Case Study

ZF Friedrichshafen AG

Una solución flexible y fiable que se adapta a los rápidos cambios que generan las empresas innovadoras

La compañía

El grupo tecnológico ZF es líder mundial no sólo  en sistemas de transmisión y chasis, sino también en tecnología de seguridad activa y pasiva. La compañía cuenta con una fuerza laboral de 137.000 empleados que prestan sus servicios en 230 sedes de 40 países aproximadamente.
En 2016, ZF alcanzó una cifra de ventas de 35.200 millones de euros. ZF invierte anualmente alrededor del seis por ciento de sus ventas en investigación y desarrollo para garantizar el éxito continuo gracias al desarrollo de productos innovadores. ZF es uno de los mayores proveedores de automóviles del mundo.

El desafío

Un sistema de información para todas las divisiones y competencias intersectoriales.

¿Cómo se normaliza el sistema de información de una organización matricial que incluye siete divisiones y numerosas competencias intersectoriales? El equipo de trabajo de ZF asumió este retoen el año 2013 cuando el consejo de administración decidió implementar un sistema de elaboración de informes homogéneo y diseñar un Sistema de Información Gerencial (SIG) para la gestión de ZF.

El proceso de elaboración de informes anterior estaba obsoleto y había dejado de cumplir los requisitos que una empresa internacional de alta tecnología e innovadora, como ZF, necesitaba:los distintos departamentos transferían los datos de SAP a hojas de cálculo Excel y elaboraban sus informes realizando un enorme esfuerzo manual. De este modo, los informes diseñados por los distintosdepartamentos presentaban datos clave y formatos diversos. Adicionalmente, los informes en formato Excel se enviaban por correo electrónico a un grupo de destinatarios predefinido yesto afectaba a la fiabilidad de los datos y dificultaba su análisis. Prácticamente no se podían establecer interconexiones y esto sólo podía ser posible invirtiendo un gran esfuerzo. Pronto se evidenció la necesidad de adoptar un nuevo sistema:

Pronto se evidenció la necesidad de adoptar un nuevo sistema:

  • Un punto de veracidad único, Single Point of Truth (SPoT), para garantizar la calidad de los datos
  • Una nueva solución fácil de usar para los empleados y la dirección de la empresa
  • Formato y contenido estandarizados para poder efectuar comparaciones
  • Conversión del modo de informes automáticos (Push) al modo de consulta (Pull) que permite eliminar el envío de informes a través de correo electrónico; en su lugar, los informes se ubican en un espacio centralizado desde el que pueden visualizarse según sea necesario

La incorporación de un proceso de autorización sólido y fiable en el nuevo sistema era otro de los requisitos esenciales. De este modo, resultaba necesario aplicar un criterio integral de funciones y derechos para controlar el acceso a los datos. Por ejemplo, los empleados solo debían contar con acceso a los datos de los clientes a quienes prestaran servicios.

El equipo de proyectos de ZF utilizó la primera fase del proyecto, que duró alrededor de un año, para definir los indicadores clave de rendimiento (KPI) que se emplearía a partir de entonces. Asimismo, se elaboró una guía de estilo para los informes y cuadros de gestión. Con el fin de garantizar una presentación normalizada, el Estándar internacional de comunicación empresarial (IBCS) se combinó con el Diseño corporativo de ZF.

Al final de la fase de diseño estaba claro lo que hacía falta: una solución flexible y fiable adaptable a los cambios rápidos producidos por los innovadores proyectos empresariales de ZF.

Board, la solución

Durante el desarrollo del proyecto, ZF examinó y evaluó alrededor de 60 herramientas de BI. Finalmente se optó por la solución Board. La demostración conceptual (PoC) de Board, al igual que la estrecha cooperación con el equipo de Board, convenció al equipo de ZF. El equipo de Board asumió los retos inminentes asegurándose de ofrecer soluciones rápidas y creativas no predefinidas capaces de satisfacer también las demandas planteadas. La disponibilidad continua del equipo de desarrollo de Board permitió cumplir rápidamente con las exigentes directrices de ZF, además de impulsar el avance de nuevas funciones. Consecuentemente, en solo dos meses, por ejemplo, se desarrolló un diseñador de identidad corporativa que facilitó la implementación de los requisitos ambiciones de diseño en el sistema de elaboración de informes.

La transición al nuevo sistema de elaboración de informes se realizó aplicando un proceso ágil y progresivo. No todas las divisiones y competencias intersectoriales se reorganizaron simultáneamente. De este modo era posible incorporar una y otra vez nuevos requisitos prácticos al proyecto y adaptar perfectamente la solución a las demandas reales para la generación efectiva de informes. Surgió la necesidad de combinar cifras y comentarios en una página del cuadro de gestión. Con ello, los expertos pueden comentar las cifras visibles para todos o incluso añadir archivos de Office completos para explicar el contexto. Esto permitirá en lo sucesivo elaborar informes más coherentes y sencillos.

El resultado final es una aplicación completa con navegación intuitiva que se adapta automáticamente a las funciones y roles de los usuarios. No se muestran los elementos de navegación correspondientes a las funciones y datos para los que el usuario no disponga de acceso.
Todos los datos del Business Warehouse del sistema SAP necesarios para la elaboración de informes se cargan de forma sencilla y segura mediante un conector en la base de datos de Board. De igual forma, las aplicaciones de planificación (Planificación operativa y Planificación estratégica) de Board, los datos de Board vuelven a cargarse en el almacén de datos de SAP. ZF ha decidido reescribir los datos de Board en SAP para obtener un inventario de datos (SPoT) global y homogéneo.

Para el análisis y la presentación de los datos existen actualmente siete aplicaciones diferentes:

 

  • Managed Information System (MIS), Sistema de información gerencial (SIG)
  • Strategic Planning, Planificación estratégica
  • Operational Planning, Planificación operativa
  • IFRS & HGB Notes (Financial Statement), Notas NIIF y HGB (Estado financiero)
  • Commentary (Liquidity), Comentario (Liquidez)
  • Tax (Tax Reporting), Tributación (Reporte fiscal)
  • Profit Walk (Operative & Monthly Closing), Solución Profit Walk (Cierre operativo y mensual)

 

En total, aproximadamente 1.200 empleadas y empleados de todo el mundo, incluidos los equipos directivos, acceden a la herramienta y los datos. Es evidente que la facilidad de uso del sistema resulta esencial para garantizar la aceptación de la solución de elaboración de informes. El usuario solo está dispuesto a reemplazar su herramienta habitual por una nueva solución cuando las funciones son intuitivas y fáciles de usar.

A la aceptación del sistema también ha contribuido la estrategia, una innovación que Board ha desarrollado para su sistema de elaboración de informes. Los datos se presentan a través de historias previamente elaboradas que facilitan su comprensión e interpretación. Está previsto que esta función esté disponible en ZF a partir de 2018.

Ventajas para el cliente

Gracias al nuevo sistema, ZF ha introducido un procedimiento de elaboración de informes de vanguardia que se adapta a la perfección a una empresa dinámica como ZF. El sistema permite visualizar y analizar los informes desde una tablet u ordenador, en lugar de hacer impresión en papel. El antiguo procedimiento de informes automáticos (Push), mediante el cual los departamentos enviaban sus informes por correo electrónico, se ha sustituido por un proceso de consulta (Pull), que permite a las personas responsables acceder a los datos centralizados en cualquier momento. La unificación del formato y los contenidos ha permitido agilizar y simplificar la comparación de los datos.

El sistema Board es tan flexible que puede adaptarse fácilmente a los requisitos de las empresas. Mediante una herramienta estadística se analiza el uso de las pantallas. Deesta manera, es posible eliminar las pantallas no utilizadas y destacar las de uso frecuente.

Las capacidades de análisis y desglose de datos (Drill-Down) permiten a los directivos acceder opcionalmente a la información detallada de los indicadores KPI accesibles y a los comentarios correspondientes que contribuyen al proceso de toma de decisiones. La navegación Drill-Down cambia en función de los datos disponibles.

Vea la entrevista con Armin Ohlinger - Head of Management Information Governance en ZF