AVEA LA POSTE - Case Study

L'Entreprise

15 ans d'existence & 69 ans d'expérience !

Issue du regroupement de 22 Assovacs régionales, AVEA La Poste a été créée en tant qu'association nationale dont le but était de permettre à chaque enfant de postier de partir en vacances dans toute la France, quel que soit son lieu d'habitation d'origine.

Cette jeune association est héritière du savoir-faire et des valeurs portées par les premières colonies de vacances organisées par La Poste, dès 1948.

AVEA La Poste organise et assure la gestion de plus de 1 500 séjours en France (dont les DOM) et en Europe, permettant à plus de 13 000 enfants et adolescents de partir en vacances dans des conditions optimales en termes éducatifs et d’épanouissement personnel.

Un objectif social immuable

L’objectif de l’association est de répondre aux besoins en matière de loisirs et de garde d'enfants et d'adolescents, de 4 à 17 ans. Conformément à son statut de Loi 1901, elle a su garder son objectif social et non commercial.

Une offre de séjours qui évolue et reste conforme à sa mission d'intérêt général.

L'AVEA La Poste a fait évoluer son offre de séjours pour s'adapter aux besoins et aux attentes de la jeunesse, au fil des années. Aujourd'hui, la variété des destinations, des activités, des hébergements et des durées rend ses séjours très attrayants. Toutefois, l’association reste fidèle à sa mission l’intérêt général, dans le traitement des demandes des familles, dans l’affectation des enfants..

Le Contexte et les Besoins

AVEA est actuellement en cours de refonte de ses processus financiers et de contrôle de gestion avec l’aide de la société PARTHENA.

Afin de pouvoir industrialiser, optimiser et sécuriser ces processus, AVEA a fait l’acquisition et est en cours de mise en œuvre de l’outil Board.

La mission confiée par AVEA à PARTHENA consiste à outiller dans Board les processus suivants :

• Reporting financier type comptable par natures/services et par mois
• Reporting financier type métier par séjour, par période d’activité/session et par type de prestations
• Collecte / Construction de données prévisionnelles sur 15 ans
• Prévisions de trésorerie sur 15 ans

La Solution et les Bénéfices

Premier lot - Reporting Financier

Une application Board a été mise en place pour héberger et restituer de manière multidimensionnelle les données de reporting organisées de la manière suivante :

• Les dimensions d’analyse
• Indicateurs (lignes de compte de résultat, types de prestations, indicateurs de comptage d’enfants inscrits et de journées vendues, capacités par séjour, coût et rentabilité par journée vendue …)
• Organisation/localisation géographique (services centraux, centres d’activité en propre ou externes…)
• Analytique (patrimoine, immobilier, siège, activité)
• Juridique
• Types d’activités (colos, séjours linguistiques, formation et autres prestations proposées)
• Temps (mois comptable, mois analytique, période d’activité)
• Séjours (séjours, sessions, tranche d’âge)
• Type de données sources (compta, outil d’engagement, outil de gestion de l’activité…)

Les fonctionnalités : 

• Reporting et réconciliation d’indicateurs financiers et non financiers et des ratios associés provenant de multiples applications sources
• Navigation multidimensionnelle au sein des données financières et non financières selon les différentes dimensions d’analyse d’AVEA
• Décomposition des charges fixes / charges variables
• Réconciliation des visions par mois et par période d’activité (hiver, printemps, été, Toussaint, Noël) ; mensualisation de données déclinées par période d’activité via des inducteurs métier
• Ventilation des charges du siège sur les différents centres d’activité

Lots à venir – Construction Budgétaire & Simulation de Trésorerie

Des applications prévisionnelles Board seront développées dans un second temps afin de permettre à AVEA  de faire de la planification d’activité.

Les fonctionnalités : 

• Collecte de données budgétaires (compte de résultat et de quelques KPI) selon les mêmes dimensions d’analyse que le Reporting Financier
• Implémentation de règles de mensualisation des données permettant de passer d’une vision par période d’activité (hiver, printemps, été, Toussaint, Noël) à une vision mensuelle
• Construction de  données prévisionnelles sur 15 ans (indicateurs de compte de résultat, indicateurs bilanciels et KPI) à partir de données budgétaires et de coefficients annuels d’évolution
• Prévisions de trésorerie sur 15 ans à partir de lignes de compte de résultat, d’indicateurs bilanciels et de règles de décaissement et d’encaissement (DSO/DPO et/ou échéanciers mensuels en pourcentage)