations au sein d’un environnement unique, doté d’une logique uniforme. De plus, il analyse les mêmes ensembles de données et génère les rapports associés de la même façon pour toute l’entreprise. De fait, tirant parti des avantages de la plate-forme de BOARD, Coca-Cola European Partners est parvenu à standardiser ses processus et à centraliser ses données. Le groupe a également optimisé un centre de services partagé et un Centre d’Excellence situé en Bulgarie, qui est responsable de tous les chargements et saisies de données. Ce centre permet de contrôler de manière centralisée l’ensemble du processus de planification standardisée, de même que les analyses et rapports, depuis un site unique pour tous les autres pays dans lesquels Coca-Cola European Partners est présent.

 

Dans les coulisses: la transparence des données 

Dans un court laps de temps de développement, BOARD a su proposer à Coca-Cola European Partners une solution conjuguant de manière efficace automatisation et standardisation grâce à un environnement unifié pour l’analyse, le reporting, la planification et la génération automatique de prévisions. Il s’agit d’une révolution numérique, réalisée grâce à l’alliance de principes méthodologiques et d’une technologie exceptionnelle :

 

« Ce n’est pas une application seule qui est capable de lancer une révolution. C’est plutôt le mélange de toutes les applications que nous avons développées sur la plate-forme BOARD, ainsi que son architecture et l’approche BI et EPM tout-en-un, sa flexibilité et son interface utilisateur avancée », explique Ivan Evstatiev. « BOARD nous a permis d’obtenir l’efficacité que tout le monde recherchait et que la direction souhaitait voir dans le processus de planification entier. »

 

Cependant, ce genre de projet ne peut pas réussir sans un socle de référence de données solide : l’optimisation, l’efficacité, la numérisation et l’automatisation ne sont que la pointe de l’iceberg. Sous la surface, d’autres avantages sont à prendre en compte, notamment la transparence des données tout au long du processus décisionnel :

 

« Lorsque j’affirme que BOARD garantit la disponibilité et l’intégrité des données de notre société, je ne fais pas simplement référence au principe classique du GIGO (« garbage-in, garbage-out », si les entrées qui entrent sont mauvaises, celles qui en sortent le sont également). Je fais plutôt référence à la capacité de donner les moyens à l’entreprise d’utiliser un processus durable fournissant des données fiables en temps voulu », ajoute  Ivan Evstatiev.

 

Comment impliquer toute l'entreprise et stimuler le changement: simplicité d'utilisation et communication 

Lorsqu’un changement important survient dans une entreprise, il est fondamental d’inclure activement toutes les personnes concernées. L’implémentation a ainsi de meilleures chances de réussir et d’être bien acceptée par les employés dans tous les services et à tous les niveaux hiérarchiques. Comme Ivan Evstatiev le souligne, « Vous devez connaître votre audience pour pouvoir mettre en œuvre une telle transformation rapidement et vous aligner de manière stratégique. Toutes les parties prenantes de l’entreprise, sans exception, doivent s’aligner sur les objectifs de la direction… sans quoi les obstacles peuvent rapidement s’accumuler en chemin ».

 

Parallèlement à l’assistance technique fournie au cours de la gestion du projet, la simplicité d’utilisation et la flexibilité de la plate-forme BOARD ont permis à Coca-Cola European Partners d’adopter rapidement et sans problème la nouvelle solution. Du point de vue de l’utilisateur final, l’intégration de BOARD à Excel et aux autres composants de la suite Microsoft Office – généralement incorporée dans chaque fonction financière – a favorisé l’adoption utilisateur. En outre, les applications financières sont à présent directement tenues à jour par l’équipe financière elle-même, qui ne dépend plus du service informatique.   

 

Enfin, la fonction de flux de travaux incorporée de BOARD offre une meilleure visibilité parmi les employés et équipes dirigeantes de la société Coca-Cola, à la fois au niveau national et au niveau européen. La même plate-forme permet à la société de surveiller les usines de production, les entrepôts, les processus logistiques et les opérations sur les boissons fraîches de chaque pays. Et ce n’est pas tout : cette même plate-forme permet à la direction de contrôler le compte rendu d’évolution des plans et prévisions émanant de tous les pays européens. Cette combinaison efficace vue détaillée/vue d’ensemble se traduit par une adoption plus rapide des utilisateurs et répond aux besoins de la direction souhaitant surveiller de près l’activité du personnel.

 

Les employés de la société ont également apprécié les performances techniques de BOARD, telles que sa vitesse et la convivialité de la base cloud. « Nous comptons de nombreuses équipes centrales et locales dans les divers pays où nous sommes présents, et tout le monde reconnaît les avantages que présente BOARD pour la société », commente Ivan Evstatiev. Tous les utilisateurs sont désormais intégrés au sein d’une même plate-forme : « Grâce à BOARD, nous pouvons couvrir toute l’étendue de la planification, non seulement en partie, non seulement le reporting mensuel, etc. Absolument chaque utilisateur doté d’un rôle dans le cycle de planification est déjà impliqué dans la plate-forme BOARD. Cela nous permet de promouvoir la communication dans toute l’entreprise, afin que nous puissions stimuler le changement de manière efficace », conclut Ivan Evstatiev.


The content and views discussed in this case study represent the information shared by Coca-Cola European Partners during the BOARDVille event on Monday 14th May 2018.