Case Study

Ferrer Internacional - Case Study

Ferrer Internacional logra un proceso end-to-end de planificación integrado, desde I+D hasta distribución

Sobre Ferrer Internacional

Ferrer es una empresa farmacéutica internacional de capital privado, con sede en Barcelona y presencia en más de 115 países. Ferrer se caracteriza por una integración vertical del negocio, que abarca desde el I+D hasta la distribución de sus productos. Su misión es mejorar la salud y calidad de vida de las personas a través de los sectores farmacéuticos, OTC, autocuidado, diagnóstico molecular, sanitario.

Fundado en 1959, Ferrer se ha comprometido con la innovación desde el principio. Tal compromiso se pone en práctica día a día a través de sus centros de I+D en España y en el extranjero y ha sido reconocido con la calificación más alta posible por el sistema de evaluación española Profarma.

Los productos de Ferrer se pueden comprar en todo el mundo, desde San Francisco, hasta Séul y desde Berlín hasta Buenos Aires, gracias a su red de afiliados, joint ventures y distribuidores. El Grupo también cuenta con una estructura sólida de material industrial. Sus centros de fabricación certificados en los cuatro continentes producen químicos y productos farmacéuticos de acuerdo con los estándares más rigurosos.

  • 2210 empleados
  • + 90 países
  • 27 subsidiarias internacionales y joint ventures
  • Millones de clientes a través de los 5 continentes
  • +50% del volumen de negocio proviene de internacional

 

El desafío

Al ser una empresa totalmente integrada, desde la investigación y desarrollo hasta la producción, las ventas y distribución, Ferrer necesitaba un proceso de planificación integrado que le acompañara. La compañía luchaba con una plétora de hojas de cálculo dado que sus procesos de análisis y planificación se basaban únicamente en hojas de Excels, provenientes de varias unidades de negocio y áreas de controlling. Los ficheros Excel debían consolidarse y resumirse antes de ser entregados al Comité de Gestión, una tarea que dependía en mayor parte del Departamento de Controlling, lo que aumentaba la carga de trabajo del equipo, debido a su naturaleza extremadamente lenta.

Para implementar un proceso de planificación de principio a fin de que fuera eficaz en toda la organización, Ferrer buscó una solución software capaz de superar la desalineación entre diferentes lógicas y metodologías, diferentes procesos de presupuestación y diferentes niveles de detalle de las unidades de negocio. Adicionalmente, existía la necesidad de contar con una base sólida de datos en la que pudieran basar los procesos de análisis y planificación, ya que las fuentes de datos existentes eran heterogéneas en los diferentes departamentos del grupo (SAP BW corporativo y otros archivos de datos).

La solución de análisis y planificación que Ferrer estaba buscando debía ofrecer los siguientes resultados:

  • Mejorar la calidad de los datos en los procesos presupuestarios
  • Reducir la complejidad de los procesos de planificación
  • Hacer las previsiones más precisas y consistentes entre los diferentes departamentos y que la información estuviera consolidada
  • Facilitar la toma de decisiones basada en datos a los controllers, ejecutivos y managers, en vez de confiar en suposiciones
  • Minimizar el trabajo manual de bajo valor

El Proyecto

Después de una evaluación de mercado, Ferrer eligió la plataforma Board para el proyecto, ya que podía ofrecer todos los beneficios definidos. En particular, destacaron la facilidad de uso de Board y la transparencia de los datos que proporcionaba:

“Descartamos todas esas soluciones que resultaron ser rígidas y no user-friendly. Por el contrario, Board combina flexibilidad y usabilidad, minimizando la dependencia del usuario al departamento de IT, junto con la fácil integración de datos de diferentes y fuentes y estructuras. Afirmó Raquel Martín, Head of Corporate Contolling en Ferrer. Ahora los usuarios clave de la organización tienen la visibilidad que necesitan en términos de información para planificar y gestionar diferentes escenarios de negocios, incluidos los datos de corte transversal”

 

Board se usa principalmente para:

  • Planificación estratégica
  • Presupuestación, planificación y previsión financiera
  • Planificación de la demanda
  • Presupuestación de RRHH
  • Planificación de Marketing
  • Rolling Forecasts automatizados mensualmente
  • Presupuestación de los volúmenes de producción de todas las unidades de negocio
  • Consolidación de la P&L

La aplicación de planificación financiera ofrece presupuestos tanto para el año actual, como para el forecast. El proceso de planificación se lleva a cabo una vez al año y dura de julio a noviembre, donde todos los usuarios contribuyen al resultado final. Cada usuario tiene su propia área de planificación basada en departamento, unidad de negocio y productos. El Departamento de Controlling supervisa todo el proceso y tiene acceso a un área de administración donde todos los controllers pueden administrar las operaciones del sistema, como exportar o agregar nuevos elementos de planificación (nuevos centros de coste, pedidos, etc.)

La planificación de rolling forecast estima automáticamente las ventas futuras (con margen bruto) para el año actual y las cantidades planificadas para los próximos 18 meses. Esta estimación se realiza todos los meses, generando 11 escenarios diferentes. El objetivo de este Rolling forecast es obtener información significativa para hacer predicciones más precisas en un plazo de 18 meses, lo que permite tomar mejores decisiones.

 

Los beneficios de una solución a prueba de futuro

Gracias a Board, el Grupo Ferrer ha simplificado de una manera efectiva los procesos de planificación mediante la introducción de modelos presupuestarios con criterios unificados a través de plantillas de planificación estructuradas, basadas en el histórico y variables presupuestarias. Esto permite que la organización tenga toda la información clave en un mismo entorno interactivo, proporcionando un único Single Point of Truth:

“La plataforma Board brinda a los usuarios la cantidad y calidad de información que necesitan para tomar decisiones adecuadas, específicamente en las áreas comerciales y financiera.” confirmó Raquel. “A través del proceso de iteración, Board permite a nuestros equipos anticiparse a las contingencias y actuar de manera proactiva ante ellas.”

“Board nos ayuda a realizar cálculos complejos, tomando diferentes hipótesis según histórico y modelo, más rápidamente en casa mes. Si tuviéramos que replicar este proceso en Excel, llevaría mucho tiempo y la organización no podría centrarse en la toma de decisiones y en actividades de valor agregado. También, nos ofrece un entorno en el que podemos compartir información relevante con las unidades de negocio comerciales.”

Las ventajas de utilitzar Board desde una perspectiva de independencia técnica también se han cumplido plenamente en el departamento de IT, como menciona el miembro del equipo de IT, Jaume Calix:

“Los usuarios del departamento de controlling son totalmente autónomos desde la perspectiva de IT. Pueden realizar modificaciones y análisis paralelos sin ninguna intervención técnica directa. Esto significa un ahorro de tiempo y un time-to-solution más rápido en comparación a otras soluciones de mercado”

“Antes de la implementación de Board, era necesario reutilizar y volver a cargar los datos. Ahora, gracias a la visualización de los datos estructurados de Board, toda la compañía confía en los mismos conjuntos de datos y, por lo tanto, todo el proceso es más eficiente”.

 

El impacto positivo de Board no termina aquí: “El proyecto todavía está evolucionando, y en un futuro cercano extenderemos las aplicaciones de Rolling Forecast y Presupuestación de Board a las otras áreas estratégicas del Grupo Ferrer”.

“El acompañamiento que hemos tenido con SDG Group ha sido continuo y completo y todavía no ha terminado. De hecho, estamos siguiendo ampliando proyectos. Hemos tenido un proceso de diseño muy intensivo, donde SDG nos ha propuesto metodologías y hemos trabajado conjuntamente. Nos han ayudado a extrapolar estos procesos a las diferentes áreas de negocios con formaciones y resolviendo dudas con los usuarios. El resultado del proyecto ha sido gracias al trabajo entre Controlling, Sistemas y SDG Group.” , concluyó Raquel.