Case Study

ACER EMEA

ACER Europa elige BOARD para los procesos de análisis de negocio, planificación y simulación

 

ACER: la tecnología en favor de las personas

Acer Europa es uno de los principales fabricantes de PC del mundo y se ha marcado el objetivo de romper las barreras entre las personas y la tecnología. Su actividad se centra en el diseño de sistemas de TI que mejoran la usabilidad y responden a las necesidades de sus clientes aportando valor añadido. Sus productos abarcan desde smartphones y tablets hasta los tradicionales PC de sobremesa y portátiles. Además de productos dirigidos al mercado de consumo, tienen presencia en el mundo de los servicios en la nube a través de su concepto BYOC (Build Your Own Cloud), que proporciona al usuario total control sobre su propia nube. Acer EMEA, que integra marcas como Acer, Gateway y Packard Bell, representa cerca del 40 % del negocio global y  prácticamente todas las grandes cadenas de distribución del mundo venden sus productos. Su estrategia multimarca permite a cada una de las marcas abordar diferentes necesidades del mercado del PC.

Una solución que vale por tres: en busca de un software que unificase Business Intelligence, análisis predictivo y gestión del rendimiento

Acer EMEA estaba buscando una solución que les permitiese planificar y controlar de forma más eficiente su ciclo de ventas, mejorar la rentabilidad y realizar las simulaciones de negocio y las previsiones de ventas con más precisión. “Nos estábamos ahogando en mares de hojas Excel y por todas partes aparecían múltiples versiones de la misma hoja”, afirma Howard Cheung, máximo responsable de Sistemas de información (CIO) en Acer EMEA. Cheung explica así la situación: “Estábamos buscando un sistema que sustituyese una solución desarrollada internamente con visual basic .net y nos ayudase a romper nuestra dependencia del pequeño grupo de programadores que conocían esta aplicación por dentro y se veían desbordados por continuas peticiones, a veces insignificantes, de los usuarios”.

Los principales factores que determinaron la selección del software fueron muy claros:  necesitaban una plataforma flexible y económica con la que todo el mundo pudiese trabajar y ofreciese una sola versión de la realidad para realizar las tareas de planificación y generación de informes. “Empezamos a comparar varias soluciones antes de elegir BOARD. En concreto evaluamos Cognos TM1, pero su licencia era muy cara y estaba basado en varios códigos diferentes que habían adquirido e integrado. Por otra parte, Qlik y Tableau se limitaban a la visualización de datos y les faltaba cierta funcionalidad para responder a nuestras necesidades”, señala Howard Cheung. De hecho, el CIO de Acer EMEA era consciente de los peligros de alinear dos (o más) productos de distinta naturaleza (para BI y CPM respectivamente) en lugar de utilizar uno solo. “Realizamos una pequeña prueba de concepto y, basándonos en la complejidad y la cantidad de recursos que teníamos que dedicar, nos dimos cuenta de que BOARD exigía muy pocos recursos. Prometía responder a todos nuestros objetivos con el mínimo esfuerzo”.

Un momento fundamental para la selección de BOARD” – continúa Fabrizio Berardi, responsable de proyectos de TI en Acer – “fue la fase del prototipo, durante la cual, para estar totalmente seguros de nuestra elección, incluimos un periodo de formación inicial importante”.  Según Cheung, “Fue bastante interesante descubrir que una compañía vecina (basada en Suiza) como BOARD International nos proporcionaba lo que estábamos buscando: una solución homogénea, fácil de usar y orientada al cliente. Tomar la decisión fue fácil. Ahora, después del gran éxito de la implementación, puedo decir que hicimos la elección correcta”.

1 plataforma, 25 países, 350 usuarios y una sola versión de la situación: la solución y sus ventajas

“Las aplicaciones de BOARD han marcado una enorme diferencia”, afirma Cheung, que continúa diciendo: “Uno de los aspectos más sobresalientes de BOARD es que combina los sistemas de BI y CPM en una misma solución. Yo pertenezco al área de TI y, para nosotros, esto simplifica mucho las cosas. En lugar de tener que mantener múltiples sistemas, o al menos dos plataformas, solo tenemos una. Ésta es una de las principales razones por las que elegimos BOARD: nos permitirá gestionar las actividades de planificación y Business Intelligence en un solo entorno, lo que evita tener que manejar y coordinar continuamente diferentes aplicaciones y nos asegura mejor acceso a la información. Por otro lado, BOARD es quizás el único producto del mercado que nos proporciona la flexibilidad necesaria para gestionar con efectividad los procesos de planificación y control, normalmente caracterizados por cambios  constantes en las líneas de negocio y los productos, algo habitual en un sector con elevadas tasas de innovación como es la industria en la que operamos”.

Acer EMEA está presente en 25 países, por lo que solía costar bastante tiempo recopilar los datos procedentes de las distintas fuentes. Había gente que se pasaba días tratando de gestionar las hojas de cálculo y determinar con qué versión de la hoja estaba trabajando. Cheung continúa diciendo: “Hoy, gracias al sistema BOARD (una de las herramientas clave para nuestra actividad de previsión), utilizamos un proceso muy estructurado, normalizado y transparente que nos ayuda a obtener los datos en plazos adecuados.  Antes tardábamos días en recopilar los datos, ahora tardamos horas. Y, por supuesto, gracias al nivel de claridad que hemos alcanzado, somos más capaces de reaccionar ante los cambios y obtenemos más visibilidad de la información en toda la compañía. Tenemos 350 usuarios distribuidos en 25 países de toda EMEA y ahora estamos en condiciones de entender mejor a nuestros clientes teniendo en cuenta lo que piden, el precio que quieren pagar y las funciones que buscan”. De esta forma, BOARD contribuye a alcanzar el objetivo de eliminar las barreras entre las personas y la tecnología en Acer EMEA y ayuda a la compañía a obtener una visión más clara de la actividad comercial.

“Cuando los usuarios observaron que estaban ahorrando tiempo y que los datos salían de una forma más precisa y transparente a través de una plataforma más fácil de configurar, empezaron a comprender las ventajas del sistema”, añade el CIO.

Cheung concluye afirmando: “La solución de BOARD es uno de los sistemas clave que utilizamos ahora para planificar nuestra actividad. Después de invertir en este proyecto, naturalmente lo iremos utilizando cada vez más. Continuaremos explorando otras áreas de implementación para capitalizar la inversión y extender el sistema hacia funciones de previsión, simulación y análisis financiero. La flexibilidad de los datos es fundamental y, en ese campo, BOARD es sobresaliente”.