Case Study

DUVEL MOORTGAT GROUP - Case Study

Proyecto de Business Intelligence, Forecasting y Planning en Duvel Moortgat

Una fórmula a prueba de futuro: tradición, calidad e innovación.

La compañía

Duvel Moortgat es una empresa familiar de origen belga dedicada a la producción de cerveza. Su historia se basa en el respeto por la tradición y los valores familiares. En la actualidad, la cuarta generación de la saga Moortgat se mantiene fiel a la herencia de su fundador, Jan-Leonard Moortgat, y sus dos hijos, Albert y Victor. 

Duvel Moortgat posee fábricas en Bélgica, Estados Unidos, Holanda  y República Checa, y cuenta con oficinas de ventas en todo el mundo. Además, invierte constantemente en talento, tecnología e investigación con el objetivo de mejorar la calidad y el carácter único de sus cervezas. La elección de Board como plataforma de Business Intelligence y Corporate Performance Management por parte de Duvel Moortgat se alinea con los objetivos de mejora e innovación que persigue la compañía desde su constitución. 

 

Un enfoque all-in-one  para una estrategia multimarca: armonizar y aprovechar los datos de ventas procedentes de diferentes fuentes.

El reto 

El crecimiento constante y la estrategia multimarca de Duvel Moortgat han ido incrementando la necesidad de contar con una solución de BI y CPM completa, ágil e integrada.  Karel De Backer – Vicepresidente de Finanzas y Administración de Duvel Moortgat EE. UU, explica así las razones para elegir Board:

“Necesitábamos encontrar una solución integrada que uniese y armonizase los procesos de presupuestación, planificación, previsión y generación de informes y, al mismo tiempo, permitiese diferenciar entre distintas áreas de negocio, mercados y marcas".

Duvel Moortgat quería tener una visión más clara de la situación, así que necesitaba una serie de indicadores para medir y controlar con facilidad los diferentes mercados, y proporcionar a los responsables de las marcas y a la fuerza de ventas dashboards fiables que les permitiesen tomar mejores decisiones. Todas estas necesidades de análisis debían satisfacerse con una solución capaz de apoyar los procesos de planificación de ventas e inversión, integrarse con las funciones de elaboración de informes de ventas y capturar los datos con la suficiente rapidez a partir de fuentes dispersas que normalmente no estaban optimizadas para la generación de informes.

Dado que debía haber un amplio grupo de usuarios sin conocimientos técnicos capaces de examinar y aprovechar los datos de los informes de gestión en toda la empresa, la facilidad de uso de la solución era un factor determinante para evitar la dependencia de del departamento de IT y acceder rápidamente a la información que necesitaban para tomar decisiones en el momento oportuno.

 

DUVEL MOORTGAT quiere satisfacer los gustos de todo el mundo, al igual que Board quiere satisfacer todas las necesidades.

La solución

Todo ello se tradujo en la unificación de las plataformas de BI y CPM en una sola plataforma fácil de usar que, además, no requería ningún tipo de programación. Los requisitos planteados por la empresa se adaptaban perfectamente a las funciones y ventajas esenciales de Board, tal y como reconoce Karel De Backer: 

“El proceso de selección se basó en requisitos que se habían definido tomando como referencia nuestra anterior experiencia con el modelo basado en Excel.  A partir de ahí, solicitamos una prueba de concepto a cuatro compañías de software. Board quedó por delante de sus competidores por la integración de las funciones de BI y CPM de su solución, así como por su flexibilidad y la facilidad para definir los procesos e informes sin necesidad de codificación y con mínima dependencia del departamento de TI. Además, Board era capaz de suministrar las aplicaciones de control del negocio integradas con la plataforma de BI, de manera que podíamos efectuar el análisis de las ventas y las previsiones de ingresos de forma más rápida y con unos resultados más sofisticados que los proporcionados por las herramientas estadísticas tradicionales.  Board consigue este objetivo a través de un módulo de elaboración de presupuestos unificado dotado de pantallas de introducción de datos que pueden variar en función de las necesidades de cada usuario y utilizando una sola versión de la situación”.

La implementación de estos proyectos, dirigidos con éxito por los responsables de control de gestión de Duvel Moortgat en colaboración con analistas de Board y consultores de KPMG, comenzó con un análisis funcional basado en los modelos existentes en Excel y la generación de informes de gestión basados en las dimensiones del sistema de ERP Microsoft Dynamics.

“La implementación fue como la seda y nos llevó unos seis meses. Uno de los aspectos más positivos de las distintas fases de implantación fue que Board estableció unos plazos y objetivos de entrega claros tanto para ellos, como para nosotros y KPMG. Además, el equipo de Board facilitó una comunicación clara y periódica sobre el progreso de cada parte del proyecto,” afirma Karel De Backer.

 

La modernización como garantía de futuro: Board mejora los procesos de toma de decisiones de DUVEL MOORTGAT. 

El resultado

Desde la perspectiva del modelo de control global de la compañía, la información procedente de la planificación de ventas proporcionó un punto de partida para el proceso de planificación económica y financiera que, como consecuencia, “ahora puede desarrollarse a partir de una sola versión de los datos, algo que asegura el acceso a una información más amplia y diversa. Board ha introducido ventajas y mejoras en las áreas de Finanzas, Producción, Supply Chain, Ventas y Marketing”, prosigue De Backer. 

La creación de KPIs y dashboards para la P&L , Facturación, Volumen y FTE, y su integración con las áreas de elaboración de presupuestos, planificación, previsión y simulación agilizaron los procesos de toma de decisiones, además de mejorar la comunicación y el intercambio de información relevante en toda la organización.  Estas mejoras se combinaron para optimizar la estrategia de ventas y distribución de Duvel Moortgat: 

“El tiempo de proceso de los datos se ha reducido de forma considerable y esto nos da más tiempo para efectuar análisis fiables en un entorno de "autoservicio", sin necesidad de programar, con la máxima flexibilidad y mediante una interfaz sumamente fácil de usar. Board ha incrementado la eficiencia de nuestros procesos de previsión de la cuenta de resultados, previsión de ventas e inversiones, y planificación,” concluye De Backer.