Case Study

SEB - Caso de éxito

Implantación de la plataforma EPM en SEB Groupe

 

El referente mundial del pequeño electrodoméstico agiliza sus procesos de toma de decisiones con Board

Groupe SEB , gigante de la industria del pequeño electrodoméstico,opera en cerca de 150 países a través de 30 marcas que incluyen nombres tan conocidos como Tefal, Rowenta, Moulinex, Imusa, Lagostina y Rochedo, y se comercializan a través de una estrategia de distribución multicanal. Desde su creación, el grupo ha sido una pieza clave en un sinfín de pequeñas revoluciones cotidianas producidas por productos innovadores que mejoran la vida de los consumidores en todo el planeta.

La historia del Grupo SEB comenzó en 1857 con la creación de la compañía Antoine Lescure en la región francesa de la Borgoña. Aunque nació como un negocio de hojalatería especializado en la producción de cubos, regaderas y utensilios de cocina, la compañía dio un giro radical en 1953 con la comercialización de la olla a presión, que la proyectó a nivel nacional y cambió un hábito fundamental en la población francesa: la forma de cocinar.

Groupe SEB desarrolla una estrategia a largo plazo centrada en la innovación, el desarrollo internacional, la competitividad y el servicio al cliente. Caracterizados por un espíritu multicultural y "multicreativo", los 33.000 empleados de todo el mundo comparten los mismos valores y el mismo compromiso por el desarrollo sostenible, así como un profundo sentido de la profesionalidad y pasión por la innovación.

Ya somos el referente mundial del mercado PAE, donde ocupamos el puesto número uno en diferentes categorías de productos y numerosas geografías —afirma Philippe Martelo, director del área de tecnología financiera de Groupe SEB—  y queremos convertirnos en el punto de referencia de la industria a nivel global. Nuestro objetivo es hacer la vida más fácil y gratificante a los consumidores de todo el mundo creando productos y servicios que resuelvan sus necesidades y se anticipen a sus deseos y aspiraciones. Creo que estos aspectos de nuestra visión, y nuestro objetivo de crear valor añadido a largo plazo convirtiendo la rentabilidad en una prioridad, son aspectos que compartimos con Board International”.

 

Principales datos

  • Sectores: PAE (pequeño aparato electrodoméstico), limpieza y cuidado del hogar, cuidado personal, utensilios de cocina, producción e innovación industrial
  • 9 productos del grupo vendidos en el mundo cada segundo
  • 300 millones de productos vendidos cada año
  • 150 países (primeros puestos en más de 25 países)
  • Más de 1200 tiendas propias
  • 40 plantas de producción
  • Más de 33.000 empleados
  • Más de 1.400 personas dedicadas a la Comunidad de Innovación de SEB
  • Más de 225 millones de euros de inversión en innovación
  • 542 patentes (en el mundo)
  • 6485 millones de euros en ventas
  • 661 millones de euros de resultados de explotación
  • 375 millones de euros de ingresos netos

 

El reto: implementar una solución EPM inspirada en la metodología "Agile"

Como ocurre en la mayoría de las empresas, el grupo SEB se enfrentaba a varios retos en el área de gestión del rendimiento, entre ellos, la volatilidad de los precios de la materia prima, la consolidación del mercado y la distribución, el nacimiento de nuevos modelos de negocio disruptivos y la aceleración de los cambios en la industria. SEB dedicaba numerosos recursos a la elaboración de presupuestos y previsiones, pero sus procesos requerían una enorme cantidad de trabajo manual, eran lentos y no siempre estaban alineados con la estrategia de la compañía.

El sistema de elaboración de informes de gestión estaba basado en SAP BW. Se centraba en datos históricos, carecía de funciones de simulación y no resultaba útil para la creación de presupuestos y previsiones. Además, el sistema estaba lastrado por unos tiempos de respuesta lentos, un diseño poco ergonómico y la imposibilidad de obtener vistas trimestrales de los datos. A esto se sumaba que los procesos de generación de informes de rendimiento de SEB eran bastante rígidos, no incluían gestión del flujo de trabajo y a menudo producían resultados irrelevantes. Había una clara necesidad de simplificarlos, introducir más flexibilidad y hacerlos más útiles:

Nuestro sistema de generación de informes, basado en SAP BW, era complejo e incluía un montón de dimensiones y ejes de análisis difíciles de completar, lo que daba lugar a procesos muy laboriosos. Las herramientas estaban diseñadas para expertos, así que nuestros financieros dependían del departamento de Informática para trabajar”,señala Martelo, que continúa diciendo:  “El sistema anterior carecía de la flexibilidad necesaria para absorber el continuo crecimiento de la información y le faltaban funciones de planificación y previsión para controlar, manejar y aprovechar debidamente la enorme cantidad de datos que recopilamos. Era un sistema pesado y complejo cuyas carencias se traducían en limitaciones funcionales y técnicas. El comité de dirección estaba empezando a quejarse de la rigidez de nuestros procesos: era sumamente lento calcular los costes, introducir actualizaciones relativas a cualquier cambio en los volúmenes de las fábricas y ese tipo de cosas”.

Superar todos estos obstáculos con los sistemas implantados en la compañía requería una inversión sustancial y proyectos de larga duración que exigían demasiados recursos. Por tanto, SEB decidió embarcarse en un nuevo proyecto con el objetivo de superar estos problemas a través de una solución EPM (Enterprise Performance Management) que operase por encima del sistema de informes de SAP BW. La solución EPM aceleraría los procesos y se adaptaría a los planes estratégicos del grupo, con lo que cumpliría el enfoque basado en la metodología "Agile":

Para nosotros, el enfoque Agile era importante porque necesitábamos una solución flexible”, comenta el directivo de SEB. “Con la metodología tradicional —continúa—, los resultados son insuficientes; nunca cumples los presupuestos ni los plazos. En cambio, con Agile, las variables ya no son el tiempo o los recursos, sino el alcance… ¡y siempre cumples los objetivos!”. 

 

El proceso de selección: en busca de una plataforma para múltiples aplicaciones

La fiabilidad de los modelos de gestión, los datos maestros, los procesos de elaboración de informes y las herramientas del grupo permitían introducir una solución EPM más ligera y flexible, un sistema simple, fácil de usar y visual que proporcionase más agilidad, más velocidad de respuesta y funciones avanzadas de generación de informes.

Para SEB, las prioridades del proyecto eran:

  • Informes inteligentes: los informes existentes estaban fragmentados debido a la evolución de las necesidades del negocio y la escasa capacidad del sistema SAP BW utilizado. La nueva solución tenía que proporcionar acceso rápido y cómodo a todos los datos de generación de informes.
  • Informes semanales de ventas: aquí, el objetivo era conseguir que Groupe SEB tuviera una visión consolidada del total de ingresos del siguiente trimestre actualizada semanalmente.
  • Orientación estratégica: la nueva solución tenía que ayudar a trazar el plan quinquenal del grupo a través de una aplicación que generaría cuentas de resultados previsionales por líneas de productos y territorios a distintos niveles jerárquicos y en línea con los datos históricos. También tenía que admitir la introducción de datos, flujos de trabajo, el seguimiento de versiones, la consolidación de datos y la asignación de costes en diferentes ejes y con distintas claves.
  • Rendimiento operativo: la nueva plataforma EPM tenía que proporcionar una cascada multidimensional de datos donde pudiera verse la relación entre el alcance, los efectos de los cambios de divisa, el mix de precio/volumen/producto, etc, y los resultados de explotación.

 

Además, debía sustituir los actuales sistemas de informes de BW y ayudar en los procesos de toma de decisiones mediante la creación de planes, presupuestos, previsiones y revisiones de las previsiones basados en vistas mensuales, trimestrales, anuales y multianuales. En la misma plataforma, el grupo tenía que realizar simulaciones y modelos de negocio en función del precio de compra, la absorción de los costes fijos de las plantas y escenarios hipotéticos (“what-if”).

Tras examinar las distintas opciones del mercado, se tomó la decisión de elegir la plataforma Board, que combina EPM, Business Intelligence y modelado de escenarios en un mismo entorno.

“Tras seleccionar un grupo de once proveedores, comparamos la plataforma Board con seis soluciones EPM del mercado y llegamos a la conclusión de que este era el producto más completo, funcional y fácil de usar. Queríamos aportar valor añadido en aspectos muy concretos, mejorar las capacidades de numerosas soluciones y combinarlas de forma transparente dentro de la misma plataforma”, explica Martelo.

F.A.S.T.: el proyecto de Board

El proyecto se denominó “F.A.S.T.” (Finance-Agile-Smart-Tools), que podría traducirse como "Herramientas financieras ágiles e inteligentes". Según explica Martelo, “los objetivos eran aprovechar la potencia y ergonomía de Board, y la metodología Agile para incrementar la flexibilidad, proporcionar funciones de simulación e ir construyendo paulatinamente un conjunto de herramientas financieras basadas en soluciones inteligentes, especializadas y fáciles de utilizar”.

El eje del proyecto desarrollado para SEB viene determinado por la Orientación estratégica y se basa en la estructura matricial de la compañía.

El ejecutivo de SEB describe así la estructura de la compañía: “Tenemos tres grandes unidades de negocio estratégicas (utensilios de cocina, pequeños electrodomésticos de cocina, cuidado y limpieza del hogar, y cuidado personal) dedicadas principalmente a marketing estratégico y desarrollo de productos. Su función es imaginar los productos del futuro, desarrollarlos y fabricarlos, o adquirirlos fuera del grupo. Estas unidades se consideran como centros de costes en lugar de centros de beneficios, ya que venden sus productos internamente a territorios de ventas (continentes, regiones y mercados) donde existe una estructura de ventas de SEB organizada por líneas o familias de productos. A su vez, estos productos son responsabilidad de los equipos locales, que los desarrollan bajo la supervisión de la unidad de negocio pertinente”.

El primer nivel del modelo de negocio de SEB se estructura en torno a dos ejes principales (Producto y Territorio de venta) y diferentes ejes secundarios que corresponden a marcas, centros de producción, marketing y desarrollo.

La planificación estratégica del negocio es transversal a toda la organización. El proceso comienza con la presentación del plan de negocio de base propuesto por el área corporativa (que incluye aspectos como los gastos de explotación o el crecimiento de las ventas) para ayudar a desarrollar el plan quinquenal. A partir de ahí, las unidades de negocio trazan sus propios planes adaptados a la propuesta (I+D, lanzamientos de productos, etc.).

En el pasado, este plan estratégico se gestionaba mediante hojas de cálculo que daban pie a numerosos errores”, recuerda Martelo. “Debido a la rigidez de los archivos Excel —añade—, los equipos de los distintos mercados tenían que esforzarse por controlar y gestionar los gastos operativos y otro indicadores que recibían de fases previas de los procesos de planificación. Con Board, tenemos la posibilidad de establecer un control efectivo sobre cada fase de la planificación por parte de cada persona. Ahora cada uno es responsable de sus propios gastos y, si sumas todos los números e indicadores, tienes el resultado operativo correcto de todo el grupo. Esto significa también que el área corporativa, las unidades de negocio y los continentes no pueden cambiar los gastos de los distintos mercados”.

En concreto, si nos fijamos en la fase inicial del proceso de planificación estratégica, vemos que Groupe SEB utiliza las funciones de simulación de la plataforma Board para introducir datos en tres cubos (estructuras multidimensionales) mediante un mecanismo en el que vuelve a procesar información relativa a 10 años de datos históricos. Tomando como base los ejes o dimensiones relevantes para la compañía (p. ej. familia de productos, mercado, línea de productos o área), SEB crea un cubo de simulación a nivel corporativo, otro para las unidades de negocio y otro a nivel continental para definir el plan de negocio quinquenal:

“Aplicamos las funciones de simulación de Board a los datos de base porque, obviamente, nuestras categorías de productos han cambiado con los años y por la inclusión de nuevas marcas en nuestra cartera. Por tanto, es importante tener una visión coherente del pasado para planificar los próximos cinco años”, explica Martelo, a lo que añade: “El área corporativa inicia el proceso de modelado del negocio partiendo de presupuestos concretos sobre el crecimiento de los gastos del grupo y los objetivos de ventas. A continuación, las unidades de negocio presentan su plan de I+D y los productos que están a punto de lanzar. También proporcionan su propia visión de sus ventas y su negocio en diferentes territorios. Por último, los continentes toman el relevo y completan el proceso aportando la versión final de la orientación estratégica”.

Junto a la solución de Orientación estratégica, Groupe SEB ha implementado una actividad a la que se refiere como “Informes inteligentes”. La empresa ha resuelto la fragmentación del anterior proceso de generación de informes transfiriendo más de 800 informes de SAP BW a Board. Ahora, cada informe que se cree en SAP (incluidos informes nuevos como los de previsiones de flujo de caja o la revisión de las previsiones) se transfiere instantáneamente a Board y, en algunos casos, incluso se genera directamente en Board.

Dentro del proceso de generación de informes, hay una solución que ellos denominan “Informe semanal de ventas” y que destaca especialmente en la plataforma Board. Tal y como explica Martelo:

Gracias a esta solución creada dentro del entorno BI y EPM de Board, podemos consolidar semanalmente las estimaciones de ventas de las 150 subsidiarias que tenemos en todo el mundo. Todas las semanas, cada subsidiaria envía al equipo directivo las estimaciones de ventas del mes en curso y los meses posteriores (un periodo de hasta 6-12 meses). Estos informes muestran solo una cantidad o se desglosan en dos cantidades (por ejemplo, por marca y canal de distribución, en función del tema que queramos estudiar). Nuestro objetivo es llevar esta consolidación también al área de planificación de ventas y operaciones de la cadena de suministro, e integrar así las previsiones de ventas en la parte de operaciones para aprovechar el carácter unificado de la plataforma Board”.

El modelo unificado de la plataforma BI y EPM de Board es adecuado para aplicar un enfoque integrado que, además del análisis y la planificación estratégica y financiera, incorpore el rendimiento operativo de una organización tan compleja como Groupe SEB. Gracias a estas capacidades, el grupo ha implementado una solución que ha denominado análisis del rendimiento operativo o ROPA (siglas de Result Operating Performance Analysis). En palabras de Martelo, “Podemos evaluar los resultados operativos de un año a otro y aislar varios efectos. Ademas, nos proporciona una visión detallada que nos permite diferenciar entre gastos de marketing, publicidad y otros gastos de la estructura”.

El “efecto bola de nieve”

Gracias a Board, las actividades de planificación estratégica de SEB ahora son extremadamente flexibles. Los territorios pueden crear sus planes a partir de los planes de negocio propuestos y, por definición, los gastos de explotación previstos en el plan evolucionan de acuerdo con las ventas siguiendo porcentajes de tendencias. Los usuarios pueden avanzar o retroceder en el proceso para ajustar las cifras de ventas, inversión en publicidad y gastos.

“Nuestros procesos de planificación en la plataforma Board ahora son colaborativos, iterativos y flexibles. Las tres versiones que obtenemos del proceso de simulación en el nivel de orientación estratégica (área corporativa, unidades de negocio y continentes) están separadas, pero cada equipo puede ver las versiones creadas por los demás e introducir sus propios datos teniendo en cuenta los datos de otros”, afirma el directivo de SEB.

La solución de Orientación estratégica es el eje del proyecto de Board y el equipo de dirección de SEB la valora enormemente. Entre los aspectos que más elogian del producto es la función ‘split & splat’ (introducción lógica de datos) de Board, que permite distribuir y diseminar cada variación de forma inmediata a todas las celdas del cubo hasta su máximo nivel de detalle, lo que proporciona a los usuarios una ayuda considerable para las simulaciones interactivas. “Estamos particularmente satisfechos de las capacidades de planificación estratégica y simulación de Board, y nos están proporcionando un montón e ideas para las siguientes fases de la implementación y para nuevas aplicaciones que queremos desarrollar. Por ejemplo, hemos añadido una nueva función a la solución: lógica de versiones para la gestión de escenarios locales”, señala Martelo.

Gracias al conector de Board para SAP, los procesos de análisis y creación de informes han mejorado considerablemente y se ha producido lo que Martelo denomina efecto de bola de nieve.

Board es nuestro paquete de servicios avanzados de análisis y, al mismo tiempo, es una solución BI y CPM flexible y escalable que responde de forma eficaz a todos nuestros requisitos técnicos y funcionales. Entre las ventajas obtenidas con Board, destacaría que ha generado una especie de ‘efecto bola de nieve’. Ahora generamos los informes con mucha más rapidez y tanto el equipo financiero como el directivo pueden crear nuevos prototipos o modelos de futuras aplicaciones que producirán datos para nuestras herramientas financieras. Además, Board nos ha proporcionado la capacidad de reprocesar datos de informes antiguos utilizando las nuevas jerarquías, los que nos facilita aún más la previsión de tendencias futuras.

El efecto de bola de nieve nos ha asegurado unos tiempos muy rápidos de desarrollo de las soluciones y ha aumentado la autonomía del grupo en la gestión, mantenimiento e implementación de nuevas aplicaciones de BI y CPM. Esto ha sido posible también gracias al exclusivo modelo de Board, que no requiere programación:

La implementación de las soluciones es rápida y eficiente, y nuestros equipos se sienten altamente motivados para participar. Tenemos en mente muchos proyectos con Board, que cumple nuestras expectativas en todos los sentidos”, concluye Martelo.

*El contenido y las opiniones expresados en este documento representan la información ofrecida por Groupe SEB durante la celebración de BoardVille el 15 de mayo de 2018.